2012$ ICT$verbetering$Van$Wiggen$ Avance ICT Services. Auteur(s): Joop Heemskerk. Versie: 1.0

Transcriptie

1 2012$ ICT$verbetering$Van$Wiggen$ Avance ICT Services Auteur(s): Joop Heemskerk :

2 IT Services ICT verbetering Van Wiggen 1 / 7 Inhoud 1$ Inleiding... 2$ 2$ Verbeterpunten... 2$ 2.1$ Updaten server... 2$ 2.2$ Omzetten mailboxen... 2$ 2.3$ Updaten werkplekken... 3$ 2.4$ Werkplek Receptie... 3$ 2.5$ Netwerkprinters... 3$ 2.6$ Backup... 4$ 2.7$ Website... 4$ 2.8$ Internetverbindingen... 4$ 3$ Planning en kosten... 5$ 4$ Accorderen... 6$

3 IT Services ICT verbetering Van Wiggen 2 / 7 1 Inleiding Naar aanleiding van het bezoek van Ron Stomp en Joop Heemskerk aan Carrosseriebedrijf van Wiggen hebben we een lijst opgesteld van punten die ons inziens verbeterd kunnen worden binnen de ICT. Belangrijk in het verhaal is de rol van Handsoft Pro. Dit pakket draait momenteel op een lokale server. Navraag bij de leverancier heeft uitgewezen dat dit pakket in de nabije toekomst niet in een online versie beschikbaar zal komen. Dit betekent dat zolang er met dit pakket wordt gewerkt, er gebruik zal moeten worden gemaakt van een eigen server. Dit kan lokaal zijn (zoals in de huidige situatie) of in de cloud. Uitfasering van de server is dus geen optie op dit moment. 2 Verbeterpunten 2.1 Updaten server Momenteel wordt er gebruik gemaakt van een lokale server met daarop Microsoft SBS Hoewel de server al circa 6 jaar oud is, is de performance nog redelijk goed. Daarom raden wij op dit moment aan om de server nog niet te vervangen. Wel moet gekeken worden naar de looptijd van de garantie op de server. Bottleneck qua performance is momenteel de hoeveelheid geheugen die er in zit: 448Mb, wat bijzonder weinig is. Wij raden aan om de hoeveelheid geheugen uit te breiden met minimaal 2 Gb waardoor de performance sterk zal verbeteren. Tevens dient de software ge-update te worden om beveiligingslekken op te lossen en de performance verder te verbeteren. 2.2 Omzetten mailboxen Momenteel wordt er gebruik gemaakt van POP mailadressen. Dit heeft verschillende nadelen zoals de kans dat alle mails verloren gaat als er een werkplek crasht. Deze problemen kunnen ondervangen worden door de mailboxen over te zetten naar de Exchange server. Dit zit reeds ingebouwd in de SBS server dus er hoeft

4 IT Services ICT verbetering Van Wiggen 3 / 7 hiervoor geen extra software aangeschaft te worden. Op die manier wordt de mail netjes gebackupd en is deze ook vanaf meerdere plekken te benaderen (zoals een telefoon). Tevens kunnen we de juiste mailadressen aanmaken die benodigd zijn. Nu wordt er gebruik gemaakt van ondoorzichtige aliassen om mail te kunnen versturen naar mensen. Door voor alle werknemers een apart adres aan te maken kunnen we dit netjes oplossen. Tevens kunnen we functionele mailadressen (zoals info@vanwiggen.nl) aanmaken en koppelen aan bepaalde mensen. 2.3 Updaten werkplekken Iedere maand komen er updates uit van Microsoft die regelmatig geïnstalleerd dienen te worden op alle werkplekken om (beveiligings)problemen te voorkomen. Bij het nalopen van alle werkplekken kunnen we tevens overbodige applicaties verwijderen en computers tweaken waardoor ze weer sneller werken. 2.4 Werkplek Receptie De werkplek bij de receptie werkt bijzonder langzaam. Onderzoek heeft uitgewezen dat er problemen zijn met de netwerkconfiguratie. In het verleden zijn er verschillende softwarepakketten onvolledig gedeinstalleerd en dit lijkt momenteel problemen op te leveren. De beste (en snelste) oplossing is om de werkplek opnieuw in te richten met een schone installatie. Dit kunnen wij snel uitvoeren met behulp van een image. 2.5 Netwerkprinters Er zijn op dit moment erg veel problemen met printers die niet benaderbaar zijn vanaf verschillende werkplekken. Wij raden aan om alle printers om te zetten naar netwerkprinters zodat ze door iedereen te benaderen zijn. Hiervoor dienen de printers wel geschikt te zijn om als netwerkprinter te gebruiken. Dit moet nog eerst bekeken worden.

