PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN

Transcriptie

1 PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 25 april 2013 Verslag van de deputatie Bevegd deputatielid: Luk Lemmens Telefn: Agenda nr. 1/1 Prvinciaal Biblitheekcentrum. Aanpassing van het reglement vr de tekenning van innvatiesubsidies aan penbare biblitheken in de prvincie Antwerpen. Gedkeuring. De prvinciale subsidie vr biblitheekinnvatie kmt tegemet aan een nd In de biblitheeksectr is innvatie aan de rde van de dag. De autmatisering, herinrichting en aanpassingen wegen echter zwaar p de gemeentelijke begrting en vrmen - vral vr kleinere gemeenten - vaak een dmper p de ambitie en de mgelijkheden. Met het g p een efficiënt hedendaags biblitheekbeleid heeft uw raad p 24 september 2009 een subsidiereglement gedgekeurd dat gemeenten ndersteunt bij de innvatie en herinrichting van hun biblitheken (gewijzigd znder inhudelijke aanpassing p 24 nvember 2011). Op vier jaar tijd dienden 25 steden en gemeenten uit nze prvincie een dssier in vr het bekmen van een innvatiesubsidie. Dit wijst erp dat deze beleidsmaatregel tegemet kwam aan een dringende nd. Opvallend daarbij zijn de vele aanvragen vr subsidiëring van zelfuitleeninstallaties. Het gaat bij 17 van de 25 innvaties m de invering van de radi frequency identificatin (RFID) f zelfuitleen. Alle biblitheekmaterialen wrden vrzien van een tag die herkend wrdt dr de scanapparatuur in de bib waardr de data mtrent uitleen, inlevering en betalingen autmatisch elektrnisch verwerkt kunnen wrden. Het huidige subsidiereglement vrziet k in de mgelijkheid m een aanvraag in te dienen vr herinrichtingsprjecten f andere vernieuwingen vr zver deze kaderen in een ttaalcncept met het g p de verbetering van de kwalitatieve dienstverlening (nieuwbuw en vernieuwbuw, integratie met andere gemeentelijke diensten ). In de praktijk wrdt evenwel ndervnden dat het in smmige gevallen meilijk is m te bepalen waar de verantwrdelijkheid van de gemeente (tt het inrichten van de biblitheek) eindigt en waar een ndzakelijke prvinciale ndersteuning begint. Het is niet denkbeeldig dat precedenten gecreëerd wrden en de gemeentebesturen p termijn bij elke verbuwing en herinrichting van de biblitheek rekenen p een prvinciale tussenkmst. Fcus p de ndersteuning van zelfuitleen Duidelijker ligt het bij de invering van de zelfuitleen. De vrdelen van deze vrm van autmatisatie zijn algemeen aanvaard. De zelfuitleen zrgt ervr dat het biblitheekpersneel veel minder in beslag genmen wrdt dr het tijdrvende registreren van de leenverrichting en daardr terug ruimte krijgt m aan infrmatiebemiddeling te den. De wachtrijen aan de balie bij piekmmenten verdwijnen en de biblitheekbezeker heeft meer privacy in zijn keuze van biblitheekmaterialen. Het PBC streeft ernaar m zveel mgelijk biblitheken te

