CONCLUSIES ICT BENCHMARK ZIEKENHUIZEN 2015

Transcriptie

1 Verbeteren door te vergelijken CONCLUSIES ICT BENCHMARK ZIEKENHUIZEN 2015 Meer informatie? Voor meer informatie of deelname neem contact op met Antoon van of T:

2 ICT BENCHMARK ZIEKENHUIZEN 2015 Voor u ligt de impressie van de ICT Benchmark Ziekenhuizen Deze impressie is bedoeld om een indruk te geven van de benchmarkresultaten door inzage in de belangrijkste kengetallen, prijs/prestaties figuren en conclusies. Ook treft u de inhoudsopgave van het rapport aan. Naast het algemene rapport ontvangt iedere deelnemer aan de ICT Benchmark Ziekenhuizen een individueel rapport met daarin persoonlijke inzichten. Indien u vragen heeft dan staan wij u graag te woord.

3 INHOUDSOPGAVE 1 KENNISMAKING MET DE ICT BENCHMARK ZIEKENHUIZEN Negende ronde ICT Benchmark Ziekenhuizen Verbeteren door vergelijken Het benchmarkmodel en proces Enkele resultaten: kosten verdeling en EPD dekkingsgraad 6 2 HOOFDCONCLUSIES De meest opmerkelijke resultaten 8 3 PERSONEELSKOSTEN EN PACS- VOLWASSENHEID NADER TOEGELICHT Personeelskosten Top 5 van ICT-projecten PACS-volwassenheid 10 4 SCORES ICT-VOLWASSENHEID Top 5 van ICT-volwassenheidsprocessen 12 5 ICT BENCHMARK Uitgebreide rapportage voor deelnemers 14 6 INHOUDSOPGAVE VAN HET RAPPORT EN DE PERSOONLIJKE BIJLAGE PER ZIEKENHUIS 15

4 4/15 1 KENNISMAKING MET DE ICT BENCHMARK ZIEKENHUIZEN NEGENDE RONDE ICT BENCHMARK ZIEKENHUIZEN Voor u ligt een impressie van de rapportage naar aanleiding van de ICT Benchmark Ziekenhuizen 2015, over boekjaar 2014 (hierna: benchmark). Deze benchmark heeft in 2015 voor de negende keer plaatsgevonden met onderstaande ziekenhuizen: Ziekenhuis Martini Ziekenhuis Bernhoven Diakonessenhuis Máxima Medisch Centrum Groene Hart Ziekenhuis Maasziekenhuis Pantein Deventer Ziekenhuis De benchmark is ontwikkeld door M&I/Partners in samenwerking met ziekenhuizen. De benchmark brengt de kosten en prestaties van ICT binnen ziekenhuizen in kaart op basis van een specifiek voor de branche ontwikkeld Total Cost of Ownership model. Belangrijk onderdeel van de benchmark zijn twee inzichtbijeenkomsten voor de deelnemers waarin het verhaal achter de cijfers centraal staat. In maart 2016 start M&I/Partners de tiende ronde van de ICT Benchmark Ziekenhuizen. Rapport Verbeteren door vergelijken Versie 01 / 9 november 2015

5 5/ VERBETEREN DOOR VERGELIJKEN Benchmarken is een manier om te kunnen verbeteren door te vergelijken met anderen, en op basis daarvan verbeterpunten in kaart te brengen. Daarbij gaat het om drie stappen: 1 plaatsbepaling: het in kaart brengen en het vergelijken van de eigen positie om vervolgens te vergelijken met de situatie van de andere organisaties; 2 (zelf)normering: het analyseren van de (eventuele) verschillen tussen de organisaties door inzicht te bieden en te begrijpen waaruit de verschillen bestaan; 3 op weg naar verbetering : het kunnen verbeteren en het verkrijgen van grip aan de hand van de informatie verworven tijdens het benchmarkproces. 1.3 HET BENCHMARKMODEL EN PROCES Het benchmarkmodel van M&I/Partners gaat uit van een aantal te onderscheiden ICT-objecten (zie figuur 1) en geeft inzicht in het jaarlijkse kostenniveau voor het in stand houden en/of vervangen van de ICT-objecten. Het jaarlijkse kostenniveau wordt bepaald door de optelsom van de afschrijvingen en de exploitatiekosten. Het gehanteerde model geeft daarmee zicht op de jaarlijkse integrale ICT-kosten. De deelnemende ziekenhuizen hebben op basis van het benchmarkmodel de kosten en prestatie in kaart gebracht. De resultaten hiervan zijn gevalideerd in een gesprek tussen het betreffende ziekenhuis en een adviseur van M&I/Partners voordat de gegevens zijn verwerkt in de rapportage. ICT-werkplek Software Datacommunicatie Servers & Storage Kosten van ICT Spraakcommunicatie Videocommunicatie Personeel Faciliteiten Kwaliteit Prestatie/baten / Baten van van ICT ICT ICTvolwassenheid EPD dekkingsgraad PACS Maturity Model Patiëntportalen Figuur 1: Benchmarkmodel M&I/Partners De benchmark richt zich niet alleen op ICT-kosten; ook de prestaties komen aan bod. Dit is in de vorm van: de ICT-volwassenheid, aan de hand van 22 ICT- besturings en- beheerprocessen; de volwassenheid van het EPD (EPD-dekkingsgraad); de volwassenheid van het gebruik van PACS (PACS-volwassenheid). de volwassenheid van het patiëntportaal. Rapport Verbeteren door vergelijken Versie 01 / 9 november 2015

6 6/ ENKELE RESULTATEN: KOSTEN VERDELING EN EPD DEKKINGSGRAAD Onderstaande figuur geeft de kostenverdeling op brancheniveau van de ICT-kosten over de verschillende kostencomponenten weer: Faciliteiten < 1% Werkplek 8% Personeel 33% Videocommunicatie < 1% Software 42% Spraak 5% 5% Servers & storage 7% Datacommunicatie Figuur 2: verdeling ICT-kosten op brancheniveau In bovenstaand figuur is te zien dat de meeste kosten in de categorieën software en personeel vallen, 75% van de totale kosten is voor software en personeel. De hardwarekosten (werkplek, datacommunicatie, servers & storage en faciliteiten) beslaan 20% van de totale ICT-kosten. In onderstaand figuur zien we de EPD-dekkingsgraad van de verschillende deelnemers: Gebruik A C D B G F Functionaliteit Figuur 3: EPD-dekkingsgraad Rapport Verbeteren door vergelijken Versie 01 / 9 november 2015

7 7/15 2 HOOFDCONCLUSIES In november 2015 presenteerde M&I/Partners de resultaten van de ICT Benchmark Ziekenhuizen over boekjaar Uit de benchmark blijkt dat de ICT-kosten per medewerker zijn gestegen naar gemiddeld per jaar. Hieronder is de trend van de ICT-kosten per medewerker door de jaren heen te zien Figuur 4: Trend van ICT-kosten per medewerker door de jaren heen De stijging ICT-kosten zet zich voort, de ICT-kosten bedragen bijna 5% van de omzet. Ook uitgedrukt per medewerker nemen de ICT-kosten toe. De ICT-kosten per medewerker zijn gestegen naar gemiddeld per jaar. De demping van de ICT-kosten per werkplek zet zich voort door de groei in ICT-werkplekken. Dit jaar zelfs naar gemiddeld 1,4 ICT-werkplek per medewerker. Impressiedocument ICT Benchmark Ziekenhuizen 2015

8 8/ DE MEEST OPMERKELIJKE RESULTATEN Koplopers, peloton en achterblijvers Meer dan ooit maakte de benchmark afgelopen jaar de prijs/prestatie op ICT niveau inzichtelijk. Onderscheid in koplopers, het peloton en achterblijvers is daarmee duidelijker dan tevoren. Voor ziekenhuizen met hoge ICT kosten en lage ICT prestaties betekent dit alle hens aan dek; zijn zij voldoende toekomstvoorbereid met basale EPD functionaliteit en ontbreken van portalen? Ziekenhuizen staan immers aan de vooravond van steeds verdere decentralisatie. De mogelijkheden voor thuisbehandeling en diagnostiek worden snel groter en ziekenhuizen die deze ketens niet flexibel en efficiënt kunnen aansluiten missen de boot. Voor flexibiliteit en efficiency is niet alleen digitalisering nodig, maar ook het herontwerp van organisatie en processen. Ziekenhuizen die inzetten op én digitaal, én anders werken én voorbereiding op decentralisatie zijn koplopers. Tegelijkertijd zet deze trend meer dan ooit druk op ICT kosten. Het digitaal werken over de grenzen van het ziekenhuis en decentrale behandeling en diagnostiek leiden tot meer kosten, nog te bezien valt of hierdoor interne functionaliteiten kunnen worden uitgefaseerd. Tegelijkertijd verplaatsen werkzaamheden zich dus het ziekenhuis uit; welke invloed zal dit hebben op omzetten? Voor boekjaar 2014 is nog geen invloed te zien op de omzet van deelnemende ziekenhuizen, de vraag is echter of dit zo blijft. AANDEEL SOFTWARE- EN PERSONEELSKOSTEN BEDRAAGT 75% Het gezamenlijke aandeel van de kosten voor software en ICT-personeel bedraagt in deze benchmark 75% van de totale ICT-kosten. De softwarekosten nemen toe doordat ziekenhuizen steeds meer gebruik maken van applicaties voor de uitvoering van hun primaire en ondersteunende processen. Naast het EPD zetten ziekenhuizen software in voor de acquisitie van beeldmateriaal (PACS1&2), een zorgverleners- en/of patiëntportaal en voor logistieke toepassingen. Het gebruik van steeds meer software en de hiermee gemoeide digitalisering van werkprocessen leiden tot een grotere behoefte aan personeel voor beheer en doorontwikkeling maar ook tot hogere eisen aan ICT-volwassenheid. EPD: MEER BIG BANG SCENARIO S MET MEER FUNCTIONALITEIT EN HOGERE KOSTEN Nieuwe EPD-implementaties zijn de laatste jaren meestal gebaseerd op een big-bang scenario met uitgebreide functionaliteiten. In het verleden werden EPD s zelf ingericht en groeiden zij in de tijd door jaarlijks modules toe te voegen. Hierdoor kenmerken nieuwe EPD-implementaties zich door hogere kosten. DIGITALISERING VAN ZIEKENHUIZEN De ontwikkeling van digitalisering van ziekenhuizen kan ingedeeld worden naar een drietrapsraket, conform onderstaande figuur: 1 Substitutie bestaande processen: De eerste trap is de wereld van het digitaal vastleggen van gegevens vooral administratie en basaal dossier. Bijna 30% van de deelnemers bevindt zich nog hierin. 2 Nieuwe, betere processen: De tweede gaat over digitale dossiervoering en bijbehorende zorgprocessen waarmee die gegevens intern kunnen worden gedeeld. Met behulp van het EPD optimaliseren veel ziekenhuizen momenteel de kwaliteit en efficiency. Ruim 40% van de deelnemers bevindt zich in deze trap; het peloton. 3 Andere processen: En de derde trap is die waarmee het mogelijk wordt gemaakt digitale informatie te delen buiten de muren van het ziekenhuis, in de keten, bijvoorbeeld met de Impressiedocument ICT Benchmark Ziekenhuizen 2015

9 9/15 eerste lijn, of voor de patiënt via patiëntportalen. Een kleine 30% van deelnemers zit al in de derde trap en vormen daarmee de koplopers. hoog SUBSTITUTIE BESTAANDE PROCESSEN NIEUWE, BETERE PROCESSEN ANDERE PROCESSEN Anticiperen Bijv. intelligent gebruik maken van medisch datawarehouse Strategische waarde Transformeren Patiënt onderdelen eigen dossier laten onderhouden laag Automatiseren Bijv. automatisch genereren patiëntbrieven Informatiseren Bijv. digitaal dossier o.b.v. gestructureerde gegevens Concurreren Bijv. toepassen zorgpaden Figuur 5: EPD/ZIS-ontwikkeling PRIJS/PRESTATIE INZICHT Zorgkaart.nl 2 ICT-kosten per medewerker PACS volwassenheid 1 0 ICT-kosten als percentage van de omzet EPD dekkingsgraad ICT-volwassenheid Ziekenhuis X Patiëntportaal gemiddelde Figuur 6: prijs/prestatie inzicht met het VIVID-model 1 Een ziekenhuis kan met het VIVID-model in één oogopslag de prijs/prestatie-verhouding zien, zowel de eigen score als ten opzichte van het gemiddelde. Prijs is uitgedrukt in ICT-kosten per medewerker en ICT-kosten als percentage van de omzet. De prestatieniveaus worden bepaald door de scores op de Zorgkaart Nederland, PACS volwassenheid, EPD-dekkingsgraad, patiëntportaal en ICT-volwassenheid. 1 VIVID: Vergelijken voor Inzicht in ICT-kosten Versus ICT prestaties zoals ICT-volwassenheid en functionele Dekking in PACS, EPD en patiëntportaal. Impressiedocument ICT Benchmark Ziekenhuizen 2015

10 10/15 3 PERSONEELSKOSTEN EN PACS- VOLWASSENHEID NADER TOEGELICHT In dit hoofdstuk lichten we de onderdelen personeelskosten en PACS-volwassenheid uit de ICT benchmark nader toe. Ook geven we de top vijf van projecten voor boekjaar PERSONEELSKOSTEN Zoals in het eerste hoofdstuk te zien bedraagt de kostencomponent personeel 33% van de totale ICT kosten. Reden genoeg om in de wereld van de ICT medewerker te duiken. De ICT medewerker bij de deelnemende ziekenhuizen verdient op jaarbasis gemiddeld bijna ,-. Per ICT beheermedewerker worden gemiddeld 106 medewerkers bediend. Uiteraard bedient niet elke ICT beheermedewerker individueel 106 medewerkers, maar zijn de taken verdeeld. Het aantal beheerde werkplekken per ICT beheermedewerker bedraagt 142. Om de personeelskosten van ICT te analyseren maken we in de benchmark onderscheid tussen: Algemeen leidinggeven. Beleid. Ontwikkeling. Beheer. Projecten. Beheren telefonie. 3.2 TOP 5 VAN ICT-PROJECTEN Naast beheerwerkzaamheden spelen er ook in boekjaar 2014 weer veel projecten met een ICT component. De top vijf van projecten is: Top 5 ICT-projecten EVS PDMS EPD Werkplek/applicatie virtualisatie Storage Figuur 7: top 5 van ICT-projecten 3.3 PACS-VOLWASSENHEID Ook dit jaar blijken diverse deelnemers actief te zijn in projecten op het gebied van PACS (Picture Archiving & Communication System), PACS2 en ook steeds vaker met beeldenuitwisseling via IHE Impressiedocument ICT Benchmark Ziekenhuizen 2015

