Business case: Fieldservice Management bij Danwood

Transcriptie

1 Onderneming: Branche: Land: Website: ERP: Interfaces: Aantal planners: Danwood Group Print, Document & Workspace management United Kingdom MXP (een systeem dat tot 2006 door Axias gemaakt en ondersteund werd. Vanuit dit systeem is FieldAssist voortgekomen) MXP FieldAssist Gebruikt eigen planning systeem Aantal field service engineers: 350 Gebruikte cliënt hardware: Notebook: Lenovo YOGA Phone: Microsoft Lumia 640 Implementatie afgerond: 2006: Release FA : Release FA4.2 FieldAssist bij Danwood Danwood heeft de FieldAssist field service applicatie geüpgraded van FA2.18 naar FA4.2. Met deze upgrade wordt de hoeveelheid maatwerk aanzienlijk teruggebracht. Veel van het maatwerk op versie FA2.18 is namelijk als standaard doorgevoerd in de nieuwere versies van FieldAssist. Bovendien kan Danwood door deze upgrade profiteren van de ontwikkelingen die FieldAssist in de laatste acht jaar heeft doorgevoerd. Serviceproces bij Danwood Door onderstaande stappen in het service proces bij Danwood te schetsen, wordt de meerwaarde van FieldAssist FA4.2 inzichtelijk: Aanname Planning Uitvoering Afronding Reports aanname en worden vastgelegd in het ERP systeem MXP en komen automatisch in de niet geplande opdrachten-box van MXP. planning De planner heeft via FA4.2 volledig inzicht in de nog niet ingeplande opdrachten De planner ziet eveneens via FA4.2 wat de werkdruk in het veld is en wat de status van de ingeplande opdrachten is, zodat nieuwe opdrachten efficiënt ingepland kunnen worden. Pagina 1 van 5

2 planning (vervolg) Met drag en drop kan de planner opdrachten slepen naar iedere technicus die voor de opdracht in aanmerking komt (afhankelijk van kennis en werkdruk van die technicus op dat moment). De opdrachten migreren daarna van de niet geplande opdrachten-box naar de geplande opdrachten-box. De technicus ziet de eerstvolgende keer dat hij inlogt in FA4.2 dat er een nieuwe opdracht binnen gekomen is. De technicus kan de opdracht openen en ziet in FA4.2 alle gegevens van de betreffende opdracht. Indien hij op de knop Reizen drukt start het navigatiesysteem op, dat hem naar het adres van de volgende opdracht leidt. De planner ziet in het Planboard van FA4.2 dat de field service engineer vertrokken is naar de betreffende opdracht. uitvoering Op het moment dat de field service engineer aankomt op het adres van de opdracht, klikt hij in de mobiele versie van FA4.2 op het icoon Start werk. Op dat moment stopt de reistijd en start de werktijd voor deze order. De planner ziet in zijn scherm dat de field service engineer gearriveerd is bij deze opdracht. Nadat de field service engineer de werkzaamheden uitgevoerd heeft, kan hij alle gegevens met betrekking tot de opdracht in FA4.2 registreren, zoals: uitgevoerde werkzaamheden, inspecties, verbruikte materialen, eventueel losse documenten en/of gemaakte foto s. Als een field service engineer een backorder lijn wil aanmaken, zal met FA4.2 gecontroleerd worden of autorisatie nodig is voordat het onderdeel besteld kan worden. Dit geldt niet voor het gebruik van voorraadartikelen van de eigen autovoorraad, maar alleen voor de items die de field service engineer wil bestellen. Als de field service engineer materialen uitwisselt met een collega, kan hij dat ook registreren. Pagina 2 van 5

