Whitepaper. De arbeidsrechtelijke gevaren van het nieuwe beoordelen

Transcriptie

1 De arbeidsrechtelijke gevaren van het nieuwe berdelen

2 De arbeidsrechtelijke gevaren van het nieuwe berdelen Steeds meer HR-strategen en rganisatieadviseurs pleiten vr afschaffing - f minstens ingrijpende wijziging - van de jaarlijkse berdelingsgesprekken. Het geven van leiding met veel dynamischer, minder directief en meer dienend zijn. Daarin past een jaarlijks verplicht praatje ver het functineren niet, z is de redenering vaak. Vanuit leidinggevend gpunt mag dat z zijn, maar vanuit arbeidsrechtelijk gpunt is het geen ged idee m de jaarlijkse berdelingsgesprekken af te schaffen. Uitgangspunt Bij de discussie ver de manier van leidinggeven geldt meestal als uitgangspunt dat werknemers in de gelegenheid gesteld meten wrden m ptimaal te presteren. Daarbij met wrden gekeken naar de beheften van de werknemers en naar de ambities, capaciteiten en mgelijkheden van werknemers. Uitgangspunt is daarbij m ged presterende werknemers beter te laten presteren. Een uitstekend uitgangspunt, maar ngeschikt vr minder ged- f slecht presterende werknemers waar een nderneming (p termijn wellicht) afscheid van wil nemen. Het is helemaal niet ndig m een (duur) berdelingssysteem aan te schaffen, sterker ng, in veel gevallen is het veel beter m zelf een (simpel) berdelingssysteem te maken. Dat is veel werk, maar wel een investering in de tekmst. In deze whitepaper behandelt mr. Edith van Schie de belangrijkste punten vr het berdelingssysteem: - Vier belangrijke uitgangspunten vr een berdelingssysteem - Welke criteria gelden bij disfunctineren? - Wanneer is er sprake van verwijtbaar handelen f nalaten f een verstrde arbeidsverhuding? - (Ontslag) dssierpbuw - Welke stappen drlp je bij (ntslag)dssierpbuw? Mr. Edith (E.Th.) van Schie is freelance auteur en adviseur p het gebied van arbeidsrecht en HR. Zij schrijft geregeld vr XpertHR en XpertHR Checkit en XpertHR Actueel. Edith is jarenlang actief geweest als arbeidsrechtadvcaat bij RWV Advcaten, maar zij heeft de zaken k een paar jaar van een andere kant kunnen bekijken ten zij bij de rechtbank werkzaam was. Naast het schrijven van artikelen ntwikkelt Edith k lesmateriaal en examens vr HBO Bachelr-pleidingen en is zij kerndcent vr de HBO Rechtenpleiding van NCOI. 2

3 Vier belangrijke uitgangspunten vr een berdelingssysteem Bij het maken van een eigen berdelingssysteem is een aantal zaken van belang: 1. Draagvlak Het vinden van draagkracht vr een nieuw berdelingssysteem is erg belangrijk. Het is ged m de in een bedrijf aanwezige ndernemingsraad (r) f persneelsvertegenwrdiging (pvt) te vragen m mee te denken bij het ntwikkelen van een berdelingssysteem. Als geen r f pvt aanwezig is, dan kan bijvrbeeld een cmmissie van persneelsleden wrden gevrmd die meedenkt. 2. Objectiviteit Het berdelen van werknemers kan nit helemaal bjectief zijn. Degene die berdeelt kan daarbij zijn gevel immers niet uitzetten. Het is wel ged m zveel mgelijk bjectieve maatstaven in een berdelingssysteem te vatten. Daarbij kan bijvrbeeld gedacht wrden aan behaalde mzet, gemaakte declarabele uren, het aantal behandelde dssiers f het aantal binnengehaalde nieuwe klanten. 3. Feedback De feedback van directe cllega s, (andere) managers, ndergeschikten en eventueel klanten van degene die berdeeld wrdt is k belangrijk m te betrekken bij de berdeling van een werknemer. De berdeling krijgt daardr meer bdy en is niet luter afhankelijk van de mening van de berdelaar zelf. 4. Cnclusie Aan een berdeling met k een waarderdeel wrden gekppeld. Z kan ged in kaart wrden gebracht wie in welk jaar uitstekend, ged, vldende, nvldende en slecht hebben gescrd. Ged dcumenteren wat de betekenis en de gevlgen van die scres zijn, is k belangrijk. Daarbij kan bijvrbeeld als uitgangspunt wrden genmen dat het streven is dat men ged presteert. Als de scre vldende is, dan kan samen wrden gekeken welke punten verbetering beheven en he dat kan wrden bewerkstelligd. Als de scre nvldende is, dan zu direct een verbetertraject ingezet kunnen wrden. Het belangrijkst van een (half)jaarlijks berdelings- f functineringsgesprek is dat die punten aan de rde kmen die van waarde zijn vr de werkgever. Het is een mment m werknemers die het ged den een cmpliment te geven iets dat er in de dagelijkse gang van zaken vaak bij inschiet en de werknemers die in het afgelpen (half) jaar nvldende hebben gefunctineerd, verwijtbaar hebben gehandeld en/f (ver)strend gedrag hebben vertnd daarver ng eens te spreken en dit schriftelijk vast te leggen. Beëindiging van een dienstverband Als een werkgever de arbeidsvereenkmst van een werknemer wil beëindigen f andere arbeidsrechtelijke sancties wil tepassen - p grnd van disfunctineren, verwijtbaar handelen f nalaten f een verstrde arbeidsverhuding, dan met hij een persneelsdssier kunnen verleggen waaruit dat disfunctineren, verwijtbaar handelen f nalaten f de verstrde arbeidsverhuding blijkt. De berdelingen ver vrgaande dienstjaren waarin deze zaken aan de rde zijn geweest zijn daarbij belangrijk. 3

