Naam vragensteller: M.H.J. Bon Namens Fractie Inwonersbelangen Montfoort Linschoten.

Transcriptie

1 INWONERSBELANGEN VRAGEN AAN HET COLLEGE Nr Datum: Naam vragensteller: M.H.J. Bon Namens Fractie Inwonersbelangen Montfoort Linschoten. Vraag gericht aan het college Onderwerp: Raadsvoorstel 1008 Inrichtingsplan UW Samenwerking In het bedrijfsleven is het gebruikelijk dat bij een overname of fusie vooraf een plan gemaakt wordt m.b.t.: Hoe ziet de toekomstige organisatie er uit? Wat gaat dat kosten om dat te bewerkstelligen? Wat zijn de voordelen, besparingen die we hiermee kunnen bereiken? Op pagina 10 van het inrichtingsplan staat: In de uitgangspunten van de nieuwe organisatie staat: Geen gedwongen ontslagen. Binnen 2 jaar na de start ( Start datum is ) van de UW Samenwerking wordt er door een extern bureau een formatie meting uitgevoerd. Constatering: Door deze uitgangspunten is er voor de gehele organisatie een werkgelegenheidsgarantie van 3 jaar gecreëerd. 1. Is deze constatering juist? Zo ja, Hoe is dit te verklaren m.b.t. de uitgangspunten die in het raadsprogramma zijn opgenomen van een kleine flexibele organisatie? 2 Zo nee, Waarom is er vooraf geen plan gemaakt m.b.t: Uitvoering van een formatie meting over de toekomstige organisatie van de UW samenwerking? Wat gaat het kosten om de toekomstige organisatie te bewerkstelligen met een overzicht in de begrotingen ? Wat zijn de voordelen, besparingen die we hiermee kunnen bereiken met een overzicht in de begrotingen ? Deze constatering is niet juist. In dit geval gaat het om het samenvoegen van twee organisaties. Op basis hiervan vallen er geen gedwongen ontslagen. Met de 134 fte s in de wendbare organisatie kunnen de taken goed uitgevoerd worden. Er zijn kwalitatief goede ambtenaren in dienst om de taken uit te kunnen voeren. Deze ambtenaren worden geplaatst door een onafhankelijke plaatsingscommissie. Wij willen efficiency behalen, maar tegelijkertijd krijgen de gemeenten veel beleidstaken naar zich toe. Op basis van de huidige inzichten kunnen die taken met deze formatie worden uitgevoerd, als regieorganisatie, niet als uitvoerende organisatie.

2 T.a.v. de uitvoering voor Montfoort (31 fte) zal de organisatie Uw samenwerking in het 4 e kwartaal 2013 een plan van aanpak voorleggen om te bezien of de uitvoering van Montfoort op afstand moet worden gezet. Dit plan van aanpak moet resulteren in besluitvorming in het 2 e kwartaal 2014 (nieuw college en raad). Uitgangspunt hierbij is dat bij het op afstand plaatsen efficiency en effectiviteit moet worden vergroot en de ambtelijke organisatie kleiner en flexibeler wordt. Mocht de raad (raden) besluiten om bepaalde taken niet meer te gaan verrichten (dit staat los van deze organisatieverandering) dan ontstaat er een nieuwe situatie die met OR en GO moet worden overlegd en zal een separaat sociaal plan moeten worden opgesteld waar het onderwerp werkgarantie opnieuw op de agenda wordt geplaatst. Met bureau Berenschot is contact geweest om te bekijken of het mogelijk is een nul meting te verrichten. Vanuit bestaande benchmark gegevens is het mogelijk een due diligence te verrichten naar onze uitgangssituatie qua Fte. (Een due diligence-onderzoek richt zich op het vaststellen van de juistheid van de gepresenteerde informatie en het in beeld brengen van risico s en kansen.) Ook in het forum is gevraagd naar een nulmeting, mede in het kader van de toekomstige ontwikkelingen (decentralisaties) waardoor metingen in de toekomst kunnen worden afgezet tegen deze nulmeting. Het college wil graag aan de wens van de raad tegemoet komen en zal het dagelijks bestuur van Uw samenwerking vragen dit onderzoek te starten. Pagina 19/20 Totale formatie: Per 1 mei FTE. 1. Kunnen wij een overzicht krijgen van het aantal FTE per afdeling gesplitst in IJsselstein en Montfoort? 2. Waarom worden de Vergunningverlening en handhaving, Civiel en Groen door Montfoort niet op afstand gezet? 3. Hoeveel FTE betreft dit? Gaarne gesplitst per onderdeel? 4. Komt dit overeen met de genoemde 31 FTE? 5. Wat is de overhead die hierbij hoort? Dit is niet mogelijk Door UW samenwerking is een inrichtingsplan gemaakt voor de wendbare organisatie met als uitgangspunt dat alle uitvoering op afstand zal worden gezet. Voor deze regie organisatie is 134 fte benodigd. De plaatsing van de medewerkers van Montfoort en IJsselstein geschiedt op basis van de plaatsingsafspraken met het BGO (Bijzonder Georganiseerd Overleg). Deze gesprekken lopen nog. T.a.v. de uitvoering voor Montfoort (31 fte) zal de organisatie Uw samenwerking in het 4 e kwartaal 2013 een plan van aanpak voorleggen om te bezien of de uitvoering van Montfoort op afstand moet worden gezet. Dit plan van aanpak moet resulteren in besluitvorming in het 2 e kwartaal 2014 (nieuw college en raad). Uitgangspunt hierbij is dat bij het op afstand plaatsen efficiency en effectiviteit moet worden vergroot en de ambtelijke organisatie kleiner en flexibeler wordt. Vergunningverlening en handhaving Civiel Groen TOTAAL 6 fte 13 fte 12 fte 31 fte Overhead die hierbij hoort 9,3 fte Pagina 25 Voor 1 september 2014 presenteert het dagelijkse bestuur een voorstel t.a.v. het gebruik van de gemeentehuizen. Daarin worden ook de kosten inzichtelijk gemaakt.

