LEIDRAAD AANVRAAG Deze leidraad is pgesteld vr prjectaanmeldingen die gren licht hebben gekregen van het Cmité van Tezicht en uitgewerkt kunnen wrden tt een cmplete aanvraag. Hierbij wrdt vrtgebuwd p de infrmatie die al is ingegeven vr de aanmelding (zie daarvr de Leidraad aanmelding p nze website). Dit dcument vlgt de pbuw van de uit het e-lket genereerbare PDF. Wij raden u aan m k deze leidraad eerst in zijn geheel dr te nemen en pas daarna te starten met het aanvullen van het e-lket. De hier genemde selectiecriteria verwijzen naar de criteria die zijn vastgelegd in het Prgrammareglement. De leidraad geeft vr ieder nderdeel ng eens een indicatief maximum aantal tekens aan (pgelet: inclusief spaties). Het strekt tt aanbeveling m dit maximum niet te verschrijden. Aanvullend p deze leidraad raden wij aan m het krte verzicht Tips vr het e-lket (aanvraag) te raadplegen vr meer praktische en technische duiding van het e-lket (zie hiervr, en vr andere dcumenten: http://www.grensregi.eu/prject-indienen/ ). Prject [prjectnaam] Prjectnaam: Is reeds ingevuld en kan wrden gewijzigd. Maximum aantal tekens: 30 Startdatum: dd/mm/jjjj U vermeldt hier een realistische startdatum van uw prject. Hud rekening met de tijd die ndig is vr de berdeling en definitieve gedkeuring. Selectiecriteria: technische criteria 3 en 4. De startdatum van het prject kan ten vregste de indieningsdatum van de uitgewerkte prjectaanvraag zijn. Let p: een start vòòr de gedkeuring van het prject is p eigen risic! Vergeet deze datum niet aan te passen bij een eventuele herwerking van uw aanvraag. 1
Einddatum: dd/mm/jjjj U vermeldt hier een realistische einddatum van uw prject. Selectiecriteria: technisch criterium 3; inhudelijk criterium 13. De maximaal tegestane uitveringsperide van een prject is nrmaliter 3 jaar. De einddatum valt dus maximaal 3 jaar na de startdatum, bijv. van 01/09/2016 t.e.m. 31/08/2019 (en dus niet t.e.m. 01/09/2019). Om in aanmerking te kmen vr EFRO-steun dienen de te bewijzen uitgaven gemaakt te zijn binnen de prjectperide (d.w.z. factuurdata tussen start- en einddatum prject). Vergeet de einddatum niet aan te passen bij een eventuele herwerking van uw aanvraag. Geef een beschrijving van de prbleemstelling f pprtuniteit waar het prject zich p richt en verantwrd deze prbleemstelling f pprtuniteit vr het prgrammagebied: Te wijzigen na vrwaarden f adviezen van het Cmité van Tezicht. Selectiecriteria: inhudelijk criterium 1. Indicatief maximum aantal tekens: ca. 3.000 Specifieer de prjectdelstelling: Te wijzigen na vrwaarden f adviezen van het Cmité van Tezicht. Selectiecriteria: ntvankelijkheidscriteria 6 en 7; inhudelijk criterium 10. Indicatief maximum aantal tekens: ca. 2.000 Geef aan waarm grensverschrijdende samenwerking ndig is vr dit prject en welke tegevegde waarde de grensverschrijdende samenwerking heeft vr dit prject: Te wijzigen na vrwaarden f adviezen van het Cmité van Tezicht. Selectiecriteria: inhudelijke criteria 3 en 5. Indicatief maximum aantal tekens: ca. 2.000 2
