Vragenlijst organisatie. Vorming toetsers 2013 Luc Ceulemans Raadslid Lid Commissie kwaliteitstoetsing

Transcriptie

1

2 Vragelijst orgaisatie Vormig toetsers 23 Luc Ceulemas Raadslid Lid Commissie kwaliteitstoetsig 2

3 Structuur vragelijste Deel I: voorbereidede gegeves Deel II: vragelijst kwaliteitstoetsig: orgaisatie Deel III: vragelijst kwaliteitstoetsig: dossiers (2 of 3 per exter lid) Op voorhad opgezocht e igevuld door IAB Orgaisatie va het katoor Bijzoder madaat Recurrete opdracht Adere opdracht (bv, gerechtelijke expertise) 3

4 Deel I: voorbereidede gegeves Idetiteitsgegeves Nazicht via Compayweb Nazicht via FSMA Katoor, vestigige Neerleggig jaarrekeige Verzekerigsactiviteite Extere lede Madate Bakactiviteite Veratwoordelijke 4

5 Deel I: voorbereidede gegeves Nazicht voorafgaade vragelijste Nazicht voorafgaade vragelijste Nazicht vragelijst atiwitwas Verslage bijzodere madate Gebruik opdrachtbrief Atwoorde igedied verslag AWW Polis B.A. Evaluatie persoeel Aadeelhouders- e bestuursstructuur Permaete vormig 5

6 DEEL I VOORBEREIDENDE GEGEVENS (voorbereidig door IAB) Getoetst katoor: Plaats va uitvoerig va de kwaliteitstoetsig: Adere vestigige: Extere IAB-lede va het katoor: Naam, vooraam Lidummer Lid Lid 2 Lid 3 Lid 4 IAB-lid, veratwoordelijk voor de cotacte met het IAB: IAB-lid, cotactpersoo m.b.t. de kwaliteitstoetsig t.o.v. het IAB: IAB-lid, ati-witwasveratwoordelijke: Omzet e VTE va het katoor (iter, exter + oderaaemig): Lid 5 Lid A Toetser(s): ame e voorame: Toetser Toetser 2 6

7 Idie er wordt gewerkt oder ee veootschap, werde er de laatste 3 jaar jaarrekeige laattijdig eergelegd door het katoor of evetueel lid (Compayweb)? Zo ja, welke? Idie er wordt gewerkt oder ee veootschap, werde er de laatste 3 jaar jaarrekeige iet eergelegd door het katoor (Compayweb)? Zo ja, welke? j j Welke madate werde iet aa IAB gemeld (katoor of evetueel lid) (Compayweb - E-loket)? Verzekerigsactiviteite va katoor of exter lid (FSMA: "Lijst va de verzekerigstussepersoe met verguig verstrekt door FSMA" Bakactiviteite va katoor of exter lid (FSMA: "Lijst va de tussepersoe i bak- e beleggigsdieste" Overtredig beroepsactiviteite (website katoor) Overtredig publiciteitsregels (website katoor) j 7

8 Voorafgaade vragelijste Atwoord beschrijvig werkdossier recurrete opdrachte Beschrijvig werkdossier recurrete opdrachte j Heeft de getoetste de laatste drie jaar ee verslag opgezode m.b.t. ee bijzoder madaat? Idie ja, geef de aam va het lid e per lid de aard Lid Liquidatie Veootschap va de opdracht e aam va de drie laatste dossiers Lid Omvormig Veootschap 2 Lid 3 Fusie Veootschap 3 Is het katoor verzekerd via de collectieve polis IAB? IAB-lede IBR BIBF Adere Totaal % aadeelhouderstructuur va de veootschap? 49,%,% 3,%,%,% % bestuursorgaa va de veootschap? 5,% 2,% 2,%,% fout j Aadeelhouders Bestuur Formulier aa IAB overgemaakt idie adere > %? j Gebruik va opdrachtbrief voor alle opdrachte voor opdrachte sids ter beschikkigstellig j modelopdrachtbrieve geschat % voor gebruik opdrachtbrief 4% j j Gedocumeteerde evaluatieprocedure voor persoeel: Evaluatie (j/) Jaarlijks Meermaals per jaar Mider da keer per jaar Zij er aomalieë i de vragelijst? Welke? NNN Ure permaete vormig laatste drie jaar per exter lid va katoor: Jaar -3 Jaar -2 Jaar - Totaal Cotrole ure Lid 2, 4, 6, 2, Ure OK j Lid 2 2, 55, 3, 5, Te weiig ure P.O.! Lid 3 5,, 2, 35, Gee 2 uur per jaar! Lid 4 4, 3, 5, 85, Te weiig ure P.O.! Lid 5 2,,, 2, Gee 2 uur per jaar! 8

