Cloud services: aantrekkelijk, maar implementeer zorgvuldig

Transcriptie

1 Cloud services: aantrekkelijk, maar implementeer zorgvuldig Auteur: Miranda van Elswijk en Jan-Willem van Elk Dit artikel is verschenen in COS, mei 2011

2 Cloud services worden steeds meer gebruikelijk. Veel organisaties maken gebruik van een webmailprogramma, een samenwerkingsomgeving, een online administratieprogramma Ook scholen gebruiken deze services, ook voor een kernsysteem als de elektronische leeromgeving. Wat komt kijken bij de implementatie van cloud services? Steeds meer softwarediensten zijn altijd en overal beschikbaar via internet. Een school die gebruik maakt van cloud services, hoeft minder tijd en geld te besteden aan de techniek. Ook heeft u er minder kennis over nodig. Daarmee komt er ruimte beschikbaar voor de toegevoegde waarde (uitnutting) van ict in het onderwijsproces. Zonder dat de kosten hoger worden. Het grote voordeel van cloud services is dat de school zelf geen servers meer nodig heeft en niet meer zelf software hoeft aan te schaffen en te onderhouden. In plaats daarvan zijn er professionele aanbieders die betrouwbare diensten leveren. Omdat het om standaard diensten gaat, met veel gebruikers, kunnen de kosten laag zijn. Bovendien bewegen de kosten meestal mee met het werkelijke gebruik; er zijn geen investeringen vooraf nodig. Er zijn dus veel redenen om voor cloud services te kiezen. Dit artikel geeft een aantal aandachtspunten voor het implementeren van deze services. Niet één clouddienst voor alle functionaliteiten Er bestaat niet één clouddienst die alle functionaliteiten voor uw school biedt; er is geen dienst met een elektronische leeromgeving, een leerlingenadministratie, een roosterapplicatie, webmail, een samenwerkingsomgeving én een financiële administratie. Een school zal dus gebruik maken van verschillende producten en diensten (al dan niet vanuit de cloud) die samen de gewenste functionaliteit bieden. Sommige functionaliteiten worden door meerdere producten of diensten geleverd. Zo hebben veel elektronische leeromgevingen een mailfunctie en bieden sommige diensten een functionaliteit aan die lijkt op een elektronische leeromgeving. Het is belangrijk om een bewuste keuze te maken voor welke functie u in welk pakket of dienst gebruikt. Daarnaast is het nodig om aandacht te besteden aan de integratie van de verschillende pakketten: als u bijvoorbeeld niet kiest voor de functie in de elektronische leeromgeving, kan die leeromgeving dan wel overweg met uw mailprogramma? Logisch moment Verder is het van belang om een moment te bepalen voor de overgang naar de clouddienst(en). Een logisch moment is als apparatuur vervangen moet worden, of als het contract met de huidige leverancier van ict-diensten afloopt of moet worden vernieuwd. Vraag uw bestaande leveranciers naar hun plannen voor de komende tijd. Als de leverancier een pakket levert, vraag dan of er plannen zijn om dezelfde functionaliteit ook als clouddienst te gaan leveren. Als de leverancier al een clouddienst levert, vraag dan of hij uitbreidingen gepland heeft. Wellicht kunt u samen met andere scholen in uw omgeving, of met een scholenorganisatie waarbij u bent aangesloten, afspraken maken over de implementatie van cloud services. Zo kan één van de scholen fungeren als pilotschool, zodat de andere kunnen profiteren van de ervaringen die tijdens de pilot worden opgedaan. Al deze overwegingen resulteren in een (regelmatig bij te stellen) roadmap, die voor de komende jaren aangeeft welke diensten wanneer (ongeveer) en in welke volgorde zullen worden ingevoerd. Maken van afspraken Bij de implementatie van cloud services hoort het maken van afspraken. Meestal sluit de gebruiker 2