11 11/15 XDS. Omdat de investeringen in beeldvormende technologie fors kunnen zijn, nemen we de volwassenheid van de PACS-functionaliteit nader onder de loep. Aan de hand van het PACS Maturity Model 2 hebben we de PACS-volwassenheid uitgevraagd. Figuur 7: PACS-volwassenheid per ziekenhuis 2 De uitvraag is afgeleid van het PACS Maturity Model zoals beschreven in A systematic meta-analytic review on maturation and evolvability of PACS in the hospital enterprise in het International Journal of Medical Informatics, Impressiedocument ICT Benchmark Ziekenhuizen 2015

12 12/15 4 SCORES ICT-VOLWASSENHEID Eén onderdeel van de prijs/prestatie-meting is de analyse van de ICT-volwassenheid. De volwassenheid wordt aan de hand van 22 ICT-besturings en- beheerprocessen bepaald. Deze processen zijn samengesteld uit frameworks zoals Cobit, ITIL en BISL. De niveaus zijn gedefinieerd aan de hand van vijf volwassenheidsniveaus vergelijkbaar met CMM-niveaus. Aan de hand van het proces Gegevensbeheer (kwaliteit van data) geven we hieronder een voorbeeld van de daarbij gedefinieerde niveaus. 0: Dit proces bestaat niet. 1: Het gegevensbeheer is ad-hoc geregeld, voor meer dan 90% van de gegevenssets is bekend wie de beheerder is. 2: Het gegevensbeheer is eenduidig geregeld. De kwaliteit en integriteit van gegevens zijn gewaarborgd via procedures. Overdracht van gegevensbeheer is onderdeel van projecten. 3: De kwaliteit van gegevens wordt gemeten en er wordt duidelijk over gerapporteerd. De gegevens worden bijgewerkt en inhoudelijk verbeterd. De gegevensmodellen van applicaties zijn organisatiebreed in beeld. 4: Het beheerproces wordt geleidelijk verbeterd o.b.v. opgedane ervaringen. Er is een organisatiebreed gegevensmodel. 4.1 TOP 5 VAN ICT-VOLWASSENHEIDSPROCESSEN Een deel van de in de discussie hoog gescoorde processen scoort ook hoog in volwassenheid, zoals te zien in onderstaande top vijf van ICT-volwassenheidsprocessen. Impressiedocument ICT Benchmark Ziekenhuizen 2015

13 13/15 Top 5 ICT-volwassenheidsprocessen Gemiddelde score op een schaal van 5 1 Helpdesk 4, ICT-management en planvorming Informatiebeveiliging Wijzigingsbeheer Incident- en probleembeheer 4,1 3,8 3,8 4,0 Figuur 8: top 5 van ICT volwassenheidsprocessen Impressiedocument ICT Benchmark Ziekenhuizen 2015

14 14/15 5 ICT BENCHMARK 2016 Deze impressie is bedoeld om de lezer een indruk te geven van de resultaten die de ICT Benchmark oplevert. Bent u na het lezen van deze impressie geïnteresseerd geraakt in deelname aan de ICT Benchmark Ziekenhuizen 2016 of wilt u meer weten over de dienstverlening van M&I/Partners op het gebied van kosten/baten van ICT? Neemt u dan contact op met Antoon van Luxemburg (antoon.van.luxemburg@mxi.nl of ). 5.1 UITGEBREIDE RAPPORTAGE VOOR DEELNEMERS De totale rapportage van de ICT Benchmark is uitgebreider. Opgenomen vergelijkingen zijn onder andere: Prijs/prestatie inzicht EPD, PACS, patiëntinformatie, ICT volwassenheid en gemoeide formaties; dekkingsgraad (EPD-functionaliteit en -gebruik vs. softwarekosten) overall en per specialisme; toepassing patiëntportaal; volwassenheid ICT-afdeling; aantal ICT-werkplekken per medewerker en per ICT-medewerker; verdeling werkplekken naar afdelingen in het ziekenhuis; verdeling ICT-personeel over de disciplines; softwarekosten en bijbehorende functioneel beheer; overzicht van leveranciers, projecten. Hiernaast ontvangen deelnemers een persoonlijke bijlage waarin we de resultaten per ziekenhuis duiden en ingaan op de context van de individuele prijs/prestatie verhouding. De resultaten in deze impressie zijn geanonimiseerd. Het is niet mogelijk om op basis van dit materiaal de link te leggen naar een specifieke deelnemer. Nadrukkelijk wordt er op gewezen dat het in deze publicatie slechts gaat om een impressie van de resultaten. Impressiedocument ICT Benchmark Ziekenhuizen 2015

15 15/15 6 INHOUDSOPGAVE RAPPORT EN PERSOONLIJKE BIJLAGE Het rapport kent onderstaande hoofdstuk indeling: 1 Inleiding 1.1 Negende ronde ICT Benchmark Ziekenhuizen 1.2 Waarom benchmarken? 1.3 Deelnemende ziekenhuizen 1.4 Leeswijzer 2 Conclusies 3 Uitkomsten ICT Benchmark Ziekenhuizen op hoofdlijnen 3.1 Uitkomsten op hoofdlijnen 3.2 Ontwikkeling objecten: trends 3.3 Prijs/prestatie verhouding 4 Basis kengetallen 4.1 Beeld over de jaren heen 4.2 ICT-kosten per medewerker 4.3 ICT-kosten als percentage van de omzet 4.4 ICT-kosten per ICT-werkplek 4.5 Infrastructuurkosten per ICT-werkplek 4.6 Verdeling Softwarekosten 5 EPD-dekkingsgraad, PACS- ICT-volwassenheid en patiëntportaal 5.1 EPD-Dekkingsgraad 5.2 PACS-volwassenheid 5.3 ICT-volwassenheid 5.4 Patiëntportaal Bijlage 1 Kengetallen in detail Bijlage 2 Toelichting scores ICT-volwassenheid Bijlage 3 Methodiek en aanpak De persoonlijke bijlage per ziekenhuis bevat de volgende onderwerpen: algemene informatie. typering van ziekenhuis, inclusief aandachtspunten. benchmark kengetallen met gemiddelde: - ICT-kosten per ICT-werkplek - Infrastructuurkosten per ICT-werkplek - ICT-kosten per medewerker (fte) - ICT-kosten per medewerker (hoofd) - ICT-kosten als percentage van de omzet - ICT-werkplekken per medewerker prijs/prestatie-verhouding aan de hand van het VIVID-model verdieping ICT-volwassenheid eigen ingevulde cijfers Impressiedocument ICT Benchmark Ziekenhuizen 2015

16 Verbeteren door te vergelijken CONCLUSIES ICT BENCHMARK ZIEKENHUIZEN 2014 Sparrenheuvel 32, 3708 JE Zeist (030) info@mxi.nl Versie 01 / 20 januari 2015

17 IMPRESSIE ICT BENCHMARK ZIEKENHUIZEN 2014 Voor u ligt de impressie van de ICT Benchmark Ziekenhuizen Deze impressie is bedoeld om een indruk te geven van de benchmarkresultaten door inzage in enkele kengetallen en de inhoudsopgave van het algemene rapport. Naast het algemene rapport ontvangt iedere deelnemer aan de ICT Benchmark Ziekenhuizen een individueel rapport met daarin persoonlijke inzichten. Indien u vragen heeft dan staan wij u graag te woord.

18 INHOUDSOPGAVE 1 KENNISMAKING MET DE ICT BENCHMARK ZIEKENHUIZEN Achtste ronde ICT Benchmark Ziekenhuizen Verbeteren door vergelijken Het benchmarkmodel en proces Enkele resultaten: kosten verdeling en EPD dekkingsgraad 6 2 HOOFDCONCLUSIES De meest opmerkelijke resultaten 8 3 PERSONEELSKOSTEN EN PACS- VOLWASSENHEID NADER TOEGELICHT Personeelskosten Top 5 van ICT-projecten PACS-volwassenheid 10 4 SCORES ICT-VOLWASSENHEID Top 5 van ICT-volwassenheidsprocessen 12 5 ICT BENCHMARK Uitgebreide rapportage voor deelnemers 13 6 INHOUDSOPGAVE VAN HET RAPPORT EN DE PERSOONLIJKE BIJLAGE PER ZIEKENHUIS 14

19 4/15 1 KENNISMAKING MET DE ICT BENCHMARK ZIEKENHUIZEN ACHTSTE RONDE ICT BENCHMARK ZIEKENHUIZEN Voor u ligt een impressie van de rapportage naar aanleiding van de ICT Benchmark Ziekenhuizen 2014, over boekjaar 2013 (hierna: benchmark). Deze benchmark heeft in 2014 voor de achtste keer plaatsgevonden met onderstaande ziekenhuizen: Ziekenhuis Admiraal de Ruyter Ziekenhuis Amphia Ziekenhuis Ziekenhuis Bernhoven Deventer Ziekenhuis Gelre Ziekenhuizen Maasstad Ziekenhuis Rijnstate St. Anna Zorggroep De benchmark is ontwikkeld door M&I/Partners in samenwerking met een aantal van de deelnemende ziekenhuizen. De benchmark brengt de kosten en prestaties van ICT binnen ziekenhuizen in kaart op basis van een specifiek voor de branche ontwikkeld Total Cost of Ownership model (hierna: TCO-model). Belangrijk onderdeel van de benchmark zijn twee Rapport Verbeteren door vergelijken Versie 01 / 20 januari 2015

20 Prestatie/bat en van ICT Kwaliteit / Baten van ICT Kosten van ICT 5/15 inzichtbijeenkomsten voor de deelnemers waarin het verhaal achter de cijfers centraal staat. In maart start M&I/Partners de negende ronde van de ICT Benchmark Ziekenhuizen 1.2 VERBETEREN DOOR VERGELIJKEN Benchmarken is een manier om te kunnen verbeteren door te vergelijken met anderen, en op basis daarvan verbeterpunten in kaart te brengen. Daarbij gaat het om drie stappen: 1 plaatsbepaling: het in kaart brengen en het vergelijken van de eigen positie om vervolgens te vergelijken met de situatie van de andere organisaties; 2 (zelf)normering: het analyseren van de (eventuele) verschillen tussen de organisaties door inzicht te bieden en te begrijpen waaruit de verschillen bestaan; 3 op weg naar verbetering : het kunnen verbeteren en het verkrijgen van grip aan de hand van de informatie verworven tijdens het benchmarkproces. 1.3 HET BENCHMARKMODEL EN PROCES Het TCO-model gaat uit van een aantal te onderscheiden ICT-objecten (zie figuur 1) en geeft inzicht in het jaarlijkse kostenniveau voor het in stand houden en/of vervangen van de ICT-objecten. Het jaarlijkse kostenniveau wordt bepaald door de optelsom van de afschrijvingen en de exploitatiekosten. Het gehanteerde model geeft daarmee zicht op de jaarlijkse integrale ICTkosten. De deelnemende ziekenhuizen hebben op basis van het TCO-model de kosten in kaart gebracht. De resultaten hiervan zijn gevalideerd in een gesprek tussen het betreffende ziekenhuis en een adviseur van M&I/Partners voordat de gegevens zijn verwerkt in de rapportage. ICT-werkplek Software Datacommunicatie Servers & Storage Spraakcommunicatie Videocommunicatie Personeel Faciliteiten ICTvolwassenheid EPD dekkingsgraad PACS Maturity Model Figuur 1: TCO-model De benchmark richt zich niet alleen op ICT-kosten; ook de prestaties komen aan bod. Dit is in de vorm van: de ICT-volwassenheid, aan de hand van 22 ICT- besturings en- beheerprocessen; de volwassenheid van het EPD (EPD-dekkingsgraad); de volwassenheid van het gebruik van PACS (PACS-volwassenheid). Rapport Verbeteren door vergelijken Versie 01 / 20 januari 2015

21 6/ ENKELE RESULTATEN: KOSTEN VERDELING EN EPD DEKKINGSGRAAD Onderstaande figuur geeft de kostenverdeling op brancheniveau van de ICT-kosten over de verschillende kostencomponenten weer: Faciliteiten < 1% Werkplek 12% Personeel 30% Videocommunicatie < 1% Software 46% Spraak 4% 3% Servers & storage 5% Datacommunicatie Figuur 2: verdeling ICT-kosten op brancheniveau In bovenstaand figuur is te zien dat de meeste kosten in de categorieën software en personeel vallen, 76% van de totale kosten is voor software en personeel. De hardwarekosten (werkplek, datacommunicatie, servers & storage en faciliteiten) beslaan 20% van de totale ICT-kosten. In onderstaand figuur zien we de EPD-dekkingsgraad van de verschillende deelnemers: Figuur 3: EPD-dekkingsgraad Rapport Verbeteren door vergelijken Versie 01 / 20 januari 2015

22 7/15 2 HOOFDCONCLUSIES In december 2014 presenteerde M&I/Partners de resultaten van de ICT Benchmark Ziekenhuizen over boekjaar Uit de ICT Benchmark blijkt dat de ICT-kosten per medewerker zijn gestegen naar gemiddeld per jaar. Hieronder is de trend van de ICT-kosten per medewerker door de jaren heen te zien Figuur 4: Trend van ICT-kosten per medewerker door de jaren heen Geëxtrapoleerd naar sectorniveau betekenen de benchmark uitkomsten een bedrag van 750 miljoen euro aan jaarlijkse kosten voor het gebruik van ICT-middelen. Tegelijkertijd met de stijging van ICT-kosten per medewerker nam de benutting van ICT-middelen toe door verdere digitalisering van processen. De stijging van ICT-kosten vertaalde zich echter niet door naar hogere ICT-kosten per werkplek. Rapport Verbeteren door vergelijken Versie 01 / 20 januari 2015

23 8/ DE MEEST OPMERKELIJKE RESULTATEN Opnieuw stijging van het aantal ICT-werkplekken De stijging van ICT-kosten is niet terug te zien in de gemiddelde ICT-kosten per ICT-werkplek, omdat tegelijkertijd ook het aantal werkplekken opnieuw is gestegen. Het gemiddeld aantal werkplekken per medewerker bedraagt inmiddels 1,26. Hogere kostenniveaus door big bang scenario voor EPD/ZIS implementatie Bij deelnemers die recent een nieuwe EPD/ZIS aanschaften en implementeerden zien we frequenter een big bang live gang en ook activering van de investeringskosten. Dit leidt er toe dat deelnemers met een nieuw EPD/ZIS hogere afschrijvingen en dus hogere ICT-kosten hebben. Hogere functioneel beheerformatie door digitalisering Hiernaast zien dat ziekenhuizen, door de toenemende digitale werkwijze, de functioneel beheerformatie fors uitbreiden. De hogere exploitatiekosten die met de steeds verdere uitrol van EPD/ZIS in de branche gepaard gaan, zien we dan ook vooral terug in hogere personeelskosten. Prijs/prestatie-verhouding zichtbaar In deze ronde is een nieuw diagram toegevoegd in het VIVID -model wat in één oogopslag inzicht biedt in de prijs/prestatie-scores van een ziekenhuis. Hieronder is een voorbeeld opgenomen hiervan. Prijs/prestatie-verhouding ICT-kosten per ICT-medewerker (in fte) Voorbeeld Ziekenhuis Gemiddelde Zorgkaart NL 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0 ICT-kosten als percentage van de omzet ICT-volwassenheid PACS Maturity EPD-dekkingsgraad Figuur 5: prijs/prestatie inzicht met het VIVID-model Een ziekenhuis kan met het VIVID-model voortaan in één oogopslag de prijs/prestatieverhouding zien, zowel de eigen score als ten opzichte van het gemiddelde. Prijs is uitgedrukt in ICT-kosten per medewerker en ICT-kosten als percentage van de omzet. De prestatieniveaus worden bepaald door de scores op de Zorgkaart Nederland, ICT-volwassenheid, EPD-dekkingsgraad en PACS-maturity. Rapport Verbeteren door vergelijken Versie 01 / 20 januari 2015

24 9/15 3 PERSONEELSKOSTEN EN PACS- VOLWASSENHEID NADER TOEGELICHT In dit hoofdstuk lichten we de onderdelen personeelskosten en PACS-volwassenheid uit de ICT benchmark nader toe. Ook geven we de top vijf van projecten voor boekjaar PERSONEELSKOSTEN Zoals in het eerste hoofdstuk te zien bedraagt de kostencomponent personeel 30% van de totale ICT kosten. Reden genoeg om in de wereld van de ICT medewerker te duiken. De ICT medewerker bij de deelnemende ziekenhuizen verdient op jaarbasis gemiddeld ruim ,-. Per ICT beheermedewerker worden gemiddeld 121 medewerkers bediend. Uiteraard bedient niet elke ICT beheermedewerker individueel 121 medewerkers, maar zijn de taken verdeeld. Het aantal beheerde werkplekken per ICT beheermedewerker bedraagt 158. Om de personeelskosten van ICT te analyseren maken we in de benchmark onderscheid tussen: Algemeen leidinggeven. Beleid. Ontwikkeling. Beheer. Projecten. Beheren telefonie. 3.2 TOP 5 VAN ICT-PROJECTEN Naast beheerwerkzaamheden spelen er ook in boekjaar 2013 weer veel projecten met een ICT component. De top vijf van projecten is: EPD PACS EN PACS2 EVS Invoering/vervanging werkplek Datawarehouse Figuur 6: top 5 van ICT-projecten Rapport Verbeteren door vergelijken Versie 01 / 20 januari 2015

25 / PACS-VOLWASSENHEID Ook dit jaar blijken diverse deelnemers actief te zijn in projecten op het gebied van PACS (Picture Archiving & Communication System), PACS2 en ook steeds vaker met beeldenuitwisseling via IHE XDS. Omdat de investeringen in beeldvormende technologie fors kunnen zijn, nemen we de volwassenheid van de PACS-functionaliteit nader onder de loep. Aan de hand van het PACS Maturity Model 1 hebben we de PACS-volwassenheid uitgevraagd. H G F E D C B A H G F E D C B A H H G G F F E E D D C C B B A A Figuur 7: PACS-volwassenheid per ziekenhuis 1 De uitvraag is afgeleid van het PACS Maturity Model zoals beschreven in A systematic meta-analytic review on maturation and evolvability of PACS in the hospital enterprise in het International Journal of Medical Informatics, Rapport Verbeteren door vergelijken Versie 01 / 20 januari 2015

26 11/15 4 SCORES ICT-VOLWASSENHEID Eén onderdeel van de prijs/prestatie-meting is de analyse van de ICT-volwassenheid. De volwassenheid wordt aan de hand van 22 ICT-besturings en- beheerprocessen bepaald. Deze processen zijn samengesteld uit frameworks zoals Cobit, ITIL en BISL. De niveaus zijn gedefinieerd aan de hand van vijf volwassenheidsniveaus vergelijkbaar met CMM-niveaus. Aan de hand van het proces Gegevensbeheer (kwaliteit van data) geven we hieronder een voorbeeld van de daarbij gedefinieerde niveaus. 0: Dit proces bestaat niet. 1: Het gegevensbeheer is ad-hoc geregeld, voor meer dan 90% van de gegevenssets is bekend wie de beheerder is. 2: Het gegevensbeheer is eenduidig geregeld. De kwaliteit en integriteit van gegevens zijn gewaarborgd via procedures. Overdracht van gegevensbeheer is onderdeel van projecten. 3: De kwaliteit van gegevens wordt gemeten en er wordt duidelijk over gerapporteerd. De gegevens worden bijgewerkt en inhoudelijk verbeterd. De gegevensmodellen van applicaties zijn organisatiebreed in beeld. 4: Het beheerproces wordt geleidelijk verbeterd o.b.v. opgedane ervaringen. Er is een organisatiebreed gegevensmodel. In één van de kringbijeenkomsten is gediscussieerd over de vraag: Welke processen zijn nu belangrijk in relatie tot beheersbaarheid van ICT kosten en hoe kom je tot het optimale rendement tussen kosten/baten van ICT? Rapport Verbeteren door vergelijken Versie 01 / 20 januari 2015

27 12/15 Uit de discussie kwamen onderstaande volgende processen, uitgesplitst naar strategisch, tactisch en operationeel, in relatie tot kosten/baten-rendement als meest zwaarwegend naar voren. Proces Strategisch Tactisch Operationeel ICT management en *** planvorming Gebruik van Service Levels ** (SLA's) naar eindgebruikers ICT performance en *** capaciteitsmanagement Beheersbaarheid van **** werkzaamheden en capaciteitsplanning Projectmatig werken *** *** ** Architectuur ** Gegevensbeheer (kwaliteit * ** van data) Governance ** In de scores is duidelijk terug te zien dat het succesvol uitvoeren van projecten en operationele werkzaamheden zwaar wegen in de beheersbaarheid van ICT-kosten en het komen tot optimaal rendement van ICT. Hiernaast worden ook management en beleidsmatige processen zoals governance, ICT-management, planvorming en architectuur gezien als belangrijk. 4.1 TOP 5 VAN ICT-VOLWASSENHEIDSPROCESSEN Een deel van de in de discussie hoog gescoorde processen scoort ook hoog in volwassenheid, zoals te zien in onderstaande top vijf van ICT-volwassenheidsprocessen Helpdesk ICT-management en planvorming Informatiebeveiliging Wijzigingsbeheer Incident- en probleembeheer 4,00 3,50 3,50 3,50 3,38 Figuur 8: top 5 van ICT volwassenheidsprocessen Rapport Verbeteren door vergelijken Versie 01 / 20 januari 2015

28 13/15 5 ICT BENCHMARK 2015 Deze impressie is bedoeld om de lezer een indruk te geven van de resultaten die de ICT Benchmark oplevert. Bent u na het lezen van deze impressie geïnteresseerd geraakt in deelname aan de ICT Benchmark Ziekenhuizen 2015 of wilt u meer weten over de dienstverlening van M&I/Partners op het gebied van kosten/baten van ICT? Neemt u dan contact op met Sanneke van der Linden (sanneke.van.der.linden@mxi.nl of ). 5.1 UITGEBREIDE RAPPORTAGE VOOR DEELNEMERS De totale rapportage van de ICT Benchmark is uitgebreider. Opgenomen vergelijkingen zijn onder andere: dekkingsgraad (EPD-functionaliteit en -gebruik versus softwarekosten) overall en per specialisme; volwassenheid ICT-afdeling; aantal ICT-werkplekken per medewerker en per ICT-medewerker; verdeling werkplekken naar afdelingen in het ziekenhuis; verdeling ICT-personeel over de disciplines; softwarekosten en bijbehorende functioneel beheer; omzet per werkplek, medewerker en dergelijke; overzicht van leveranciers, projecten. Hiernaast ontvangen deelnemers een persoonlijke bijlage waarin we de resultaten per ziekenhuis duiden en ingaan op de context van de individuele prijs/prestatie verhouding. De resultaten in deze impressie zijn geanonimiseerd. Het is niet mogelijk om op basis van dit materiaal de link te leggen naar een specifieke deelnemer. Nadrukkelijk wordt er op gewezen dat het in deze publicatie slechts gaat om een impressie van de resultaten. Rapport Verbeteren door vergelijken Versie 01 / 20 januari 2015

29 14/15 6 INHOUDSOPGAVE VAN HET RAPPORT EN DE PERSOONLIJKE BIJLAGE PER ZIEKENHUIS Het rapport kent onderstaande hoofdstuk indeling: 1 INLEIDING 1.1 Achtste ronde ICT Benchmark Ziekenhuizen 1.2 Waarom benchmarken 1.3 Deelnemende ziekenhuizen 1.4 Leeswijzer 2 CONCLUSIES 3 UITKOMSTEN ICT-BENCHMARK ZIEKENHUIZEN 3.1 Uitkomsten op hoofdlijnen 3.2 Ontwikkeling objecten: trends 4 BASISKENGETALLEN 4.1 Beeld over de jaren heen 4.2 ICT-kosten per medewerker 4.3 ICT-kosten als percentage van de omzet 4.4 ICT-kosten per ICT-werkplek 4.5 Infrastructuurkosten per medewerker 4.6 Infrastructuurkosten per ICT-werkplek 4.7 Verdeling Softwarekosten 5 EPD-DEKKINGSGRAAD EN PACS EN ICT VOLWASSENHEID 5.1 EPD Dekkingsgraad 5.2 PACS volwassenheid 5.3 ICT volwassenheid Bijlage 1 Kengetallen op detailniveau Bijlage 2 Toelichting scores ICT-volwassenheid Bijlage 3 Methodiek en aanpak De persoonlijke bijlage bevat de volgende onderwerpen: Algemene informatie. Typering van uw ziekenhuis, inclusief aandachtspunten. Benchmark kengetallen met gemiddelde: - Verdeling ICT-kosten ten opzichte van gemiddeld - ICT kosten per ICT-werkplek - Infrastructuurkosten per ICT-werkplek - ICT-kosten per medewerker (fte) - ICT-kosten per medewerker (hoofd) - ICT-kosten als percentage van de omzet - ICT-werkplekken per medewerker Prijs/prestatie-verhouding aan de hand van het VIVID-model Trendontwikkeling: Rapport Verbeteren door vergelijken Versie 01 / 20 januari 2015

30 15/15 - Omzet- en ICT-kostenontwikkeling - Ontwikkeling ICT-kostencomponenten - Ontwikkeling kengetallen - Ontwikkeling aantal werkplekken en EPD-dekkingsgraad - Ontwikkeling ICT-formatie Eigen ingevulde cijfers Rapport Verbeteren door vergelijken Versie 01 / 20 januari 2015

31 Verbeteren door te vergelijken CONCLUSIES ICT BENCHMARK ZIEKENHUIZEN 2013 Versie 01 / 15 april 2014

32 IMPRESSIE ICT BENCHMARK ZIEKENHUIZEN 2013 Voor u ligt de impressie van de ICT Benchmark Ziekenhuizen Deze impressie is bedoeld om een indruk te geven van de benchmarkresultaten door inzage in enkele kengetallen en de inhoudsopgave van het algemene rapport. Naast het algemene rapport ontvangt iedere deelnemer aan de ICT Benchmark Ziekenhuizen een individueel rapport met daarin persoonlijke inzichten. Indien u vragen heeft dan staan wij u graag te woord.

33 INHOUDSOPGAVE 1 KENNISMAKING MET DE ICT BENCHMARK ZIEKENHUIZEN Zevende ronde ICT Benchmark Ziekenhuizen Verbeteren door vergelijken Het benchmarkmodel en proces Enkele resultaten: kosten verdeling en EPD dekkingsgraad 6 2 ICT KOSTEN ALS PERCENTAGE VAN DE ZIEKENHUISOMZET 7 3 PERSONEELSKOSTEN EN PACS- VOLWASSENHEID NADER TOEGELICHT 9 4 KOSTENKOMPAS EN PROFIELEN VAN ICT-MANAGERS 11 5 ICT BENCHMARK INHOUDSOPGAVE VAN HET RAPPORT EN DE PERSOONLIJKE BIJLAGE PER ZIEKENHUIS 15

34 4/16 1 KENNISMAKING MET DE ICT BENCHMARK ZIEKENHUIZEN ZEVENDE RONDE ICT BENCHMARK ZIEKENHUIZEN Voor u ligt een impressie van de rapportage naar aanleiding van de ICT Benchmark Ziekenhuizen 2013, over boekjaar 2012 (hierna: benchmark). Deze benchmark heeft in 2013 voor de zevende keer plaatsgevonden met onderstaande ziekenhuizen: Ziekenhuis Albert Schweitzer Ziekenhuis Amphia Ziekenhuis BovenIJ Ziekenhuis Diakonessenhuis Utrecht, Zeist en Doorn Jeroen Bosch Ziekenhuis Máxima Medisch Centrum Spaarne Ziekenhuis De benchmark is ontwikkeld door M&I/Partners in samenwerking met een aantal van de deelnemende ziekenhuizen. De benchmark brengt de kosten en prestaties van ICT binnen ziekenhuizen in kaart op basis van een specifiek voor de branche ontwikkeld Total Cost of Ownership model (hierna: TCO-model). Rapport Verbeteren door vergelijken Versie 01 / 15 april 2014

35 5/ VERBETEREN DOOR VERGELIJKEN Benchmarken is een manier om te kunnen verbeteren door te vergelijken met anderen, en op basis daarvan verbeterpunten in kaart te brengen. Daarbij gaat het om drie stappen: 1 Plaatsbepaling: het in kaart brengen en het vergelijken van de eigen positie om vervolgens te vergelijken met de situatie van de andere organisaties. 2 (Zelf)normering: het analyseren van de (eventuele) verschillen tussen de organisaties door inzicht te bieden en te begrijpen waaruit de verschillen bestaan. 3 Op weg naar verbetering : het kunnen verbeteren en het verkrijgen van grip aan de hand van de informatie verworven tijdens het benchmarkproces. 1.3 HET BENCHMARKMODEL EN PROCES Het TCO-model gaat uit van een aantal te onderscheiden ICT-objecten (zie Figuur 1) en geeft inzicht in het jaarlijkse kostenniveau voor het in stand houden en/of vervangen van de ICT-objecten. Het jaarlijkse kostenniveau wordt bepaald door de optelsom van de afschrijvingen en de exploitatiekosten. Het gehanteerde model geeft daarmee zicht op de jaarlijkse integrale ICTkosten. De deelnemende ziekenhuizen hebben op basis van het TCO-model de kosten in kaart gebracht. De resultaten hiervan zijn gevalideerd in een gesprek tussen het betreffende ziekenhuis en een adviseur van M&I/Partners voordat de gegevens zijn verwerkt in de rapportage. ICT-werkplek Software Datacommunicatie Servers & Storage Kosten van ICT Spraakcommunicatie Videocommunicatie Personeel Faciliteiten Kwaliteit Prestatie/bat / Baten van ICT ICT ICTvolwassenheid EPD dekkingsgraad PACS Maturity Model Figuur 1: TCO-model De benchmark richt zich niet alleen op ICT-kosten; ook de prestaties komen aan bod. Dit is in de vorm van: De ICT-volwassenheid, aan de hand van 22 ICT- besturings en- beheerprocessen. De volwassenheid van het EPD (EPD dekkingsgraad). De volwassenheid van het gebruik van PACS (PACS-volwassenheid). Rapport Verbeteren door vergelijken Versie 01 / 15 april 2014

36 6/ ENKELE RESULTATEN: KOSTEN VERDELING EN EPD DEKKINGSGRAAD Onderstaande figuur geeft de kostenverdeling op brancheniveau van de ICT-kosten over de verschillende kostencomponenten weer: Figuur 2: verdeling ICT-kosten op brancheniveau Opvallend is dat de verdeling van de ICT kosten over de 8 componenten redelijk stabiel blijft door de jaren heen. De dit ondanks een toename van beschikbare functionaliteit in software, zoals o.a. te zien is in de EPD dekkingsgraad. Dit wordt weergegeven in onderstaande figuur: specialismen E A 4 21 specialismen D B C D Gebruik specialismen G 21 specialismen B 23 specialismen C 24 specialismen A E F G 1 24 specialismen F Functionaliteit Figuur 3: EPD dekkingsgraad Rapport Verbeteren door vergelijken Versie 01 / 15 april 2014

37 2 ICT KOSTEN ALS PERCENTAGE VAN DE ZIEKENHUISOMZET De NVZ geeft in haar brancherapport 1 zorg loont aan dat de omzet van algemene ziekenhuizen (A- en B-segment) in 2012 zo n 0,4% is gegroeid. Deze hogere omzet zorgt niet voor een dempend effect op het percentage van de omzet dat aan ICT wordt gespendeerd. Voor het boekjaar 2012 loopt dit voor de deelnemende ziekenhuizen aan de ICT Benchmark op 4,57%. Oftewel 0,18% hoger dan vorig jaar en in absolute zin een hogere stijging omdat immers de omzet van de ziekenhuizen gemiddeld ook gestegen is. Deze stijging is te verklaren door de blijvende trend van digitalisering en automatisering binnen de ziekenhuizen. Ook komen steeds meer toepassingen binnen het domein van de ICT afdeling, denk bv aan persoonsalarmering of medische technologie met een ICT component. Correctie voor inflatie Zou men de omzet van ziekenhuizen corrigeren voor inflatie, dan hebben de ICT afdelingen de bestedingen kunnen beheersen. De omzet van ziekenhuizen, gecorrigeerd voor inflatie, daalt immers en omdat te veronderstellen is dat ICT uitgaven onderhevig zijn aan inflatie, heeft men deze prijsverhogingen dus goed kunnen beteugelen. 1 Zie Rapport Verbeteren door vergelijken Versie 01 / 15 april 2014

38 Trend door de jaren heen In onderstaande figuur is een globaal stijgende trend te zien in het percentage van ziekenhuisomzetten dat aan ICT besteed wordt. Figuur 4: Trendontwikkeling ICT-kosten als percentage van de omzet Rapport Verbeteren door vergelijken Versie 01 / 15 april 2014

39 3 PERSONEELSKOSTEN EN PACS- VOLWASSENHEID NADER TOEGELICHT In dit hoofdstuk lichten we twee onderdelen uit de ICT benchmark nader toe. Personeelskosten Zoals in het eerste hoofdstuk te zien bedraagt de kostencomponent personeel 31% van de totale ICT kosten. Reden genoeg om in de wereld van de ICT medewerker te duiken. De ICT medewerker bij de deelnemende ziekenhuizen verdient op jaarbasis gemiddeld ruim ,- en beheert gemiddeld 46 werkplekken. Uiteraard beheert niet elke ICT medewerker individueel 46 werkplekken, maar zijn de taken verdeeld. In het ICT benchmarkmodel maken we onderscheid tussen: Beheren telefonie. Ontwikkeling. Beheer. Projecten. Beleid. Algemeen leidinggeven. In onderstaande figuur is de relatieve omvang per functiegebied te zien. Figuur 5: Relatieve omvang functioneel beheer Rapport Verbeteren door vergelijken Versie 01 / 15 april 2014

40 PACS-volwassenheid Ook dit jaar blijken diverse deelnemers actief te zijn in projecten op het gebied van PACS (Picture Archiving & Communication System), PACS2 en zelfs beeldenuitwisseling via IHE XDS. Omdat bijna de helft van de deelnemers hierin investeert, nemen we de volwassenheid van de PACS functionaliteit nader onder de loep. Aan de hand van het PACS Maturity Model 2 hebben we de PACS-volwassenheid uitgevraagd en werd gekomen tot de volgende scores. G F E D C B A G F E D C B A G F E D C B A Figuur 6: PACS-volwassenheid 2 De uitvraag is afgeleid van het PACS Maturity Model zoals beschreven in A systematic meta-analytic review on maturation and evolvability of PACS in the hospital enterprise in het International Journal of Medical Informatics, Rapport Verbeteren door vergelijken Versie 01 / 15 april 2014

41 4 KOSTENKOMPAS EN PROFIELEN VAN ICT MANAGERS Elk jaar gaan we de ICT Benchmark in twee kringbijeenkomsten nader in op de cijfers en het verhaal daarachter. Dit jaar hebben we in de tweede kringbijeenkomst verbanden gezocht tussen het profiel van de ICT manager aan het roer, de koers die hij of zij vaart en het niveau van de ICT kosten. Voor het profiel van de ICT manager is gewerkt met het model uit het artikel Toward a new theory of the contribution of the IT function in organizations uit MIS Quarterly waarin 5 theoretische profielen worden gegeven: Rapport Verbeteren door vergelijken Versie 01 / 15 april 2014

42 Figuur 7: Theoretische profielen ICT-manager Vanuit de aanname dat elk profiel een eigen dominante koers qua bestedingen, is het kostenkompas gepresenteerd: Business eisen aan ICT dienstverlening Customer Intimacy Operational excellence Samenwerken Kostenreductie Veranderbereidheid organisatie Vernieuwen Optimaliseren Kwaliteit van middelen en personeel Groei Uitnutten Innovatie Financiële ruimte Figuur 8: Kostenkompas Binnen het krachtenveld vanuit de organisatie (de eisen aan ICT, de beschikbare middelen e.d.) moet de ICT manager zijn koers bepalen. Bij sommige deelnemers aan de ICT Benchmark zien we zodoende een dominante koers op rechts, waarbij ICT zo lang mogelijk wordt benut en wordt Rapport Verbeteren door vergelijken Versie 01 / 15 april 2014

43 gestuurd op het uitnutten van de functionaliteit. In andere ziekenhuizen zien we meer aandacht voor innovatie en vernieuwing en moet functionaliteit soms simpelweg nog aangeschaft worden. Uiteraard kan de koers per onderdeel van de ICT huishouding afwijken. Men kan bijvoorbeeld tegelijk de serverinfrastructuur zoveel mogelijk uitnutten, kosten reduceren op het applicatieportfolio en vernieuwen in spraak- en videocommunicatie. De ICT managers gebruiken in die projecten dan ook onderdelen uit de verschillende profielen, om te komen tot een goed en succesvol resultaat. Rapport Verbeteren door vergelijken Versie 01 / 15 april 2014

44 5 ICT BENCHMARK 2014 Deze impressie is bedoeld om de lezer een indruk te geven van de resultaten die de ICT Benchmark oplevert. Bent u na het lezen van deze impressie geïnteresseerd geraakt in deelname aan de ICT Benchmark Ziekenhuizen 2014 of wilt u meer weten over de dienstverlening van M&I/Partners op het gebied van kosten/baten van ICT? Neemt u dan contact op met Sanneke van der Linden (sanneke.van.der.linden@mxi.nl of ). Uitgebreide rapportage voor deelnemers De totale rapportage van de ICT Benchmark is uitgebreider. Opgenomen vergelijkingen zijn o.a. Dekkingsgraad (EPD-functionaliteit en -gebruik versus softwarekosten) overall en per specialisme. Volwassenheid ICT-afdeling. Aantal ICT-werkplekken per medewerker en per ICT-medewerker. Verdeling werkplekken naar afdelingen in het ziekenhuis. Verdeling ICT-personeel over de disciplines. Softwarekosten en bijbehorende functioneel beheer. Omzet per werkplek, medewerker en dergelijke. Overzicht van leveranciers, projecten. Hiernaast ontvangen deelnemers een persoonlijke bijlage. De resultaten in deze impressie zijn geanonimiseerd. Het is niet mogelijk om op basis van dit materiaal de link te leggen naar een specifieke deelnemer. Nadrukkelijk wordt er op gewezen dat het in deze publicatie slechts gaat om een impressie van de resultaten. Rapport Verbeteren door vergelijken Versie 01 / 15 april 2014

45 6 INHOUDSOPGAVE VAN HET RAPPORT EN DE PERSOONLIJKE BIJLAGE PER ZIEKENHUIS Het rapport kent onderstaande hoofdstuk indeling. Inleiding. - Zevende ronde ICT Benchmark Ziekenhuizen Waarom benchmarken. - Deelnemende ziekenhuizen. - Nieuw in de ICT Benchmark Ziekenhuizen Leeswijzer. Conclusies. Uitkomsten ICT Benchmark Ziekenhuizen Bevindingen M&I/PARTNERS. - Ontwikkeling objecten: Trends. Basiskengetallen ICT Benchmark Ziekenhuizen 2013 nader toegelicht. - ICT-kosten per ICT-werkplek. - Infrastructuurkosten per ICT-werkplek. - ICT-kosten per medewerker. - ICT-kosten als percentage van de omzet. - Verdeling softwarekosten. PACS- en ICT-volwassenheid en dekkingsgraad EPD. - EPD dekkingsgraad. - PACS-volwassenheid. - ICT-volwassenheid. Bijlage A: Kengetallen op detailniveau. Bijlage B: Dekkingsgraad per ziekenhuis per specialisme.. Bijlage C: Toelichting scores ICT-volwassenheid. Bijlage D: Methodiek en aanpak. Bijlage E: Persoonlijke bijlage. Rapport Verbeteren door vergelijken Versie 01 / 15 april 2014

46 De persoonlijke bijlage bevat de volgende onderwerpen: Algemene informatie. Typering van uw ziekenhuis, inclusief aandachtspunten. Benchmark kengetallen met gemiddelde: - Verdeling ICT-kosten ten opzichte van gemiddeld - ICT kosten per ICT-werkplek - Infrastructuurkosten per ICT-werkplek - ICT-kosten per medewerker (fte) - ICT-kosten per medewerker (hoofd) - ICT-kosten als percentage van de omzet - ICT-werkplekken per medewerker Trendontwikkeling: - Omzet- en ICT-kostenontwikkeling - Ontwikkeling ICT-kostencomponenten - Ontwikkeling kengetallen - Ontwikkeling aantal werkplekken en EPD-dekkingsgraad - Ontwikkeling ICT-formatie Eigen ingevulde cijfers Rapport Verbeteren door vergelijken Versie 01 / 15 april 2014

47 Verbeteren door te vergelijken CONCLUSIES ICT BENCHMARK ZIEKENHUIZEN 2012 Sparrenheuvel 32, 3708 JE Zeist (030) offertebureau@mxi.nl

48 Inhoudsopgave 1 Daling ICT-kosten, ten koste van dekkingsgraad 3 2 ICT-kosten en omzet houden gelijke trend 5 3 Stijging softwarekosten primair proces zet door 6 4 TCO-reductietips en PACS/PACS-2-ontwikkelingen 7 5 Meer over de ICT Benchmark Ziekenhuizen Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2012 Pagina 2 van 9 Versie 02 november 2012

49 1 Daling ICT-kosten, ten koste van dekkingsgraad Uit de ICT Benchmark 2012, boekjaar 2011, (hierna ICT Benchmark) en eerdere edities ontstaat het volgende beeld: Kengetal ICT-kosten per ICT-werkplek ICT-kosten per medewerker (in fte) ICT-infrastructuurkosten per ICTwerkplek ICT-kosten als percentage van de omzet 4,4% 4,5% 4,3% 4,1% 4,4% 4,2% Figuur 1: de kengetallen in meerjarenperspectief De stijging van de ICT-kosten (uitgedrukt per ICT-werkplek en per medewerker (in fte)) door de jaren heen werd veroorzaakt door verdergaande digitalisering van de primaire en ondersteunende zorgprocessen. Waar in voorgaande jaren een daling van de ICT-kosten per ICT-werkplek zichtbaar veroorzaakt werd door een stijging van de aantallen ICT-werkplekken, zijn dit jaar ten opzichte van vorig jaar het aantal werkplekken en de kosten per werkplek gedaald. Dit betekent dat de ICT-kosten voor de deelnemende ziekenhuizen dit jaar verhoudingsgewijs lager zijn dan die van vorig jaar. Figuur 2 geeft de ontwikkeling van het aantal ICT-werkplekken per medewerker (in fte) weer: Kengetal ICT-werkplekken per medewerker 1,17 1,18 1,06 0,96 0,88 0,86 Stijging ten opzichte van voorgaand -1% 11% 10% 9% 2% nvt jaar Stijging ten opzichte van boekjaar % 37% 23% 12% 2% Figuur 2: de ontwikkeling van de ICT-werkplekken per medewerker De verhoudingsgewijze daling in ICT-kosten dient te worden afgezet tegen de dekkingsgraad van de deelnemende ziekenhuizen. Bij de dekkingsgraad wordt gemeten in hoeverre de primaire en ondersteunende zorgprocessen worden ondersteund door de inzet van ICTmiddelen. De dekkingsgraad van dit jaar was lager dan die van vorig jaar, respectievelijk een gemiddelde functionele dekkingsgraad van 2,04 tegenover 2,73 in Deze lagere dekkingsgraad kan een verklaring zijn voor een verhoudingsgewijs lager kostenniveau in de huidige ICT Benchmark. Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2012 Pagina 3 van 9 Versie 02 november 2012

50 Gebruik Het dekkingsgraadmodel geeft inzicht in de verhouding tussen kosten en baten van ICT en zet drie zaken tegen elkaar uit: 1. De kosten. Dit is in onderstaand figuur vertaald naar de grootte van de cirkels: een grotere cirkel betekent meer kosten aan applicaties binnen het primaire proces. 2. De baten in de zin van hoeveel partijen in het zorgproces ondersteund worden met EPD en aanverwante functionaliteiten ( gebruik ). De schaal start met het aanbieden van een kerndossier en gaat tot regionale/landelijke ontsluiting (buiten het ziekenhuis). De schaal loopt van 0 tot De baten in de zin van hoeveel EPD en aanverwante functionaliteit er aan de gebruikers in het zorgproces wordt aangeboden ( functionaliteit ). De schaal die hierbij gebruikt wordt is gebaseerd op het Gartner 5 generaties van EPD-model. Per hogere generatie loopt de hoeveelheid beschikbare functionaliteit verder op en ondersteunt deze steeds beter de processen. De schaal voor functionaliteit start bij de kijkdoos en loopt tot het EPD als Decision Support Systeem bij het ondersteunen van de processen. De schaal loopt van 0 tot 5. Figuur 3 geeft de uitkomsten van de meting van de dekkingsgraad per ziekenhuis weer. Functionaliteit Figuur 3: dekkingsgraad per ziekenhuis Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2012 Pagina 4 van 9 Versie 02 november 2012

51 2 ICT-kosten en omzet houden gelijke trend Hoewel de ICT-kosten zijn gedaald, is de ontwikkeling van het kengetal ICT-kosten als percentage van de omzet stabiel. De uitkomsten van dit kengetal bewegen zich de afgelopen jaren tussen 4,0 en 4,5%. Zie daarvoor figuur 4: het verloop van de ICT-kosten als percentage van de omzet. Uit figuur 4 blijkt dat het kengetal ICT-kosten als percentage van de omzet de afgelopen vijf jaar stabiel blijft, bij stijgende ICT-kosten. Dat betekent dat de afgelopen vijf jaar de omzet meestijgt met de ICT-kosten. 6,00% 5,00% 4,00% 3,00% F i ICT kosten als percentage van de omzet 2,00% g Figuur 4: het verloop van de ICT-kosten als percentage van de omzet Per ziekenhuis zijn verschillen zichtbaar, zie daarvoor figuur 5. 8,00% 7,00% 6,00% 5,00% 4,00% 3,00% 8. Faciliteiten 7. Personeel 6. Videocommunicatie 5. Spraak 4. Servers 3. Datacomm 2. Software 1. Werkplek Gemiddelde 2,00% 1,00% 0,00% A B C D E F G H I J Figuur 5: ICT-kosten als percentage van de omzet (beeld van de deelnemende ziekenhuizen in 2012) Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2012 Pagina 5 van 9 Versie 02 november 2012

52 3 Stijging softwarekosten primair proces zet door In de voorgaande jaren is een stijging zichtbaar van de softwarekosten voor het primair zorgproces. Het gaat hierbij dan om de verdere implementatie van Elektronische Patiënten Dossiers (EPD), maar ook om PACS/PACS-2 invoering en de introductie van het Elektronisch Verpleeg dossier (EVD). Daarnaast worden applicaties in ziekenhuizen in verdergaande mate aan elkaar gekoppeld en is medische techniek steeds meer gebaseerd op reguliere ICTmiddelen. Deze ontwikkelingen betekenen hogere softwarekosten, waar verwachte kwaliteit- en procesvoordelen tegenover staan. Figuur 6 geeft de software per toepassingsgebied weer. Figuur 6: gemiddelde verhoudingen softwarekosten per toepassingsgebied De softwarekosten van primaire zorgprocesapplicaties betreffen 32% van de totale softwarekosten. Indien de softwarekosten voor medische ondersteuning (onder andere apotheek, laboratorium) worden meegerekend, dan ligt het percentage op 62%. Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2012 Pagina 6 van 9 Versie 02 november 2012

53 4 TCO-reductietips en PACS/PACS-2- ontwikkelingen TCO-reductietips Eén van de onderdelen van ICT Benchmark zijn de kringbijeenkomsten met de deelnemers aan de benchmark. In deze bijeenkomsten worden actuele thema s besproken en worden tips en best practices uitgewisseld. Evenals voorgaand jaar is aandacht besteed aan tips voor het reduceren van de ICT-kosten ( TCO-reductietips ). Met behulp van het IT Cost Containment Techniques Framework van Gartner hebben de deelnemers een top 4 van kostenbeheersing maatregelen opgesteld. Standaardiseren applicaties de meest relevante tip De vier TCO-reductietips die door de deelnemers als het meest relevant zijn aangemerkt, zijn: 1. Doorbelasten 2. IT governance 3. Standaardisatie applicaties 4. Standaardisatie infrastructuur Het verwachte effect van doorbelasting is dat doordat de afnemer invloed heeft op de hoogte van de kosten de vraag wordt gereguleerd waardoor minder wordt afgenomen en de algehele ICT-kosten dalen. Als verwachte effecten van het standaardiseren van het applicatielandschap worden het rationaliseren van de applicatieportefeuille (en daarmee kostendaling) genoemd evenals de verdere uitnutting van de functionaliteiten van de bestaande applicaties. Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2012 Pagina 7 van 9 Versie 02 november 2012

54 PACS/PACS-2-ontwikklingen Sinds vorig jaar is het PACS Maturity Model in de ICT Benchmark opgenomen. Dit model is ontleend aan wetenschappelijk onderzoek naar de volwassenheid van PACS-gebruik in Nederlandse ziekenhuizen. 1 Voor het meten van de PACS-volwassenheid is een model ontwikkeld. Grafisch weergegeven ziet dit model er als volgt uit: Figuur 7: PACS Maturity Model In het kader van deze benchmark is een vereenvoudigde uitvraag van dit model ontwikkeld. Onderstaande figuur geeft de resultaten weer, waarbij de deelnemers zijn afgebeeld op de verschillende volwassenheidsniveaus. Figuur 8: PACS-volwassenheid per ziekenhuis 1 A PACS Maturity Model: A systematic meta-analytic review on maturation and evolvability of PACS in the hospital enterprise in International Journal of medical informatics, Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2012 Pagina 8 van 9 Versie 02 november 2012

55 5 Meer over de ICT Benchmark Ziekenhuizen 2013 Deze impressie is bedoeld om de lezer een indruk te geven van de resultaten die de ICT Benchmark oplevert. Bent u na het lezen van deze impressie geïnteresseerd geraakt in deelname aan de ICT Benchmark Ziekenhuizen 2013 of wilt u meer weten over de dienstverlening van M&I/Partners op het gebied van kosten/baten van ICT? Voor meer informatie over de dienstverlening van M&I/Partners kunt u contact opnemen met drs. Patrick van Eekeren MCM, tel: (030) , patrick.van.eekeren@mxi.nl Uitgebreide rapportage voor deelnemers De totale rapportage van de ICT Benchmark is veel uitgebreider met 70 pagina s, bijna 80 grafieken en bijbehorende analyses en toelichting. Opgenomen vergelijkingen zijn onder andere: Dekkingsgraad (EPD-functionaliteit en -gebruik versus softwarekosten) overall en per specialisme. Volwassenheid ICT-afdeling. Aantal ICT-werkplekken per medewerker en per ICT-medewerker. Verdeling werkplekken naar afdelingen in het ziekenhuis. Verdeling ICT-personeel over de disciplines. Softwarekosten en bijbehorende functioneel beheer. Omzet per werkplek, medewerker en dergelijke. Overzicht van leveranciers, projecten. Hiernaast ontvangen deelnemers een persoonlijke bijlage. Na het eerste lustrum, op weg naar het tweede De ICT Benchmark heeft dit jaar voor de zesde keer plaatsgevonden, 2011 was het eerste lustrumjaar. De ICT Benchmark Ziekenhuizen is ontwikkeld onder verantwoordelijkheid van M&I/Partners in samenwerking met een aantal van de deelnemende ziekenhuizen. Total Cost of Ownership-model Het gehanteerde model gaat uit van het principe van Total Cost of Ownership van ICT en is geschikt gemaakt voor ziekenhuizen. Het omvat de kosten die worden gemaakt om de totale ICT-voorziening in stand te houden. Met het model kunnen we de ICT-kosten voor een ziekenhuis in kaart brengen en maken we de vergelijking met andere ziekenhuizen. In de ICT Benchmark Ziekenhuizen 2012 zijn de cijfers van boekjaar 2011 gehanteerd. Resultaten deelnemers geanonimiseerd De resultaten in deze impressie zijn geanonimiseerd. Het is niet mogelijk om op basis van dit materiaal de link te leggen naar een specifieke deelnemer. Nadrukkelijk wordt er op gewezen dat het in deze publicatie slechts gaat om een impressie van de resultaten. Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2012 Pagina 9 van 9 Versie 02 november 2012

56 Verbeteren door te vergelijken CONCLUSIES ICT BENCHMARK ZIEKENHUIZEN 2011 Sparrenheuvel 32, 3708 JE Zeist (030) offertebureau@mxi.nl

57 Inhoudsopgave 1 Verdergaande digitalisering zorgt voor stijgen ICT-kosten 3 2 ICT-kosten en omzet houden gelijke trend 5 3 Stijging softwarekosten primair proces zet door 6 4 TCO-reductietips en PACS/PACS-2-ontwikkelingen 7 5 Meer over de ICT Benchmark Ziekenhuizen Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2011 Pagina 2 van 11 Versie 01 november 2011

58 1 Verdergaande digitalisering zorgt voor stijgen ICT-kosten Uit de ICT Benchmark 2011 (hierna ICT Benchmark) en eerdere edities ontstaat het volgende beeld: Kengetal ICT-kosten per ICT-werkplek ICT-kosten per medewerker (in fte) ICT-infrastructuurkosten per ICT-werkplek ICT-kosten als percentage van de omzet 4,5% 4,3% 4,1% 4,4% 4,2% Figuur 1: de kengetallen in meerjarenperspectief De stijging van de ICT-kosten (uitgedrukt per ICT-werkplek en per medewerker (in fte)) wordt veroorzaakt door verdergaande digitalisering van de primaire en ondersteunende zorgprocessen. Voorgaande jaren werd de daling van de ICT-kosten per ICT-werkplek zichtbaar veroorzaakt door een stijging van de aantallen ICT-werkplekken. Voor dit jaar geldt dat de stijging van ruim 10% in aantallen ICT-werkplekken zich voortzet, echter de kosten voor software nemen dusdanig toe dat de kengetallen ICT-kosten per ICT-werkplek en ICT-kosten per medewerker (in fte) per saldo stijgen. Figuur 2 geeft de ontwikkeling van het aantal ICT-werkplekken per medewerker (in fte) weer: Kengetal ICT-werkplekken per medewerker 1,18 1,06 0,96 0,88 0,86 Stijging ten opzichte van voorgaand jaar 11% 10% 9% 2% nvt Stijging ten opzichte van boekjaar % 23% 12% 2% Figuur 2: de ontwikkeling van de ICT-werkplekken per medewerker De verdergaande digitalisering blijkt onder meer uit de stijging van de ICT-werkplekken per medewerker (in fte), maar ook uit het meten van de dekkingsgraad. Hierbij wordt gemeten in hoeverre de primaire en ondersteunende zorgprocessen worden ondersteund door de inzet van ICT-middelen. Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2011 Pagina 3 van 11 Versie 01 november 2011

59 Figuur 3 geeft de uitkomsten van de meting van de dekkingsgraad per ziekenhuis weer. Voor details over de dekkingsgraad wordt verwezen naar hoofdstuk 3 van dit document. 5,00 4,00 3,00 F A A Gebruik 2,00 D I C E H B C D E F H 1,00 I B 0,00 0,00 1,00 2,00 3,00 4,00 5,00 1,00 Functionaliteit Figuur 3: dekkingsgraad per ziekenhuis Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2011 Pagina 4 van 11 Versie 01 november 2011

60 2 ICT-kosten en omzet houden gelijke trend Hoewel de ICT-kosten zijn gestegen, is de ontwikkeling van het kengetal ICT-kosten als percentage van de omzet stabiel. De uitkomsten van dit kengetal bewegen zich de afgelopen jaren tussen 4 en 4,5%. Zie daarvoor figuur 4: het verloop van de ICT-kosten als percentage van de omzet. Uit figuur 4 blijkt dat het kengetal ICT-kosten als percentage van de omzet de afgelopen vijf jaar stabiel blijft, bij stijgende ICT-kosten. Dat betekent dat de afgelopen vijf jaar de omzet meestijgt met de ICT-kosten. F i 6,0% 5,0% 4,0% 3,0% 2,0% ICT kosten als percentage van de omzet g Figuur 4: het verloop van de ICT-kosten als percentage van de omzet Per ziekenhuis zijn verschillen zichtbaar, zie daarvoor figuur 5. 9,0% 8,0% 7,0% 6,0% 5,0% 4,0% 3,0% 8. Faciliteiten 7b. Personeel decentraal 7a. Personeel centraal 6. Videocommunicatie 5. Spraak 4. Servers 3. Datacomm 2. Software 1. Werkplek Gemiddelde 2,0% 1,0% 0,0% A B C D E F G H I Figuur 5: ICT-kosten als percentage van de omzet Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2011 Pagina 5 van 11 Versie 01 november 2011

61 3 Stijging softwarekosten primair proces zet door Voorgaand jaar was een stijging zichtbaar van de softwarekosten voor het primair zorgproces. Dit jaar zet deze stijging door. Het gaat hierbij dan om de verdere implementatie van Elektronische Patiënten Dossiers (EPD), maar ook om PACS/PACS-2 invoering en de introductie van het Elektronisch Verpleeg dossier (EVD). Daarnaast worden applicaties in ziekenhuizen in verdergaande mate aan elkaar gekoppeld en is medische techniek steeds meer gebaseerd op reguliere ICT-middelen. Deze ontwikkelingen betekenen hogere softwarekosten, waar verwachte kwaliteit- en procesvoordelen tegenover staan. Figuur 6 geeft de software per toepassingsgebied weer. 21% 45% 16% Generieke applicaties Bedrijfsvoering en facilitair Medische ondersteuning Primair zorgproces 18% Figuur 6: gemiddelde verhoudingen softwarekosten per toepassingsgebied De softwarekosten van primaire zorgprocesapplicaties betreffen 45% van de totale softwarekosten. Indien de softwarekosten voor medische ondersteuning (onder andere apotheek, laboratorium) worden meegerekend, dan ligt het percentage op 63%. Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2011 Pagina 6 van 11 Versie 01 november 2011

