Functieprfiel Administratief medewerker Lkale ecnmie Nvember 2018 Markt 1 2450 Meerhut T 014 24 99 20 F 014 24 99 57 E inf@meerhut.be www.meerhut.be
Flr Bven gemeentesecretaris Js Engelen burgemeester p. 2 van 10
1 Cntextinfrmatie 1.1 Situering Meerhut Meerhut is een landelijke gemeente in de Antwerpse Kempen met ngeveer 10 000 inwners. In het gemeentebestuur werken ngeveer 115 mensen. In het OCMW werken ngeveer 130 mensen. Binnen de gemeentegrenzen nderscheidt men 4 wnkernen: Meerhut-Centrum, Gestel, Zittaart en Berg. 1.2 Missie Mensen leven samen. Mensen ntspannen, sprten, genieten, rusten en verplaatsen zich. Mensen leven naast, tussen en sms met elkaar. Dit is niet altijd gemakkelijk. Het gemeentebestuur wil samen met zijn partners zrg dragen vr dit samen-leven. Het wil het samen-leven stimuleren en rdenen, zdat iedereen harmnieus naast en met elkaar kan leven. Dit vrmgeven aan samen-leven det het gemeentebestuur p verschillende manieren. Het vert vaak de regie ver het samen-leven, sms dr bemiddelend en verzenend p te treden, sms dr regels p te leggen. Sms verleent de gemeente k zelf diensten, cllectief uit eigen beweging f individueel p vraag van een burger. Sms vraagt het andere partners diensten te verzekeren. Sms behartigt het de belangen van nze inwners bij andere rganisaties f verheden. Het gemeentebestuur gaat bij de behartiging van deze belangen en rechten duurzaam te werk. Niet alleen de huidige inwners zijn nze klanten, maar k vregere en vlgende generaties. Het samen-leven van nze inwners mag niet ten kste gaan van anderen. Tt slt wenst het gemeentebestuur demcratie hg in het vaandel te dragen. Het vernderstelt heldere afspraken tussen de verschillende gemeentelijke rganen, transparantie en penheid en een actieve cmmunicatie naar de burger. 1.3 Visie Meerhut wil de leefbaarheid van de kernen vergrten: Het gemeentebestuur wil dit bereiken dr in te zetten p drie pijlers: Het ntwikkelen van een lange termijn visie p ruimtelijke rdening, met nder andere aandacht vr vldende parkeergelegenheid bij nieuwe wnprjecten. Verbetering van de kwaliteit van de wningen. Garanderen van gren in de nabijheid van iedere wnkern. Meerhut zet in p een matiging van het verkeer: Het gemeentebestuur prbeert drgaande verkeersassen in wncentra te weren f ze minimaal veilig in te richten. Het gemeentebestuur zet in p veilige schlmgevingen, fietspaden langs invalswegen én fietsverbindingen tussen de wnkernen en het centrum drheen het gren. De maatschappelijke investeringen in gelfsgemeenschappen wrden mgezet p een manier dat ze aansluiting vinden bij een pluralistischer publiek. Meerhut zet in p handhaving: Samenleven vernderstelt afspraken, en vral het respecteren van die afspraken. Het gemeentebestuur wil: Bij de pmaak van regels beter nadenken ver he we deze het best pstellen met het g p handhaving. p. 3 van 10
Beter infrmeren en sensibiliseren, mensen uitleggen welke regels er zijn en waarm die er zijn. Beter bewaken van regels en ptreden bij inbreuken p de regels. Meerhut blijft gren en zet in p een verdere uitbuw en betere beleving van dit gren en haar landschap dr nze inwners, maar k dr recreanten. Meerhut verbindt haar inwners: Betrkkenheid p elkaar schenkt individuele levenskwaliteit als het kansen biedt aan sciale inclusie. Het gemeentebestuur heeft hierbij veel aandacht vr alle initiatieven die burgers pzetten m die betrkkenheid p elkaar te versterken, in het bijznder wil het verenigingen sterk blijven ndersteunen. Meerhut blijft inzetten p zrg, en zeker p de vermaatschappelijking van deze zrg: Dit betekent dat niet allen de betrkkenheid van zrg p de samenleving versterkt met wrden, maar k dat ieders verantwrdelijkheid aangesprken wrdt. Wat het eigen aanbd betreft, wil het gemeentebestuur bvengemiddeld blijven investeren, maar met k gezcht wrden naar een z efficiënt mgelijke inzet van middelen. Alleen z kan Meerhut tekmstige uitdagingen aan. Op ecnmisch vlak heeft Meerhut aandacht vr vldende ruimte vr ambachten en industrie: Hierbij wil het gemeentebestuur z veel als mgelijk bedrijven aantrekken die k tewerkstelling kunnen garanderen. Verder wil het de eigen middenstand, in het centrum en elders, greikansen bieden. Meerhut wil in alle aspecten van haar beleid duurzame ntwikkeling als rde draad hanteren. 