2 laten uitrusten met deze RFID-apparatuur en zdende de mdernisering van de biblitheeksectr van de prvincie Antwerpen te bevrderen. Deze substantiële prvinciale subsidie heeft de vrbije jaren al heel wat gemeentebesturen ver de streep getrkken m de investering te den. Het is dan k wenselijk m vr dit subsidiereglement de kmende jaren ng de ndige middelen beschikbaar te huden. Aanpassingen aan het huidige reglement: Rekening hudend met de algemene ndzaak tt beperking van de uitgaven van ns bestuur wrdt aan uw raad vrgesteld de innvatiesubsidie te beperken tt een tussenkmst vr de installatie van een zelfuitleensysteem (artikel 1 en 2) en dus niet meer in te zetten vr herinrichting f innvaties van algemene aard. In artikel 3 van het huidige reglement wrdt bepaald dat ten vregste vijf jaar na een gedgekeurde aanvraag pnieuw een subsidieaanvraag kan wrden ingediend. Vrgesteld wrdt m een innvatiesubsidie éénmalig te te kennen. Aanvragen vr uitbreiding, vervanging e.d. zuden dus niet meer in aanmerking kmen. De prvinciale tussenkmst is dan k te beschuwen als een impulssubsidie. De indieningstermijn vr de subsidieaanvragen p het budget 2013 is inmiddels afgeslten (1 december 2012). Dit gewijzigde reglement geldt dus vr de dssiers die dit jaar wrden ingediend vr het budget De tekst van het aangepaste reglement: SUBSIDIE VAN DE PROVINCIE ANTWERPEN VOOR EEN CULTUURPROJECT: Biblitheekinnvatie dr middel van zelfuitleen Gedgekeurd dr de prvincieraad p 28 maart 2013 Artikel 1 Delgrep De deputatie verleent subsidies aan gemeentebesturen f intergemeentelijke samenwerkingsverbanden met rechtspersnlijkheid in de prvincie Antwerpen die beslten hebben tt innvatie van hun gemeentelijke penbare biblitheek dr middel van de installatie van een zelfuitleensysteem. Artikel 2 - Definities a) Subsidietrekker: de begunstigde van een subsidie. b) Prject: een afgebakend geheel van activiteiten met een duidelijke delstelling, beperkt in de tijd en gescheiden van andere activiteiten, dat niet binnen de reguliere werking valt. c) Tekrt p de prjectbegrting: het tekrt p de prjectbegrting wrdt berekend dr de geraamde inkmsten van het prject (exclusief prvinciale subsidie) af te trekken van de geraamde uitgaven van het prject en dit na aftrek van de geraamde uitgaven en inkmsten die niet aanvaard wrden vr een subsidie. d) Tekrt p de prjectafrekening: het tekrt p de prjectafrekening wrdt berekend dr de werkelijke inkmsten van het prject (exclusief prvinciale subsidie) af te trekken van de werkelijke uitgaven van het prject en dit na aftrek van de uitgaven en inkmsten die niet aanvaard wrden vr een subsidie. e) Biblitheekinnvatie: beperkt tt de invering en installatie van zelfuitleensystemen. Belangrijk hierbij is dat deze vernieuwing kadert in een ttaalcncept met het g p de verbetering van de kwalitatieve dienstverlening. Deze vrm van innvatie mag geen aanleiding geven tt het verminderen van de persneelsinzet in de biblitheek.