9 Atwoorde op ati-witwasvragelijst (via e-loket) Hebbe de extere lede va het katoor geatwoord op de vragelijst atiwitwaswetgevig? Heeft uw katoor ee cliëtacceptatiebeleid met betrekkig tot de prevetieve atiwitwaswetgevig? Omvat het cliëtacceptatiebeleid richtlije/criteria betreffede: - verificatie va de idetiteit a het aakope va de zakerelatie - idetificatie e verificatie op afstad - politiek promiete persoe die i het buitelad verblijve - gegevesbewarig via referetie - het idele va cliëte/verrichtige volges objectieve risicocriteria - het oderkee va atypische verrichtige, het opstelle va ee verslag hierover e de aalyse hierva - actualisatie of cotrole va beschikbare idetiteitsgegeves Zij deze richtlije schriftelijk vastgelegd i ee hadleidig/software of adere documete? Vraagt uw katoor systematisch de odige idetificatiegegeves e -documete betreffede de cliëte? Vraagt uw katoor systematisch de odige idetificatiegegeves e -documete va de lasthebber die de cliët vertegewoordigt i zij zakelijke relatie met het katoor? Vraagt uw katoor i voorkomed geval de idetificatiegegeves e -documete va de uiteidelijke begustigde() va uw cliëte? Heeft uw katoor gedurede de afgelope 2 jaar ee beroep gedaa op ee derde zaakaabreger? Heeft uw katoor i het afgelope jaar "politiek promiete persoe" die i het buitelad gedomicilieerd zij als cliët gehad? Worde i uw katoor de bedoelde idetificatiegegeves e -documete bewaard e dit gedurede te miste 5 jaar a het beëidige va de zakelijke relatie? Zij er mistes meldigsplichtige beroepsbeoefeaars actief bie het katoor? Idie ja, werde er éé of meerdere veratwoordelijke aagesteld? Idie mider da meldigsplichtige beroepsbeoefeaars werkzaam zij, is er toch ee veratwoordelijke aagesteld? Zij er werkemers e/of zelfstadige medewerkers actief bie uw katoor? Idie ja, op welke wijze heeft u voorzie i opleidig e sesibiliserig met betrekkig tot de prevetieve atiwitwaswetgevig? verspreidig e beschikbaarheid va de wetgevig e de reglemeterig izake de prevetieve atiwitwasregels itere opleidig, commuicatie deelame aa extere iformatiesessies (bv. semiaries...) e-learig (iter of exter) Heeft uzelf i de afgelope 3 jaar ee of meerdere semiaries over de prevetieve atiwitwaswetgevig gevolgd? 9

10 Lay-out vragelijst Deel II Vragelijst kwaliteitstoetsig: orgaisatie. Deotologie. Oafhakelijkheid. Deotologie Vraagstellig Bro Hadleidig Opm. IAB Opm. toetser Opm. getoetste J/N/ NVT Zij er buite de reeds opgegeve opmerkige va het IAB og aaduidige dat verzekerigs- of bakactiviteite worde uitgeoefed i eige aam of i aam va adere? Gelieve de evetuele opmerkige va het IAB e uw vaststellige te bespreke. Art. 3, 9, 4 e 5 KB /3/98 Deel I,.2 Gee dergelijke activiteite N 2 2 Zij de activiteite voldoede gespreid over meerdere cliëte(groepe)? J 2. Verzekerig aasprakelijkheid

11 Deel II Vragelijst kwaliteitstoetsig: orgaisatie. Deotologie 2. Door katoor verleede dieste 3. Orgaigram 4. Aavaarde e voortzette va relatie met opdrachtgevers 5. Tijdsbeheer 6. Persoeelsbeleid 7. Itere procedure tot permaete kwaliteitsbewakig

12 Aatal vrage vragelijst kwaliteitstoetsig: orgaisatie 2

13 Veelheid va vrage Extere e itere verplichtige Orgaieke wet va 22 april 999 Huishoudelijk reglemet (KB va 2 maart 989) Plichteleer (KB va maart 998) Atiwitwasreglemeterig ISRS 44 WCO Keuzemogelijkheid door Commissie Omogelijk te behadele op ee halve dag ter plaatse Sommige vrage zij er ekel ter sesibiliserig va de lede 3

14 . Deotologie Oafhakelijkheid Verzekerigs- e bakactiviteite Spreidig over meerdere cliëte(groepe) Verzekerig aasprakelijkheid Commerciële activiteite Samewerkigsverbade Voorleggig polis idie iet-iab-polis Betalig premies Dekt polis alle aagebode dieste Madate e samewerkigsverbade gemeld Aadeelhouderschap e bestuursfucties idie iet alle IAB-lede Permaete vormig Voldoede ure Steekproef atteste Kwaliteitsbeheersig izake deotologie Beleidslije e procedures opgesteld 4

15 DEEL II VRAGENLIJST KWALITEITSTOETSING: ORGANISATIE Vraagstellig. Deotologie Bro Referetie hadleidig Opmerkige IAB Opm. toetser Opm. getoetste J/N/NVT Vrage voor elk katoor. Deotologie 3 Oafhakelijkheid N Zij er buite de reeds opgegeve opmerkige va het IAB og aaduidige dat verzekerigs- of bak-activiteite worde uitgeoefed i eige aam of i aam va adere?gelieve de evetuele opmerkige va het IAB e uw vaststellige te bespreke. Zij de activiteite voldoede gespreid over meerdere cliëte(groepe)? Art 3 Orgaieke wet Art. 3, 9, 4 e 5 KB /3/98 Deel I,.2 Gee dergelijke activiteite op websites 2 2Verzekerig aasprakelijkheid N I het geval dat er gee polis va het IAB is, wordt ee geldige 3 Polis IAB 3 verzekerigspolis voorgelegd? Art. 33 2Werde de verschuldigde premies effectief betaald? Orgaieke Deel I,.3 j 4 wet 22/4/99 4 Dekt de polis alle dieste die worde aagebode ook 3 effectief? 23 3Commerciële activiteite - samewerkigsverbade N Werde alle commerciële activiteite of madate 5 uitgeoefed i hadelsveootschappe toegelate e gemeld aa het IAB? Art. 3 Orgaieke Werde alle samewerkigsverbade aagegaa i het kader va de wet 2 22/4/99; Art. beroepsuitoefeig aa het IAB gemeld? 2,2 e Art. Idie iet-lede toegetrede zij tot het aadeelhouderschap of bestuursorgaa va de professioele /3/98; KB Deel I, KB 6 3 4/5/99; veootschap: hebbe de lede ee meerderheid va de gedragsregel stemme e va de madate? Aadeleregister vrage s publiciteit; Idie iet-beoefeaars toegetrede zij tot het aadeelhouderschap Beslissig of bestuursorgaa va de professioele veootschap: hebbe deze va de Raad, 4 29/3/2 idie zij meer da % hebbe de odige bewijsstukke opgezode? Gee ietaagegeve madate via websites Aadeelhouderstructuur is iet OK volges voorafgaade vragelijst Stukke aadeelhouderschap iet overgemaakt j 7 9