2 Functie-infrmatie 2.1 Functietitel Administratief medewerker 2.2 Lnniveau C1-C3 2.3 Diplmavrwaarden Huder zijn van een diplma van het secundair nderwijs f daarmee gelijkgesteld nderwijs. 3 Algemene jbmschrijving 3.1 Hfddel functie administratief medewerker Je staat in vr de dagelijkse afhandeling van dssiers. Je bereidt dssiers vr en je werkt ze eigenhandig af. Je bent klantvriendelijk en nderhudt het cntact met cllega s, klanten f burgers van de gemeente. Je staat in vr de dagelijkse werking van het gemeentebestuur. p. 4 van 10
3.2 Resultaatsgebieden Administratieve afhandeling van dssiers: Je staat in vr een crrecte, administratieve afhandeling van dssiers die binnen je dienst behandeld wrden. Discretie is hierbij van grt belang. Onder administratieve afhandeling van dssiers wrdt verstaan: beslissingen en besluiten pmaken. Brieven pmaken en verzenden. De persnen die belang hebben bij het dssier verwittigen en infrmeren. Cllega s, burgers, inlichten ver de uitslag f de beslissing die genmen is. Wijzigingen die zich kunnen vrden bijhuden en aanpassen in het dssier. Dssiers pvlgen en crrect kunnen ingeven in dssierbeheer, dssiers archiveren en klasseren. Inhudelijke vrbereiding van dssiers dssierbeheerder: Je met dssiers inhudelijk kunnen vrbereiden en kunnen begeleiden van begin tt einde. Hierbij is het belangrijk dat je pzekingwerk en nderzek verricht en je de juiste dcumenten pvraagt die van belang zijn vr het dssier. Je zrgt vr een crrecte samenstelling van het dssier waarin meteen duidelijk wrdt welke beslissingen er in het verleden genmen zijn die betrekking hebben p het dssier. Je nderhudt cntact met alle betrkken partijen die belang hebben bij het dssier. Deelnemen aan bijeenkmsten f vergaderingen is hierbij een zeer belangrijke pdracht. Verslag schrijven en achteraf drbrieven aan cllega s hrt er k bij. Je rapprteert p gepaste wijze je leidinggevende ver de stand van zaken. Een nauwgezette pvlging en behandeling van de verschillende stappen binnen het nderzek is van grt belang. Jij bent verantwrdelijk vr het dssier, je bent met andere wrden de dssierbeheerder. Je neemt de juiste beslissingen en kan deze k verantwrden. Je beschikt ver de juiste vaardigheden (cmmunicatieve vaardigheden en technisch inzicht). Baliewerk, cntacten met klanten nderhuden: Onder baliewerk wrdt verstaan: burgers f klanten infrmeren via het lket f andere cmmunicatiemiddelen. Je bent een belangrijke schakel in het binnenkmend telefnverkeer: je beantwrdt telefns, geeft infrmatie, verbindt dr naar andere persnen f diensten. Je biedt burgers, cllega s f klanten hulp bij het invullen van frmulieren. Je verzrgt het eerste cntact met burgers f klanten en je helpt hen p een gepaste wijze f stuurt ze juist dr naar een andere dienst. Aanvragen van burgers verwerken en p de vet pvlgen behrt k tt de nemer van baliewerk. In bepaalde gevallen is infrmatie en gegevens pvragen en verwerken je hfdtaak. Je infrmeert burgers van de gemeente ver belangrijke gemeentelijke beslissingen f besluiten. Onder baliewerk wrdt k pzekingwerk f nderzek verstaan. Het is de bedeling dat de burger klantvriendelijk wrdt gehlpen en kan genieten van een snelle dienstverlening. Prjectmatig werk: Prjectmatig werk vrmt k een nderdeel van je takenpakket. Je helpt jaarlijkse gemeentelijke acties mee pbuwen, ndersteunen en begeleiden. Je vert mee campagne en je neemt deel aan vergaderingen. Daarnaast is het van belang dat je steeds de gedkpste maar meest efficiënte weg kiest. Onder prjectmatig werken wrdt k verstaan beleidsbeslissingen mee vrm geven dr kritisch na te denken en te explreren. p. 5 van 10