3 Artikel 3 Vrwaarden vr de rganisatie a) Een innvatiesubsidie is éénmalig. Een subsidietrekker die binnen dit reglement een subsidie heeft verkregen, kan geen tweede maal in aanmerking kmen vr een srtgelijke ndersteuning. b) De subsidie vr innvatie kan dr een gemeentebestuur in meerdere schijven pgenmen wrden, binnen een peride van maximaal drie jaar, wanneer het prject bestaat uit deelprjecten die elk een bepaalde termijn in beslag nemen. In z n geval dient deze fasering duidelijk in het prjectplan aangegeven te wrden. Vr de start van elk deelprject dient het gemeentebestuur een aanvullende aanvraag in met een aangepaste budgettering. Artikel 4 - Vrwaarden vr het prject a) Om in aanmerking te kmen vr een subsidie met vldaan wrden aan vlgende frmele criteria: Het prject dient plaats te vinden in de prvincie Antwerpen. Er dient een tekrt p de prjectbegrting geraamd te zijn. De subsidietrekker dient vanaf de tekenning van de subsidie het prvinciebestuur te vermelden als ndersteunende verheid p duidelijke wijze en in redelijke verhuding met andere ndersteunende verheden/spnsrs. De subsidietrekker dient dr de prvincie Antwerpen aangeduide persnen te te laten m ter plaatse na te gaan f het prject plaatsvindt zals vrgesteld bij de aanvraag. b) Er zal bij de berdeling van het dssier rekening gehuden wrden met vlgende inhudelijke criteria: de mtivatie verwerkt in een visietekst ver de innvatie; de meerwaarde vr het cliënteel van de biblitheek en de dienstverlening; het infrmeren van het cliënteel mtrent de vernieuwing; de meerwaarde p de interne rganisatie van de biblitheek; de kwaliteit van het prject; de betrkkenheid van het persneel en het begeleidingsprces wat betreft de pleiding en herriëntering; het investeringsschema met de fasering van het prject, de uitveringstermijn en de timing. c) Vlgende uitgaven kmen niet in aanmerking vr subsidiëring: uitgaven al ndersteund dr de prvincie Antwerpen f andere instanties; prestatievergedingen vr medewerkers die p de lnlijst staan van de gemeente; uitgaven vr recepties; uitgaven vr attenties van medewerkers; prestatievergedingen vr eigen vrijwilligers van de rganisatie; uitgaven die dateren van vr de aanvraag van de subsidie. Artikel 5 - Aanvraag a) Aanvragen vr deze subsidie dienen te te kmen in het Prvinciaal Biblitheekcentrum Vrieselhf vr 1 december van het jaar vrafgaand aan de investering en uiterlijk drie maanden vóór de start van de werken f het plaatsen van de bestellingen. Per pst: Prvinciaal Biblitheekcentrum Vrieselhf, Schildesteenweg 99, 2520 Ranst (Oelegem) Of per PBC@prvant.be (verzending per vlstaat vr subsidies tt eur als de vereiste handtekeningen ingescand p de dcumenten staan).

4 b) Het aanvraagdssier bestaat uit: Het ingevulde aanvraagfrmulier ndertekend vlgens de bepalingen gesteld in artikel 10. a. Het aanvraagfrmulier is te verkrijgen via het Prvinciaal Biblitheekcentrum Vrieselhf f via de website van de prvincie Antwerpen ( b. Een bijlage met vlgende infrmatie ver het prject: - mschrijving van de delstellingen en acties van het prject inclusief de timing; - mtivatie van de subsidietrekker en visie mtrent de biblitheekinnvatie; - de mate waarin men verwacht te vlden aan de criteria vermeld in artikel 4; - detaillering van de verwachte inkmsten; - detaillering van de verwachte uitgaven. c) De prvincie kan steeds bijkmende infrmatie pvragen ver het prject, de uitvering en de financiering. d) De prvincie kan steeds bijkmende prmtiediensten vragen in verleg met de subsidietrekker. Artikel 6 Berekening en tekenning van de subsidie a) De deputatie bepaalt het bedrag van de subsidie binnen de perken van het gedgekeurde budget van de prvincie Antwerpen rekening hudend met de criteria vrpgesteld in artikel 4. De aanvragen wrden behandeld naargelang het beschikbare budget en in vlgrde van de datum van ntvangst. b) De subsidie bedraagt maximaal 50 % van het dr de prvincie aanvaarde tekrt p de prjectbegrting en bedraagt vr gemeenten nder de inwners: maximaal eur; vr gemeenten bven de inwners: 1 EUR per inwner met een maximum van eur; vr gemeenten bven de inwners: maximaal eur. c) De subsidie wrdt slechts vrwaardelijk tegekend. d) De helft van de tegekende subsidie wrdt als terugvrderbaar vrscht uitbetaald bij de tekenning van de subsidie. e) De prvincie streeft ernaar een beslissing ver de tekenning te nemen vr de aanvang van het prject en uiterlijk 75 dagen na de uiterste indieningsdatum van de aanvragen. Artikel 7 Evaluatiedssier Het sald van de subsidie zal wrden uitbetaald na inzending en berdeling van een evaluatiedssier ver het prject. Dit dssier met wrden bezrgd p het adres vermeld in artikel 5, a) uiterlijk drie maanden na vltiing van het prject en/f b) uiterlijk p 31 augustus van het jaar vlgend p de tekenning van de prjectsubsidie, afhankelijk van de deadline die het eerst verstrijkt. Het evaluatiedssier bestaat uit: a) het ingevulde evaluatiefrmulier ndertekend vlgens de bepalingen gesteld in artikel 10. Het evaluatiefrmulier is te verkrijgen via het Prvinciaal Biblitheekcentrum Vrieselhf f via de website van de prvincie Antwerpen ( b) een verslag van de gerealiseerde delstellingen en acties van het prject inclusief de timing; c) een gedetailleerde staat van alle inkmsten en uitgaven, aangevuld met de bijbehrende bewijsstukken zals kpieën van de facturen vr werken f geleverde diensten;

