Impressie Benchmark Financiële Functies voor Woningcorporaties 2012 Inzicht in prestaties van de financiële functies door benchmarking met andere

Transcriptie

1 Impressie Benchmark Financiële Functies voor Woningcorporaties 2012 Inzicht in prestaties van de financiële functies door benchmarking met andere woningcorporaties

2 Impressie Benchmark Financiële Functies voor Woningcorporaties 2012 Inzicht in prestaties van de financiële functies door benchmarking met andere woningcorporaties Rapport bij project , versie 01 Dit rapport is geschreven in opdracht van Benchmark Financiële Functies 2012 door drs. S.A.C. van der Linden van M&I/Partners bv. Amersfoort,

3 1 Inleiding In 2012 heeft onder leiding van M&I/Partners voor de tweede keer de Benchmark Financiële Functies voor Woningcorporaties plaatsgevonden. Aan de tweede editie die betrekking heeft op boekjaar 2011 hebben zes corporaties deelgenomen: De Alliantie. Lefier. Portaal. WonenBreburg. Woonstad Rotterdam. De Benchmark Financiële Functies is in 2010 door M&I/Partners op initiatief van Portaal in samenwerking met een aantal van de deelnemende corporaties ontwikkeld. Onderwerp van de Benchmark Financiële Functies zijn de zes belangrijkste financiële administraties en processen van een woningcorporatie, te weten: Huuradministratie. Incassoproces. Administratie van Servicekosten. Debiteuren administratie. Crediteuren administratie. Grootboek administratie. Ieder proces en iedere administratie zijn gedefinieerd en de uitvraag verloopt via dezelfde dimensies: kwaliteit, input, proces en output. Impressie Benchmark Financiële Functies voor Woningcorporaties 2012 Pagina 2 van 8

4 2 Voorbeeld uitkomsten 2.1 Dashboard Voor de zes processen wordt een dashboard gepresenteerd met voor elk proces twee of drie kengetallen in grafiekvorm waarin de deelnemende corporaties worden weergegeven: Huuradministratie: - Kosten per VHE. - Aantal Terugwerkende Kracht Mutaties per VHE. - Aantal medewerkers huuradministratie per VHE. Incassoproces: - Kosten per VHE. - Percentage huurachterstand. - Aantal uitzettingen per VHE. Administratie servicekosten: - Kosten per VEH. - Percentage tijdig afgerekend. - Aantal huurcommissiezaken per VHE. Debiteurenadministratie. - Kosten per VHE. - Kosten per factuur. - Aantal facturen per medewerker. Crediteurenadministratie: - Kosten per VHE. - Facturen per medewerker. - Percentage facturen < 500,-. Grootboekadministratie: - Kosten per VHE. - Aansluitingen en specificaties. De verschillen worden verklaard en verderop in de rapportage wordt een nadere onderbouwing in de vorm van grafieken en tabellen gepresenteerd. Impressie Benchmark Financiële Functies voor Woningcorporaties 2012 Pagina 3 van 8

5 2.2 De financiële functies van een woningcorporatie kosten 42,- per VHE In de Benchmark Financiële Functies worden ruim 30 kengetallen met grafieken en tabellen in beeld gebracht. Daarnaast wordt inzicht verschaft in de uitkomsten op brancheniveau : Kengetal Uitkomst Kosten Financiële Functies per VHE 42,- Aantal medewerkers financiële functies per VHE 7 fte Huuromzet per VHE 4.603,- Figuur 1: Enkele kengetallen op brancheniveau Aan personele inzet voor wat betreft de financiële functie kost één verhuurbare eenheid gemiddeld 44,- (variërend van 34,- tot 51,-) per jaar. Hierin zijn opgenomen de personele kosten van de huur-, debiteuren-, crediteuren-, en grootboekadministratie evenals de personele kosten van de administratie van servicekosten en het incassoproces. Gemiddeld heeft een woningcorporatie 129 medewerkers (gemeten in fte) in dienst per verhuurbare eenheden. Daarvan is gemiddeld bijna 6% werkzaam in de financiële functies van een woningcorporatie (zoals gedefinieerd in deze benchmark). Dat komt neer op gemiddeld zeven medewerkers (gemeten in fte) per verhuurbare eenheden. Impressie Benchmark Financiële Functies voor Woningcorporaties 2012 Pagina 4 van 8