3 uitvoering (vervolg) Danwood heeft veel verschillende soorten servicecontracten die verbonden zijn aan meter-opnames van apparatuur van de klant. De registratie van meteropnames is erg belangrijk. Om het voor de field service engineer mogelijk te maken de meteropnamevelden nauwkeuring in te voeren, moet de field service engineer op de hoogte zijn van de laatste meteropnames en de ingevoerde gegevens moeten gevalideerd worden. De field service engineer kan de meteropnames in FA4.2 in het Meter scherm ingeven. Tijdens het afsluitproces van de serviceorder wordt in FA4.2 het scherm Call procedure en veiligheids-check getoond. Aan de field service engineer wordt gevraagd of de minimale call procedure en relevante veiligheidschecks zijn uitgevoerd. Met alle relevante gegevens vanuit FA4.2 op zijn scherm kan de field service engineer de opdracht laten tekenen door de opdrachtgever. afronding De field service engineer print alle opdrachten uit en archiveert deze in het ter plaatse aanwezige logboek. Alle data wordt gesynchroniseerd. De field service engineer vertrekt naar zijn volgende opdracht en de opdracht komt in de uitgevoerde opdrachten box. Extra functionaliteiten (maatwerk) van FieldAssist 4.2 voor Danwood afronding (Maatwerk) Via de interface komen de relevante gegevens van de opdracht automatisch terug in het ERP systeem (MXP). Kosten worden vervolgens doorbelast aan de betreffende klant, dan wel verwerkt in het betreffende contract van de klant. Alle gegevens met betrekking tot de opdracht worden opgeslagen als archief, waarna alle data volledig beschikbaar zijn, zowel in MXP als FieldAssist. Reports Werkbonnen Overige rapportages zijn geïntegreerd in het MXP ERP systeem. MXP was tot 2006 onderdeel van het bedrijf dat ook FieldAssist ontwikkelde, de integratie van FieldAssist met MXP is om die reden uiterst eenvoudig. Pagina 3 van 5

4 Over Danwood Danwood levert innovatieve print- en document-oplossingen ter ondersteuning van de digitale transformatie van werkplekken, met aanzienlijke kostenbesparing en efficiencyverhoging als resultaat. Een strategische aanpak van het beheer van de print- en documentmanagement-infrastructuur kan significante besparingen opleveren voor elke organisatie. Door analyse en aanpak van het totaalpakket van het aantal apparaten tot en met het printgedrag van medewerkers - realiseert Danwood kostenbesparingen van wel 25%. Met de holistische benadering van het stroomlijnen van de document-levenscyclus worden de bedrijfsprocessen en werkmethoden van klanten en het gedrag van gebruikers in kaart gebracht, met als doel: klanten helpen om slimmer te werken, middelen beter te organiseren en processen efficiënt te stroomlijnen. De expertise en services van Danwood richten zich op de functie van papieren documenten binnen de key business-processen en op de wijze waarop deze documenten vervolgens op optimale wijze kunnen worden gedigitaliseerd en gebruikt als onderdeel van een innovatief document management systeem. Vanzelfsprekend kan het digitaliseren van documenten helpen bij het creëren van meer ruimte, bij het verminderen van de papierstapel en bij het vereenvoudigen van het delen van informatie met collega s of klanten. Door de digitalisatie op een hoger niveau te tillen, maakt Danwood het bovendien eenvoudiger voor gebruikers om samen te werken, onafhankelijk van hun locatie. Ook kunnen ingewikkelde business processen sneller en eenvoudiger afgerond worden, waarbij het proces bij bijvoorbeeld een audit beter te volgen is. Door Danwoods combinatie van skillsets in te zetten Danwood levert elke specialist, van Technisch Architect tot Project Manager en Change Expert helpt het bedrijf klanten om nieuwe, gestroomlijnde werkprocessen op te zetten, waarbij gegarandeerd wordt dat deze processen ingebed raken in het DNA van de organisatie van de klant. Pagina 4 van 5

5 Over FieldAssist FieldAssist International B.V. ontwikkelt sinds de oprichting in 1999 Field Service Software. Wat ooit begon als een digitale werkbon is uitgegroeid tot een innovatief softwarepakket met een brede standaardfunctionaliteit. FieldAssist wordt gebruikt in alle sectoren met een (service) buitendienst. Onze field service software is ontwikkeld voor het digitaliseren en organiseren van de planning van de buitendienst, van intake van de opdracht tot en met de afsluiting, met inbegrip van afhandeling van werkbonnen, het voorraadbeheer en overige administratie. Elk van deze activiteiten wordt efficiënt en overzichtelijk door onze softwareoplossing en een koppeling met uw ERP-systeem digitaal in kaart gebracht. Benieuwd naar de mogelijkheden voor uw organisatie? Nodig ons geheel vrijblijvend uit om de mogelijkheden van de field service software van FieldAssist te bespreken voor uw service organisatie. U kunt ons bereiken via de contactgegevens onderaan deze pagina. Pagina 5 van 5