62 4 TCO-reductietips en PACS/PACS-2- ontwikkelingen TCO-reductietips Eén van de onderdelen van ICT Benchmark zijn de kringbijeenkomsten met de deelnemers aan de benchmark. In deze bijeenkomsten worden actuele thema s besproken en worden tips en best practices uitgewisseld. Evenals voorgaand jaar is aandacht besteed aan tips voor het reduceren van de ICT-kosten ( TCO-reductietips ). Met behulp van het IT Cost Containment Techniques Framework van Gartner hebben de deelnemers een top-4 van kostenbeheersingmaatregelen opgesteld. Standaardiseren applicaties de meest relevante tip De vier TCO-reductietips die door de deelnemers als het meest relevant zijn aangemerkt, waren: 1. Standaardisatie applicaties 2. Contracten openbreken 3. Doorbelasten 4. Samenwerken door inkopen Als verwachte effecten van het standaardiseren van het applicatielandschap worden het rationaliseren van de applicatieportefeuille genoemd evenals de verdere uitnutting van de functionaliteiten van de bestaande applicaties. De ervaringen met het openbreken van contracten zijn dat leveranciers bereid zijn contracten op te breken, op voorwaarde van een langere contractduur. Dit kan positieve effecten hebben op de kosten (bijvoorbeeld van licenties), maar een randvoorwaarde is wel dat vanuit het ziekenhuis de contracten (en bijbehorende afspraken) actief worden gemonitord. Eén van de deelnemende ziekenhuizen heeft positieve ervaringen met gezamenlijk inkopen. Dit vindt plaats met een aantal ziekenhuizen in de regio. Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2011 Pagina 7 van 11 Versie 01 november 2011

63 PACS/PACS-2-ontwikklingen Nieuw dit jaar is het PACS Maturity Model. Dit model is ontleend aan wetenschappelijk onderzoek naar de volwassenheid van PACS-gebruik in Nederlandse ziekenhuizen. 1 Voor het meten van de PACS-volwassenheid is een model ontwikkeld. Grafisch weergegeven ziet dit model er als volgt uit: Figuur 7: PACS Maturity Model In het kader van deze benchmark is een vereenvoudigde uitvraag van dit model ontwikkeld. Onderstaande figuur geeft de resultaten weer, waarbij de deelnemers zijn afgebeeld op de verschillende volwassenheidsniveaus. Figuur 8: PACS-volwassenheid per ziekenhuis 1 A PACS Maturity Model: A systematic meta-analytic review on maturation and evolvability of PACS in the hospital enterprise in International Journal of medical informatics, Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2011 Pagina 8 van 11 Versie 01 november 2011

64 5 Meer over de ICT Benchmark Ziekenhuizen 2012 Deze impressie is bedoeld om de lezer een indruk te geven van de resultaten die de ICT Benchmark oplevert. Bent u na het lezen van deze impressie geïnteresseerd geraakt in deelname aan de ICT Benchmark Ziekenhuizen 2012 of wilt u meer weten over de dienstverlening van M&I/Partners op het gebied van kosten/baten van ICT? Meer informatie? Neem contact op met drs. Sanneke van der Linden van M&I/Partners, tel: (030) of sanneke.van.der.linden@mxi.nl. Of kijk op: Voor meer informatie over de dienstverlening van M&I/Partners kunt u contact opnemen met drs. Patrick van Eekeren MCM, tel: (030) , patrick.van.eekeren@mxi.nl Uitgebreide rapportage voor deelnemers De totale rapportage van de ICT Benchmark is veel uitgebreider met 70 pagina s, bijna 80 grafieken en bijbehorende analyses en toelichting. Opgenomen vergelijkingen zijn onder andere: Dekkingsgraad (EPD-functionaliteit en -gebruik versus softwarekosten) overall en per specialisme. Volwassenheid ICT-afdeling. Aantal ICT-werkplekken per medewerker en per ICT-medewerker. Verdeling werkplekken naar afdelingen in het ziekenhuis. Verdeling ICT-personeel over de disciplines. Softwarekosten en bijbehorende functioneel beheer. Omzet per werkplek, medewerker en dergelijke. Overzicht van leveranciers, projecten. Hiernaast ontvangen deelnemers een persoonlijke bijlage. Na het eerste lustrum, op weg naar het tweede De ICT Benchmark heeft dit jaar voor de vijfde keer plaatsgevonden, 2011 was het eerste lustrumjaar. De ICT Benchmark Ziekenhuizen is ontwikkeld onder verantwoordelijkheid van M&I/Partners in samenwerking met een aantal van de deelnemende ziekenhuizen. Total Cost of Ownership-model Het gehanteerde model gaat uit van het principe van Total Cost of Ownership van ICT en is geschikt gemaakt voor ziekenhuizen. Het omvat de kosten die worden gemaakt om de totale ICT-voorziening in stand te houden. Met het model kunnen we de ICT-kosten voor een ziekenhuis in kaart brengen en maken we de vergelijking met andere ziekenhuizen. In de ICT Benchmark Ziekenhuizen 2010 zijn de cijfers van boekjaar 2009 gehanteerd. Resultaten deelnemers geanonimiseerd De resultaten in deze impressie zijn geanonimiseerd. Het is niet mogelijk om op basis van dit materiaal de link te leggen naar een specifieke deelnemer. Nadrukkelijk wordt er op gewezen dat het in deze publicatie slechts gaat om een impressie van de resultaten. Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2011 Pagina 9 van 11 Versie 01 november 2011

65 CONCLUSIES ICT BENCHMARK ZIEKENHUIZEN 2010 Sparrenheuvel 32, 3708 JE Zeist (030) offertebureau@mxi.nl

66 Inhoudsopgave 1 Oplopende automatiseringsgraad en lagere ICT-kosten per werkplek 3 2 Stijgende softwarekosten primair proces 4 3 Kostenreductie tips en positioneren ICT 5 4 Dekkingsgraad: doorbraak nog verwacht 6 5 Meer over de ICT Benchmark Ziekenhuizen 7 Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2010 Pagina 2 van 7 Versie 03 oktober 2010

67 1 Oplopende automatiseringsgraad en lagere ICT-kosten per werkplek Uit de ICT Benchmark Ziekenhuizen 2010 en de eerdere edities van deze benchmarks ontstaat het volgende beeld: Kengetal (telkens jaarlijkse kosten) ICT-kosten per ICT-werkplek ICT-kosten per medewerker (fte) ICT-infrastructuurkosten per ICT-werkplek ICT-kosten als percentage van de omzet 4,3 % 4,1 % 4,4 % 4,2 % Figuur 1 De kengetallen in meerjarenperspectief De verdere daling van de ICT-kosten per ICT-werkplek wordt veroorzaakt door een stijging van het aantal ICT-werkplekken in ziekenhuizen. Je zou ook kunnen zeggen dat dus de automatiseringsgraad van ziekenhuizen oploopt, zoals ook uit het volgende hoofdstuk blijkt. Hieronder het verloop van het aantal ICT-werkplekken per medewerker over de jaren: Kengetal ICT-werkplekken per medewerker 1,06 0,96 0,88 0,86 Figuur 2 Het verloop van de ICT-werkplekken per medewerker Het feit dat het aantal werkplekken per medewerker meer dan 1 is, wijst er op dat in veel ziekenhuizen medewerkers meerdere werkplekken hebben. Bijvoorbeeld een werkplek op de hoofdvestiging en een werkplek op een buitenpoli. Kengetal ICT-kosten per werkplek Bij de berekening van het kengetal ICT-kosten per ICT-werkplek zijn de totale jaarlijkse ICT-kosten (afschrijvingskosten + exploitatiekosten) gedeeld door het aantal ICTwerkplekken per 31 december Hierbij zijn laptops, thin clients en werkplekken ten behoeve van patiënt entertainment meegerekend Faciliteiten 7. Personeel 6. Videocommunicatie 5. Spraak 4. Servers 3. Datacomm 2. Software 1. Werkplek Gemiddelde - A B C D E F G H I J Figuur 3 Verdeling ICT-kosten over de Total Cost of Ownership onderdelen Ervaring van deelnemer Richard Kamman, IMT manager, Amphia Ziekenhuis: ICT Benchmarking leidt tot een inzichtelijke aggregatie van gegevens en levert professionele informatie over eigen ICT-volwassenheid. Transparantie in ICT gerelateerde kengetallen legt een basis voor open discussie over inzet van ICT gerelateerde middelen. Benchmarking is daarin voor het Amphia Ziekenhuis van strategische waarde. Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2010 Pagina 3 van 7 Versie 03 oktober 2010

68 2 Stijgende softwarekosten primair proces Dit jaar viel de stijging van de softwarekosten voor het primair zorgproces op in de ICT Benchmark Ziekenhuizen, deze stegen met 6%. De verdere uitrol van Elektronische Patiënten Dossiers (EPD), Elektronisch Voorschrijven, maar ook de aanschaf van PACS2-oplossingen leiden tot hogere kosten. Tegenover deze hogere kosten staan uiteraard een hogere automatiseringsgraad en de daarbij verwachte kwaliteit-, proces- en organisatievoordelen. 25% 42% Generieke applicaties Bedrijfsvoering en facilitair Medische ondersteuning Primair zorgproces 14% 19% Figuur 4 Gemiddelde verhoudingen softwarekosten De softwarekosten van primaire zorgproces applicaties zijn goed voor 42% van het totaal aan softwarekosten. Met meerekening van de softwarekosten aan applicaties voor medische ondersteuning (bijvoorbeeld laboratorium- en apotheeksystemen) ligt dit percentage op 61%. Best practices PACS en PACS2 Uit de uitwisseling van ervaringen rond de aanschaf van PACS en PACS2 systemen waren enkele duidelijke best practices te formuleren: De gewenste integratie bepaalt in hoge mate de kosten van PACS2. Een geïntegreerd PACS2 systeem is qua kosten voordeliger dan verschillende PACS-en met aparte viewers. Zoek bijvoorbeeld een systeem waarmee zowel DICOM als non- DICOM beelden geraadpleegd kunnen worden, zowel stilstaand als bewegend. Let bij de aanschaf van een PACS op de mogelijkheden van datamigratie bij het einde van de levensduur. De leveranciers hebben hier over het algemeen nog weinig ervaring mee. Ervaring van deelnemer Piet Egelmeer, Manager ICT, Jeroen Bosch Ziekenhuis: Voor mij is de toegevoegde waarde van de benchmark dat je door deel te nemen aan de benchmark bewust bezig bent met de kosten en de efficiencykant van ICT. Door de vergelijking met andere ziekenhuizen word je jezelf bewust van de verschillen. Hierdoor ga je op zoek naar waarom die verschillen er zijn. Dit bewustwordingsproces is de belangrijkste meerwaarde van deelnemen aan de benchmark. Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2010 Pagina 4 van 7 Versie 03 oktober 2010

69 3 Kostenreductie tips en positioneren ICT Eén van de onderdelen van de jaarlijkse ICT Benchmark Ziekenhuizen zijn de kringbijeenkomsten met de deelnemers aan de benchmark. In deze kringbijeenkomsten worden tips en best practices uitgewisseld en duikt men met andere deelnemers in het verhaal achter de cijfers. Dit jaar zijn, in het kader van de toenemende aandacht voor kostenbeheersing in de zorg, kostenreductie tips uitgewisseld. Aan de hand van het IT Cost Containment Techniques Framework van Gartner werd een top-5 van kostenbeheersingmaatregelen opgesteld. Standaardiseren infrastructuur meest relevante tip De vijf TCO reductietips die de deelnemers het meest relevant vonden voor hun eigen ziekenhuis waren: 1. Standaardiseren infrastructuur. 2. Doorbelasten. 3. Virtualisatie. 4. Standaardiseren applicaties. 5. IT Governance. Positioneren ICT afdeling actueel thema Vervolgens werden ervaringen uitgewisseld over de te voeren strategie van de ICT-afdeling. Daarin werden ICT strategische keuzes zoals best-of-breed versus all-in-one besproken maar ook de relatie met de ziekenhuis strategie. Aan de hand van bovenstaand model werd de positie van de ICT-afdeling en haar management besproken. Uiteraard werd hierbij de relatie gelegd naar ICT-kosten en -investeringsniveaus. Conclusie was dat ICT-afdelingen regelmatig een creatieve spagaat moeten maken om alle stakeholders tevreden te houden. Ervaring van deelnemer Gerard Hensels, manager ICT en programmamanager EPD, Kennemer Gasthuis: Met de benchmark krijg je een gevoel hoe kostenefficiënt je als ICT-manager je eigen afdeling runt. Ook al heb je hier al wel een idee van, met de benchmark heb je hier een externe check op. De benchmark helpt om de onderwerpen ICT en ICT-kosten bij de Raad van Bestuur op de agenda te krijgen. In de benchmark wissel je ideeën uit met collega's van andere ziekenhuizen. Doordat iedereen goed voorbereid is op de bijeenkomsten en zijn (cijfer) huiswerk gedaan heeft, krijg je een gefundeerde en rijke discussie. Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2010 Pagina 5 van 7 Versie 03 oktober 2010

70 4 Dekkingsgraad: doorbraak nog verwacht Net als in 2009 is de dekkingsgraad in het primaire zorgproces en de processen voor medische ondersteuning gemeten. Immers, alleen weten of de kosten hoog of laag zijn levert slechts beperkte inzichten. Het meest interessant is het om het kostenniveau te relateren aan automatiseringsgraad, geleverde prestaties en kwaliteit. Bij de dekkingsgraad wordt ingegaan op die automatiseringsgraad. De mate waarin gebruikers worden ondersteund met EPD-functionaliteit noemen we dekkingsgraad. Toelichting op de grafiek: De oppervlakte van de bollen wordt gevormd door de omvang van de softwarekosten voor de onderdelen medische ondersteuning en zorgproces van het boekjaar (2009) De categorie gebruik geeft inzicht in de diversiteit van de gebruikers (bijvoorbeeld specialisten, verpleegkundigen, regionaal, landelijk ). Functionaliteit geeft inzicht in de automatiseringsgraad. De schaal hiervan is gebaseerd op het Gartner-generatiemodel voor EPD. 90,00 A 80,00 B B 70,00 60,00 C G H C D Gebruik 50,00 J A F 40,00 D 30,00 E 20,00 10,00 I 0,00 0,00 20,00 40,00 60,00 80,00 100,00 120,00 140,00 Functionaliteit E F G H I J Figuur 5 Dekkingsgraad per ziekenhuis De dekkingsgraden van de ziekenhuizen zijn ten opzichte van 2009 niet enorm veranderd. Omdat veel ziekenhuizen nog in de implementatiefase zitten van hun EPD en dergelijke zal naar verwachting de doorbraak volgend jaar komen en de score op functionaliteit dan enorm toenemen. De voorbereidingen hiervan zijn al te zien in stijging aantal werkplekken en stijging softwarekosten primair proces. Zoals in de grafiek te zien is komen de gebruikers er al wel goed van af. De dekkingsgraden worden niet alleen overall voor alle specialismen in kaart gebracht, maar ook per specialisme. Deze dekkingsgraden kunnen behoorlijk afwijken van het overall beeld. Hieronder een voorbeeld van het specialisme cardiologie. Cardiologie Gebruik C I E A B J F H D G A B C D E F G H J I Functionaliteit Figuur 6 Dekkingsgraad cardiologie Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2010 Pagina 6 van 7 Versie 03 oktober 2010