5 IT Services ICT verbetering Van Wiggen 4 / Backup Momenteel wordt er een back-up gemaakt op een USB Harddisk die naast de server staat. Deze opstelling heeft als risico dat bij een brand/inbraak de kans erg groot is dat alle data verloren gaat. Wij adviseren om over te stappen op een online back-up oplossing. Hierbij wordt de back-up naar een server in de cloud gekopieerd. In gevallen van brand en/of inbraak is er dan altijd een backup buiten het pand beschikbaar. Avance biedt een online server backup pakket aan met de volgende eigenschappen: 2.7 Website In overleg met van Wiggen willen we bekijken hoe we de website kunnen verbeteren. Zo is de website van Van Wiggen momenteel erg moeilijk terug te vinden bij zoekopdrachten in Google en andere zoekmachines. Om dit te verbeteren kunnen wij diverse aanpassingen doen waarbij de naam van de website wel bovenin komt te staan bij zoekopdrachten. Tevens kunnen we de website van Van Wiggen voorzien van diverse tags (steekwoorden zoals bijvoorbeeld aanhangwagens en scooters). Bij zoekopdrachten naar deze woorden zal vervolgens ook de website van Van Wiggen prominent in de resultaten zichtbaar zijn. 2.8 Internetverbindingen Er is zojuist een zakelijke ADSL-lijn opgeleverd door KPN. Daarnaast schijnt er een Ziggo verbinding beschikbaar te zijn vanuit het woonhuis die mogelijk doorgetrokken zou kunnen worden naar de bedrijfslokatie. We willen bekijken of dat voor de toekomst een mogelijkheid zou zijn om kosten van de zakelijke lijn te besparen.

6 IT Services ICT verbetering Van Wiggen 5 / 7 3 Planning en kosten In onderstaande tabel een schatting van benodigde tijd en arbeidskosten: Aantal dagen Werkzaamheden Kosten (EUR) 2,5 Doorvoeren van verbeterpunten 1100,00 Het betreft hier een schatting. De uiteindelijke facturatie zal plaats vinden op basis van nacalculatie. De maandelijkse kosten voor de online backup server oplossing: Aantal Pakket Kosten per maand (EUR) Totaal per maand (EUR) 1 Windows Server Backup pakket. (max. opslag 500GB) 6 1 Brick level backup ondersteuning (mail back ups) 29,95 29,95 1,0 6,0 De uiteindelijke facturatie van de back-up oplossing zal plaats vinden op basis van het daadwerkelijk aantal mail accounts op de SBS server. De kosten voor extra geheugen zijn nog niet gespecificeerd. Er zal eerst moeten worden bekeken welke geheugen modules geschikt zijn voor het server systeem. 1 Bij deze opgave wordt uitgegaan van de aanwezigheid van zes mailboxen.

7 IT Services ICT verbetering Van Wiggen 6 / 7 4 Accorderen Dit voorstel is 14 dagen na dagtekening geldig. Het aantal arbeidsuren dat in de projectplanning staat is een inschatting en zal op basis van nacalculatie worden doorbelast. Het totale bedrag is excl. BTW. Avance ICT Services Van Wiggen Naam: Joop Heemskerk Naam: Datum: Datum: Handtekening: Handtekening: