Handleiding Office 365

Transcriptie

1 Handleiding Office 365 Document: Handleiding Office 365 Datum: Versie: 2.0 Auteur: Ingrid de Bont

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanmelden bij Office Werken met Office 365 Outlook Werken met de Outlook Web App... 7 Agenda delen... 8 Gedeelde agenda inzien... 8 Gedeelde postbus inzien... 8 Een handtekening instellen... 8 De conversatieweergave uitschakelen Mobiele telefoon of tablet koppelen Werken met Skype Office 365 op je PC installeren Office 365 op je mobiele device instellen Veelgestelde vragen Wat zijn de voordelen van werken met Office 365? Hoe kan ik mijn wachtwoord wijzigen? Hoe maak ik handmatig een nieuw Outlook profiel aan? Pagina 2 van 14

3 1 Inleiding Office 365 is een online platform voor , documenten en communicatie. Het kan zijn dat je slechts één van deze functionaliteiten gebruikt of allemaal. Deze gids is daarom onderverdeeld in de volgende secties: Aanmelden bij Office 365 Werken met Outlook WebApp Werken met Skype Office 365 op je PC en mobiele apparaten installeren Veelgestelde vragen Pagina 3 van 14

4 2 Aanmelden bij Office 365 Ga naar Meld je aan met je volledige adres en klik op Volgende. Vul je wachtwoord in en klik op Aanmelden. Pagina 4 van 14

5 Vaak is er ook een snelkoppeling naar het Office 365 portaal op het bureaublad of in het start menu (onder Microsoft Office 365): Bij de eerste keer aanmelden kun je de taal en tijdzone instellen: Navigeren in het Office 365 web portaal Nadat je je hebt aangemeld in Office 365 kom op de startpagina van Office 365. e beschikbare opties zijn afhankelijk van de licentie. Pagina 5 van 14

6 3 Werken met Office 365 Outlook Office 365 kan gekoppeld worden met Outlook. Je kunt dan gewoon op je PC met Outlook werken. Bij de eerste keer opstarten van Outlook wordt er een lokale kopie van de Office 365 postbus gemaakt, afhankelijk van de grootte van de postbus kan dit enige tijd duren. Pagina 6 van 14

7 4 Werken met de Outlook Web App Aanmelden kan via de Outlook programma welke bereikbaar is via de startpagina van Office 365. Navigeren Hier kun je je postvakinstellingen opzoeken en wijzigen, een handtekening instellen en regels aanmaken Blader hier door de postvak mappen en submappen Hier kun je je Skype status aanpassen en het postvak van een ander openen indien je hiertoe rechten hebt Pagina 7 van 14

8 Agenda delen Navigeer naar de Agenda in de Outlook Web App Rechtsklik op de Agenda > Kies 'Machtigingen voor delen' > Geef een naam op en kies 'Verzenden'. Gedeelde agenda inzien Navigeer naar de Agenda in de Outlook Web App Rechtsklik op Mijn Kalenders > Kies Agenda openen > Geef een naam op in het vakje Uit map of type een web adres in het vakje Internetagenda en klik Openen Gedeelde postbus inzien Navigeer naar de Outlook Web App Klik rechtsboven in beeld op profielfoto of als er geen foto is op je initialen Kies 'een ander postvak openen' > Geef de naam op en klik 'Openen' Of: Rechtsklik op de naam van je postvak (boven Postvak In ) Kies Gedeelde map toevoegen.. > Geef de naam op en klik Toevoegen Een handtekening instellen Klik rechtsboven in beeld op het tandwieltje > Kies Klik links in het menu onder opties op Indeling, handtekening Bepaal wanneer je de handtekening wilt toevoegen Stel een handtekening in en klik op Opslaan Pagina 8 van 14

9 De conversatieweergave uitschakelen Standaard worden berichten in Outlook per conversatie gegroepeerd en weergegeven. Als je dit niet prettig vindt werken kun je dit uitschakelen: Klik op Filter in uw Postvak IN en zet Weergeven als op Berichten. Pagina 9 van 14

10 5 Mobiele telefoon of tablet koppelen Voor het instellen van een Android apparaat, iphone of ipad: Voor overige mobiele platformen kun je de wizard van Microsoft raadplegen: Pagina 10 van 14

11 6 Werken met Skype Skype is een toepassing voor audio- en videogesprekken, chat, presentaties en aanwezigheid. Het is te gebruiken als Windows en Mac toepassing en ook voor chat binnen de Outlook Web App. De eerste keer dat je Skype start moet je je aanmelden met je adres en wachtwoord: Daarna krijg je het overzicht van je contactpersonen: Hier kun je je status instellen Hier kun je instellingen wijzigen en de toepassing afsluiten Zoek hier naar contactpersonen om een gesprek mee te starten of om ze toe te voegen aan je contactpersonen Klik op een contactpersoon om een gesprek of chat te starten Pagina 11 van 14

12 7 Office 365 op je PC installeren De office 365 licentie staat het toe om Office op 5 apparaten per gebruiker te installeren. Je kunt dus ook een prive PC of tablet voorzien van Office. De zakelijke werkplekken zijn al voorzien van office. Login op de portal. Klik op het tandwieltje rechts bovenin en kies Office 365, Installatiestatus en Desktoptoepassingen installeren. Je krijgt nu de optie om Office te installeren, kies je taal en klik op Installeren. Er wordt nu een zogenaamde click-to-run installatie van Office 2013 gestart. Dit wil zeggen dat Office 2013 vrijwel meteen beschikbaar is maar dat op de achtergrond de installatie wordt afgerond. Zet de computer dan ook niet uit en blijf online totdat de installatie voltooid is! Wanneer je Outlook start zal deze je vragen om je naam, adres en wachtwoord. Dit is weer hetzelfde wachtwoord waarmee je je eerder op het Office 365 portaal hebt aangemeld. Vink het vakje wachtwoord onthouden aan! Pagina 12 van 14

13 8 Office 365 op je mobiele device instellen Ga naar de optie telefoon en tablet : Kies je apparaat en volg de instructies. Pagina 13 van 14

14 9 Veel gestelde vragen Wat zijn de voordelen van werken met Office 365? Documenten en zijn overal benaderbaar, zowel vanuit huis als ook via de mobiele telefoon. Ook wordt alle technische infrastructuur door Microsoft verzorgd, alsmede updates, beveiliging, onderhoud en back-ups. Hoe kan ik mijn wachtwoord wijzigen? Meld je aan op het Office 365 portaal Klik op uw het tandwieltje rechts bovenaan in het scherm Klik op Wachtwoord, Wijzig uw wachtwoord Vul je oude en nieuwe wachtwoord in en klik op Opslaan Hoe maak ik handmatig een nieuw Outlook profiel aan? Indien er nog niet automatisch een nieuw profiel wordt aangemaakt bij het starten van Outlook kun je op de volgende wijze doen: Ga naar het Configuratiescherm > ( Mail voor engelstalige Windows installaties) Klik op Profielen Weergeven (een profiel bevat een set data en instellingen voor één of meerdere accounts) U ziet nu de reeds op het werkstation aanwezige profielen In de meeste gevallen willen we een nieuw profiel aanmaken. Klik hiervoor op Toevoegen > Geef een herkenbare naam op (zoals o365-jenaam) Vul de volledige naam in, het adres, en het Office 365 wachtwoord Nu worden de instellingen voor Office 365 automatisch opgehaald en wordt het profiel geconfigureerd Geef nu aan of dit profiel automatisch moet worden gebruikt bij het opstarten van Outlook of dat je telkens het te gebruiken profiel wilt aangeven Pagina 14 van 14