71 5 Meer over de ICT Benchmark Ziekenhuizen Deze impressie is bedoeld om de lezer een indruk te geven van de resultaten die de ICT Benchmark Ziekenhuizen oplevert. Bent u na het lezen van deze impressie geïnteresseerd geraakt in deelname aan de ICT Benchmark Ziekenhuizen of wilt u meer weten over de dienstverlening van M&I/Partners op het gebied van kosten-baten van ICT? Neemt u dan voor deelname aan de ICT Benchmark Ziekenhuizen contact op met ir. Antoon van Luxemburg van M&I/Partners: antoon.van.luxemburg@mxi.nl. Voor meer informatie over de dienstverlening van M&I/Partners kunt u contact opnemen met drs. Patrick van Eekeren MCM, tel: (030) , patrick.van.eekeren@mxi.nl Uitgebreide rapportage voor deelnemers De totale rapportage van de ICT Benchmark is veel uitgebreider met 63 pagina s, ruim 70 grafieken en bijbehorende analyses en toelichting. Opgenomen vergelijkingen zijn o.a.: Dekkingsgraad (EPD functionaliteit en gebruik versus softwarekosten) overall en per specialisme. Volwassenheid ICT-afdeling. Aantal ICT-werkplekken per medewerker en per ICT-medewerker. Verdeling werkplekken naar afdelingen in het ziekenhuis. Verdeling ICT-personeel over de disciplines. Softwarekosten en bijbehorende functioneel beheer. Omzet per werkplek, medewerker en dergelijke. Overzicht van leveranciers, projecten. ICT-kosten gegroepeerd per grootte groep van deelnemers. Hiernaast ontvangen deelnemers een persoonlijke bijlage. Op naar het eerste lustrum van de ICT Benchmark De ICT Benchmark heeft dit jaar voor de vierde keer plaatsgevonden wordt het eerste lustrumjaar. De ICT Benchmark Ziekenhuizen is ontwikkeld onder verantwoordelijkheid van M&I/Partners in samenwerking met een aantal van de deelnemende ziekenhuizen. Total Cost of Ownership-model Het gehanteerde model gaat uit van het principe van Total Cost of Ownership van ICT en is geschikt gemaakt voor ziekenhuizen. Het omvat de kosten die worden gemaakt om de totale ICT-voorziening in stand te houden. Met het model kunnen we de ICT-kosten voor een ziekenhuis in kaart brengen en maken we de vergelijking met andere ziekenhuizen. In de ICT Benchmark Ziekenhuizen 2010 zijn de cijfers van boekjaar 2009 gehanteerd. Resultaten deelnemers geanonimiseerd De resultaten in deze impressie zijn geanonimiseerd. Het is niet mogelijk om op basis van dit materiaal de link te leggen naar een specifieke deelnemer. Nadrukkelijk zij er op gewezen dat het in deze publicatie slechts gaat om een impressie van de resultaten. Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2010 Pagina 7 van 7 Versie 03 oktober 2010

72 Verbeteren door te vergelijken CONCLUSIES ICT BENCHMARK ZIEKENHUIZEN 2009 Sparrenheuvel 32, 3708 JE Zeist (030) offertebureau@mxi.nl

73 Inhoudsopgave 1 Managementsamenvatting 3 2 Kennismaking met een aantal resultaten ICT-kosten per ICT-werkplek ICT-kosten per medewerker ICT-kosten als percentage van de omzet Dekkingsgraad 8 Bijlage A Deelnemers ICT Benchmark Ziekenhuizen Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2009 Pagina 2 van 13 Versie 1 11 november 2009

74 1 Managementsamenvatting Uit de ICT Benchmark 2009 (over boekjaar 2008) en de benchmarks over eerdere jaren ontstaat het volgende beeld: Kengetal Jaarlijkse ICT-kosten per ICT-werkplek Jaarlijkse ICT-kosten per medewerker (fte) Jaarlijkse ICT-infrastructuurkosten per ICTwerkplek Jaarlijkse ICT-kosten als percentage van de omzet 4,1 % 4,4 % 4,2 % In deze impressie van de ICT Benchmark Ziekenhuizen 2009 (hierna: ICT Benchmark) willen wij u een indruk geven van de resultaten van de ICT Benchmark Ziekenhuizen. De totale rapportage van de ICT Benchmark is veel uitgebreider met 89 pagina s, 101 grafieken en bijbehorende analyses en toelichting. De ICT Benchmark heeft dit jaar voor de derde keer plaatsgevonden. De ICT benchmark is ontwikkeld onder verantwoordelijkheid van M&I/Partners in samenwerking met een aantal van de deelnemende ziekenhuizen. De ICT Benchmark brengt de ICT-kosten van ziekenhuizen in kaart op basis van een specifiek voor de branche ontwikkeld Total Cost of Ownership model (hierna: TCO-model). Het TCO-model gaat uit van een aantal te onderscheiden ICT-objecten (bijvoorbeeld werkplekken, software, personeel, et cetera) en geeft inzicht in het jaarlijkse kostenniveau voor het in stand houden en vervangen/vernieuwen van de ICT-objecten. Het jaarlijkse kostenniveau wordt bepaald door de optelsom van de afschrijvingen en de exploitatiekosten. De deelnemende ziekenhuizen hebben op basis van een generiek model de kosten in kaart gebracht. De resultaten hiervan zijn gevalideerd in een gesprek tussen het betreffende ziekenhuizen en een adviseur van M&I/Partners voordat de gegevens zijn verwerkt in de rapportage. Uit bovenstaande branchegemiddelden kan worden geconcludeerd dat de jaarlijkse ICTkosten omgeslagen naar ICT-werkplekken wederom dalen, maar omgeslagen naar medewerkers (in fte) verder stijgen. Dit wordt veroorzaakt door het toenemend aantal werkplekken. De ICT-infrastructuurkosten (omgeslagen naar ICT-werkplekken) dalen, maar in mindere mate dan de ICT-kosten. De jaarlijkse ICT-kosten als percentage van de omzet dalen dit jaar weer iets. Bij deze kengetallen moet worden bedacht dat de populatie van dit jaar ten opzichte van vorig jaar is veranderd. Naast kosteninformatie is aan deelnemende ziekenhuizen informatie gevraagd over het ICTvolwassenheidsniveau. Hiertoe is een generiek model voor de ICT-dienstverlening gebruikt dat gebaseerd is op de COBIT 1 -processen, inclusief volwassenheidsniveaus. Binnen de volwassenheidsniveaus is steeds een onderscheid gemaakt tussen opzet en bestaan enerzijds, en werking anderzijds. De resultaten zoals in deze impressie weergegeven bevatten geen waardeoordeel. Zij hebben als doelstelling om de achtergronden en zogenaamde best practices van het gebruik van ICT in ziekenhuizen te achterhalen. De resultaten zijn met de deelnemende ziekenhuizen besproken in een tweetal kringbijeenkomsten. Doelstelling daarbij is om met elkaar het verhaal achter de cijfers te delen en best practices te achterhalen en te benoemen. De 1 COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) is een framework voor het gestructureerd inrichten en beoordelen van een IT-beheeromgeving (afdeling, processen e.d.). Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2009 Pagina 3 van 13 Versie 1 11 november 2009

75 werkelijke waarde van de benchmark ligt dan ook in de uitkomst van deze dialoog. Dit jaar is aandacht besteed aan de vergelijking van de volwassenheidscores en op de impact van de EPD invoering op de ICT kosten. De resultaten in deze rapportage zijn geanonimiseerd. Het is niet mogelijk om op basis van dit materiaal de link te leggen naar een specifieke deelnemer. Om een zinvolle discussie in de kringbijeenkomsten mogelijk te maken wordt de anonimiteit voor deelnemers tijdelijk opgeheven. Op basis van een door alle deelnemers en adviseurs ondertekend protocol wordt verspreiding van specifieke informatie van deelnemers niet toegestaan. Nadrukkelijk zij er op gewezen dat hier slechts gaat om een impressie van de resultaten. De volledige rapportage, die uitsluitend voor de deelnemers beschikbaar is, bevat veel meer resultaten en analyses. Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2009 Pagina 4 van 13 Versie 1 11 november 2009

76 2 Kennismaking met een aantal resultaten 2.1 ICT-kosten per ICT-werkplek Bij de berekening van het kengetal ICT-kosten per ICT-werkplek zijn de totale jaarlijkse ICT-kosten (afschrijvingskosten + exploitatiekosten) gedeeld door het aantal ICTwerkplekken dat eigendom is van een ziekenhuis per 31 december Bij het bepalen van het exacte aantal ICT-werkplekken worden ook laptops en thin clients meegerekend. Hieronder wordt weergegeven hoe de verdeling over de TCO onderdelen is , , , , ,00 8. Faciliteiten 7. Personeel 6. Videocommunicatie 5. Spraak 4. Servers 3. Datacomm 2. Software 1. Werkplek 1.000,00 - A B C D E F G H I J K L M Uit figuur 1 ontstaat het volgende beeld: Figuur 1 ICT-kosten per ICT-werkplek 6.000, , , ,00 Kostenniveau Gewogen gemiddelde Ongewogen gemiddelde Laagste waarde Hoogste waarde , ,00 - A B C D E F G H I J K L M Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2009 Pagina 5 van 13 Versie 1 11 november 2009

77 2.2 ICT-kosten per medewerker Bij de berekening van het kengetal ICT-kosten per medewerker (in fte) zijn de totale jaarlijkse ICT-kosten (afschrijvingskosten + exploitatiekosten) gedeeld door het aantal medewerkers (in fte) dat in dienst is van het ziekenhuis , , , , ,00 8. Faciliteiten 7. Personeel 6. Videocommunicatie 5. Spraak 4. Servers 3. Datacomm 2. Software 1. Werkplek 1.000,00 - A B C D E F G H I J K L M Uit figuur 2 ontstaat het volgende beeld. Figuur 2 ICT-kosten per medewerker 6.000, , , , ,00 Kostenniveau Gewogen gemiddelde Ongewogen gemiddelde Laagste waarde Hoogste waarde ,00 - A B C D E F G H I J K L M Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2009 Pagina 6 van 13 Versie 1 11 november 2009

78 2.3 ICT-kosten als percentage van de omzet Bij de berekening van het kengetal ICT-kosten als percentage van de omzet zijn de totale jaarlijkse ICT-kosten (afschrijvingskosten + exploitatiekosten) gedeeld door de omzet in Een hoog percentage kan duiden op minder efficiënte inzet van ICT, dienstverlening aan derden maar ook op een hogere automatiseringsgraad. 7,00% 6,00% 5,00% 4,00% ICT kosten als percentage van de omzet 3,00% Gemiddelde 2,00% 1,00% 0,00% A B C D E F G H I J K L M Figuur 3 ICT-kosten als percentage van de omzet Uit figuur 3 ontstaat het volgende beeld: ICT-kosten als percentage van de omzet Gewogen gemiddelde 4,1% Ongewogen gemiddelde 4,3% Laagste waarde 3,2% Hoogste waarde 5,7% Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2009 Pagina 7 van 13 Versie 1 11 november 2009

79 2.4 Dekkingsgraad Ook dit jaar is de deelnemers gevraagd de automatiseringsgraad aan te geven voor een aantal specialismen. Het hiervoor ontwikkelde model brengt de volgende onderdelen met elkaar in relatie: 1. De breedte van gebruikersgroepen die worden ondersteund met het EPD en aanpalende systemen. 2. De hoeveelheid functionaliteit die het EPD en aanpalende systemen bieden. 3. De hoogte van de softwarekosten in het primaire proces. In figuur 4 is het eerste onderdeel op de horizontale as uitgezet tegen het tweede onderdeel op de verticale as. De omvang van de softwarekosten bepalen de grootte van de bel in de grafiek. De schaal die bij het eerste onderdeel gebruikt wordt is hieronder weergegeven: Keuze Generiek kerndossier (alleen en specifiek voor specialisten). Specialistisch dossier per specialisme (bv PDMS voor IC, PACS voor radiologie, SEH). Verpleegkundigen hebben ook toegang tot specialistisch dossier. Paramedici hebben ook toegang tot specialistisch dossier. Nurse practitioners hebben ook toegang tot specialistisch dossier. Elektronisch verpleegdossier. Regionale partijen buiten het ziekenhuis zijn aangesloten. Landelijke partijen buiten het ziekenhuis zijn aangesloten. Toelichting Dossier, ziekenhuisbreed, ten behoeve van medisch specialisten. Bijvoorbeeld specifiek dossier voor cardiologen. Verpleegkundigen kunnen het specialistisch dossier raadplegen. Paramedici kunnen het specialistisch dossier raadplegen. Nurse practitioners kunnen het specialistisch dossier raadplegen. Een verpleegkundig kerndossier voor alle specialismen. Regionale partijen (bijvoorbeeld huisartsenpost, apotheken) kunnen het dossier raadplegen en eventueel informatie toevoegen. Denk bijvoorbeeld aan OZISkoppelingen. Landelijke partijen (bijvoorbeeld ziekenhuizen uit andere provincies) kunnen het dossier raadplegen en eventueel informatie toevoegen. Denk bijvoorbeeld aan de aansluiting op het Landelijke Schakelpunt (LSP). De hoeveelheid functionaliteit geeft inzicht in de automatiseringsgraad. De schaal hiervan is gebaseerd op het Gartner model voor EPD-generaties. Per hogere generatie loopt de hoeveelheid beschikbare functionaliteit verder op en ondersteunt deze steeds beter de processen. De schaal voor functionaliteit kent de volgende onderdelen: Keuze Kijkdoos/verzamelaar. Activity based, vastlegging decursus en diagnose. Toelichting Voornamelijk administratief systeem. Systeem waarin per activiteit gegevens vastgelegd en de activiteiten gedocumenteerd kunnen worden. Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2009 Pagina 8 van 13 Versie 1 11 november 2009

80 Keuze Ordercommunicatie, ondersteuning aanvragen laboratorium. Ordercommunicatie, ondersteuning aanvragen apotheek. Ordercommunicatie, ondersteuning aanvragen radiologie. Ordercommunicatie, ondersteuning aanvragen functie onderzoeken. Patiëntenlogistiek + ERP-intern. Patiëntenlogistiek + ERP-extern Decision Support System (DSS) ondersteuning beslissingen Toelichting Mogelijkheid orders voor het laboratorium te verwerken. Mogelijkheid orders voor de apotheek te verwerken. Mogelijkheid orders voor radiologie te verwerken. Mogelijkheid orders voor functie onderzoeken te verwerken. Planning en logistieke functionaliteiten. Op basis van standaardisatie wordt het zorgpad/dbc-pad logistiek ingepland, juiste mensen met juiste kwalificaties, inzet van juiste apparatuur en ruimtes en inzet van juiste materialen en kunsten hulpmiddelen. Dit alles alleen binnen het ziekenhuis. Planning en logistieke functionaliteiten. Op basis van standaardisatie wordt het zorgpad/dbc-pad logistiek ingepland, juiste mensen met juiste kwalificaties, inzet van juiste apparatuur en ruimtes en inzet van juiste materialen en kunsten hulpmiddelen. Dit vind ook plaats met externe leveranciers / samenwerkingspartijen. De mogelijkheid zorgverlener te ondersteunen bij beslissingen. Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2009 Pagina 9 van 13 Versie 1 11 november 2009

