Raadsbijlage Voorstel tot invoering van de Nieuwe Generatie Reisdocumenten

Transcriptie

1 gemeente Eindhoven Dienst Algemene en Publiekszaken Inboeknummer oxmoo3z3z Beslisdatum Bikw zz november zoor Dossiernummer r Raadsbijlage Voorstel tot invoering van de Nieuwe Generatie Reisdocumenten 1 Inleiding Dertien jaar na het aanvankelijk geplande tijdstip, is gestart met de centrale aanmaak van reisdocumenten. Per 1 oktober 2001 is de Nieuwe Generatie Reisdocumenten (NGR) definitief ingevoerd. De aanvraag en uitgifte van reisdocumenten blijft bij de gemeenten. De invoering van de straks zo fraudebestendig mogelijke reisdocumenten betekent evenwel ingrijpende gevolgen voor de betreffende procedures. Hierbij wordt u daaromtrent geinformeerd. 2 Probleemstelling Onder de verantwoordelijkheid van de ministers voor Grote Steden- en lntegratiebeleid en Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, is indertijd het project NGR in het leven geroepen om te komen tot de invoering en afgifte van degelijke en zo fraudebestendig mogelijke reisdocumenten. Uiteindelijk is, gezien de specifieke technische eisen, gekozen voor de op 1 oktober 2001 ingevoerde documenten. Hieraan zijn evenwel vergaande logistieke, personele, procedurele en technische consequenties verbonden. Zo maakt het huidige, zeer publieksvriendelijke maar mede daardoor niet echt fraudebestendig genoeg geachte, klaar-terwijl-u-wacht systeem plaats voor een met allerlei beveiligingsmaatregelen omgeven aanvraag- en uitgifte systeem. Op 24 september 2001 heeft uw raad ingestemd met de noodzakelijke aanpassing van de legestarieven. De overige budgettaire consequenties worden u nu voorgelegd. 3 Maatschappelijke effecten en het meetpunt voor succes Natuurlijk is er het grote nadeel dat de klant sedert 1 oktober 2001 twee keer naar het Stadskantoor moet komen. Daartegenover staat dat hij de beschikking krijgt over een uniek en "vooralsnog" bijzonder goed tegen fraude beveiligd reisdocument, dat zijn weerga niet kent. Hierbij zij opgemerkt dat het publiek zelf, in een vorig jaar gehouden enquete te kennen heeft gegeven dat een dubbel bezoek aan het gemeentehuis niet opweegt tegen een "betrouwbaar" reisdocument.

2 +4+ De invoering is sedert begin september landelijk begeleid worden door een uitgebreide presentatie via de media en Postbus Wijze van aanpak/oplossingsrichting In het kort is de procedure per 1 oktober 2001 als volgt. Al dan niet na afspraak moet men eerst een aanvraag voor een reisdocument indienen. In tegenstelling tot voorheen, dienen hierbij sedert 1 oktober 2001 ook de in het reisdocument bij te schrijven kinderen in persoon aanwezig te zijn. Tevens moet ook van deze kinderen een recente pasfoto worden overgelegd. Hierna vindt de eerste administratieve verwerking plaats. De persoonsgegevens van de burger en eventuele kinderen worden, tezamen met een gescande pasfoto( s), digitaal verzonden naar Enschede/Sdu in Haarlem, waar vervolgens het reisdocument wordt gepersonaliseerd. Na vier a vijf dagen is het gepersonaliseerde reisdocument weer terug bij de gemeente. Wederom dienen enkele administratieve werkzaamheden verricht te worden, waarna het document aan de burger kan worden uitgereikt. De burger, die daarover bij de indiening van de aanvraag wordt geinformeerd, moet wel twee keer aan de balie verschijnen (aanvragen en afhalen). Dit betekent vanzelfsprekend dat, ten aanzien van de reisdocumenten, ook het aantal baliecontacten bij de afdeling Dienstverlening meer dan verdubbeld wordt (naar schatting 130%o). Zoals hiervoor reeds gesteld, is de aanvraag en afgifte procedure met tal van technische/beveiligingsmaatregelen omringd. Alleen speciaal daartoe geautoriseerde mogen bepaalde aangewezen handelingen verrichten. Dit geldt niet alleen de handelingen die betrekking hebben op het aanvragen en afhalen van de reisdocumenten. (De werkzaamheden in de frontoffice), maar ook het verzenden, het in ontvangst nemen, de opslag en het beheer daarvan (de activiteiten die in de backoffice plaats gaan vinden). 5 Financiele gevolgen en risico s Het agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR) van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) alsmede de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB) hebben Bureau Cebeon een onderzoek laten instellen naar de gemiddelde behandeltijd van een reisdocument. Op basis van de onderzoeksresultaten heeft nader overleg plaatsgevonden tussen voornoemde partijen. Een en ander heeft geleid tot vaststelling van maximumtarieven voor het gemeentelijk deel van de leges voor de nieuwe generatie reisdocumenten. Eveneens zijn de tarieven voor de rijkskosten vastgesteld en bekendgemaakt door BPR van het Ministerie van BZK. Naar aanleiding hiervan is u separaat een dossier voorgelegd met de aanpassing van de Legesverordening met daarin opgenomen de nieuwe tarieven voor de burger voor de diverse reispapieren met ingang van 1 oktober Zoals hiervoor reeds aangegeven heeft uw raad op 24 september de betreffende nieuwe tarieven vastgesteld.