16 4Permaete vormig N 3 Werd i de voorbije 3 jare 2 uur e miimum 2 uur per jaar, besteed aa activiteite die bijdrage tot de professioele keis (iclusief itere vormig)? Voor de lede die gee voldoede ure hebbe: bespreek e vraag aar bijkomede atteste. Stemt het aatal vormigsure overee met het aatal ure vermeld op de voorgelegde 7 2 atteste? (Steekproef) Zij atteste correct (erkeigsummer vermeld) (Lij per exter lid te voorzie) Art. 28 Orgaieke wet 22/4/99; art. 33 KB 2/3/89; orm permaete vormig va 3/9/22 Deel I, 3.9 Te weiig ure 3 5 5Kwaliteitsbeheersig izake deotologie J 5 Bestaa er beleidslije e procedures die erop gericht zij het katoor ee redelijke mate va zekerheid te verschaffe dat het katoor e het persoeel relevate ethische voorschrifte aleve? Iteratioal Stadard o Quality Cotrol (ISQC) al. 2 j 5 6

17 2. Door katoor verleede dieste Afbakeig dieste verleed door katoor Lijst va dieste Hebbe medewerkers toegag tot deze lijst Aavaardig opdracht Wordt de lijst gebruikt bij aavaardigsprocedure Opsommig va verleede dieste i opdrachtbrief Eidbeslissig voor aavaardig opdracht geome door veratwoordelijke Beheer middele Bestaa va procedure om aa opdracht bestede tijd te evaluere Veratwoordelijke voor iedere opdracht Cotroleert me bij aavaardig opdracht de beschikbaarheid va tijd, competeties e materiële middele Evetueel beroep op specialiste Procedures om meigsverschille op te losse 7

18 2. Door het katoor verleede dieste Vraagstellig Bro Referetie hadleidig Opmerkige IAB Opmerkige toetser Opmerkige getoetste J/N/ NVT Vrage voor elk katoor 2. Door het katoor verleede dieste 9 9 Afbakeig va de dieste va het katoor J 9 Bestaat er ee lijst va de dieste die het katoor 4 verleet / iet verleet? Deel II Witboek leidraad 5 2Hebbe de medewerkers toegag tot deze lijst? j Aavaardig va de opdracht J 2 Wordt de lijst va de verleede dieste gebruikt bij 6 de cliëtacceptatieprocedure? Bevat de beschrijvig va de opdracht i de 7 2opdrachtbrief ee opsommig va de te verlee dieste? Wordt de eidbeslissig om ee opdracht te 8 3aavaarde door ee veratwoordelijke geome e gedocumeteerd? ISQC 27 (c) Witboek blz Beheer va de middele N 2 9 Bestaat er ee procedure om de per opdracht te bestede tijd te evaluere? Wordt er voor iedere opdracht ee 2 veratwoordelijke aageduid? Cotroleert me bij de aavaardig va de opdracht of me de odige meselijke (tijd e competeties) e materiële middele heeft voor de goede uitvoerig erva? Wordt bij gebrek aa middele ee beroep gedaa op gespecialiseerde persoe? Zij er procedures om meigsverschille bie het opdrachtteam te behadele e op te losse? (iclusief de exter geraadpleegde persoe) ISQC al. 3, al.32, Deel IV 4.2 al.34, al j 4 j 6 j 7 j 8 j 9 5 j 3 j 2

19 3. Orgaigram Bestaa va orgaigram Bestaa va schriftelijk orgaigram met fucties e taakbeschrijvige Itere commuicatie va dit orgaigram 9

20 3. Orgaigram Vraagstellig Bro Referetie hadleidig Opmerkige IAB Opmerkige toetser Opmerkige getoetste J/N/ NVT Vrage voor elk katoor 3. Orgaigram 7 Bestaa va ee orgaigram N Bestaat er ee schriftelijk orgaigram met de fucties e taakbeschrijvige e wordt het regelmatig bijgewerkt? Wordt de igevoerde structuur iter 2 meegedeeld? Witboek leidraad 2 2

21 4. Aavaarde e voortzette relatie opdrachtgevers Cotact met voorgager Schriftelijk cotact Betalig saldo va voorgager Beleidslije Aavaarde va ieuwe cliët Cliëteacceptatiebeleid Schriftelijke richtlije cliëteacceptatiebeleid Idetificatie Cliëte, lasthebbers e uiteidelijke begustigde Richtlije uitgeschreve e opgevolgd Derde zaakaabreger Richtlije uitgeschreve e opgevolgd Idetificatie buiteladse politiek promiete persoe Richtlije uitgeschreve e opgevolgd Schriftelijke beleidslije aavaardig cliët Uitgeschreve e opgevolgd 2

22 4. Aavaarde e voortzette va de relatie met opdrachtgevers Vraagstellig Bro Referetie hadleidig Opmerkige IAB Opmerkige toetser Opmerkige getoetste J/N/ NVT Vrage voor elk katoor 4. Aavaarde va ee ieuwe cliët 8 Heeft het katoor cotact opgeome met zij voorgager waeer hij ee dossier met recurrete opdracht va hem overeemt? J 8 Werd schriftelijk cotact opgeome met de voorgager? Werd bij cliët aagedroge om de voorgager te 2betale idie er og ee opestaad saldo va zij ereloo is? Werde deze regels vastgelegd i ee schriftelijke 3 beleidslij? 4 5 K.B. /3/98 Art. 26 Deel I.4 Deel IV 7 2Cliëtacceptatiebeleid - Hoofdstuk 8 va het reglemet atiwitwaswetgevig N 45 Cotroleer volgede atwoorde va igediede vragelijst: 9 Heeft uw katoor ee cliëtacceptatiebeleid met betrekkig tot de prevetieve atiwitwaswetgevig? Atwoord = ee! 8 Omvat het cliëtacceptatiebeleid richtlije/criteria betreffede: - verificatie va de idetiteit a het aakope va 2 W //93 de zakerelatie Art 2 e 9 Atwoord = ee! idetificatie e verificatie op afstad Reglemet Atwoord = ee! 2 - politiek promiete persoe die i het buitelad AWWW Deel I.4 4 Atwoord = ee! verblijve Art. 22 e Deel IV gegevesbewarig via referetie 23 Atwoord = ee! 3 - het idele va cliëte/verrichtige volges Omzedbrie 4 6 f Hfstk 5 Atwoord = ee! 4 objectieve risicocriteria 5 - het oderkee va atypische verrichtige, het 7 opstelle va verslag hierover e de aalyse hierva Atwoord = ee! actualisatie of cotrole va beschikbare 8 idetiteitsgegeves Atwoord = ee! 6 Zij deze richtlije schriftelijk vastgelegd i ee 7 9 hadleidig/software of adere documete? Atwoord = ee! 22 7 j 5 j 6 7

23 2 3Idetificatie e verificatie va de cliëte, de lasthebbers e hu uiteidelijke begustigde - Hoofdstuk 5 va het reglemet atiwitwaswetgevig N 2 Cotroleer volgede atwoorde va igediede vragelijst: 8 Vraagt uw katoor systematisch de odige idetificatie-gegeves e - documete betreffede de cliëte? Vraagt uw katoor systematisch de odige idetificatie-gegeves e - 9 2documete va de lasthebber die de cliët vertegewoordigt i zij zakelijke relatie met het katoor? 2 Vraagt uw katoor i voorkomed geval de idetificatiegegeves e - 3 documete va de uiteidelijke begustigde() va uw cliëte? I het geval waari gee (volledige) idetificatie mogelijk was, heeft het 4 katoor procedureregels opgesteld wat er diet te gebeure? W //93 Art 7 e 9 Reglemet AWWW Art. 3, 6, 7, 9, 2 t/m 7 Omzedbrief 4.3. e 4.9 Deel I.4 e Deel IV.2.2 Atwoord = ee! 8 Atwoord = ee! 9 Atwoord = ee! 2 4Derde zaakaabreger - Hoofdstuk 6 va het reglemet atiwitwaswetgevig N 2 Cotroleer volgede atwoorde va igediede vragelijst: W //93 Heeft uw katoor gedurede de afgelope 2 jaar ee beroep gedaa op ee Art. Atwoord = ee! 3 derde zaakaabreger? Reglemet 2Idie ja, worde de richtlije opgevolgd? AWWW j 4 2 3Werde deze beleidslije uitgeschreve? Art.8 t/m Idetificatie politiek promiete persoe - Artikel 2 3 va de atiwitwaswetgevig N 2 Cotroleer volgede atwoorde va igediede vragelijst: Heeft uw katoor i het afgelope jaar "politiek promiete persoe" die i het buitelad gedomicilieerd zij als cliët gehad? W //93 Art. 2 3 Reglemet AWWW Art.8 t/m Atwoord = ee! 6 2Idie ja, worde de richtlije opgevolgd? j Werde deze beleidslije uitgeschreve? 8 5 6Schriftelijke beleidslije voor aavaardig va ee cliët J 5 Heeft ee beoordelig plaatsgevode va de voor de accoutat aa de opdracht verbode risico's? (bijvoorbeeld bedreigig va de itegriteit of het professioeel gedrag va de accoutat)? Heeft het katoor schriftelijk algemee criteria opgesteld wat diet 2 Reglemet AWWW Art. e 22 Omzedbrief Deel I.4;.2; oderzocht te worde om ee ieuwe cliët te aavaarde? 2.5; 2.6; Hfdstk j 3.6 W 22/4/99 Bestaa er bie het katoor schriftelijke beleidslije die erop gericht zij Deel II II 3 Art. 28 de itegriteit va de cliët te oderzoeke e hoe worde die toegepast? Deel IV j 2 K.B. /3/98.2.3; Art. 9,, 3,.2.4;.3 Werde beleidsregels schriftelijk vastgelegd om de risicogevoeligheid va ee 4, 5, 23, 4 j 3 ieuwe opdracht te mete e i voorkomed geval te verlage? 25; ISQC al j 9

24 4. Aavaarde e voortzette relatie opdrachtgevers Opdrachtbrief Gebruik sids jauari 2 voor ieuwe cliëte Gebruik oudere cliëte Geschreve oderrichtige voor gebruik Opdrachtbrief ekel oderteked door veratwoordelijke persoo Algemee voorwaarde op achterzijde erelooota 24

25 3 2. De opdrachtbrief Wordt de opdrachtbrief gebruikt? J 3 Atwoord voorafgaade vragelijst: Niet voor alle opdrachte Voor alle Geschat gebruik: opdrachte sids ter beschikkigstellig op site 4% 23 Gebruikt u sids //2 systematisch de opdrachtbrief bij het aavaarde va ieuwe cliëte of ieuwe opdrachte e waarom evetueel iet? Gebruikt u de opdrachtbrief voor de vóór 2 //2 bestaade cliëte? Zij er geschreve oderrichtige voor het 3 gebruik va de opdrachtbrief? Staat er i de oderrichtige of de opdrachtbrief dat ekel mag oderteked 4 worde door ee bevoegd persoo va het katoor? Idie iet met ee opdrachtbrief wordt gewerkt, worde de algemee voorwaarde op 5de achterzijde va uw erelooota afgedrukt of op uw website vermeld? (Na te gaa aa de had va ee voorbeeld) Aabevelig Raad ivm opdrachtbrief 8/6/98; Website IAB Deel IV 6 Witboek Leidraad 5 4 j 5 j 6 j 7 j 8 25

26 4. Aavaarde e voortzette relatie opdrachtgevers Voortzette relatie met cliët Verplichtige AWW regelmatig geüpdatet Systeem opvolgig verlope idetiteitskaarte Updatig formulier uiteidelijke begustigde Regelmatige evaluatie potetiële risico s cliët Schriftelijke beleidslije Atypische verrichtige Bestaa va procedure Schriftelijke beleidslij Opleidig e sesibiliserig persoeel Hoe gebeurt de sesibiliserig persoeel Volge va semiaries AWW gedurede laatste 3 jaar Gewijzigde omstadighede Schriftelijke beleidslije Besprekig met dossierveratwoordelijke 26

27 3. Verderzette va de relatie met cliët 5 Worde de verplichtige izake de atiwitwaswetgevig regelmatig geüpdatet? N Bestaat er ee systeem va cotrole voor de tijdige vervagig va de verlope idetiteitskaarte e adere idetiteitsbewijze? W //93 Wordt het formulier va de uiteidelijk begustigde() regelmatig aagepast waeer het aadelebezit wijzigt? Worde de potetiële risico's va de cliët op regelmatige basis geëvalueerd, aagepast e opgevolgd? Werde deze regels vastgelegd i ee 4 schriftelijke beleidslij? Art. 7, 8, 9 e 4 Omzedbrief 4.9. ISQC al.28 Deel I.4 Deel IV.2.3, 2, 5 j Atypische trasacties J 9 Bestaat er ee procedure voor de vaststellig va atypische verrichtige? Werde deze regels vastgelegd i ee 2 schriftelijke beleidslij? W //93 Art.4, 23 t/m 26 e 29 Reglemet Deel I AWWW Art. Deel IV 9 25 t/m 27 Omzedbrief j 4 j 5 27

28 33 3Procedures izake opleidig e sesibiliserig va het persoeel - Artikel 7 va de atiwitwaswetgevig N 33 Cotroleer volgede atwoorde va igediede vragelijst: Zij er werkemers e/of zelfstadige medewerkers actief bie uw katoor? Atwoord = ee! Idie ja, op welke wijze heeft u voorzie i opleidig e sesibiliserig met betrekkig tot de prevetieve atiwitwaswetgevig? verspreidig e beschikbaarheid va de wetgevig e de reglemeterig izake de prevetieve atiwitwasregels W //93 Art. 7 Reglemet AWWW Art. 29 Omzedbrief 6.5 Atwoord = ee! itere opleidig, commuicatie Atwoord = ee! deelame aa extere iformatiesessies (bv. semiaries...) Atwoord = ee! e-learig (iter of exter) Atwoord = ee! Heeft uzelf i de afgelope 3 jaar ee of 28 6meerdere semiaries over de prevetieve atiwitwaswetgevig gevolgd? Atwoord = ee! 2 7 4Gewijzigde omstadighede N 7 Werde er beleidslije vastgelegd om bij 29 gewijzigde omstadighede op regelmatige basis te oderzoeke of de relatie met de cliët al da iet ka worde voortgezet? Werd hieri opgeome dat de resultate va 2dat oderzoek diee te worde besproke met de dossierveratwoordelijke? W //93 Art. 7 KB /3/98 Art. 9,, ISQC al. 28 Deel I.4, Deel IV.2.3, 2, 5;

29 4. Aavaarde e voortzette relatie opdrachtgevers Stopzette relatie met cliët Overdracht dossier aa adere beroepsbeoefeaar Boeke e bescheide overwijld overhadigd Gedetailleerde ivetaris Schriftelijke beleidslije Gegevesbewarig gedurede 5 jaar Afschrifte idetiteitskaarte Veratwoordig Waarom uiteidelijke begustigde iet ko worde geïdetificeerd Evetuele vrijstellig idetificatieverplichtig Iter verslag bij atypische verrichtige I voorkomed geval jaarverslag Schriftelijke beleidslije 29