81 Hoe meer onderdelen van de schaal de deelnemende ziekenhuizen in huis hebben, des te meer punten zij scoren. Het uitzetten van de scores op gebruik en functionaliteit versus de softwarekosten voor bijvoorbeeld het specialisme cardiologie levert figuur 4 op. Het ziekenhuis dat weergegeven wordt als de lichtgele, (meest rechtse) bol, scoort dus voor dit specialisme een goede prijs/dekkingsgraad verhouding. Cardiologie 3 1/ /2 Functionaliteit 2 1 1/2 1 1/ Gebruik Figuur 4 Dekkingsgraad cardiologie Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2009 Pagina 10 van 13 Versie 1 11 november 2009

82 Bijlage A Deelnemers ICT Benchmark Ziekenhuizen 2009 Dertien ziekenhuizen hebben deelgenomen aan de ICT Benchmark Ziekenhuizen 2009, over het boekjaar Hieronder volgt een opsomming van de deelnemende ziekenhuizen. Alysis Zorggroep. Amphia Ziekenhuis. Deventer Ziekenhuis. Jeroen Bosch Ziekenhuis. Kennemer Gasthuis. Maasstad Ziekenhuis. Medisch Centrum Leeuwarden. Rode Kruis Ziekenhuis. Sint Anna. Sint Elisabeth. Sint Maartenskliniek. Zaans Medisch Centrum. Ziekenhuisgroep Twente. Meer informatie en mogelijkheid tot inschrijving vindt u op Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2009 Pagina 11 van 13 Versie 1 11 november 2009

83 Verbeteren door te vergelijken CONCLUSIES RESULTATEN ICT BENCHMARK 2008 Sparrenheuvel 32, 3708 JE Zeist (030) offertebureau@mxi.nl

84 Inhoudsopgave 1 Managementsamenvatting 3 2 Kennismaking met een aantal resultaten ICT-kosten per ICT-werkplek ICT-kosten per medewerker ICT-kosten als percentage van de omzet Dekkingsgraad 8 Bijlage A Deelnemers ICT Benchmark Ziekenhuizen Versie 2 21 oktober 2008 Pagina 2 van 10

85 1 Managementsamenvatting Voor u ligt de rapportage naar aanleiding van de ICT Benchmark Ziekenhuizen 2008 (hierna: ICT Benchmark). Deze ICT Benchmark heeft dit jaar voor de tweede keer plaatsgevonden. De ICT benchmark is ontwikkeld onder verantwoordelijkheid van M&I/Partners in samenwerking met een aantal van de deelnemende ziekenhuizen. De ICT Benchmark brengt de ICT-kosten van ziekenhuizen in kaart op basis van een specifiek voor de branche ontwikkeld Total Cost of Ownership model (hierna: TCO-model). Het TCO-model gaat uit van een aantal te onderscheiden ICT-objecten (bijvoorbeeld werkplekken, software, personeel, et cetera) en geeft inzicht in het jaarlijkse kostenniveau voor het in stand houden en vervangen/vernieuwen van de ICT-objecten. Het jaarlijkse kostenniveau wordt bepaald door de optelsom van de afschrijvingen en de exploitatiekosten. De deelnemende ziekenhuizen hebben op basis van een generiek model de kosten in kaart gebracht. De resultaten hiervan zijn gevalideerd in een gesprek tussen het betreffende ziekenhuizen en een adviseur van M&I/Partners voordat de gegevens zijn verwerkt in de rapportage. Uit de ICT Benchmark 2008 over boekjaar 2007 ontstaat het volgende beeld: Kengetal Jaarlijkse ICT-kosten per ICT-werkplek Jaarlijkse ICT-kosten per medewerker (fte) Jaarlijkse ICT-infrastructuurkosten per ICT-werkplek Jaarlijkse ICT-kosten als percentage van de omzet 4,42 %. 4,21 % Uit bovenstaande branchegemiddelden kan worden geconcludeerd dat de jaarlijkse ICTkosten omgeslagen naar ICT-werkplekken dalen, maar omgeslagen naar medewerkers (in fte) licht stijgen. De ICT-infrastructuurkosten (omgeslagen naar ICT-werkplekken) dalen maar in mindere mate. De jaarlijkse ICT-kosten als percentage van de omzet stijgen. Hierbij moet worden bedacht dat de populatie van dit jaar ten opzichte van vorig jaar is veranderd. Naast kosteninformatie is aan deelnemende ziekenhuizen informatie gevraagd over het ICTvolwassenheidsniveau. Hiertoe is een generiek model voor de ICT-dienstverlening ontwikkeld dat gebaseerd is op de COBIT 1 -processen, inclusief volwassenheidsniveaus. Binnen de volwassenheidsniveaus is steeds een onderscheid gemaakt tussen opzet en bestaan enerzijds, en werking anderzijds. Het bepalen van de volwassenheidsniveaus door de ziekenhuizen heeft het karakter van een zelfonderzoek. Daarnaast is erop aangedrongen de volwassenheid door diverse betrokken binnen de organisatie te laten waarderen. Voor zover we dit hebben kunnen vaststellen, hebben ziekenhuizen hieraan gehoorgegeven. De resultaten zoals in dit rapport weergegeven bevatten geen waardeoordeel. Zij hebben als doelstelling om de achtergronden en zogenaamde best practices van het gebruik van ICT in ziekenhuizen te achterhalen. De resultaten zijn met de deelnemende ziekenhuizen besproken in een tweetal kringbijeenkomsten. Doelstelling daarbij is om met elkaar het verhaal achter de cijfers te delen en best practices te achterhalen en te benoemen. De werkelijke waarde van de benchmark ligt dan ook in de uitkomst van deze dialoog. Dit jaar zijn o.a. best practices geformuleerd op het gebied van de personeelskosten van functio- 1 COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) is een framework voor het gestructureerd inrichten en beoordelen van een IT-beheeromgeving (afdeling, processen e.d.). Versie 2 21 oktober 2008 Pagina 3 van 10

86 neel beheer, governance / portfolio management en de omgang met software voor specifieke toepassingsgebieden zoals PDMS. De resultaten in deze rapportage zijn geanonimiseerd. Het is op geen enkele wijze mogelijk om op basis van dit materiaal de link te leggen naar een specifieke deelnemer. Om een zinvolle discussie in de kringbijeenkomsten mogelijk te maken wordt de anonimiteit voor deelnemers tijdelijk opgeheven. Op basis van een door alle deelnemers en adviseurs ondertekend protocol wordt verspreiding van specifieke informatie van deelnemers niet toegestaan. Nadrukkelijk zij er op gewezen dat hier slechts gaat om een impressie van de resultaten. De volledige rapportage, die uitsluitend voor de deelnemers beschikbaar is, bevat veel meer resultaten en analyses. Versie 2 21 oktober 2008 Pagina 4 van 10

87 2 Kennismaking met een aantal resultaten 2.1 ICT-kosten per ICT-werkplek Bij de berekening van het kengetal ICT-kosten per ICT-werkplek zijn de totale jaarlijkse ICT-kosten (afschrijvingskosten + exploitatiekosten) gedeeld door het aantal ICTwerkplekken dat eigendom is van een ziekenhuis per 31 december Bij het bepalen van het exacte aantal ICT-werkplekken worden ook laptops en thin clients meegerekend , , , , ,00 8. Faciliteiten 7. Personeel 6. Videocommunicatie 5. Spraak 4. Servers 3. Datacomm 2. Software 1. Werkplek 1.000,00 - A B C D E F G H I J K L M N O Uit figuur 1 ontstaat het volgende beeld: Figuur 1 ICT-kosten per ICT-werkplek 6.000, , , , ,00 Kostenniveau Gewogen gemiddelde Ongewogen gemiddelde Laagste waarde Hoogste waarde ,00 - A B C D E F G H I J K L M N O Versie 2 21 oktober 2008 Pagina 5 van 10

88 2.2 ICT-kosten per medewerker Bij de berekening van het kengetal ICT-kosten per medewerker (in fte) zijn de totale jaarlijkse ICT-kosten (afschrijvingskosten + exploitatiekosten) gedeeld door het aantal medewerkers (in fte) dat in dienst is van het ziekenhuis , , , , , , ,00 8. Faciliteiten 7. Personeel 6. Videocommunicatie 5. Spraak 4. Servers 3. Datacomm 2. Software 1. Werkplek 1.500, ,00 500,00 - A B C D E F G H I J K L M N O Uit figuur 2 ontstaat het volgende beeld. Figuur 2 ICT-kosten per medewerker , , , , , , , , ,00 500,00 Kostenniveau Gewogen gemiddelde Ongewogen gemiddelde Laagste waarde Hoogste waarde A B C D E F G H I J K L M N O Versie 2 21 oktober 2008 Pagina 6 van 10

89 2.3 ICT-kosten als percentage van de omzet Bij de berekening van het kengetal ICT-kosten als percentage van de omzet zijn de totale jaarlijkse ICT-kosten (afschrijvingskosten + exploitatiekosten) gedeeld door de omzet in Een hoog percentage kan duiden op minder efficiënte inzet van ICT, dienstverlening aan derden maar ook op een hogere automatiseringsgraad. 7,00% 6,00% 5,00% 4,00% ICT kosten als percentage van de omzet 3,00% Gemiddelde 2,00% 1,00% 0,00% A B C D E F G H I J K L M N O Figuur 3 ICT-kosten als percentage van de omzet Uit figuur 3 ontstaat het volgende beeld: ICT-kosten als percentage van de omzet Gewogen gemiddelde 4,42% Ongewogen gemiddelde 4,55% Laagste waarde 3,51% Hoogste waarde 5,86% Versie 2 21 oktober 2008 Pagina 7 van 10

90 2.4 Dekkingsgraad Dit jaar is de deelnemers gevraagd de automatiseringsgraad aan te geven voor een aantal specialismen. Het hiervoor ontwikkelde model geeft inzicht in de relatie tussen procesondersteuning, dossiergeneratie en de hoogte van de ICT-kosten die met de dekkingsgraad op proces en dossier gemoeid zijn. Dit jaar hebben vijf van de deelnemende ziekenhuizen het ingevuld. De deelnemers zijn er enthousiast over, omdat het hen ondersteunt bij de gedachtewisseling omtrent kosten en baten van inzet van ICT. Volgend jaar zal het model gewijzigd worden om invulgemak verder te verbeteren. De schaal voor proces kent de volgende niveaus: Keuze Toelichting procesketen 0 - N.v.t. Niet van toepassing 1 - Geen Geen ondersteuning beschikbaar 2 - Kijkdoos Systeem waarin alleen gegevens verzameld worden. 3 - Ondersteuning vastlegging Systeem waarin per activiteit gegevens vastgelegd kunnen eigen decursus/diagnose worden en de activiteit gedocumenteerd. 4 - Ondersteuning aanvragen Zelfde als 3 en hiernaast mogelijkheid om orders (naar bijvoorbeeld laboratorium, apotheek) te kunnen verwerken. 5 - Ondersteuning beslissingen Zelfde als 4 en hiernaast mogelijkheid zorgverlener te ondersteunen bij beslissingen. 6 - MRP ondersteuning Zelfde als 5 en hiernaast planning en logistiek functionaliteiten. Op basis van standaardisatie wordt het zorgpad/dbc-pad logistiek ingepland juiste mensen met juiste kwalificaties, inzet van juiste apparatuur en ruimtes en inzet van juiste materialen en kunst- en hulpmiddelen; proces gebaseerd; EPD als partner voor de specialist De schaal voor dossier kent de volgende niveaus: Keuze Toelichting Informatieketen 0 - N.v.t. Niet van toepassing 1 - Geen Geen dossier beschikbaar 2 - Generiek kerndossier Dossier ten behoeve van medisch specialisten 3 - Mono - mono dossier Bijvoorbeeld specifiek dossier voor cardiologen 4 - Multi - mono dossier Bijvoorbeeld specifiek dossier cardiologie met views voor cardioloog, fysiotherapeut betrokken bij hartfalenrevalidatie, nurse practitioner cardiologie / hartfalenverpleegkundige en medewerkers van afdeling cardiologie 5 - Mono - multi dossier Bijvoorbeeld verpleegkundig kerndossier voor alle specialismen 6 - Multi - multi dossier Bijvoorbeeld kerndossier voor alle niveaus 7 - Zorgpad-dossiers Multidisciplinair afgestemde dossiers t.b.v. specifiek zorgpad Het uitzetten van de scores op dossier en proces versus de ICT kosten levert o.a. figuur 4 op. Versie 2 21 oktober 2008 Pagina 8 van 10

91 Software kosten per ICT werkplek K M H N A Totaal dossier + proces Figuur 4 Softwarekosten versus dekkingsgraad Op de verticale as zijn de softwarekosten per werkplek van het betreffende ziekenhuis uitgezet. Op de horizontale as zijn de opgetelde scores op de onderdelen dossier en proces van het betreffende ziekenhuis weergegeven. Versie 2 21 oktober 2008 Pagina 9 van 10

92 Bijlage A Deelnemers ICT Benchmark Ziekenhuizen 2008 Vijftien ziekenhuizen hebben deelgenomen aan de ICT Benchmark Ziekenhuizen 2008, over het boekjaar Hieronder volgt een opsomming van de deelnemende ziekenhuizen. Alysis Zorggroep. Amphia Ziekenhuis. Diakonessenhuis Utrecht. Franciscus Ziekenhuis Roosendaal. Jeroen Bosch Ziekenhuis. Leveste / Scheper Ziekenhuis Emmen. Medisch Centrum Haaglanden. Medisch Centrum Leeuwarden. Rijnland Zorggroep. Sint Elisabeth Ziekenhuis. Sint Jans Gasthuis. Sint Maartenskliniek. IJsselland ziekenhuis. Zaans Medisch Centrum. Ziekenhuisgroep Twente. Meer informatie en mogelijkheid tot inschrijving vindt u op Versie 2 21 oktober 2008 Pagina 10 van 10

93 Verbeteren door te vergelijken CONCLUSIES ICT BENCHMARK ZIEKENHUIZEN 2007 Sparrenheuvel 32, 3708 JE Zeist (030) offertebureau@mxi.nl