Inzicht in overhead met Vensters voor Bedrijfsvoering

Transcriptie

1 Inzicht in overhead met Vensters voor Bedrijfsvoering Marcel Schippers gemeente Nissewaard Walter Huith ICTU/Vensters Hilko de Boer gemeente Barneveld Regiodagen BZK

2 Wie is er trots op de overhead? 2

3 Inzicht in overhead met Vensters voor Bedrijfsvoering Overhead als % van lasten totaal exclusief stortingen reserves Netto lasten overhead¹ Netto lasten overhead¹ < 0% 1 0,30% 0 -<5% 23 5,90% 5 -<10% ,70% 10 -<15% ,00% 15 -< 20% 36 9,30% >20% 7 1,80% ,00% ¹ netto lasten overhead = lasten taakveld overhead minus baten taakveld overhead Gegevens gebaseerd op de ongecorrigeerde IV3 gegevens, aangeleverd door de gemeenten aan het CBS. Deze data is ook vrij te downloaden via: Het gemiddelde van de netto overheadlasten is 12,4% 3

4 Wat gaan we doen 1. Over de overhead 2. Wat is overhead 3. Voorbeelden 4. Overhead berekenen 5. Heeft benchmarken zin? 6. Wrap up Overhead is een Finse muziekgroep, die muziek speelt in het genre progressieve rock. ( 4

5 1. Over de overhead wat is waar? Enkele financieel specialisten stelden onlangs in Binnenlands Bestuur (BB08) dat gemeentelijke overheadkosten moeilijk te vergelijken zijn, omdat er door gemeenten diverse rekenmethoden worden gebruikt. De provincie Brabant stuitte als toezichthouder op de gemeentefinanciën in de gemeentebegrotingen voor 2017 op verschillen tussen 20 en 80 procent. Financiën-specialist Hilko de Boer van Barneveld noteerde zelfs een nog bredere range: van 7 tot 84 procent. 5

6 1. Over de overhead wat vinden de lezers Volstrekt onzinnig om alle gemeenten alleen op geld te beoordelen en te vergelijken zonder ook naar de omstandigheden te kijken. Ik heb sterk de indruk dat het adviesbureau een eigen rekenmethode gebruikt om de overheadkosten van gemeenten met elkaar te vergelijken. Overhead heeft een negatieve annotatie. Geeft het beeld, hierop is én moet bezuinigd worden. Laten we dan ook zuiver bepalen wat overhead is. Misschien is het handig om een streefpercentage vast te stellen, bv 15-20%? Al dat vergelijk heeft zelfs volgens de onderzoekers geen zin, omdat iedere gemeente uniek is. Ophouden daarmee dus. 6

7 2. Wat is overhead definitie Overhead is het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Tot de overhead horen alle functies die dit doel dienen. De overheadfuncties staan derhalve niet rechtstreeks ten dienste van de (externe) klant (Huijben, 2008). 7

8 2. Wat is overhead BBV Artikel 8 1 Het programmaplan bevat: a. de te realiseren programma's; b. een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen; c. een overzicht van de kosten van overhead; d. het bedrag voor de heffing voor de vennootschapsbelasting, en e. het bedrag voor onvoorzien. 8

9 2. Wat is overhead uitgangspunten Directe kosten zoveel mogelijk direct toerekenen aan de betreffende taakvelden. Ondersteunende taken zijn niet direct dienstbaar aan de externe klant of het externe product en behoren derhalve tot de overhead. Sturende taken vervult door hiërarchisch leidinggevenden behoren tot de overhead. De bijbehorende loonkosten behoren ondeelbaar tot de overhead. De positionering van een functie binnen de organisatie heeft geen invloed op de beoordeling of er sprake is van overhead. 9

10 2. Wat is overhead notitie overhead Overhead bestaat in elk geval uit: 1. Leidinggevenden primair proces (hiërarchisch). Projectleiding valt hier buiten. 2. Financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie. 3. P&O / HRM. 4. Inkoop (incl. aanbesteding en contractmanagement). 5. Interne en externe communicatie m.u.v. klantcommunicatie (KCC). 6. Juridische zaken. 7. Bestuurszaken en bestuursondersteuning. 8. Informatievoorziening en automatisering (ICT). 9. Facilitaire zaken en Huisvesting. 10. DIV 11. Managementondersteuning primair proces. 10

11 3. Voorbeelden Een klein onderzoekje: Overhead begroting 2017 B2017 x euro Gemeente Lasten Baten Saldo Lansingerland Rijswijk Pijnacker-Nootdorp Leidschendam-Voorburg Gouda Zuidplas

12 3. Voorbeelden 12

13 3. Voorbeelden 13

14 4. Overhead berekenen a) Formatieve verhouding: totaal aantal fte overhead totaal aantal fte b) Budgettaire/werkelijke verhouding 1: totale omvang in euro s taakveld 0.4 totale lasten c) Budgettaire/werkelijke verhouding 2: totale omvang in euro s taakveld 0.4 de totale salarislasten minus salarislasten taakveld

15 4. Overhead berekenen Een goede berekening is van belang. Waarom? - Kostendekkende tarieven (procedures ) - VPB plichtige activiteiten (discussie belastingdienst ) - Benchmark - Bewustwording van de omvang - Toekomstvisie op overhead (blockchain, e-facturen, samenwerking) 15

16 4. Overhead berekenen, inzicht in omvang 16

17 4. Overhead berekenen, inzicht in omvang 17

18 5. Waarom willen we dit weten? Wat kost een product of een dienst? Wat is het belang van een efficiënt werkende organisatie? Algemene beginselen van management accounting Verdeling van kosten 18

19 6. Heeft benchmarken zin Decentralisaties Verdelen van kosten tussen gemeenten Omgevingswet Verdelen van kosten tussen Lagere overheden 19

20 6. Heeft benchmarken zin Rijk sorteert er op voor Vergroten belastinggebied = maximaliseren van eigen opbrengst Dus inzicht in eigen overhead 20

21 6. Heeft benchmarken zin 21

22 6. Heeft benchmarken zin 22

23 6. Heeft benchmarken zin 23

24 6. Heeft benchmarken zin

25 6. Heeft benchmarken zin

26 6. Heeft benchmarken zin

27 7. Wrap up Een goede overhead berekening is zinvol Kost nu ff tijd, levert je straks wat op grexen tarieven samenwerken Kijk bij de buren/verzin het niet alleen Zorg voor een goede uitwerking 27