functieprfiel vrijetijdscnsulent fcus jeugd, seniren en ntwikkelingssamenwerking September 2014 Markt 1 2450 Meerhut T 014 24 99 20 F 014 24 99 57 E inf@meerhut.be www.meerhut.be
p. 2 van 11
1 Cntextinfrmatie 1.1 Situering Meerhut Meerhut is een landelijke gemeente in de Antwerpse Kempen met ngeveer 10 000 inwners. In het gemeentebestuur werken ngeveer 115 mensen. In het OCMW werken ngeveer 130 mensen. Binnen de gemeentegrenzen nderscheidt men 4 wnkernen: Meerhut-Centrum, Gestel, Zittaart en Berg. 1.2 Missie Mensen leven samen. Mensen ntspannen, sprten, genieten, rusten en verplaatsen zich. Mensen leven naast, tussen en sms met elkaar. Dit is niet altijd gemakkelijk. Het gemeentebestuur wil samen met zijn partners zrg dragen vr dit samen-leven. Het wil het samen-leven stimuleren en rdenen, zdat iedereen harmnieus naast en met elkaar kan leven. Dit vrmgeven aan samen-leven det het gemeentebestuur p verschillende manieren. Het vert vaak de regie ver het samen-leven, sms dr bemiddelend en verzenend p te treden, sms dr regels p te leggen. Sms verleent de gemeente k zelf diensten, cllectief uit eigen beweging f individueel p vraag van een burger. Sms vraagt het andere partners diensten te verzekeren. Sms behartigt het de belangen van nze inwners bij andere rganisaties f verheden. Het gemeentebestuur gaat bij de behartiging van deze belangen en rechten duurzaam te werk. Niet alleen de huidige inwners zijn nze klanten, maar k vregere en vlgende generaties. Het samen-leven van nze inwners mag niet ten kste gaan van anderen. Tt slt wenst het gemeentebestuur demcratie hg in het vaandel te dragen. Het vernderstelt heldere afspraken tussen de verschillende gemeentelijke rganen, transparantie en penheid en een actieve cmmunicatie naar de burger. 1.3 Visie Meerhut wil de leefbaarheid van de kernen vergrten: Het gemeentebestuur wil dit bereiken dr in te zetten p drie pijlers: Het ntwikkelen van een lange termijn visie p ruimtelijke rdening, met nder andere aandacht vr vldende parkeergelegenheid bij nieuwe wnprjecten. Verbetering van de kwaliteit van de wningen. Garanderen van gren in de nabijheid van iedere wnkern. Meerhut zet in p een matiging van het verkeer: Het gemeentebestuur prbeert drgaande verkeersassen in wncentra te weren f ze minimaal veilig in te richten. Het gemeentebestuur zet in p veilige schlmgevingen, fietspaden langs invalswegen én fietsverbindingen tussen de wnkernen en het centrum drheen het gren. De maatschappelijke investeringen in gelfsgemeenschappen wrden mgezet p een manier dat ze aansluiting vinden bij een pluralistischer publiek. p. 3 van 11
Meerhut zet in p handhaving: Samenleven vernderstelt afspraken, en vral het respecteren van die afspraken. Het gemeentebestuur wil: bij de pmaak van regels beter nadenken ver he we deze het best pstellen met het g p handhaving beter infrmeren en sensibiliseren, mensen uitleggen welke regels er zijn en waarm die er zijn beter bewaken van regels en ptreden bij inbreuken p de regels. Meerhut blijft gren en zet in p een verdere uitbuw en betere beleving van dit gren en haar landschap dr nze inwners, maar k dr recreanten. Meerhut verbindt haar inwners: Betrkkenheid p elkaar schenkt individuele levenskwaliteit als het kansen biedt aan sciale inclusie. Het gemeentebestuur heeft hierbij veel aandacht vr alle initiatieven die burgers pzetten m die betrkkenheid p elkaar te versterken, in het bijznder wil het verenigingen sterk blijven ndersteunen. Meerhut blijft inzetten p zrg, en zeker p de vermaatschappelijking van deze zrg: Dit betekent dat niet allen de betrkkenheid van zrg p de samenleving versterkt met wrden, maar k dat ieders verantwrdelijkheid aangesprken wrdt. Wat het eigen aanbd betreft, wil het gemeentebestuur bvengemiddeld blijven investeren, maar met k gezcht wrden naar een z efficiënt mgelijke inzet van middelen. Alleen z kan Meerhut tekmstige uitdagingen aan. Op ecnmisch vlak heeft Meerhut aandacht vr vldende ruimte vr ambachten en industrie: Hierbij wil het gemeentebestuur z veel als mgelijk bedrijven aantrekken die k tewerkstelling kunnen garanderen. Verder wil het de eigen middenstand, in het centrum en elders, greikansen bieden. Meerhut wil in alle aspecten van haar beleid duurzame ntwikkeling als rde draad hanteren. 