He zullen de prjectresultaten gebruikt wrden na aflp van het prject?: Deze vraag is aanvullend ten pzichte van de aanmelding. Hier geeft u aan he de te behalen resultaten na de prjectperide wrden ingezet. Denk hier bijvrbeeld aan de inzet van pgedane kennis binnen een breder netwerk f de drntwikkeling van gebuwde infrastructuur f de vermarkting van een ntwikkeld prduct. Bij de inhudelijke werkpakketten wrdt gevraagd m meer in detail cncrete maatregelen te benemen ten beheve van de cntinuïteit van de prjectresultaten. Ok dient elke partner apart aan te geven he de resultaten binnen de eigen rganisatie wrden gebruikt. Selectiecriteria: inhudelijke criteria 7 en 11. Indicatief maximum aantal tekens: ca. 2.000 Budgetten In de aanvraag wrdt een verzicht gegeven van de budgetten per werkpakket, het ttaalbudget en de gevraagde EFRO-bijdrage. Dit verzicht wrdt autmatische gegenereerd p basis van de ingeverde budgetten. (Zie tevens Partners ) De vermelde prjectbudgetten per werkpakket, inclusief prjectmanagement en cmmunicatie, meten in gede verhuding staan tt de hierin vrziene activiteiten en hun verwachte utput, maar k tt het vlledige prjectbudget. De gevraagde budgetten dienen bij de uitwerking van de aanvraag kritisch bekeken te wrden. Eventuele vrwaarden en adviezen van het Cmité van Tezicht terzake met u hier zeker bij betrekken. Selectiecriteria: ntvankelijkheidscriterium 10; inhudelijke criteria 2 en 15. Prjectfcus Aan welke prgramma pririteit - specifieke delstelling draagt het prject bij?: Alleen aan te passen wanneer de aanmelding in een andere specifieke delstelling is gepreselecteerd dan waarin deze is ingediend. 3
Verwachte scre prgramma-indicatren Hier geeft u per prgramma-indicatr een verwachte scre vr uw prject. Raadpleeg vr een nadere duiding zeker het dcument Overzicht prgramma-indicatren: definities en telichting, dat beschikbaar is via de website van de grensregi. Het is aan te bevelen m eerst de infrmatie in de werkpakketten en utput te beschrijven, en p basis daarvan de prgramma-indicatren in te vullen. De streefwaardes vr de gehele prgrammaperide zijn te vinden in het Samenwerkingsprgramma Interreg Vlaanderen-Nederland 2014-2020. Beschrijf de bijdrage van het prject aan de gekzen specifieke delstelling van het prgramma: Bij adviezen f vrwaarden van het Cmité van Tezicht kunt u hier wijzigingen aanbrengen. Daarnaast is het mgelijk m een krte telichting te geven p de verwachte scre vr de prgramma-indicatren. Met andere wrden: p welke manier verwacht u de vrziene scre te behalen? Pas deze nderbuwing zeker aan als uw prject in een andere specifieke delstelling is gepreselecteerd dan ingediend. Selectiecriteria: inhudelijk criterium 2. Indicatief maximum aantal tekens: ca. 2.000 Werkpakketten Neem vr wijzigingen in de werkpakketten en activiteiten zeker de vrwaarden en adviezen van het Cmité van Tezicht ged dr. Op deze manier kunt u de inhud van uw prjectvrstel verder verbeteren. Prjecten die een prjectpartner light-cnstructie vrzien, kunnen p deze plek de daarvr bendigde infrmatie plaatsen. Raadpleeg zeker de vereisten hiervr uit het Prgrammareglement en de Infrmatiefiche Prjectpartner Light p nze website. Selectiecriteria: inhudelijke criteria 4, 11, 12, 13, 15, 18 en 19 Indicatief maximum aantal tekens: vr de titel van een werkpakket/activiteit: max. 50 vr de mschrijving van een werkpakket: ca. 2.000 vr de mschrijving van een activiteit: ca. 1.500 4
