Handleiding Werken met Office 365

Transcriptie

1 Handleiding Werken met Office 365 Een introductie voor gebruikers

2 Inhoud Inleiding... 4 Aanmelden bij Office Navigeren... 5 Werken met Office 365 Outlook... 6 Werken met Outlook 2007/ Werken met de Outlook Web App... 6 Navigeren... 6 Mobiele apparatuur koppelen... 6 Agenda delen... 7 Gedeelde agenda inzien... 7 Gedeelde postbus inzien... 7 Een handtekening instellen... 7 De converstatieweergave uitschakelen... 7 Werken met de Office 365 Team Site... 8 Aanmelden... 8 De Teamsite... 8 De documentbibliotheek... 8 Toevoegen en opslaan van Outlook bijlagen uit/in Sharepoint (Windows XP, 7 en 8) Werken met Lync Je (thuis-)computer instellen voor Office Installatie van de Office 365 hulpprogramma s Windows Mac Een Outlook profiel maken voor Office Office 365 gebruiken zonder dat de hulpprogramma s zijn geïnstalleerd op de computer Veelgestelde vragen Wat zijn de voordelen van werken met Office 365? Hoe kan ik mijn wachtwoord wijzigen? Hoe kan ik op mijn Mac een document uit Sharepoint toevoegen als bijlage in Outlook? Ik krijg een foutmelding De client biedt geen ondersteuning voor het openen van deze lijst in Windows Verkenner Ik krijg een foutmelding bij het openen van een map via de verkenner... 19

3 Bladeren door Sharepoint mappen in de verkenner is erg traag Het systeem meld me automatisch aan ook al heb ik me afgemeld... 20

4 Inleiding Office 365 is een online platform voor , documenten en communicatie. Het kan zijn dat je slechts één van deze functionaliteiten gebruikt of allemaal. Deze gids is daarom onderverdeeld in de volgende secties: Aanmelden bij Office 365 Werken met Office 365 Outlook Werken met de Office 365 Team Site Werken met Lync Werken vanuit huis Veelgestelde vragen Aanmelden bij Office 365 Ga naar en meld je aan met je volledige adres en het wachtwoord dat je van de beheerder hebt gekregen. Vaak is er ook een snelkopeling naar het Office 365 portaal op het bureaublad of in het start menu (onder Microsoft Office 365): Deze instelling zorgt ervoor dat bij de volgende aanmelding de gebruikersnaam al is ingevuld Let op! Voor gebruikers van de Team Site is het aan te bevelen deze optie aan te vinken Let op! De eerste keer dat je je aanmeld kan het zijn dat je gevraagd wordt je wachtwoord te wijzigen. Kies dan een moeilijk te raden wachtwoord van minimaal 8 karakters waarvan minimaal 2 een hoofdletter, cijfer of speciaal teken.

5 Navigeren Na aanmelding kom je in het portaalscherm, in het menu bovenaan in het scherm worden hier de volgende opties geboden: De Teamsite is de Sharepoint site voor samenwerken en het benaderen van documenten Hiermee wordt de Outlook Web App gestart, dit is een web versie van Outlook voor flexplekken en toegang vanaf thuis en andere locaties Hier kun je je profielinformatie en profielfoto instellen Je kunt je hier ook afmelden

6 Werken met Office 365 Outlook Werken met Outlook 2007/2010 Office 365 kan gekoppeld worden met Outlook 2007/2010 (zie Een Outlook profiel maken voor Office 365 in de bijlage). Je kunt dan gewoon op je PC met Outlook werken. Bij de eerste keer opstarten van Outlook wordt er een lokale kopie van de Office 365 postbus gemaakt, afhankelijk van de grootte van de postbus kan dit enige tijd duren. Werken met de Outlook Web App Aanmelden bij de Outlook Web App kan via de link in de vorige sectie of rechtstreeks via het volgende adres: (vervang naam.nl met de domeinnaam). Navigeren Hier kun je je postvakinstellingen opzoeken en wijzigen, een handtekening instellen en regels aanmaken Blader hier door de postvak mappen en submappen Hier kun je je Lync status instellen en het postvak van een ander openen indien je hiertoe machtigingen hebt Hier kun je een Lync chat starten, voeg daarvoor eerst een contactpersoon toe Kies hier de gewenste functionaliteit: , Agenda, Contactpersonen of Taken Mobiele apparatuur koppelen Voor het instellen van een iphone of ipad: Voor het instellen van een Android telefoon of tablet: gids-android-telefoon-of-tablet-instellen/ Voor overige mobiele platformen kun je de wizard van Microsoft raadplegen:

7 Agenda delen Navigeer naar de Agenda in de Outlook Web App Rechtsklik op de Agenda > Kies 'Delen' > 'Agenda delen' > Geef een naam op en kies 'Verzenden' Gedeelde agenda inzien Navigeer naar de Agenda in de Outlook Web App Rechtsklik op de Mijn agenda s > Kies Agenda toevoegen > Geef een naam op en klik OK Gedeelde postbus inzien Navigeer naar de Outlook Web App Of: Klik rechtsboven in beeld op het kleine pijltje rechts naast je profielfoto Kies 'Ander postvak openen' > Geef de naam op en klik 'Openen' Rechtsklik op de naam van je postvak (boven Postvak In ) Kies Postvak In van andere gebruiker openen > Geef een naam in of blader en klik OK Een handtekening instellen Klik rechtsboven in beeld op het knopje Opties > Kies Alle opties weergeven. Kies links in het menu voor Instellingen Stel uw handtekening in en klik op Opslaan De converstatieweergave uitschakelen Standaard worden berichten in Outlook per conversatie gegroepeerd en weergegeven. Als je dit niet prettig vindt werken kun je dit uitschakelen: Klik op Weergave boven de berichtweergave: Schakel het vinkje voor Discussies gebruiken uit

8 Werken met de Office 365 Team Site Aanmelden Het is aan te bevelen jezelf direct na het opstarten van de PC aan te melden bij Office 365 / Sharepoint. Vergeet hierbij niet de optie aangemeld blijven aan te vinken. De Teamsite Met de zoekfunctie wordt alle siteinhoud doorzocht, ook de inhoud van documenten Hier kun je zien waar in de Sharepoint site je je bevindt en kun je een niveau terug gaan Klik op de eigen naam om persoonlijke documenten te benaderen en het wachtwoord te wijzigen Hier is gedeelde informatie te vinden zoals Foto s, Documenten en de Teamagenda Verwijderde inhoud kan via de Prullenbak worden hersteld. Na 30 dagen wordt een document voorgoed verwijderd. De documentbibliotheek De documentbibliotheek is de plaats waarin documenten worden opgeslagen. Eén site kan meerdere bibliotheken bevatten, Gedeelde documenten is er één van. Bladeren en openen van documenten Een documentbibliotheek kan mappen bevatten zoals we gewend zijn in Windows. Een document kun je openen door hierop te dubbelklikken. Het document wordt dan automatisch in de juiste toepassing geopend waarna het bewerkt kan worden.

9 Wanneer je geen Office op je PC hebt geïnstalleerd of de werkstation installatie voor Office 365 niet hebt uitgevoerd (zie Je computer instellen voor Office 365 ) dan wordt het document in de Office Web App geopend. Dit is een eenvoudige online versie van Word, Excel, Powerpoint of OneNote en afhankelijk van de aangeschafte licentie kun je hierin het document alleen inzien of ook bewerken. Heb je wel Office op je PC maar is deze niet gekoppeld aan Office 365 voer dan eerst de werkstation installatie uit of ga naar Office 365 gebruiken zonder dat de hulpprogramma s zijn geïnstalleerd op de computer. Bij het bladeren in een documentbibliotheek hebben we bovenaan steeds 3 tabbladen, deze bevatten belangrijke functionaliteiten: Tabblad Bladeren Dit is het standaard tabblad voor het bladeren door de mappen en documenten. Hier wordt weergegeven waar je je bevindt binnen Sharepoint. Klik op de namen om een niveau terug te gaan. Kies hier de weergave die je wilt gebruiken.verschillende weergaven kunnen worden ingesteld om bijvoorbeeld documenten te filteren, te sorteren of te groeperen.