2 Functie-infrmatie 2.1 Functietitel Vrijetijdscnsulent (fcus jeugd, seniren en ntwikkelingssamenwerking) 2.2 Functiefamilie Staffunctie 2.3 Lnniveau B1-B3 2.4 Diplmavrwaarden Huder zijn van een diplma van dat tegang geeft tt niveau B. p. 4 van 11
2.5 Plaats in de rganisatie De vrijetijdscnsulent werkt nder leiding van de manager persnsgebnden zaken. Hij maakt deel uit van het team vrije tijd. 2.6 Taken van de afdeling Het team vrije tijd bestaat uit vrijetijdscnsulenten en administratieve ndersteuning. Het team vrije tijd staat samen in vr de beleidsdmeinen jeugd, cultuur, seniren, sprt, terisme en ntwikkelingssamenwerking. Elke vrijetijdscnsulent heeft de regierl ver één f meerdere van deze beleidsdmeinen. Dit is het fcusbeleid van de vrijetijdscnsulent. Elke vrijetijdscnsulent draagt de eindverantwrdelijkheid ver en is expert in het aan hem tegewezen fcusbeleid. Naast dit fcusbeleid streven we steeds meer naar samenwerking en afstemming binnen het team vrije tijd f zelfs met andere teams. Op deze manier prberen we bruggen te slaan tussen de verschillende sectren. Wat we willen verwezenlijken in de samenleving is immers belangrijker dan nder welke sectr een dssier en/f initiatief thuishrt. Een meer integrale benadering van het team vrije tijd en de bijhrende dienstverlening vraagt bereidheid tt verandering. De vrijetijdscnsulenten meten hun fcusbeleid regelmatig durven lslaten m samen te zeken naar een integrale aanpak van het (vrijetijds-)beleid. 3 Jbmschrijving 3.1 Hfddel van de functie De vrijetijdscnsulent is verantwrdelijk vr het vrbereiden en uitveren van het vrijetijdsbeleid met betrekking tt de tegewezen beleidsdmeinen en eventueel andere beleidsdmeinen vrije tijd. Hij/zij zrgt vr een vltte behandeling van dssiers. Hij staat nder andere in vr de ndersteuning van het verenigingsleven, de rganisatie van evenementen, het beheer van materiaal en infrastructuur, het werken met vrijwilligers, het uitwerken van prjecten, het beheren van een budget,. 3.2 Fcusbeleid De vrijetijdscnsulent zal bij aanwerving de beleidsdmeinen jeugd, seniren en ntwikkelingssamenwerking als fcus tegewezen krijgen. Deze fcus kan na verlp van tijd wijzigen. De vrijetijdscnsulent zal k actief meewerken aan het veranderingsprces van een meer integrale aanpak van de verschillende beleidsdmeinen binnen en buiten het team vrije tijd. p. 5 van 11
3.3 Resultaatsgebieden 3.3.1 Administratie De vrijetijdscnsulent staat in vr een crrecte, administratieve afhandeling van dssiers m.b.t. de tegewezen beleidsdmeinen en eventueel secundaire beleidsdmeinen. Vrbeelden van activiteiten zijn: Crrect vrbereiden en uitveren van cllege- en gemeenteraadsdssiers. Behandelt bijkmende agendapunten, schriftelijke vragen gemeenteraad. Behandelt klachten. Staat in vr de administratieve afhandeling van briefwisseling, mails. 