Installatie en gebruikershandleiding Cyso Hosted Exchange MacOS X Uw gegevens:

Transcriptie

1 Installatie en gebruikershandleiding Cyso Hosted Exchange MacOS X Uw gegevens: Gebruikersnaam, bijvoorbeeld: et001 adres, bijvoorbeeld: tjebbe@exchangetest.nl wachtwoord, bijvoorbeeld: 89Kotahe Exchange domein: exchange LDAP server: ldap.exchange.cysonet.com Exchange server adres: Public folder server adres:

2 Stap 1. Download MS Entourage 2004 for Mac. Ga naar (met bijvoorbeeld Safari). Kies in het menu support voor Downloads. Kies rechtsboven voor de optie Exchange. Klik op "Entourage 2004". Login met: Username: blackberry Wachtwoord: download Mocht erom gevraagd worden, bevestig dat het toegestaan is de applicatie te downloaden en te starten. Stap 2. Installeer MS Entourage 2004 for Mac Dubbelklik de "Office Setup Assistent", het opstarten hiervan kan even duren. Klik Next en voer het wachtwoord in van uw Apple computer, klik OK. Klik Next, klik Accept. Vul het formulier in, klik Next. Klik Next. Klik Install. Na installatie, kies voor "Get the latest Office 2004 updates". Klik "Check for updates" en installeer de gevonden updates. Als alles geïnstalleerd is, mogen alle applicaties worden gesloten.

3 Houd de volgende gegevens gereed: Gebruikersnaam, bijvoorbeeld: et001 adres, bijvoorbeeld: wachtwoord, bijvoorbeeld: 89Kotahe Exchange domein: exchange LDAP server: ldap.exchange.cysonet.com Exchange server adres: Public folder server adres: Stap 3a. Start MS Entourage 2004 voor de eerste keer en stel het Exchange account in Is Entourage al geconfigureerd met een Exchange account? Ga naar stap 4. Tijdens de installatie procedure heeft Entourage een icoon toegevoegd aan het dock. Start Entourage. Kies voor "Make Default" bij de vraag of Entourage het "default program" moet worden. Kies voor "I want to start using Entourage without importing anything.", klik op het rechter pijltje rechts onder. Vul uw adres in, vink "My account is on a Exchange server" aan en vul het volgende in: User ID: uw gebruikersnaam Domain: exchange Password: uw wachtwoord Klik op het pijltje naar rechts, het klopt dat de "Automatic Configuration Failed". Klik op het pijltje naar rechts Voer in als Exchange server: Voer in als LDAP server: ldap.exchange.cysonet.com Klik op het pijltje naar rechts. Klik op het pijltje naar rechts (We doen nog geen Verify!) Klik op Skip. Klik op Finish. Klik op Cancel bij de account ID and password popup Sluit Entourage en start je Mac opnieuw op. Ga verder naar stap 3b.

4 Stap 3b. Controleer alle account instellingen. Ga in Entourage naar het menu "Entourage" en kies voor "Account Settings..." Edit het zojuist aangemaakte account. Controleer de instellingen in de tabs Account Settings en Advanced. (zie plaatjes hieronder) Klik OK en voer het wachtwoord in bij de "Enter domain, account ID and password" popup. Uw Entourage is nu klaar voor gebruik. Stap 4. Pas de Exchange account instellingen aan. Wanneer Entourage al een keer gebruikt is kan je eenvoudig via het menu "Entourage" en dan kiezen voor "Account Settings..." een nieuw Exchange account aanmaken. Maak een nieuw account (of edit een bestaand Exchange account) aan en kies vervolgens voor de knop "Configure account manually". Controleer de instellingen in de tabs Account Settings en Advanced. (zie plaatjes hierboven). Klik OK en voer het wachtwoord in bij de "Enter domain, account ID and password" popup. Uw Entourage is nu klaar voor gebruik.