10 Tabblad Documenten Dit is het tabblad voor het toevoegen van documenten en het aanpassen van de bestandsnaam e.d. Gebruik deze knop voor het aanmaken van nieuwe Word / Excel / Powerpoint documenten Hier kun je de bestandsnaam of omschrijving wijzigen. Tabblad Bibliotheek Dit tabblad biedt wat meer geavanceerde opties maar belangrijk is de mogelijkheid om documenten te synchroniseren met Outlook en Sharepoint Workspace. Hier kun je documenten synchroniseren met Outlook en Sharepoint Workspace Gebruik de knop Openen met explorer voor het openen van de Sharepoint locatie in de Windows verkenner Een nieuw document maken en opslaan De beste manier om een nieuw document aan te maken en op te slaan in Sharepoint is om naar de betreffende Sharepoint locatie te bladeren en op het tabblad Documenten te kiezen voor Nieuw document. Wanneer je het nieuwe document vervolgens opslaat staat het meteen op de juiste plaats. Als het type document dat je wilt maken niet tussen de opties staat bij Nieuw document kun je ook met een leeg document in Microsoft Office starten en het op de volgende manieren opslaan in Sharepoint:

11 Methode 1 Frequent gebruik Het gemakkelijkst is het om een netwerklocatie aan te maken voor de betreffende Sharepoint site of Documentbibliotheek. Dit kan op de volgende manier: Windows 7 en 8: Meld je aan op je Sharepoint Team Site met het vinkje Aangemeld blijven Open de Windows Verkenner Rechtsklik op Mijn Computer en kies Netwerklocatie toevoegen > Klik Volgende > Kies de optie Andere netwerklocatie kiezen en klik op Volgende Geef nu de locatie van de Site of Documentbibliotheek op, bijvoorbeeld: en klik op Volgende Windows XP: Klik op Mijn netwerk locaties links onderaan in het menu Klik op Netwerk locatie toevoegen links bovenaan in het menu > Klik Volgende > Kies de optie Andere netwerklocatie kiezen en klik op Volgende Geef nu de locatie van de Site of Documentbibliotheek op, bijvoorbeeld: en klik op Volgende De netwerklocatie is nu zichtbaar in de Windows verkenner en kan worden gebruikt om naar de gewenste locatie te bladeren bij het opslaan van het document: Methode 2 Frequent gebruik (alleen in Windows 7 en 8) Een andere optie is om de documentbibliotheek als favoriete locatie toe te voegen in de verkenner: Blader naar de gewenste documentbibliotheek

12 Ga naar tabblad Bibliotheek en klik op de knop Openen met Explorer Rechtsklik in de verkenner op de map Favorieten en kies Huidige locatie aan favorieten toevoegen : Methode 3 Mac OS Om Office documenten op de Mac rechtstreeks op Sharepoint op te slaan kunnen we de Microsoft Document Connection gebruiken: Open de Microsoft Document Connection via de Finder Voeg nu een locatie toe en kies verbinden met Sharepoint Geef het adres op van je Sharepoint Team Site zoals Geef je gebruikersnaam en wachtwoord op en kies Verbinden Nu kun je vanuit de Office applicaties de optie Bestand > Delen > Opslaan op Sharepoint kiezen om een document rechtsreeks in Sharepoint op te slaan. Methode 4 Incidenteel gebruik (Windows en Mac) Wanneer je slecht incidenteel een document hoeft op te slaan naar een Sharepoint locatie is het het makkelijkst om het document even tijdelijk op te slaan op je PC (op je bureaublad bijvoorbeeld) en het vervolgens te uploaden naar Sharepoint middels het tabblad Document en de knop Document uploaden. Dit kan ook via het linkje + Document toevoegen in de documentbibliotheek. Verplaatsen van documenten tussen bibliotheken en mappen Dit kan het gemakkelijkst via de Windows verkenner. Hiervoor open je de betreffende documentbibliotheken dus in de verkenner via de knop Openen met explorer op het tabblad Bibliotheek. Daarna kun je documenten en mappen kopiëren en plakken of slepen met de muis. Toevoegen en opslaan van Outlook bijlagen uit/in Sharepoint (Windows XP, 7 en 8) Indien de betreffende bibliotheek in de favorieten is opgenomen kan er gewerkt worden met bijlagen op de vertrouwde manier. Als de bibliotheek niet in de favoriete locaties is opgenomen zijn er 2 mogelijkheden:

13 1. Voeg de bibliotheek toe aan de favoriete locaties 2. Open de betreffende bibliotheek middels Openen met Explorer (zie eerder in deze handleiding) en sleep de bijlage naar het bericht of de bibliotheek Noot! In Windows XP werkt slepen niet maar kun je wel kopiëren/plakken (of Ctrl-C + Ctrl-V)

14 Werken met Lync Lync is een toepassing voor audio- en videogesprekken, chat, presentaties en aanwezigheid. Het is te gebruiken als Windows en Mac toepassing en ook voor chat binnen de Outlook Web App. De toepassing kun je herkennen aan het dit icoon: De eerste keer dat je Lync gebruikt moet je je aanmelden met je Office 365 gebruikersnaam en wachtwoord: Daarna krijg je het overzicht van je contactpersonen: Hier kun je instellingen wijzigen en de toepassing afsluiten of als andere gebruiker aanmelden Hier kun je je status instellen Zoek hier naar contactpersonen om een gesprek mee te starten of om ze toe te voegen aan je contactpersonen Rechtsklik op de naam van de contactpersoon om een gesprek of chat te starten

15 Je (thuis-)computer instellen voor Office 365 Office 365 is ook vanaf thuis of elke PC met internet te gebruiken. Welke mogelijkheden worden geboden is afhankelijk van een aantal zaken: 1. Windows/Mac OS versie. Dit is bij voorkeur Windows XP SP3, Vista SP2 of hoger. In het geval van Mac OS is dit versie of hoger. 2. Office versie. Voor de beste ervaring is Office 2007 of hoger vereist. Voor Mac is dit versie 2008 update of hoger. 3. De gebruikte web browser. Hoewel Firefox en Chrome worden ondersteund, biedt Internet Explorer 8 of 9 de beste ervaring, IE7 wordt ook ondersteund. Voor Mac is dit Safari 4 of Of de Office 365 hulpprogramma s zijn geïnstalleerd. Voor de Outlook Web App zijn de Office 365 hulpprogramma s niet vereist. Voor het openen en vooral het opslaan van Office documenten wel. Op de Mac dienen de laatste Office 2008/2011 updates te zijn geïnstalleerd. Installatie van de Office 365 hulpprogramma s Windows Ga naar de Startpagina en klik op het kopje Downloaden rechts in beeld. Doorloop vervolgens de voor u relevante opties, dit kunnen zijn: 1. Microsoft Office Professional Plus installeren Deze optie krijgt u indien u een abonnement voor Office 2010 heeft afgesloten 2. Microsoft Lync installeren Hiermee wordt Lync op het werkstation geïnstalleerd 3. Uw Office-desktoptoepassingen installeren en configureren: a. U wordt gevraagd zich aan te melden b. Er wordt gecontroleerd op updates voor Office en Windows c. Updates worden geïnstalleerd en Office en Lync worden correct geconfigureerd Noot! Indien u Outlook 2007/2010 gebruikt krijgt u de melding dat handmatige stappen zijn vereist, dit wil zeggen dat u voor Outlook nog een nieuw profiel moet aanmaken. Zie hiervoor de volgende sectie Een Outlook profiel maken voor Office 365. De PC is nu ingesteld voor het rechtsreeks openen en opslaan van Office documenten vanaf/naar Sharepoint. Vergeet niet bij het aanmelden het vakje Aangemeld blijven te selecteren. Mac Open een Office 2008/2011 programma en klik in het menu Help op Controleren op updates. Als alle updates zijn geïnstalleerd is Office gereed om met Sharepoint te werken. Zie ook Een Outlook profiel maken voor Office 365 Ga naar het Configuratiescherm > ( Mail voor engelstalige Windows installaties)

16 Klik op Profielen Weergeven (een profiel bevat een set data en instellingen voor één of meerdere accounts) U ziet nu de reeds op het werkstation aanwezige profielen In de meeste gevallen willen we een nieuw profiel aanmaken. Klik hiervoor op Toevoegen > Geef een herkenbare naam op (zoals o365-jenaam) Vul de volledige naam in, het adres, en het Office 365 wachtwoord Nu worden de instellingen voor Office 365 automatisch opgehaald en wordt het profiel geconfigureerd Geef nu aan of dit profiel automatisch moet worden gebruikt bij het opstarten van Outlook of dat je telkens het te gebruiken profiel wilt aangeven Office 365 gebruiken zonder dat de hulpprogramma s zijn geïnstalleerd op de computer Klik in dat geval op het selectievinkje voor het document: Let op! Indien het een document betreft waaraan misschien iemand anders ook gaat werken kan het worden beschermd door het document Uit te checken : Klik daarna op de knop Een exemplaar downloaden op de taakbalk:

17 Het document wordt nu naar de computer gedownload, hier kan het worden bekeken of gewijzigd waarna het weer terug kan worden geupload middels de knop Document uploaden.