3.3.2 Beleidsvrbereidend en beleidsndersteunend werk. Met betrekking tt de tegewezen beleidsdmeinen en eventueel secundaire beleidsdmeinen. Vrbeelden van activiteiten zijn: Participeert actief aan het pstellen van de meerjarenplanning van de rganisatie. Op basis van mgevings-, beheften- en/f sterkte/zwakte analyses, kennis van het werkveld, inspraak en participatie van de betrkken delgrepen en de beleidskaders van hgere verheden frmuleert hij/zij vrstellen tt actieplannen en acties. Evalueert en trekt cnclusies met betrekking tt de uitvering van acties en kppelt terug naar het beleid. Vlgt specifieke sectrregelgeving en algemene ntwikkelingen in het vakgebied actief p. Frmuleert adviezen m het beleid en/f prcessen binnen de tegewezen beleidsdmein te verbeteren. De vrijetijdscnsulent vlgt de adviesraden p. Dit mvat nder meer het pvlgen en bijwnen van de vergaderingen, pvlgen van verslagen, cmmunicatie met leden van de raad, mee uitwerken van activiteiten, 3.3.3 Beleidsuitverend werk. De vrijetijdscnsulent is verantwrdelijk vr het uitveren van het beleid met betrekking tt de tegewezen beleidsdmeinen. a) Ondersteuning van verenigingen Vrbeelden van activiteiten zijn: Begeleidt, mtiveert en versterkt vrijwilligers uit het verenigingsleven. Staat in vr de algemene ndersteuning van de verenigingen. Werkt gemeentelijke reglementen uit en vlgt deze p. b) Organisatie van evenementen Vrbeelden van activiteiten zijn: Organiseert evenementen in eigen beheer f in samenwerking met externe partners. Prmt evenementen bij de delgrep. p. 6 van 11
c) Beheer van vrijetijdsinfrastructuur Vrbeelden van activiteiten zijn: Kpt bendigdheden vr de infrastructuur aan. Vlgt gebreken aan de infrastructuur p. Zrgt ervr dat de gebuwen nderhuden wrden. d) Werken met vrijwilligers/specifieke delgrepen Vrbeelden van activiteiten zijn: Onderhudt vltte cntacten met de delgrep. Verstrekt de delgrep infrmatie ver de gemeentelijke dienstverlening en regelgeving. e) Prjectmatig werk Vrbeelden van activiteiten zijn: Geeft nieuwe beleidsbeslissingen vrm. 3.3.4 Samenwerken en verleg. De vrijetijdscnsulent nderhudt actief cntacten en werkt nauw samen met anderen (intern en extern). Vrbeelden van activiteiten zijn: Werkt nauw samen met cllega-vrijetijdscnsulenten en de administratief medewerker vrije tijd. Overlegt met de betrkken schepen en met interne aanverwante diensten (bvb. ruimtelijke rdening, veiligheid en mbiliteit, financiën, ) Rapprteert aan de manager persnsgebnden zaken in verband met de uitvering van de beleidsdelstellingen, de vrtgang van prjecten, Grijpt kansen aan m cllega's binnen de sectr te ntmeten. Zrgt vr vltte cntacten met belangrijke netwerkpartners. 3.3.5 Budget beheren. De vrijetijdscnsulent staat in vr het aansturen en uitveren van de budgettaire aspecten van de tegewezen beleidsdmeinen. De implementatie ervan gebeurt binnen de grenzen van het uitgestippelde beleid van de gemeente. Vrbeelden van activiteiten zijn: Stelt een budget p in functie van een meerjarenplan. Vlgt de subsidies van de hgere verheid p. Beheert en bewaakt het tegekende budget: pmaken van bestelbns, tezicht p de uitgaven, fferteaanvragen, gedkeuring facturen, vrbereiden budgetwijzigingen, p. 7 van 11
4 Cmpetentieprfiel 4.1 Waardegebnden cmpetenties Waardegebnden cmpetenties zijn die cmpetenties die rechtstreeks afgeleid zijn van de waarden die gelden vr de hele rganisatie. Klantgericht: Al nze aandacht gaat naar nze klanten, zwel interne als externe klanten. Dus k nze cllega s. Je met inspelen p en tegemet kmen aan hun vragen, wensen, beheften en hun belangen. Ze verdienen een hulpvaardig, respectvl en een luisterend r. Je garandeert hen een kwaliteitsvlle, aangepaste en geïntegreerde dienstverlening. Niveau III: nderneemt, binnen de mgelijkheden van de eigen functie, acties m de dienstverlening aan klanten te ptimaliseren: Gaat kritisch na p welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan wrden verbeterd. Onderzekt gericht (via systematisch nderzek) de wensen, beheften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mndelinge enquêtes, ). Frmuleert cncrete vrstellen m de eigen dienstverlening te verbeteren. Onderneemt cncrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten. Zet nieuwe mgelijkheden p het vlak van dienstverlening meteen m in de praktijk. Onderneemt acties m de dienstverlening aan specifieke delgrepen te ptimaliseren, rekening hudend met hun beperkingen en beheften. Integriteit f respect, eerlijkheid, betruwbaarheid, verantwrdelijkheidsperspectief: Je handelt vanuit de cdes van integriteit, zrgvuldigheid, bjectiviteit, gelijke behandeling, crrectheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sciale en ethische nrmen. Je kmt afspraken na en neemt je verantwrdelijkheid p. Niveau IV: handelt integer in een veelheid aan situaties, k in die waar geen eenduidige regelgeving vr bestaat: Blijft crrect en integer handelen rnd basisregels, sciale en ethische nrmen, in situaties van grte externe druk. Blijft crrect en integer handelen in situaties waar geen eenduidige regelgeving vr bestaat. Hudt in zijn rl als lbbyist, prmtr, nderhandelaar, facilitatr, het algemeen belang duidelijk vr gen en gedraagt zich daar k naar. Weet p een flexibele, maar zrgvuldige, bjectieve en crrecte wijze m te gaan met bestaande regels en prcedures als de situatie dat vereist. Durft p een verantwrde en nderbuwde wijze een uitzndering te maken p de strikte regel, als dat het belang van de rganisatie dient. Oplssingsgericht: Denken in termen van plssingen in plaats van in termen van prblemen. Vertrekkend van verwachtingen van (interne en externe) klanten alternatieven afwegen met respect vr regelgeving en dentlgie. Ndels prblematiseren vermijden en crrect hulp zeken in het realiseren van plssingen. Niveau III: zekt samen met andere diensten f entiteiten gericht naar plssingen: Ziet prblemen aankmen en speelt hier tijdig p in. Begeleidt en ndersteunt anderen bij het plssen van prblemen. Kppelt terug ver plssingen vr prblemen en evalueert het resultaat. Treedt, indien ndig, p als bemiddelaar. Gaat actief p zek naar cllega's uit andere entiteiten vr infrmatie, expertise m z adequaat en efficiënt mgelijk een plssing te vinden. p. 8 van 11
Samenwerken f werken in team, cllegialiteit: Je levert, met het g p het algemeen belang, een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat p het niveau van een team, entiteit f de rganisatie, k als dat niet meteen van persnlijk belang is. Niveau III: stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgrepen f prjectgrepen: Kmt met ideeën m het gezamenlijke resultaat te verbeteren. Medigt anderen aan m samen te werken, hun ideeën te uiten en nderling van gedachten te wisselen. Medigt anderen aan m nderling te verleggen ver zaken die het eigen werk verstijgen. Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die p hen een impact hebben. Bevrdert de gede verstandhuding, de teamgeest en het respect vr de verscheidenheid van mensen. Geeft pbuwende kritiek en feedback. Medigt anderen aan m gezamenlijk plssingen te vinden. Kstenbewust: Kstenbewust handelen hudt in dat je in je denken en in je den gericht bent p een ptimaal gebruik van tijd, geld en andere middelen. Je bent je bewust van het budget f de (prject)begrting en hudt in de gaten dat er geen kstenverschrijding ntstaat. Je hebt g vr financiële cnsequenties en prbeert daar waar mgelijk ksten te beperken. Niveau III: zekt cntinu naar nieuwe, slimme werkwijzen m ksten te beperken: Drziet relevante kstenstructuren, zekt steeds manieren m de deltreffendheid en delmatigheid in evenwicht te huden. Bewaakt de prestaties van de rganisatie en stelt regels vast ten aanzien van financiële marges. Realiseert rganisatiedelstellingen met minimale inspanning en gebruikt hierbij methdes vr planning en cntrle. 