30 4. Het stopzette va de relatie met de cliët 7 Overdracht va het dossier aa ee adere beroepsbeoefeaar N 7 Werde alle boeke e bescheide overwijld 3 overhadigd aa de cliët of de opvolgede cofrater waeer deze erom verzocht? 2 3 Werd ee gedetailleerde e gedagtekede ivetaris va de overhadigde stukke opgesteld die door beide partije werd oderteked? Werde deze gedragsregels schriftelijk vastgelegd? KB /3/98 Art. 26 Deel I.4 Deel IV 7 3 2Gegevesbewarig - Hoofdstuk 7 va het reglemet atiwitwaswetgevig J Worde volgede documete 5 jaar vaaf het eide va de zakerelatie bewaard: - afschrifte idetiteitsbewijze cliëte, hu lasthebbers e hu uiteidelijke begustigde()? - i voorkomed geval, zo de uiteidelijke begustigde iet ko geïdetificeerd, de veratwoordig erva? - i voorkomed geval de veratwoordig va de evetuele vrijstellig va de idetificatieverplichtig? - het iter verslag met bijlage i geval va ee atypische verrichtig, de aalyse die erva gemaakt werd e de evetuele beslissig tot meldig aa de CFI? W //93 Art. 9, 3, 5 Reglemet AWWW Art. 2 Omzedbrief 4.. e 6.4. Deel I.4 Deel IV 3 Atwoord = ee! 5 - i voorkomed geval het jaarverslag? j 2 5 j j 8 j 9 j Werde deze regels vastgelegd i ee 6 schriftelijke beleidslij? 3 j 3

31 4. Aavaarde e voortzette relatie opdrachtgevers Bijkomede vrage katoor met > beroepsbeoefeaars Werd veratwoordelijke aagesteld I katoor met > beroepsbeoefeaars, of vrijwillig Verricht deze persoo effectief deze fucties Werde dies veratwoordelijkhede vastgelegd Schriftelijke beleidslije voor zij aastellig Activiteiteverslag Opgesteld? Bevat dit beschrijvig va: Admiistratieve orgaisatie e toepassig itere cotrole Opleidige e sesibiliserig persoeel tijdes jaar Verwerkig meegedeelde itere verslage Schriftelijke beleidslije voor opstellig erva 3

32 Bijkomede vrage voor ee katoor meer da extere beroepsbeoefeaars of waar ee veratwoordelijke werd aagesteld. Oderzoek va de adere verplichtige m.b.t. de atiwitwaswetgevig 39 Werd er ee veratwoordelijke voor de atiwitwaswetgevig aagesteld i uw katoor? - Hoofdstuk va het reglemet atiwitwaswetgevig J 39 Cotroleer volgede atwoorde va igediede vragelijst: Zij er mistes meldigsplichtige beroepsbeoefeaars actief bie het katoor? Atwoord = ee! 4 32 Idie ja, werde er éé of meerdere veratwoordelijke 2 aagesteld? Atwoord = ee! Idie mider da meldigsplichtige beroepsbeoefeaars werkzaam zij, is er toch ee veratwoordelijke aagesteld? Naam lid dat volges de voorafgaade vragelijst veratwoordelijk is voor de toepassig va de atiwitwaswetgevig Blijkt uit uw oderzoek dat deze persoo effectief deze fucties uitoefet? Werde de veratwoordelijkhede va e relaties tusse beroepsbeoefeare e deze veratwoordelijke vastgelegd? Werd er ee procedure m.b.t. de aastellig e de veratwoordelijkhede vastgelegd? W//93 Art. 8 Reglemet AWWW Art. 28 Omzedbrief Hfdstk 6 Atwoord = ee! 6 5 2Wordt jaarlijks ee activiteiteverslag opgesteld (verplicht als er ee witwasveratwoordelijke is)? J 5 Lid A j 7 j 8 j 9 33 Wordt er jaarlijks ee activiteiteverslag opgesteld? Bevat dit activiteiteverslag volgede elemete? - beschrijvig va de admiistratieve orgaisatie e de toegepaste itere cotrole teeide toe te zie op de alevig va de atiwitwaswet - de tijdes het jaar oderome opleidige e sesibiliserig va het persoeel tot voorkome va het witwasse va geld e fiacierig va het terrorisme - beschrijvig va de verwerkig va de meegedeelde itere schriftelijke verslage aa de veratwoordelijke Werd de procedure betreffede de opstellig va het jaarlijks activeiteiteverslag schriftelijk vastgelegd? W//93 Art. 8 Reglemet AWWW Art. 28 Omzedbrief j 2 j 3 j 4 j 5

33 5. Tijdsbeheer Structuur activiteite Bestaa va omeclatuur voor gepresteerde dieste Hiërarchie medewerkers aargelag hu competeties Tijdsregistratie Uurtarieve per type werk/medewerker Beheer medewerkers Registratie gepresteerde ure per medewerker Bestaa va berekeigsformule uurtarieve Opvolgig take bij overwachte afwezigheid medewerker Facturatie e retabiliteit Follow-up facturatie (btw-wetgevig) Cotrole facturatie voor opzede factuur Idie forfait: jaarlijkse aalyse afwijkige Vergelijkig uitgevoerde prestaties met opdrachtbrief Retabiliteitsaalyse per cliët 33