3 Op deze pagina wordt aangegeven dat in een later stadium (in 2013) de kosten van de bedrijfsvoering op zero based basis worden opgesteld. 1. Waarom worden de kosten van de gemeentehuizen niet geliktijdig meegenomen. het gebruik valt toch ook onder kosten bedrijfsvoering? 2. Kunnen wij een specificatie krijgen van het bedrag van 2.874? Gesplitst in primaire en ondersteunende processen. Het komende jaar gaan wij ervaring opdoen met de huisvestingsbehoefte van de wendbare organisatie, mede aan de hand hiervan zullen een voorstel doen aan het Algemeen Bestuur t.a.v. het gebruik van de gemeentehuizen. Mede als gevolg van het op afstand plaatsen van de uitvoering zal ruimte vrij (kunnen) komen. Bekeken wordt hoe dit op de meest (kosten) efficiëntste wijze kan worden opgelost (dit zal een onderdeel vormen van het voorstel aan het Algemeen Bestuur) Personeelsgerelateerd Salarissen 2062 Overig personeelsgerelateerd 53 Projecten inclusief dekking 78 Werkplekgerelateerd Automatisering 531 Facilitair 87 Niet werkplekgerelateerd Specifieke deskundigheid 41 Facilitair 22 Totaal: 2874 De salariskosten betreffen de wendbare organisatie. De overige bedragen zijn niet uitgesplitst in primair en ondersteunend. De kosten van de formatie zijn gebaseerd op normbedragen. 1. Kunt U aangeven wat het totale verschil is tussen de normbedragen (per indicatieve salarisschaal en de werkelijkheid gebaseerd op de formatie? Gesplitst in primaire en ondersteunende processen. Het verschil tussen de normbedragen en de schalen zoals opgenomen in de programmabegroting betreft het opleidingsbudget verlaagd met hetzelfde bedrag aangezien geen van beide gemeenten hier financiële gevolgen van mocht hebben. Per saldo geen effect. De opleidingskosten moeten nu betaald worden uit de normbedragen. Pagina 28 Administratie: De regels zijn vastgelegd in verordeningen. 1. Komen er aparte verordeningen voor de UW samenwerking? 2. Zo ja, wie stelt deze dan vast? 3. Zo nee, hoe worden de regels dan vastgesteld? Ja, indien dit voor de bedrijfsvoering van Uw samenwerking noodzakelijk is.