4 Welke criteria gelden bij disfunctineren? De criteria die gelden bij ntslag wegens disfunctineren zijn namelijk de vlgende: 1 de ngeschiktheid van de werknemer Er met sprake zijn van ngeschiktheid van de werknemer tt het verrichten van de bedngen arbeid, welke ngeschiktheid niet vrtvleit uit ziekte f gebreken van de werknemer. De werkgever zal de werknemer duidelijk en tijdig verteld meten hebben dat hij disfunctineert. 2 gelegenheid zich te verbeteren De werknemer met dr de werkgever in vldende mate in de gelegenheid gesteld zijn m zijn functineren te verbeteren. 3 - herplaatsing Herplaatsing van de werknemer is binnen een redelijke termijn in een andere passende functie is, al dan niet met behulp van schling, niet mgelijk f ligt niet in de rede. 4 arbeidsmstandigheden De ngeschiktheid mag bvendien niet het gevlg zijn van nvldende zrg van de werkgever vr schling van de werknemer f vr de arbeidsmstandigheden van de werknemer. Uit hetgeen dr partijen naar vren is gebracht vlgt dat daarvan geen sprake is. De eerste twee criteria kunnen grtendeels wrden ingevuld dr verslagen van berdelingsgesprekken en van een (daaruit vrtvleiend) verbetertraject, waaruit blijkt dat het disfunctineren met de werknemer is besprken en dat hij in de gelegenheid is gesteld zijn functineren te verbeteren. In een prcedure waarin de werkgever de kantnrechter verzekt m de arbeidsvereenkmst te ntbinden p grnd van disfunctineren rdeelt de rechter: De ngeschiktheid van de werkneemster tt het verrichten van de bedngen arbeid is p geen enkele wijze is kmen vast te staan nu daarvan iedere schriftelijke nderbuwing ntbreekt ( ). Het nderhavige verzek tt ntbinding van de arbeidsvereenkmst met wrden afgewezen. (Kantnrechter Maastricht, 12 mei 2017, ECLI:NL:RBLIM:2017:4422) 4