34 5. Tijdsbeheer Vraagstellig Bro Referetie hadleidig Opmerkige IAB Opmerkige toetser Opmerkige getoetste J/N/ NVT 3 Structuur Vrage voor elk katoor 5. Tijdsbeheer va de activiteite J 3 Bestaat er te behoeve va de tijdsregistratie ee omeclatuur va de dieste die is aagepast aa het katoor? Is er ee hiërarchie i de diestverleig aargelag va de 2 competeties va de medewerkers (bv. juior, seior ) Is er ee computersysteem om de door de medewerkers 3 gepresteerde ure te registrere? Bestaat er ee lijst va de te facturere uurtarieve per type 4werk / per type medewerkers (bv. Juior, seior ) e/of ee lijst va de te facturere forfaits? 6 2Beheer ISQC al Witboek Leidraad 6 blz. 59 va de medewerkers J 6 Registrere de medewerkers de ure die ze per cliët / per opdracht prestere aarmate ze deze ure prestere? Bestaat er ee berekeigsformule va de uurtarieve die 2odermeer rekeig houdt met de kwalificatie va de medewerkers? Opmerkig: iet vrage deze formule te zie. Bestaat er bij overwachte afwezigheid va ee medewerker 3 ee systeem om de iet-verrichte take op te vrage? 3 3Facturatie Witboek Leidraad 6 blz. 6 e retabiliteit J Is er ee systematische follow-up va de facturatie volges de voortgag va de opdrachte / dieste e rekeig houded met de btw-wetgevig? Wordt de facturatie vóór het versture aar de cliët door ee veratwoordelijke gecotroleerd? Bestaat er bij forfaitaire facturatie te miste éé keer per jaar ee systeem va aalyse va de afwijkige? Wordt er ee aalyse uitgevoerd tusse het type gefactureerde dieste e het type dieste dat i de opdrachtbrief (idie bestaade) is opgeome? Witboek Leidraad 6 blz. 6 5Wordt er per cliët ee retabiliteitsaalyse uitgevoerd? j 8 34 j 6 j 7 8 j 9 j j 2 3 j 4 j 5 j 6 j 7

35 6. Persoeelsbeleid Bekwaamhede e profiel aa te werve medewerkers Bestaa va profielbeschrijvig voor elke fuctie Omschrijvig techische competeties per fuctie Beschrijvig va gedragsmatige competeties bie katoor Wervigsprocedure ieuwe medewerkers Bestaa va gedocumeteerde wervigsprocedure Zodat er voldoede persoeel met competeties, capaciteite e toewijdig is Wie eemt eidbeslissig Begeleidig e opleidig katoormedewerkers Bij idiesttredig Bestaa va gedocumeteerde othaalprocedure Bestaa va metorsysteem Overhadigig hadleidig orgaisatie va het katoor e procedures Tijdes duur va samewerkig Mededelig e uitleg tools katoor e documetatiebroe Bestaa va itere opleidig Extere opleidig medewerkers 35

36 6. Persoeelsbeleid Bezoldigig e adere aspecte motivatie medewerkers Bestaa va gedocumeteerd loopbaaplabeleid Mogelijkheid IAB-lid te worde Beroepsgeheim e discretieplicht Discretieplicht opgeome i arbeidsovereekomst of - reglemet Evaluatie prestaties medewerkers Houde va fuctioerigsgesprekke ee keer per jaar Houde va evaluatiegesprekke ee keer per jaar Bestaa va stadaardformulier voor evaluatie Jaarlijkse doelstellige per medewerker 36

37 6. Persoeelsbeleid Vraagstellig Bro Referetie hadleidig Opm. IAB Opm. toetser Opm. J/N/ getoetste NVT Vrage voor elk katoor 6. Persoeelsbeleid 2 Bekwaamhede e profiel va de aa te werve medewerkers N 2 Bestaat er ee profielbeschrijvig voor elke fuctie? Zij de techische competeties (opleidig / ervarig) duidelijk 2 omschreve voor elke fuctie? Bestaat er ee algemee beschrijvig va de gedragsmatige 3 competeties bie het katoor? ISQC al. 29 Deel III 3.2 par Wervigsprocedures va ieuwe medewerkers J 3 Bestaat er ee gedocumeteerde wervigsprocedure? Zo ja, is deze erop gericht om het katoor ee redelijke mate va zekerheid te 2verschaffe dat het voldoede persoeel heeft dat beschikt over voldoede competetie, capaciteite e toewijdig aa ethische pricipes? Bepaalt die procedure wie de sollictat beoordeelt e de eidbeslissig tot 3 aawervig eemt? ISQC al. 29 Deel III 3.2 par. 38 3Begeleidig e opleidig va de katoormedewerkers N 38 Bij de idiesttredig va ee ieuwe medewerker: - bestaat er ee gedocumeteerde othaalprocedure? j is de procedure voor persoeelsevaluatie duidelijk gedocumeteerd? 6 Art. 9, 3 - bestaat er ee metorsysteem? 7 2de lid - wordt de hadleidig 'orgaisatie va het katoor e procedures' KB 4 8 overhadigd e uitgelegd aa de ieuwe medewerker? /3/98; Deel III 3.2 Tijdes de volledige duur va de samewerkig: KB par /4/7 - worde de verschillede tools va het katoor e de documetatiebroe 5 ; ISQC 9 systematisch meegedeeld e uitgelegd aa de medewerkers? al. 29, - worde de medewerkers opgeome i ee welbepaalde e gestructureerde al j procedure va itere opleidig? 37 -worde de medewerkers opgeome i ee welbepaalde e gestructureerde 7 j 2 procedure va extere opleidig? 9 j 2 3 j 6 j 4

38 7 4Bezoldigig e adere aspecte va motivatie va de medewerkers J 7 Bestaat er ee gedocumeteerd loopbaaplabeleid? Worde de medewerkers geholpe om de titel 2va accoutat e/of belastigcosulet te behale? Deel III 3.2 par. 5 j 3 j 4 5 5Nalevig va de discretieplicht N 5 Staat er i het arbeidsreglemet, de arbeidsovereekomst of ee ader documet ee bepalig met betrekkig tot de discretieplicht? Art. 9 2de lid KB /3/98; ISQC al. 46 Deel III 3.2 par Evaluatie va de prestaties va de medewerkers N 3 Worde er regelmatig fuctioerigsgesprekke (te miste ee keer per jaar) gehoude met de medewerkers? Worde er regelmatig evaluatiegesprekke (te 2miste ee keer per jaar) gehoude met de medewerkers? Bestaat er ee stadaardformulier voor de 3 evaluatie? Worde er per medewerker jaarlijks 4 doelstellige bepaald? Deel III 3.2 par. 7 Gee evaluatie va het persoeel 6 j