4.2 Gedragscmpetenties Gedragscmpetenties mvatten je gedrag, huding, drijfveren, nrmen en waarden. Het zijn je relatief stabiele persnlijkheidskenmerken en bepalen grtendeels f en he je juw kennis en vaardigheden inzet. Plannen en rganiseren: Je brengt structuur aan in tijd, ruimte en pririteit bij het aanpakken van taken f prblemen. Je geeft de bendigde acties, tijd en middelen aan en cördineert die elementen m de delstellingen te bereiken cnfrm de planning. Niveau III: plant cntinu activiteiten met veel en cmplexe variabelen, legt acties en werkwijzen vast in prcedures. Cncentreert zich in zijn planning p de gehele pdracht, znder details uit het g te verliezen. Behudt het verzicht ver de stand van de uitvering van prjecten ten pzichte van de planning. Bereikt een balans tussen de geïnvesteerde tijd, de geleverde prestatie en de behaalde kwaliteit. Bepaalt de prcedures en werkmethdes die zullen wrden gevlgd m de delen te bereiken. Ontwikkelt systemen en methdes m te anticiperen p nvrziene mstandigheden. Vrziet in systemen vr f mmenten van afstemming van taken tussen de verschillende betrkken partijen. p. 9 van 11
Visie (cnceptueel denken): De dagelijkse praktijk verstijgen en eigen ideeën uitwerken vr de tekmst, feiten bekijken vanp een afstand, ze in een ruimere cntext en langetermijnperspectief plaatsen. Niveau II: betrekt bredere (maatschappelijke, technische, ) factren bij zijn aanpak: Kent de relevante trends en ntwikkelingen binnen en buiten de rganisatie en het eigen berep f dmein. Wijst p nieuwe prblemen en situaties die vr anderen ng niet z duidelijk zijn. Denkt kritisch en zelfstandig. Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere rganisatiecntext f beleidscntext. Heeft veling met wat er in de tekmst gevraagd kan wrden. Mndelinge uitdrukkingsvaardigheid: Spreken in een taal zdat het publiek tt wie u zich richt u begrijpt. Niveau III: cmmuniceert vlt met verschillende delgrepen: Buwt zijn betg p een gericht gestructureerde wijze p. Gebruikt herkenbare vrbeelden en vergelijkingen m vrstellen en bdschappen meer kracht bij te zetten. Past zijn wrdenschat en spreektemp aan de delgrep aan. Stemt zijn cmmunicatiestijl af p de specifieke relatie met de delgrep (bijvrbeeld frmeel, infrmeel, meer f minder interactief). Cmmuniceert selectief vanuit zijn inzicht in en inschatting van de situatie, m z sneller zijn del te bereiken. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: Een schrijfstijl hanteren die past bij de bdschap en de delgrep. Niveau III: heeft een aantrekkelijke en mtiverende schrijfstijl: Maakt een heldere, crrecte en leesbare synthese van een cmplexe situatie. Schrijft teksten die een uithangbrd zijn vr de rganisatie wat betreft stijl, taal en vrmgeving. Slaagt erin zijn bdschap via een aantrekkelijk taalgebruik visueel vr te stellen. Kan teksten vr een breed publiek luchtig maken dr aangepaste visuele en andere ndersteuningen te gebruiken. Verwerkt in zijn teksten de argumenten en redeneringen die vr het delpubliek het meest relevant en vertuigend zijn. Nauwgezetheid: Taken nauwgezet en met zin vr detail vlbrengen. Gepast mgaan met materialen. Niveau III: blijft nder verhgde druk kwaliteitsvl werk afleveren: Levert nder druk kwaliteitsvl werk af. Weet snelheid met nauwkeurigheid te cmbineren. Kiest de exacte methde f prcedure p basis van de gevraagde nauwkeurigheid. Cmbineert kwantiteit met kwaliteit. Blijft g vr detail hebben nder tijdsdruk. p. 10 van 11
4.3 technische cmpetenties Vaktechnische cmpetenties zijn die cmpetenties waarbij kennis en inzicht de ndzakelijke basis zijn vr succesvlle praktijk. Grndige kennis van de wetgeving met betrekking tt het tegewezen fcusbeleid (jeugd, seniren en ntwikkelingssamenwerking). Kennis van relevante evluties inzake het tegewezen fcusbeleid en het vrijetijdsbeleid in het algemeen. Grndige kennis van therieën, technieken en werkvrmen eigen aan het werken met mensen (vrijwilligersmanagement, cmmunicatietechnieken, vergadertechnieken, begeleiden van grepsprcessen, evenementenbeheer, ). Basiskennis van het gemeentedecreet. Vltte kennis infrmatica-tepassingen. Flr Bven gemeentesecretaris p. 11 van 11