3 na de besluitvorming een contract af met de leverancier, een service level agreement (SLA). Daarin staat welk serviceniveau de leverancier biedt. Het is immers belangrijk dat de dienstverlening goed beschikbaar is, want het is vervelend als een docent bijvoorbeeld ict nodig heeft in zijn les en de clouddienst niet te bereiken is. Maak ook afspraken met de leverancier over privacy. U vertrouwt uw gegevens aan hem toe en u wilt ongetwijfeld niet dat hij ze gebruikt of deelt met anderen. Spreek als dat kan met de leverancier af dat hij: Uw gegevens niet zal delen met anderen Uw gegevens bewaart zolang u wilt Uw gegevens verwijdert zodra u dat wilt Leg op papier vast wat de verantwoordelijkheden zijn van de leverancier, de school en de gebruikers (zowel leerlingen als medewerkers). En maak dit ook bekend binnen de school, om te beginnen tijdens de scholing van gebruikers. Verder is belangrijk dat u de backup van de gegevens regelt. Vanzelfsprekend kunnen ook deze backupgegevens in de cloud worden bewaard, maar dan wel bij een andere dienstenleverancier. Implementatieplan Als u besloten heeft om een bepaalde clouddienst te gaan implementeren (als onderdeel van de roadmap), is het tijd voor het maken van een implementatieplan. Daarin staat wat het resultaat is van de implementatie en wat er moet gebeuren op het gebied van techniek en organisatie om dat resultaat te bereiken. Maak bij elke stap in het plan zichtbaar wat erbij komt kijken, hoeveel tijd de stap in beslag gaat nemen, wat de kosten zijn, wat er met de stap bereikt wordt en wanneer dat zichtbaar wordt. In het implementatieplan besteedt u niet alleen aandacht aan de infasering van clouddiensten, maar ook aan de uitfasering van de huidige ict-diensten. Goede begeleiding en ondersteuning Kies voor een projectmatige implementatie. In het boek Cloud computing in het onderwijs van SURFnet en Kennisnet staat hierover: Doe niet alles en iedereen tegelijk. Het advies dat in het boek gegeven wordt, is om een roadmap te maken, met een praktische en haalbare volgorde van stappen. Houd daarbij rekening met het absorptievermogen van uw organisatie: geef medewerkers en leerlingen de tijd om het vertrouwen in de ingevoerde clouddiensten op te bouwen. Begin bijvoorbeeld met de diensten die duidelijk nut voor hen hebben. Koppel de scholing direct aan de nieuwe (cloud)diensten die medewerkers en leerlingen gaan gebruiken, zodat ze hun kennis kunnen toepassen. Goede begeleiding en ondersteuning van gebruikers uw medewerkers en leerlingen zijn cruciaal voor een goede invoering en een effectief gebruik van elke vorm van ict, dus ook van cloud services. Daarbij gaat het niet alleen om scholing vooraf, maar ook om begeleiding bij het daadwerkelijke gebruik. Richt een helpdesk in, inventariseer de problemen die zich in de praktijk voordoen en zoek daar oplossingen voor, en deel waardevolle ervaringen over het gebruik in de onderwijspraktijk. Organiseer eventueel na korte tijd ook een terugkomdag met de gebruikers, waarin ze met hun vragen en knelpunten uit de praktijk terecht kunnen. Wat goed werkt, is een deel van deze taken te laten uitvoeren door een groep van medewerkers die vooruitloopt in het gebruik. Een andere good practice is om bij het trainen van leerlingen te beginnen bij de lagere klassen, zodat het gebruik met hen mee kan groeien. De techniek 3