18 Veelgestelde vragen Wat zijn de voordelen van werken met Office 365? Documenten en zijn overal benaderbaar, zowel vanuit huis als ook via de mobiele telefoon. Ook wordt alle technische infrastructuur door Microsoft verzorgd, alsmede updates, beveiliging, onderhoud en back-ups. Hoe kan ik mijn wachtwoord wijzigen? Meld je aan op het Office 365 portaal Klik op Mijn profiel rechtsbovenaan in het scherm onder je naam Klik op Wachtwoord wijzigen Je wordt nu gevraagd u opnieuw aan te melden voordat het wachtwoord kan worden gewijzigd Nadat je je hebt aangemeld dien je het oude wachtwoord en een nieuw, door jou gekozen wachtwoord, op te geven. Let op! het wachtwoord dient minimaal 8 karakters te zijn en een hoofdletter en cijfer/vreemd teken te bevatten > klik op Verzenden Het wachtwoord is nu gewijzigd. Let erop dat het nieuwe wachtwoord ook in Outlook en/of mobiele telefoon zal moeten worden opgegeven! Hoe kan ik op mijn Mac een document uit Sharepoint toevoegen als bijlage in Outlook? Dit kan alleen door het document eerst naar de lokale harddisk van de Mac te downloaden. Doe dit door voor het betreffende document een vinkje te plaatsen en dan op de taakbalk de optie Een exemplaar downloaden te kiezen. Ik krijg een foutmelding De client biedt geen ondersteuning voor het openen van deze lijst in Windows Verkenner Zorg ervoor dat de sharepoint site zoals aan de Vertrouwde websites is toegevoegd in Internet Explorer 8 of 9. Zorg er ook voor dat je bij het aanmelden hebt gekozen voor Aangemeld blijven. Als het nu nog niet werkt kun je je het best af- en weer aanmelden bij Sharepoint, klik hiervoor op afmelden rechtsboven in het menu:

19 Hierna zul je de browser geheel moeten afsluiten en kun je weer opnieuw aanmelden (met het vinkje aangemeld blijven ). Als het werken in de verkenner nu nog niet werkt kun je de authenticatie triggeren door een willekeurige bibliotheek te openen in de Windows verkenner middels het knopje Openen met Explorer : Ik krijg een foutmelding bij het openen van een map via de verkenner Onderstaande foutmelding betekent dat er niet goed is aangemeld bij Office 365. Zorg ervoor dat je bent aangemeld bij Office365 en dat bij het aanmelden het vinkje Aangemeld blijven is geselecteerd. Ook de aanwijzingen in de vorige paragraaf zijn van toepassing. Bladeren door Sharepoint mappen in de verkenner is erg traag Ga naar de instellingen van Internet Explorer (het tandwieltje rechtsboven in het menu) > Ga naar Internet Opties > Tabblad Verbindingen > LAN instellingen > zorg dat het vakje voor Automatisch detecteren van instellingen leeg is:

20 Het systeem meld me automatisch aan ook al heb ik me afgemeld Er is een bug in Sharepoint waardoor soms niet goed wordt afgemeld. Controleer de volgende zaken: Nadat je hebt afgemeld dient Internet Explorer geheel te worden afgesloten, controleer of alle sessies zijn afgesloten alvorens Internet Explorer weer te starten Als dit niet werkt kun je de browsegeschiedenis verwijderen uit Internet Explorer: Let op! Hierbij gaan de bladergeschiedenis en mogelijk ook instellingen voor webapllicaties verloren. o Ga naar de instellingen van Internet Explorer (het tandwieltje rechtsboven in het menu) > Ga naar Internet Opties > Klik op browsegeschiedenis Verwijderen > zorg dat naast de standaardinstellingen de wachtwoorden ook zijn geselecteerd en klik Verwijderen Als laatste optie kan de PC worden herstart