4 Het algemeen bestuur stelt deze verordeningen vast (een voorbeeld hiervan is de archief verordening voor Uw samenwerking) Activa. 1. Kunnen wij een overzicht krijgen wat er wordt overgedragen? Omdat het wordt overgebracht conform de boekwaarde zal dit geen negatief effect hebben voor een van beide gemeenten Zie bijgaand spreadsheet Overhead: De verdeling is vastgesteld op (aantallen) in procenten. Als ik kijk naar de formatie op pagina 21,22 en 23 lees ik een verhouding van in aantallen. 1. Kunt u hier duidelijkheid verschaffen wat in uw berekening is opgenomen onder de primaire en ondersteunende processen? De tekst in het inrichtingsplan is niet geheel correct onderstaand treft u de juiste getallen en de uitleg aan. onderdeel totaal fte waarvan ondersteunend toelichting directie, procesmanagement en hr management 9,0 7,0 1. strategie 37,0 0,0 bedrijf 10,0 0,0 projecten 7,0 0,0 klant 24,0 0,0 services, specifieke interne klantvraag 16,5 15,0 2. services, generieke interne klantvraag 18,0 18,0 services, buiten 12,5 0,0 totaal 134,0 40,0 30% 1. procesmanagers bedrijf en projecten zijn gerekend tot primair proces 2. alleen (directe) ondersteuning projecten is niet tot ondersteuning gerekend Aanloopkosten. 1. Kunt u aangeven wat de aanloopkosten in 2013 zijn waar bestaan deze uit? 2. Zijn deze kosten in de reguliere begroting 2013 opgenomen? 3. Zo ja, Wat is het bedrag? 4. Zo nee, Hoe worden deze kosten gedekt? 5. Moet hier geen begrotingswijziging voor komen? 6. Wat is de terugverdientijd van deze aanloopkosten? Gaarne een onderbouwing.

5 Dit is nog niet expliciet aan te geven uitgangspunt is dat alle aanloopkosten moeten worden betaald uit de reguliere budgetten. Het is mogelijk dat er aanloopkosten moeten worden gemaakt die zich zelf weer terug gaan verdienen. In IJsselstein is een frictiebudget beschikbaar gesteld door de raad. Indien u als raad een budget beschikbaar wilt stellen dan zou u als voorwaarde daar aan moeten verbinden dan de opbrengsten uiteindelijk weer terug vloeien in de algemene reserve (kosten neutraal over een aantal jaren). Het bedrag waar u aan moet denken is een bedrag van +/ Project Management bureau 1. Gaat dit ook over naar UW samenwerking? 2. Zo ja, naar welk onderdeel? 3. Zo nee, wat is de reden? Ja, zie pagina 22, het betreft een zelfstandig Proces Pagina Besturing, Planning en control 1. Kunnen wij een schematisch overzicht krijgen van de besturing, planning en control overeenkomend met bijlage 3? Deze overzichten zijn nog niet gemaakt worden, maar wij zeggen u toe dat u deze overzichten in het 2 e kwartaal zult ontvangen. Pagina Is het sociaal statuut en Sociaal plan al vastgesteld? 2. Wat zijn de frictiekosten die op basis van deze plannen zijn begroot? 3. Hoe worden deze in de begroting 2013 afgedekt? De onderhandelingen met het BGO lopen nog en verlopen voorspoedig (2 april 2013 zal de handtekening kunnen worden gezet als de raden positief hebben besloten). De eventuele frictiekosten zullen betaald moeten worden uit de reguliere budgetten / frictiebudget Pagina 35/36 1. Is er bij de opstelling van de gewenste situatie rekening gehouden met de mogelijke aansluiting van meerdere gemeentes? 2. Kunnen wij een overzicht krijgen van de begrote kosten voor ? 3. Wat zijn de kosten van buitengebruikstelling van de verschillende pakketten? Ja, in de Europese aanbesteding van de pakket keuze van de Front- en de Back- Office is rekening gehouden met de aansluiting van meerdere gemeenten.

6 De begrote kosten zijn nog niet te geven, het onderzoek loopt nog. Vast staat dat de totale kosten zullen moeten worden gefinancierd uit de bestaande budgetten, voor zover thans bekend zullen er als gevolg van deze exercitie geen meerkosten ontstaan. Beantwoording en aanlevering: Zo spoedig mogelijk Ondertekening: M.H.J. Bon Inwonersbelangen Montfoort Linschoten.