5 Delen van agenda, postvak of contactpersonen. Alle standaard mappen van je persoonlijke mailbox kan je delen met andere gebruikers. Het is niet mogelijk om andere mappen dan de standaard Agenda (Calendar), Postvak (Inbox) of Contactpersonen (Address Book) mappen te delen. Het delen van mappen werkt als volgt: Stap 1. Instellen gemachtigden (delegates). Ga naar klik op Service en login. Ga naar Configuratiescherm, selecteer de juiste domeinnaam en kies voor Exchange. Bewerk het account waarvoor u machtigingen wilt instellen. In het tabblad "Exchange" kunt u vervolgens instellen welke gebruikers in principe uw Agenda (Calendar), Postvak (Inbox) of Contactpersonen (Address Book) mogen bekijken. Stap 2. Toestemming geven om agenda, postvak of contactpersonen te delen. [Ctrl] Klik op Agenda (Calendar), Postvak (Inbox) of Contactpersonen (Address Book), selecteer in het menu "Sharing". Klik "Add User", voer de gebruikersnaam00x in en druk op "Find". Selecteer de juiste gevonden gebruiker en klik op "OK". Stel vervolgens de gewenste rechten in. Stap 3. Open een gedeelde map (agenda, postvak of contactpersonen) van een andere gebruiker. Ga naar het "File" menu en kies voor "Open Other User's Folder..." Klik op het "Find User" icoon rechtsboven. Voer de gebruikernaam (bijvoorbeeld et002) in van degene die een map gedeeld heeft en klik op Find. Selecteer de juiste gebruiker in het lijstje en druk op "Advanced...". Verander in het advanced schermpje het Server address in " gebruikersnaam00x". Klik "OK". Selecteer het type map dat je wilt (en mag) openen, klik OK.

6 Aanmaken van public folders en het instellen van de juiste rechten. Cyso kan op verzoek een public folder ter beschikking stellen. Public folders (ook wel openbare mappen genoemd) zijn ideaal om agenda of contactpersonen te delen met meerdere gebruikers. Veel gebruikt is de centrale bedrijfs of afdelingsagenda in de public folders. Hierin kunnen bedrijfs afspraken worden gemaakt, zodat iedereen het overzicht heeft. Bij het maken van een afspraak kunt u vervolgens de betrokken personen uitnodigen (invite), zodat de afspraak ook in de persoonlijke agenda terecht komt. Standaard heeft alleen de eerste gebruiker (gebruikersnaam001) die in het Exchange abonnement is aangemaakt rechten om de public folders te bekijken en te wijzigen. Deze gebruiker kan vervolgens nieuwe folders aanmaken en andere gebruikers rechten geven op specifieke folders. Public folder aanmaken. Ga naar Public Folders en vervolgens naar All Public Folders, daar staat als het goed is de folder: uwdomein.nl. [Ctrl] Klik op de uwdomein.nl folder en kies voor "New Folder...". Geef de Folder een naam, bijvoorbeeld "bedrijfsagenda" en selecteer als type "Calendar". Selecteer als locatie uwdomein.nl onder "All Public Folders" en klik "OK". Om de public folder snel te kunnen vinden kunt u deze met [Ctrl] Klik en de optie "Add to Favorites" toevoegen aan de Public Folders Favorites.

7 Rechten zetten op een public folder. Selecteer de juiste public folder, [Ctrl] Klik en kies voor "Sharing". Nu kunt u voor bestaande gebruikers de rechten wijzigen of gebruikers toevoegen. Toevoegen: kies voor "Add", vul de gebruikersnaam in en klik op "Find". Selecteer de juiste gebruiker en klik op "OK". Geef de zojuist toegevoegde gebruiker de juiste rechten en klik "OK". Afspraken plannen in een public folder calendar. Wanneer u een afspraak maakt in de public folders kunt u via de optie "Invite" anderen uitnodigen. Dit werkt op basis van adres. Genodigden krijgen dan een die na openen via de knop "Accept invitation" automatisch een agenda-item aanmaakt in de persoonlijke agenda. U kunt ook uzelf uitnodigen op een afspraak, maar helaas verwerkt Entourage dit niet goed. De meest eenvoudige manier om toch een afspraak uit de public folder agenda in de eigen persoonlijke agenda te plaatsen is door middel van het slepen van de afspraak uit de public folder naar de persoonlijke agenda. De afspraak wordt dan netjes gekopieerd naar uw eigen agenda.