5 Wanneer is er sprake van verwijtbaar handelen f nalaten f een verstrde arbeidsverhuding? Hewel bij verwijtbaar handelen f nalaten f een verstrde arbeidsverhuding geen sprake heft te zijn van een langslepend prbleem dat in eerdere functineringsgesprekken aan de rde is geweest, is dat vaak wel het geval. Het is vaak een ptelsm van gebeurtenissen waarbij de laatste de bekende druppel is. De eerdere druppels die de emmer hebben gevuld zijn vaak van essentieel belang als een werkgever de werknemer wil ntslaan f andere arbeidsrechtelijke maatregelen ndzakelijk acht. Ok bij de beëindiging van een arbeidsvereenkmst p grnd van een verstrde arbeidsverhuding tellen de verslagen van berdelings- en/f functineringsgesprekken waarin het verstrende gedrag van de werknemer en (eventuele) schriftelijk waarschuwingen daarvr een belangrijke rl. De vlgende zaak illustreert waarm. Een werkgever legt een hele rits aan verwijten aan het adres van de werknemer aan zijn ntbindingsverzek ten grndslag en vraagt ntbinding p grnd van (primair) verwijtbaar handelen en (subsidiair) een verstrde arbeidsverhuding. Van alle aantijgingen en verwijten die de werkgever aan het adres van de werknemer maakt, is geen enkele schriftelijke verslaglegging gemaakt. Er is daardr geen enkele aanwijzing dat de werknemer it p die vrvallen is aangesprken. De kantnrechter cnstateert dat de arbeidsverhuding inderdaad verstrd is geraakt, maar dat dit pas is gebeurd te de werkgever de werknemer znder reëel hr en wederhr te te passen - p nn-actief stelde en ng dezelfde dag het ntbindingsverzek indiende. De kantnrechter wijst het verzek van de werkgever af. Hij ntbindt de arbeidsvereenkmst p verzek van de werknemer en kent aan hem de transitievergeding, een billijke vergeding en een vergeding vr immateriële schade te. (Kantnrechter Maastricht, 25 augustus 2017, ECLI:NL:RBLIM:2017:8348) Als de werkgever in deze zaak jaarlijks met de werknemer een berdelingsgesprek had geverd, dan waren de zaken die de werknemer in het ntbindingsverzek verweten wrden natuurlijk aan de rde gekmen en dan was dit schriftelijk vastgelegd. De aflp van deze zaak was dan hgstwaarschijnlijk meer in het vrdeel van de werkgever uitgevallen. 5

6 (Ontslag)dssierpbuw Meestal zal een werkgever bij een eerste f tweede misstap van een werknemer niet meteen denken aan ntslag van de werknemer. Hij zal daarm k niet snel in die richting sturen. Het is echter wel belangrijk m altijd in het achterhfd te huden dat ntslag tt de mgelijkheden kan behren als de werknemer een derde f vierde misstap maakt f als zijn gedrag niet verbetert, f zelfs verslechtert. In dat geval is het belangrijk dat k de eerste en tweede misstap van de werknemer ged zijn gedcumenteerd. In de praktijk spreken leidinggevenden medewerkers persnlijk aan p zaken die niet dr de beugel kunnen. Dat is natuurlijk k niet z gek; het kmt de sfeer immers niet ten gede als werknemers bij het minste f geringste schriftelijke bevestigingen f waarschuwingen van hun werkgever ntvangen. Pas als het echt de spuigaten uitlpt zal de werknemer k schriftelijk wrden aangesprken. In een functinerings- f berdelingsgesprek past het wel ged m de zaken die in het afgelpen jaar minder ged zijn verlpen met de werknemer te bespreken én schriftelijk vast te leggen. Z ndig kan vervlgens een verbetertraject wrden pgestart. Als de werknemer niet verbetert f wederm de fut ingaat, dan heeft de werkgever p die manier zijn ntslagdssier p rde. Welke stappen drlp je bij (ntslag) dssierpbuw? Stap 1 - Cnstateren De werkgever cnstateert disfunctineren, verwijtbaar handelen f (ver)strend gedrag. Stap 2 - Gesprek De werkgever spreekt de werknemer daarp aan en vraagt hem m diens reactie: Wat is er gebeurd? He is het z gekmen? Wat den we eraan? Als de situatie daar naar is, dan bevestigt de werkgever schriftelijk het gesprek en/f geeft hij de werknemer een schriftelijke waarschuwing. De werkgever nteert in elk geval het vrval en het gesprek daarver als agendapunt vr het eerstvlgende berdelings- f functineringsgesprek. 6

