Handleiding voor MS Office 365 online OSG Piter Jelles

Transcriptie

1 Handleiding voor MS Office 365 online OSG Piter Jelles S e r v i c e b u r e a u O S G P I t e r J e l l e s L e e u w a r d e n

2 Handleiding voor MS Office 365 online OSG Piter Jelles OSG Piter Jelles biedt voor alle leerlingen en docenten de mogelijkheid Microsoft Office te gebruiken in de Cloud. Hierin zijn Word, Excel, PowerPoint, Notebook en Outlook toe te passen. Met deze opzet kunt u, met een internet verbinding, bovengenoemde applicaties overal gebruiken. De kracht van Office 365 online is met name de bereikbaarheid, \agenda toepassing en de eenvoud in het delen van documenten. Ook is Office 365 goed te gebruiken op de Ipad s. Binnen de Office 365 online heeft u de beschikking over OneDrive (van 1TB), waarop u de persoonlijke bestanden, die bijvoorbeeld nodig zijn in de Office applicaties, van de lokale omgeving naar de Cloud kunt uploaden. Daarmee zijn de bestanden, waar dan ook, altijd op internet te benaderen. Daarnaast kan een bi-directionele bestandssynchronisatie er voor zorgen dat bestanden ook offline aanwezig zijn. In deze handleiding worden 4 stappen toegelicht; De (eerste) aanmelding Installeren Office 2013 op computer of ipad Instellen van mail op de ipad Gebruik van de Office web applicaties Gebruik van Onedrive Stap 1. Bij het eerste gebruik van deze Clouddienst moeten er bij de aanmelding eenmalig een klein aantal instellingen worden meegegeven. Ga voor de aanmelding op Office 365 portal met uw Internetbrowser naar vervolgens zal de inlogpagina verschijnen;

3 Vul bij het aanmelden enkel uw PJ adres en plaats een vinkje bij Aangemeld blijven en klik vervolgens op Aanmelden... U wordt omgeleid Er verschijnt een nieuw inlogvenster (fs.pj.nl) dat wel volledig moet worden ingevuld met uw PJ gebruikersnaam en het bijbehorend wachtwoord. Inlog fs.pj.nl : gebruikersnaam@pj.nl wachtwoord.. U wordt omgeleid Na de voltooide inlog wordt er gevraagd welke taal en tijdzone, voor u, van toepassing is, waarbij uw Nederlands en UTC + 01:00 Amsterdam selecteert. Klik daarna op opslaan. Nu verschijnt de welkomstpagina van uw Office 365 online. Daarin vindt u de knoppen voor het starten van applicaties dan wel specifieke toepassingen.

4 Stap 2. Installatie van Office 2013 en op computer of ipad (Apple MAC) U kunt op 5 apparaten de Office programma s installeren. Installatie op ipad Zoek in de AppStore naar Office 365 Selecteer de applicatie van uw keuze, bijv. Word en druk op het wolkje (of Installeer ). Voer desgevraagd het wachtwoord behorende bij uw Apple-ID in. Herhaal dit voor de andere door u gewenste applicaties. Uw apps zijn nu beschikbaar voor gebruik. NB: Vergeet niet OneDrive voor bedrijven te installeren

5 Installatie op Windows: Klik op het Nu installeren icoon op de welkomstpagina van Office 365 online. Volg het installatieproces. Nadat u op Nu installeren geklikt hebt wordt er gevraagd een bestandje uit te voeren. Klik op uitvoeren en office wordt op de achtergrond geinstalleerd: Stap 3. Instellen van mail op de ipad. Klik op uw ipad op instellingen en vervolgens op Mail, Contaten, Agenda: Klik op uw PJ account en klik op verwijder account Klik op nieuw account en kies voor Exchange:

6 Vul uw PJ gebruikersnaam en wachtwoord in: Stap 4. Gebruik van de Office 365 applicaties Met Office365 zijn online Word, Excel, PowerPoint, NoteBook en Outlook toe te passen. Voor de eerst 4 genoemde zijn de bijbehorende documenten in de zowel de online als de offline versie te bewerken. voorbeeld bewerken in Word on- of offline Naast de algemene, bekende mogelijkheden, die niet in deze handleiding zullen worden besproken, biedt Office 365 nu aantal interessante opties. Zo ook de mogelijkheid eenvoudig uw documenten of mappen te delen met wie u maar wilt. Dit kan vanuit uit OneDrive, Selecteer een te delen document of map, klik op de optie delen