6 2.3 De personele kosten van het incassoproces bedragen gemiddeld 10,- per VHE De personele kosten van het incassoproces (zowel inhuur als de kosten van de formatie) kenmerken zich door grote spreiding: A B C D E Kosten inhuur incassoproces per VHE Kosten formatie incassoproces per VHE Figuur 2: Personele kosten van de huuradministratie Corporatie D wordt gekenmerkt door de laagste uitkomst en corporatie B door de hoogste uitkomst, waarbij de verschillen onderling groot zijn. In de rapportage voor de deelnemers wordt zoveel mogelijk een verklaring gegeven voor de verschillen. In de inzichtbijeenkomsten met de deelnemers wordt vervolgens verder ingezoomd op de verschillen. Doel is om zicht te krijgen op de achterliggende oorzaken van verschillen en gezamenlijk best practices te identificeren. Impressie Benchmark Financiële Functies voor Woningcorporaties 2012 Pagina 5 van 8

7 3 Inhoud en indeling rapportage Om meer beeld te geven van de inhoud en wijze waarop deze wordt gestructureerd in de Benchmark Financiële Functies, is op de volgende pagina de inhoudsopgave van de rapportage voor de benchmark 2012 opgenomen. 1 Inleiding Waarom benchmarken? De corporaties Leeswijzer 4 2 Conclusies Het dashboard Nuancering, observaties en verwonderpunten Huuradministratie Incassoproces Administratie van servicekosten Debiteurenadministratie Crediteurenadministratie Grootboekadministratie 14 3 Detailgegevens per onderdeel Inleiding Algemeen Aantal medewerkers Planning & Control Overige kenmerken Huuradministratie Beheer van stambestand vastgoed Kosten van printen en versturen van acceptgiro kaarten Incassoproces Percentage machtigingen Taakverdeling incassoproces Mate van persoonlijk contact Overdracht aan deurwaarder Gemiddelde ouderdom van debiteuren Afboekingen Administratie van servicekosten Kenmerken administratie van servicekosten Wijze van meten van stookkosten van collectieve 22 ketelhuizen 3.6 Debiteurenadministratie Aantal facturen per debiteur Crediteurenadministratie Aantal (in)actieve crediteuren Verplichtingenadministratie WKA-beleid en uitvoering Algemene kenmerken crediteurenadministratie Vervallen oude inkoopfacturen Percentage hard copy facturen 26 Impressie Benchmark Financiële Functies voor Woningcorporaties 2012 Pagina 6 van 8

8 3.8 Grootboekadministratie Aantal kostenrekeningen en rekeningen in de 1. Rubriek Beheer van memoriaal boekingen en 28 grootboekstamgegevens 4 Achtergrondinformatie Gegevens over de omvang van deelnemende corporaties Algemene indicatoren Automatisering per proces / administratie 31 Impressie Benchmark Financiële Functies voor Woningcorporaties 2012 Pagina 7 van 8

9 4 Meer over de Benchmark Financiële Functies voor Woningcorporaties Deze impressie is bedoeld om de lezer een indruk te geven van de resultaten die de Benchmark Financiële Functies voor Woningcorporaties oplevert. De totale rapportage is veel uitgebreider en bevat ruim 30 kengetallen weergegeven in grafieken en tabellen. De resultaten zoals weergegeven in deze impressie en in de rapportage bevatten geen waardeoordeel, maar hebben als doelstelling om de achtergronden en zogenaamde best practices van de inrichting van de financiële functie bij woningcorporaties te achterhalen. De resultaten worden met de deelnemende woningcorporaties besproken in twee inzichtbijeenkomsten, waarbij de doelstelling is om de best practices te achterhalen en te benoemen. De werkelijke waarde van de benchmark ligt dan ook in de uitkomst van deze dialoog. De resultaten in de rapportage en impressie zijn geanonimiseerd. Het is op geen enkele wijze mogelijk om op basis van dit materiaal de link te leggen naar een specifieke deelnemer. Om een zinvolle discussie in de inzichtbijeenkomsten mogelijk te maken wordt de anonimiteit voor deelnemers tijdelijk opgeheven. Op basis van een door alle deelnemers en adviseurs ondertekend protocol wordt verspreiding van specifieke informatie van deelnemers niet toegestaan. Bent u na het lezen van deze impressie geïnteresseerd geraakt in deelname aan de Benchmark Financiële Functies voor Woningcorporaties 2013 of wilt u meer weten over de dienstverlening van M&I/Partners voor woningcorporaties? Neemt u dan voor deelname aan de Benchmark Financiële Functies voor Woningcorporaties 2012 contact op met drs. Sanneke van der Linden, senior adviseur, van M&I/Partners, tel: of sanneke.van.der.linden@mxi.nl. U krijgt dan een aanmeldingsformulier toegestuurd. Voor meer informatie over de dienstverlening van M&I/Partners voor woningcorporaties kunt u ook contact opnemen met drs. Patrick van Eekeren MCM, partner, tel: (033) , patrick.van.eekeren@mxi.nl Impressie Benchmark Financiële Functies voor Woningcorporaties 2012 Pagina 8 van 8

10 Impressie Benchmark Financiële Functies voor Woningcorporaties 2012 Pagina 9 van 8