39 7. Itere procedure permaete kwaliteitsbewakig Werkmethodes Gestadaardiseerde werkmethodes voor Btw-verplichtige Verplichtige directe belastige Voere va boekhoudig e opstelle va jaarrekeig Advies Werkmethodes gecommuiceerd aa persoeel Taakverdelig i overeestemmig met iveau persoeel Itere cultuur va kwaliteit Beleidslije e procedures Modelformuliere voor Briefwisselig aar cliëte Opdrachtbrieve Checklists 39

40 7. Itere procedure permaete kwaliteitsbewakig Plaig katoor Globale plaig e opvolgig Nalevig deadlies georgaiseerd Moitorig Geleverd werk agekeke Procedures voor evaluatie mededelig e verhelpe tekortkomige Procedures voor behadelig va klachte Checklists regelmatig geüpdatet Duidelijke regels voor odertekeig va stukke Dossierbeheer Bewarig gedurede mistes 7 jaar cfr. wet 4

41 7. Itere procedure permaete kwaliteitsbewakig Oderaaemers Kwaliteitsorme voor afleverig werk oderaaemers Algemee orgaisatie e eerste idruk Eerste idruk va orde i katoor Vragelijst AWW igedied Is itere cotrole erop gericht voor opvolgig PO medewerkers Tijdige eerleggig jaarrekeige katoor Algemee medewerkig va katoor bij toetsig 4

42 7. Itere procedure tot permaete kwaliteitsbewakig Vraagstellig Bro Referetie Opm. IAB Opm. hadleidig toetser Opm. getoetste J/N/ NVT Vrage voor elk katoor 7. Itere procedure tot permaete kwaliteitsbewakig 28 Werkmethodes J 28 Zij er gestadaardiseerde werkmethodes/procedures voor het vervulle e het opvolge va opdrachte, zoals: - btw-verplichtige 2 - verplichtige directe belastige 2 j 3 - voere va de boekhoudig, opstelle va jaarrekeig 4 - verplichtige veootschapswetgevig ISQC advies j 4 Wordt de alevig va die werkmethode j 5 6 gecommuiceerd aa het persoeel e opgevolgd? j 6 Stemt de taakverdelig overee met het iveau va 7 diegee aa wie de take worde toegeweze? j 7 5 2Itere cultuur va kwaliteit J 5 Zij er beleidslije e procedures die ee itere cultuur stimulere gericht op kwaliteit bij de uitvoerig va de opdrachte? ISQC al Modelformuliere J 8 Zij er stadaardmodelle beschikbaar voor: - briefwisselig aar cliëte? j opdrachtbrief? j checklists? 5 4Plaig katoor J 5 Is er ee globale plaig e opvolgig va de werkzaamhede bie het katoor? Wordt de alevig va deadlies opgevolgd op ee 2 georgaiseerde maier? 42 j 5 j 2 3

43 8 5Moitorig Wordt J het geleverde werk agekeke? Zij er procedures met betrekkig tot de wijze va evaluatie, de mededelig e het verhelpe va evetueel geïdetificeerde tekortkomige? Zij er procedures izake de behadelig va klachte met betrekkig tot de uitgevoerde opdrachte? Worde de checklists/cotroleprogramma's regelmatig (mistes op jaarbasis) aa ee kritisch oderzoek oderworpe? (vb. weges de wijzigede wetgevig) Zij er duidelijke regels over wie welke stukke uitgaade va het katoor mag odertekee? Dossierbeheer ISQC al ; art. 8 KB /3/98 J 7 Wordt de documetatie bewaard gedurede de periode die krachtes de wet- of de regelgevig vereist is? Art. 35 e.v. Wib'92 Art. 6 W.BTW Art. 9 KB 3 /2/69 Art. 6, 8, 95 W. Ve. ISQC al. 47 j 4 j 3 vt 5 j 5 6 j 7 9 7Oderaaemers 5 8Algemee J 9 Zij er kwaliteitsorme voor het aflevere va werk Art. 7 KB /3/98; door oderaaemers? ISQC al. 34 j 9 orgaisatie e eerste idruk N 5 Welk is uw idruk va de orde i het katoor (goed = ja of slecht = ee)? Werd de vragelijst atiwitwaswetgevig igedied? 2 Waarom i voorkomed geval iet? NIET igedied! 2 Mistes éé va Waarom is i voorkomed geval het systeem va itere uw medewerkers 3cotrole er iet op gericht om de permaete opleidig heeft ovoldoede ure P.O. va de medewerkers op te volge? 3 Er werde i voorkomed geval jaarrekeige va uw katoor iet of iet tijdig eergelegd! Waarom is uw 4 systeem va itere cotrole er iet opgericht om deze verplichtig a te kome? Is de medewerkig va het katoor goed (= ja) of slecht 5 (= ee) i het kader va de huidige kwaliteitstoetsig? Er werde jaarrekeige iet (tijdig) eergelegd

44 Veel vrage maar: Vrage kome voort uit de praktijk Worde veelal reeds toegepast i ee goed georgaiseerd katoor Bedoelig is het katoor te begeleide, zodat de orgaisatie op ekele pute wordt verbeterd Op ekele vrage dieper igaa waeer het katoor er rijp voor is; op adere vrage vlugger overhee gaa -> Vragelijste te gebruike tijdes pilootfase als test; op basis va feedback toetsers e getoetste extere lede => aagepaste versie voor periodieke toetsige 44

45