Hiernder ziet u welke infrmatie aanvullend gevraagd wrdt t..v. de aanmelding. Beschrijf de cncrete maatregelen die genmen wrden tijdens en na de prjectuitvering m de duurzaamheid/cntinuïteit van de prjectutput en resultaten te verzekeren en/f te versterken: Hier geeft u p het niveau van het werkpakket aan welke cncrete acties wrden vrzien t.b.v. duurzaamheid en cntinuïteit (m.u.v. WP 1 en WP2). He wrden tekmstige activiteiten mgelijk gemaakt? In heverre kan dit znder verdere subsidiëring? Welke ntwikkelde prducten kunnen wrden vermarkt? Zal de prjectaanpak te gebruiken zijn in andere prjecten f rganisaties? Selectiecriteria: inhudelijke criteria 7 en 11. Indicatief maximum aantal tekens: ca. 1.500 Betrkkenheid partners: Vr elk werkpakket geeft u aan he de betrkken partners cncreet gaan samenwerken en welke specifieke taken zij zullen uitveren. Hier kunt u bijvrbeeld benemen welke partner het werkpakket leidt f cördineert. Ok de rl van prjectpartners light kan hier nader wrden geduid. Vermeld hier in elk geval de partners die ksten maken in dit werkpakket. Selectiecriteria: inhudelijke criteria 8 en 9. Indicatief maximum aantal tekens: ca. 1.500 Start- en einddatum activiteiten Mede dr het pnemen van een start- en einddatum per activiteit verduidelijkt u het tijdsplan van het prject. Hiermee kunt u nuances in de planning aangeven. Selectiecriteria: inhudelijk criterium 13. Vergeet deze data niet aan te passen bij een eventuele herwerking van uw aanvraag. 5
Output Per werkpakket geeft u aan welke utput er wrdt gerealiseerd, de bijbehrende streefwaarde en wanneer deze wrdt behaald. Vrbeelden: Startcnferentie: 1 f Demnstraties wningen: 4. Zrg hier vr een beknpte en cncrete mschrijving van de belangrijkste utput. Een deel van de utput zal lgischerwijs de basis vrmen vr de invulling van de prgramma-indicatren (bijvrbeeld: Aantal ndersteunde demnstraties en pilts: 4 ). In de beschrijving van de activiteiten benemt u de achtergrnd van de utput. Uw prjectadviseur kan aangeven aan welke standaarden verschillende utputsrten meten vlden. Selectiecriteria: inhudelijk criterium 11. Delgrepen Hier maakt u een keuze uit verschillende brede delgrepen, die effectief en actief bereikt gaan wrden. Gedurende het prject met hierver wrden gerapprteerd. U beantwrdt vr elke geselecteerde delgrep twee deelvragen. Specifieer vr deze gekzen delgrep m welke specifieke delgrep het gaat: Geef in het krt aan welke delgrep bereikt gaat wrden (bijvrbeeld: KMO s uit de transprtsectr ). Indicatief maximum aantal tekens: ca. 500 He pakt het prject de behefte van deze specifieke delgrep aan?: Licht te he het prject inspeelt p de behefte van deze delgrep. Welke resultaten kunnen dr hen wrden gebruikt? Welke middelen wrden ingezet? Vaak zal in de beantwrding van deze vraag enige verlap zitten met het werkpakket Cmmunicatie. Indicatief maximum aantal tekens: ca. 1.500 Selectiecriteria: inhudelijk criterium 14. 6
Gelijke kansen en duurzame ntwikkeling Hier geeft u aan f uw prject een psitieve bijdrage levert aan één van de drie hrizntale principes: duurzame ntwikkeling, gelijke kansen en anti-discriminatie en gelijkheid van man en vruw. Indien dit het geval is, dan kunt u telichten he deze psitieve bijdrage wrdt gerealiseerd. Gedurende het prject met hierver wrden gerapprteerd. Selectiecriteria: ntvankelijkheidscriterium 8, inhudelijk criterium 6. Indicatief maximum aantal tekens: ca. 1.000 Duurzame ntwikkeling gaat hier specifiek ver duurzaamheid p het gebied van energie en milieu. Onderbuw dus alleen een dergelijke psitieve bijdrage. 7