5 d) bewijsstukken waaruit blijkt dat de steun van de prvincie Antwerpen kenbaar werd gemaakt p de publiciteit. Prjectuitgaven die in aanmerking genmen wrden in de evaluatie van een subsidie zijn exclusief btw vr die uitgaven waarvr de begunstigde de btw kan recupereren, en inclusief btw vr de andere uitgaven. Artikel 8 - Afrekening van de subsidie De uitbetaalde subsidie zal nit meer zijn dan het tegekende bedrag. a) De uitbetaalde subsidie kan bvendien nit hger zijn dan 50% van het tekrt p de prjectafrekening. b) Bij niet-naleving van de vrwaarden genemd in artikel 4 f bij njuiste, nvlledige f laattijdige dssiers, kan de prvincie Antwerpen vergaan tt de gehele f gedeeltelijke terugvrdering van uitbetaalde subsidiebedragen. Artikel 9 Betwistingen Betwistingen na beslissing ver dit reglement, de tepassing ervan evenals alle nvrziene gevallen wrden desgevallend eenmalig vr herverweging vrgelegd aan de deputatie, mits duidelijke mtivatie en het aanbrengen van nieuwe elementen in het dssier. Artikel 10 - Algemene bepalingen Afspraken rnd ndertekening: - Een aanvraag vr een innvatiesubsidie wrdt ingediend en ndertekend dr de wettelijke vertegenwrdigers van het gemeentebestuur f het intergemeentelijk samenwerkingsverband met rechtspersnlijkheid. - Een evaluatiedssier wrdt ingediend en ndertekend dr de financieel beheerder van de gemeente f van de intergemeentelijke vereniging en de biblithecaris. Artikel 11 - Sltbepalingen a) Tenzij dit reglement anders bepaalt, wrdt de aanvraag behandeld vereenkmstig de bepalingen in: - De wet van 14 nvember 1983 betreffende de cntrle p de tekenning en p de aanwending van smmige telagen. - Het besluit van de prvincieraad van 16 december 2010 betreffende de subsidiëringen en het testaan van reservevrming dr subsidietrekkers. b) Dit reglement heft het reglement p van 24 nvember 2011 met naam Subsidie van de Prvincie Antwerpen vr een cultuurprject : Biblitheekinnvatie. c) Dit reglement is van kracht vanaf 1 januari 2014 en geldt vr al de subsidieaanvragen die na 1 december 2012 ingediend wrden vr het budgetjaar Dit verslag werd dr de deputatie gedgekeurd in zitting van 4 april De prvincieraad van Antwerpen, Gelet p artikels 42 en 43 van het prvinciedecreet; Gelet p het verslag van de deputatie; Gelet p het reglement vr de tekenning van subsidie vr biblitheekinnvatie aan penbare biblitheken in de prvincie Antwerpen, gedgekeurd in de prvincieraad van 24 nvember 2011.

6 BESLUIT: Enig artikel: Gedgekeurd wrdt het gewijzigde reglement vr de tekenning van subsidie vr biblitheekinnvatie aan de penbare biblitheken in de prvincie Antwerpen.