7 Stap 3 - Vrstel verbetertraject Op het mment waarp de werkgever vindt dat het functineren, het handelen en/f het gedrag van de werknemer met verbeteren, dan vertelt hij dat aan de werknemer en dan legt hij uit dat een verbetertraject wrdt ingegaan, wat dit inhudt en wat van de werknemer wrdt verwacht: Welke (cncrete en meetbare) punten met de werknemer, wat de werkgever betreft, verbeterd hebben aan het einde van het traject? Per welke datum wrdt het verbetertraject gestart? Wat hudt het verbetertraject in? He lang duurt het traject, wie gaat (gaan) de werknemer begeleiden, p welke datum vindt het afrndende gesprek plaats, wanneer wrdt geëvalueerd (bijvrbeeld eens per twee weken) en wat wrdt dan geëvalueerd (bijvrbeeld: we stellen iedere maand cncrete en meetbare targets vast die een maand later wrden geëvalueerd.) Vermeld duidelijk dat de werkgever de werknemer hulp en begeleiding biedt bij zijn verbetertraject en dat van de werknemer wrdt verwacht dat hij aangeeft wat hij denkt dat hij ndig heeft m te verbeteren. Het is belangrijk m heel duidelijk te zijn ver de cnsequenties die vlgen als de werknemer niet (vldende) verbetert (bijvrbeeld herplaatsing, degradatie f ntslag). Leg dit ged schriftelijk vast en laat uw werknemer vr akkrd f in elk geval vr ntvangst tekenen. Stap 4 - Eerste gesprek Start het verbetertraject met een eerste gesprek; werkgever en werknemer spreken met elkaar af welke (cncrete en meetbare) punten bij het eerstvlgende evaluatiemment (bijvrbeeld na een maand) verbeterd meten zijn. Leg dit ged schriftelijk vast en laat uw werknemer vr akkrd f in elk geval vr ntvangst tekenen. Stap 5. Vlgende gesprekken Bij de vlgende gesprekken wrden de verbeterpunten stap vr stap drgenmen en wrdt gekeken f de gemaakte afspraken dr de werknemer zijn nagekmen. Heeft de werknemer zich niet aan alle afspraken gehuden, stel dat dan met elkaar vast en vraag de werknemer duidelijk waarm het niet is gelukt. Wijs de werknemer er ngmaals p wat de cnsequenties zijn als hij niet verbetert en vraag hem f er iets is wat vanuit de werkgever gedaan kan wrden m de werknemer te helpen bij het nakmen van de gemaakte afspraken. 7

8 Stel vervlgens de afspraken vast die de bij het vlgende evaluatiemment meten zijn nagekmen. Herhaal dit cnsequent, k als de werknemer zijn functineren naar tevredenheid verbetert en k als gedurende het verbetertraject geen enkele verbetering te bespeuren is. De afspraken zijn gemaakt m een verbetertraject in te gaan en die afspraken meten wrden nagekmen. Leg alle gesprekken ged schriftelijk vast en laat uw werknemer steeds vr akkrd f in elk geval vr ntvangst tekenen. Stap 6 - Einde verbetertraject Aan het begin van het verbetertraject is een einddatum van het traject vastgesteld. Plan een eindgesprek in en maak de balans p; heeft de werknemer zijn functineren vldende verbeterd p de punten die aan het begin van het traject zijn afgesprken? a. Z ja, waarm? Zijn er punten die de kmende tijd ng extra aandacht verdienen? Is het ged m na een paar maanden weer bij elkaar te kmen m te zien f het ng steeds ged gaat? Leg dit ged schriftelijk vast en laat uw werknemer vr akkrd f in elk geval vr ntvangst tekenen. b. Z nee, waarm niet? Wat is hiervan de cnsequentie? Verlenging van het verbetertraject? Spreek dan weer een duidelijk en afgebakend traject af met cncrete en cntrleerbare verbeterpunten. Herplaatsing in een andere (lagere) functie f p een andere afdeling? Beëindiging dienstverband? In dit geval zal eerst binnen de rganisatie gekeken meten wrden f herplaatsing mgelijk is. Is beëindiging in nderling verleg mgelijk? Ofwel dr beëindiging met wederzijds gedvinden fwel dr pzegging met instemming van de werknemer. Is beëindiging in nderling verleg niet mgelijk? Dan kan een ntbindingsverzek bij de kantnrechter wrden ingediend. Leg dit ged schriftelijk vast en laat uw werknemer vr akkrd f in elk geval vr ntvangst tekenen. Bewaar alle gespreksverslagen en crrespndentie in het persneelsdssier van de werknemer. Verstrek kpieën van deze dcumenten aan de werknemer. Op deze manier kunt u ged aantnen welke stappen zijn genmen m het functineren van de werknemer te verbeteren. En dat u zich als ged werkgever heeft gedragen. 8