Partners Hiernder vlgt een verzicht van de infrmatie die per partner met wrden ingegeven. Enkel de prjectpartner zelf kan deze gegevens inveren. De prjectverantwrdelijke met deze velden ng wel valideren. Cntactpersnen Bij de aanmelding heeft elke partner een inhudelijke cntactpersn meten pgeven. Vr de aanvraag wrden k de gegevens van het hfd van de rganisatie en een financiële cntactpersn gevraagd. Hiervr meten telkens aparte e-mailadressen wrden gebruikt (nieuwe medewerkers). Cmbineert een medewerker twee f drie functies, dan laat u de tweede rl (hfd rganisatie en/f financiële cntactpersn) pen. - Wat zijn de relevante cmpetenties en ervaringen van de rganisatie vr het prject?: - Wat is de mtivatie van de rganisatie m deel te nemen aan het prject?: Bij vrwaarden en adviezen van het Cmité van Tezicht kunt u vr deze twee vragen wijzigingen aanbrengen. Kijk vr nieuwe prjectpartners pnieuw ged naar de tips uit de Leidraad aanmelding. Indicatief maximum aantal tekens (per veld): ca. 1.000 Selectiecriteria: ntvankelijkheidscriteria 4 en 5; technisch criterium 7; inhudelijk criterium 8. Partners gevestigd buiten het prgrammagebied kunnen aan het prject deelnemen, zlang de effecten van hun activiteiten k ten gunste van prgrammagebied zijn. Geef hier aan welke relevante cmpetenties en ervaringen en mtivatie een dergelijke prjectpartner heeft. In het geval van (mgelijke) staatssteun aan grte ndernemingen p grnd van de Algemene grepsvrijstellingsverrdening (AGVV) is er een extra nderbuwing ndig. Er met dan namelijk sprake zijn van een wezenlijke tename van de reikwijdte van het prject, de ttale uitgaven van de begunstigde f de snelheid van prjectuitvering. Zie hiervr artikel 6, lid 3.b van de AGVV f raadpleeg uw prjectadviseur. 8
Nuts 3-cde, bankrekeningnummer en BIC Selecteer de juiste Nuts 3-cde (arrndissement f COROP-gebied) en vul uw bankrekeningnummer en BIC-cde in. He zullen de prjectresultaten in de rganisatie gebruikt wrden?: Deze vraag is aanvullend ten pzichte van de aanmelding. Hier geeft elke partner aan he de prjectresultaten binnen de eigen rganisatie en het eigen netwerk zullen wrden ingezet. Het gaat hier dus ver de cntinuïteit en duurzaamheid van het prject p partnerniveau. (Vergelijkbare infrmatie kmt terug p het prject- en werkpakketniveau.) Selectiecriteria: inhudelijke criteria 7, 8 en 11. Indicatief maximum aantal tekens: ca. 1.000 Is uw rganisatie publiek f privaat?: Om deze vraag te beantwrden drlpt u in het e-lket het strmschema uit het Prgrammareglement Interreg Vlaanderen-Nederland (paragraaf 4.5). Neem dezelfde uitkmst k p bij Eigen bijdrage in het financieringsplan. Neem bij vragen cntact p met uw prjectadviseur. Type rganisatie: Hier geeft u aan f uw rganisatie een kleine, middelgrte f grte rganisatie is. Om dit te bepalen is een KMO/MKB-test beschikbaar via een link in het e-lket. Laad het resultaat van deze test als bijlage p prjectpartnerniveau p als u een kleine f middelgrte rganisatie bent (zwel privaat als publiek) en eventueel aanspraak wilt maken p de mgelijkheden die de grepsvrijstellingsverrdeningen bieden aan KMO/MKB i.h.k.v. staatssteun. Neem bij vragen cntact p met uw prjectadviseur. Vergunningen en prcedures Hier wrdt gevraagd naar te verkrijgen vergunningen en verige besluiten die invled kunnen hebben p de prjectvrtgang. U nemt de naam van de verlenende f betrkken instantie, de verwachte afleverdatum, f de prcedure al dan niet is gestart en geeft een krte telichting p mgelijke vertraging. Selectiecriteria: technisch criterium 3 en inhudelijk criterium 13. Indicatief maximum aantal tekens (per telichting): ca. 500 9