4 Bij de implementatie van cloud services gaat het niet alleen om organisatorische, maar ook om technische veranderingen. Zo zullen clouddiensten gevolgen hebben voor de inrichting van de werkplekken. Het handigste is om die werkplekken zoveel mogelijk te standaardiseren en zo eenvoudig mogelijk te houden. Zo is een DVD-drive niet nodig als u gebruik maakt van cloud services; u hoeft immers geen programma s meer te installeren. Een ander technisch aspect dat een rol speelt bij cloud services, is de netwerkverbinding van de school. Als u gebruik maakt van clouddiensten, betekent dat dat u veel bandbreedte nodig heeft en dat de verbinding betrouwbaar moet zijn. Vergelijk de prestaties van verschillende aanbieders, zodat u een goede keuze kunt maken. In een toenemend aantal gemeenten kunnen scholen worden aangesloten op een glasvezelverbinding. Dat is meestal een heel aantrekkelijke optie. Juist omdat u sterk afhankelijk bent van communicatievoorzieningen (de internetverbinding, het lokale netwerk), is het belangrijk dat u scenario s ontwikkelt voor het geval de verbinding tijdelijk niet beschikbaar is. Een ander aandachtspunt vormt de gegevensopslag. Bereken hoeveel opslag u nodig heeft en hoeveel gegevensverkeer u verwacht. Dan kunt u uw ict-voorzieningen daarop aanpassen. Zo kan het nodig zijn om een deel van de gegevens toch niet in de cloud, maar op een server op te slaan. Het verdient absoluut aanbeveling om in de roadmap ook aandacht te besteden aan deze technische aspecten. Een volgende stap in de roadmap kan immers aanpassingen in de infrastructuur nodig maken. Andere taken voor systeembeheerders, andere rollen voor het onderwijs De overgang naar cloud services heeft gevolgen voor de ict-toepassingen binnen de school en daarmee ook voor de taken van de systeembeheerders. Ze zullen zich minder bezig houden met bijvoorbeeld het installeren van softwarepakketten en meer met het functioneel beheer van clouddiensten. Het zwaartepunt van de werkzaamheden verplaatst zich dus van techniek naar de toepassing. Met de komst van cloud services zal het onderwijs feitelijk ook meer zeggenschap krijgen over ict. Het gaat immers veel meer om de waarde van ict voor het onderwijs en over de functies die door middel van clouddiensten worden vervuld. En veel minder over de technische voorzieningen die daarvoor nodig zijn en de problemen die daarbij moeten worden opgelost. Het gaat dus veel meer om het wat en veel minder om het hoe van ict in het onderwijs. Het gebruik van ict in de lessituatie kan toenemen; docenten zullen daar meer hulp bij willen hebben. Dat vraagt om ondersteuners die kennis hebben van de functionele mogelijkheden van de ict-voorzieningen. Betrek die ondersteuners dan ook zoveel mogelijk bij de implementatie van cloud services en bij de voorbereiding daarvan (dus al bij het ontwikkelen van de roadmap). Omgekeerd: betrek het onderwijs bij de keuzes en besluitvorming. Ook zal accountbeheer een grotere rol gaan spelen. Van alle gebruikers (zowel leerlingen als docenten en andere medewerkers) moet duidelijk zijn tot welke clouddiensten ze toegang hebben en wat ze wel en niet mogen doen. Cloud services in het onderwijs Meer over accountbeheer en de andere in dit artikel genoemde onderwerpen staan in het boek Cloud computing in het onderwijs van SURFnet en Kennisnet. Daarin vindt u ook aandachtspunten op het gebied van documentbeheer: u kunt clouddiensten heel goed gebruiken voor het onderling delen van documenten. Daarmee zijn veel voordelen te behalen, variërend van een meer effectieve en efficiënte communicatie tot een besparing op kosten van printen en kopiëren. Dat betekent een verandering in de omgang met documenten en daarmee om concrete afspraken over de organisatie. 4

5 Andere onderwerpen die in het boek aan de orde komen, zijn de business case die u kan helpen bij het nemen van besluiten rondom besluitvorming en de beveiliging van uw gegevens. Kortom Steeds meer softwarediensten zijn altijd en overal beschikbaar via internet. Als u de keuze heeft gemaakt voor een cloud service, kies dan voor een projectmatige implementatie. Maak bewuste keuzes over het stappenplan, de te implementeren functionaliteit, de opleiding van gebruikers, privacy en governance (besturing). En zorg dat de infrastructuur (de onderliggende techniek die je in de school nog wel nodig hebt) goed op orde is. Dán kunt u gebruikmaken van de toegevoegde waarde die cloud services hebben voor het onderwijs! Meer informatie Met het SURFnet/Kennisnet Innovatieprogramma geven SURFnet en Kennisnet een gezamenlijke impuls aan ICT-vernieuwing in het gehele onderwijs. SURFnet en Kennisnet willen bewustwording creëren in het onderwijsveld over de ontwikkelingen, mogelijkheden en toepassingen van cloud computing en bovendien inzichtelijk maken wat de meerwaarde van cloud computing voor het onderwijsveld is. Kijk op voor meer informatie over cloud computing. Zo kunt u hier de publicaties Cloud computing in het onderwijs, Dataportabiliteit voor Cloud Computing en De Wolk in het onderwijs gericht op de juridische aspecten van cloud computing downloaden. Ook vindt u hier de publicatie Checklist Cloud Security van SURFnet. 5