3 r p In totaliteit leiden deze nieuwe tarieven op jaarbasis tot de volgende meeropbrengst: Soort product Opbrengst- Aantal Totale meerverschil per producten opbrengst product Paspoort Nederlandse Identiteitskaart (NIK) Bijschrijving kind in nieuw paspoort Bijschrijving kind in bestaand paspoort Totale meeropbrengst (afgerond) f 4, f ,ÃćâĆňâĂİ (< ,20) f 19, f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,23) f 15,ÃćâĆňâĂİ f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,81) f 18, f ÃćâĆňâĂİ < f ,ÃćâĆňâĂİ C ,13) Deze meeropbrengst wordt, zoals al vermeld, veroorzaakt door maximalisering van het gemeentelijke deel c.q. verlaging van het rijksdeel. Hiermee wordt het mogelijk gemaakt om de extra kosten als gevolg van de invoering van de NGR te kunnen opvangen. De extra kosten als gevolg van de NGR vallen grofweg uiteen in eenmalige kosten voor opleiding, uitbreiding balies en aanpassing en uitbreiding hardware en software alsmede in structurele kosten voor toename automatiserings- en communicatiekosten en noodzakelijke capaciteitsuitbreiding. Uitgaande van intern aanwezige normering op basis van de huidige werkwijze (+ 8 minuten per reisdocument) in relatie tot de onderzoeksresultaten van Cebeon, waarbij sprake is van een gemiddelde behandeltijd van 17 minuten voor nieuwe documenten, zou naar objectieve maatstaven sprake moeten zijn van een formatie-uitbreiding van 4,9 formatieplaatsen, voor de afdeling Dienstverlening (DVL). Dit exclusief een in dit kader noodzakelijk geachte uitbreiding voor procesbeheer en mogelijke uitbreiding voor de receptiebalie ( bezoekers meer). Vooralsnog wordt er in afwijking van deze normering bij de voorgestelde oplossingsbenadering vanuit gegaan dat de verwachte meeropbrengst als taakstellend maximum moet worden aangemerkt. Als zodanig is het gewenst dat ter wille van de waarborging van de kwaliteit van de dienstverlening de beschikbare ruimte structureel op de volgende wijze wordt ingezet: 3,4 formatieplaatsen allround medewerkers. Dl afdeling DVL (niveau 6) f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,43) 0,5 formatieplaats adv. medewerker Dl afdeling DVL (niveau 8) f ,ÃćâĆňâĂİ (< ,43) 0,5 formatieplaats procesbeheerder afdeling (niveau 9) f ,-( ,33) Kosten overhead f ÃćâĆňâĂİ Totale structurele kosten f ,ÃćâĆňâĂİ (C ,13)

4 Raadsbijlage nummer 24$ Voor het lopende jaar 2001 betekent dit een toename van zowel kosten als opbrengsten van afgerond f ,ÃćâĆňâĂİ (( ,92). Hierbij is ervan uitgegaan dat alle noodzakelijk te maken eenmalige kosten ten laste van bestaande budgetten worden gebracht, waarbij eventuele overschrijdingen worden verantwoord in kwartaalbericht c.q. jaarrekening. Tevens wordt er vooralsnog vanuit gegaan dat de meer dan verdubbelen "klantcontacten" voor reisdocumenten niet hoeft te leiden tot een capaciteitsuitbreiding bij de receptiebalie. Indien de ervaring leert dat dit toch onontkoombaar is, zal hierop separaat worden terug gekomen. Dit zal eveneens het geval zijn als uit evaluatie blijkt dat de doorgevoerde formatieuitbreiding bij de afdeling Dienstverlening, waarbij om budgettaire redenen is afgeweken van de normberekening, te gering is. 6 Overige gevolgen van de aanpak Zoals hiervoor reeds aangegeven betekent invoering NGR een ruime verdubbeling van het aantal bezoekers aan de afdeling Dienstverlening in het Stadskantoor. Meer nog dan tot nu toe zal hiermee met (het onderhoud van) de inrichting van de publieksruimte rekening dienen te worden gehouden. De diversiteit van de klanten wordt veel groter, van zeer jong tot zeer oud, waardoor ook het meubilair geregeld aangepast en vernieuwd zal moeten worden. 7 Resultaten van overleg / inspraak Vanaf de start van het NGR-project invoeringstraject is er in allerlei gremia en op alle niveaus voortdurend overleg (geweest) tussen de bij het project betrokken partijen. 8 Communicatie Het ministerie zorgt voor een uitvoerige campagne via de landelijke media. Dit ontslaat ons niet van eenzelfde verplichting. Het is zaak om naast de info door de Rijksoverheid ook via de afdeling Communicatie en Stadspromotie ruime aandacht te besteden aan de invoering van de NGR. 9 Advisering raadscommissie(s) De commissie middelen hebben wij over dit voorstel gehoord. Haar positief advies ligt voor u ter inzage. Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven, R. Welschen, burgemeester. C. Tetteroo, secretaris.

5 4$Âż Besluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 27 november 2001, nr. 243; gelet op het advies van de commissie middelen; besluit: 1 kennis te nemen van de invoering van de Nieuwe Generatie Reispapieren met ingang van 1 oktober 2001; 2 de eenmalige kosten voor opleiding, aanpassing en uitbreiding van hardware, software en balies op te vangen binnen bestaande budgetten en eventuele overschrijdingen te verantwoorden in kwartaalbericht c.q. jaarrekening; 3 in te stemmen met een formatie-uitbreiding van per 1 oktober 2001 van 3,9 formatieplaatsen voor de afdeling Dienstverlening en 0,5 formatieplaats voor de afdeling Beleid en Ondersteuning; 4 de kosten van de formatie-uitbreiding te weten f ,ÃćâĆňâĂİ (< ,13) op jaarbasis, derhalve f ,ÃćâĆňâĂİ (E ,92) voor de resterende periode 2001, volledig te dekken uit de meeropbrengst leges reispapieren; 5 de begroting dienovereenkomstig te wijzigen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 17 december R. Welschen, voorzitter. C. Tetteroo, secretaris. ED