Welke andere aspecten (seizenen, juridisch, grndverwerving, aanbestedingen, aanwervingen, aankpen ) hebben mgelijk k impact p de vrtgang van het prject?: Dit betreft aspecten anders dan vergunningen en prcedures, die invled hebben p de prjectvrtgang. Selectiecriteria: technisch criterium 3 en inhudelijk criterium 13. Indicatief maximum aantal tekens (per telichting): ca. 500 Kstenplan Elke partner met een juist kstenplan pstellen, dat vldet aan de eisen van het Prgrammareglement. Zie daarvr specifiek paragraaf 4.11 (niet-subsidiabele uitgaven) en 4.12 (subsidiabiliteitsregels per kstenrubriek). Daarnaast kan vr verschillende partners een ex-ante inkmstenraming ndig zijn. Deze inkmsten wrden pgenmen in het kstenplan en in mindering gebracht p de ttale ksten van de partner. Neem paragraaf 4.13 van het Prgrammareglement en het strmschema inkmsten altijd ged dr. Let p: een prject kan alleen wrden gedgekeurd indien alle kstenplannen in rde zijn (gede mschrijvingen, kstenlijnen nder de juiste rubrieken, etc.). Raadpleeg het dcument Tips & tricks bij het pmaken van financiële tabellen vr een uitgebreide duiding van de regels. Selectiecriteria: technische criteria 1, 5 en 6; inhudelijke criteria 2, 15 en 17. Financieringsplan In het financieringsplan geeft elke partner aan he de cfinanciering van zijn budget is pgebuwd. Het type financiering (publiek f privaat), en de regi en subregi wrden daarbij gecatalgeerd. Cfinanciering met pas wrden pgenmen in het financieringsplan als het budget daadwerkelijk is tegekend en ng niet als deze cfinanciering slechts vrzien wrdt f aangevraagd is. 10
Als er sprake is van staatssteun p grnd van de AGVV, met u in het financieringsplan rekening huden met de daarin bepaalde maximale publieke steunintensiteit(en). Selectiecriteria: ntvankelijkheidscriterium 10. Declaratieprgnse De declaratieprgnse bevat een verzicht van de te declareren subsidiabele ksten per kwartaal. Elke partner maakt hiervr een eigen, realistische inschatting p basis van de verwachte ksten. Selectiecriteria: inhudelijk criterium 16 Vergeet bij een eventuele herwerking van de aanvraag de declaratieprgnse niet aan te passen. Dcumenten Er kunnen diverse dcumenten in het e-lket wrden tegevegd. Hiernder ziet u welke dcumenten tijdens de aanvraagfase in elk geval van belang zijn, met daarbij enkele aandachtspunten. Samenwerkingsvereenkmst (verplicht). Let p dat de vereenkmst minimaal alle verplichte passages bevat en dr elke partner is ndertekend. Zie hiervr de Leidraad samenwerkingsvereenkmst p nze website. Inkmstenraming (indien van tepassing). Een tl hiervr is beschikbaar via uw prjectadviseur. Veg dit dcument te als excel-bestand, zdat de achterliggende frmules zichtbaar blijven. Verwijder tabbladen die niet relevant zijn. Uitkmst KMO/MKB-test (indien van tepassing). Drlp de KMO/MKB-test (zie link in het e-lket) en veg de vlledige uitkmst te. Infrmatie/argumentatie m.b.t. staatssteunregels en vrijstellingsverrdeningen (mgelijk). Selectiecriteria: technisch criterium 1 11
Indiening Wanneer alle velden van het e-lket zijn gevuld, dan kunt u de aanvraag indienen. Cntrleer vraf ged f de infrmatie juist en vlledig is! Als u wilt weten welke verplichte velden u ng met invullen, dan maakt u als prjectverantwrdelijke een verplicht veld vlledig leeg en prbeert u vervlgens in te dienen. Het e-lket tnt u dan de lijst in te vullen velden. De deadline vr indiening vindt u in het besluit tt preselectie f herwerking van het Cmité van Tezicht. 12