7 Of direct vanuit een applicatie, voorbeeld in Word Online. Na het openen van een word document op OneDrive, verschijnt boven het document een menubalk met daarin de optie DELEN Met de knop delen wordt het volgende venster geopend; Voer onder Personen uitnodigen het adressen van de personen met wie dit document gedeeld moet worden. De restricties op het document kunnen worden meegegeven voor bewerken of alleen lezen. Indien gewenst kunt u een begeleidend schrijven toevoegen. Als de optie Aanmelding vereisen is aangevinkt dan moeten de desbetreffende personen voor dit document op Office 365 inloggen (dus account vereist). Staat het niet aangevinkt dan ontvangen deze personen een link waarmee ze het document kunnen openen (indien er geen lokale Office aanwezig is, vereist dit de Office Web App). Voorbeeld inhoud bij document deling In het venster Delen staan nog opties, waarvan Koppeling ontvangen moet blijven zoals het is ingegeven, Gedeeld met geeft een overzicht met wie dit document gedeeld is.

8 Naast het delen van het document in Office, is er nog een mogelijkheid om deze informatie met anderen te delen en wel door insluiting. Deze optie genereert een invoegcode dat vervolgens op uw eigen website of blog kan worden ingesloten. > De mailbox stond voorheen op de MS Exchange omgeving in het bedrijfsnetwerk van Piter Jelles. Met Office 365 is de mailbox verhuist naar de Cloud. In functionaliteit is deze online Outlook versie niet veel verschillend met de kantoor versie. Met de gebruik van Office 365 Outlook vervalt de toepassing van de PJ Webmail Indien uw gemachtigd bent voor toegang tot meerdere gedeelde postvakken, zult u het volgende moeten uitvoeren. Klik met rechter muistoets op uw postvaknaam en selecteer Gedeelde map toevoegen. > Voer het adres in en vervolgens op de knop Toevoegen

9 Voor het toevoegen van een gedeelde Agenda geldt het volgende; Klik met rechter muistoets op Agenda s van personen en kies voor Agenda openen. Vul de naam in en klik op de knop Openen. Stap 5. Gebruik van de Cloud opslag; Klik op het pictogram OneDrive, waarna de volgende pagina zal verschijnen. Het geeft een overzicht van de mappen en bestanden zoals ze in de Cloud staan. Om nu alle persoonlijke netwerkbestanden (H schijf) naar de Cloud te verkrijgen, moet er een eenmalige upload actie worden uitgevoerd (zie 1). Schematisch; 1 2 Upload synchronisatie PJ netwerk (schijf H) Cloud computer\ipad

10 Voor de upload moet de volgende procedure worden gehanteerd. Klik op het tabblad Bibliotheek en onderstaand venster verschijnt; Voor de upload, klik op de knop Openen met Explorer, waarna het volgende venster zal verschijnen; Open aan de linkerkant de netwerkschijf H en sleep een direct benodigde map naar de rechterkant de Cloud. Het is van belang dat u er voor zorgt dat na verloop van tijd, alle aanwezige bestanden in uw persoonlijke map in de Cloud komen te staan, omdat de netwerkschijf H t.z.t. zal komen te vervallen. Zodra de bestanden van het bedrijfsnetwerk naar de Cloud zijn gekopieerd, is het sterk aan te raden deze bestanden met uw eigen computer te synchroniseren (zie 2 in schema). Hoewel het synchroniseren geheel automatisch verloopt moet deze een keer geforceerd worden opgestart, dit m.b.t. de lokale doellocatie OneDrive voor Bedrijven. Voor het synchroniseren geldt het volgende; Selecteer binnen OneDrive alle mappen en document welke gesynchroniseerd moet worden.

11 Klik vervolgens op de knop synchroniseren en verschijnen de volgende meldingen, Klik op Nu synchroniseren Plaats vinkje bij Deze waarschuwing niet meer voor dit programma weergeven Klik op Toestaan >

12 Vul uw adres in en klik op Volgende De standaard doellocatie voor de OneDrive voor Bedrijven is C:\gebruikers\_ zichtbaar onder Favorieten. In deze uitvoering is dit nog (eenmalig) aan te passen met de optie Wijzigen Klik op de knop Nu synchroniseren De synchronisatie vindt nu daadwerkelijk plaats. De bestanden staan nu ook lokaal onder de gecreëerde Favorieten\OneDrive voor Bedrijven Bestanden die lokaal op de computer staan en/of gemaakt worden, kunnen hierin ook gekopieerd (slepen) en waarna vervolgens een synchronisatieproces naar de Cloud zal worden opgestart (met online verbinding). Indicatie synchronisatie verloop bezig > gereed