4 Specifieke jbmschrijving 4.1 Hfddel functie administratief medewerker lkale ecnmie De medewerker lkale ecnmie draagt bij tt de ntwikkeling en de uitvering van het gemeentelijk beleid inzake lkale ecnmie. 4.2 Resultaatsgebieden De essentiële acties die de administratief medewerker lkale ecnmie neemt m zijn/haar delstellingen te halen situeren zich p de vlgende dmeinen: Beleidsvrbereidend en beleidsndersteunend werk m.b.t. het beleidsdmein lkale ecnmie. Vrbeelden van activiteiten zijn: Adviseren, pmaken, pvlgen en evalueren van de actieplannen inzake lkale ecnmie. Vrstellen en adviezen frmuleren m het beleid en/f prcessen m.b.t. lkale ecnmie te verbeteren. Crrecte vrbereiding en uitvering van cllege- en gemeenteraadsdssiers lkale ecnmie. Uitwerken en pvlgen van gemeentelijke reglementen (bv. kermisreglement, marktreglement, ). Opvlgen van relevante wetgeving m.b.t. lkale ecnmie. Ecnmische gegevens inventariseren en kanaliseren (bv. KMO-znes, aantal bedrijven, ). Beleidsuitverend werk m.b.t. het gemeentelijk ecnmisch beleid. Organisatie van de ambulante activiteiten Vrbeelden van activiteiten zijn: Verstrekt standhuders infrmatie ver de gemeentelijke dienstverlening en regelgeving. Staat in vr het administratieve prces m.b.t. markten (marktleid(st)er, cntrle marktkramers, marktplan, registers, invullen vacatures, pvlging marktcmmissie, facturatie, ), inclusief het plaatsen van markten. Staat in vr het administratieve prces m.b.t. kermissen (kermisleid(st)er, cntrle kermisattracties, pvlging abnnementen, registers, kermisplan, invullen vacatures, vaststellen kermisdata, verplaatsen kermislcatie, ), inclusief het plaatsen van kermissen. Staat in vr het administratieve prces m.b.t. ambulante activiteiten p het penbaar dmein (pvlgen lsse kramers buiten de wekelijkse markt, cntrle van kermisattracties buiten de kermis, behandelen aanvragen braderijen, ). Ondersteuning van middenstand en bedrijven Vrbeelden van activiteiten zijn: Verstrekt (startende) ndernemers infrmatie ver de gemeentelijke dienstverlening en regelgeving. Verwijst ndernemers dr naar andere gemeentelijke diensten indien de vragen buiten de eigen bevegdheid vallen (bv. milieuvergunningen, buwvergunningen, ) en cördineert wanneer er verschillende diensten bij een aanvraag betrkken zijn. p. 6 van 10
Verwijst ndernemers dr naar andere instanties bij meer gespecialiseerde vragen (bv. agentschap ndernemen, FAVV, ). Infrmeren van middenstand en bedrijven ver zaken die hen aanbelangen. Afhandelen van eerstelijnsdienstverlening:.a. afleveren van diverse vergunningen administratieve afhandeling van afwijkingen p verplichte rustdagen,. Organiseert en ndersteunt peridieke verlegmmenten met de middenstand. Ondersteunt jaarlijks een evenement van de middenstand. Samenwerking en verleg inzake lkale ecnmie. Vrbeelden van activiteiten zijn: Zrgen vr cntacten en delgerichte samenwerking met hgere verheden, bedrijfsverenigingen, Overleg met de betrkken schepen, de interne aanverwante diensten (milieu, ruimtelijke rdening, veiligheid en mbiliteit, vrije tijd, ). Rapprteert aan de manager persnsgebnden zaken in verband met de werking van de dienst, de uitvering van de beleidsdelstellingen, de vrgang van prjecten, Budget beheren van het beleidsdmein lkale ecnmie. Vrbeelden van activiteiten zijn: Vrbereiden van budgetvrstellen en budgetwijzigingen inzake lkale ecnmie. Verantwrdelijk vr het beheer van de aan de dienst tevertruwde budgetten: pmaken van bestelbns, tezicht p de uitgaven, fferteaanvragen, gedkeuring facturen, 5.1 Waardegebnden cmpetenties 5 Cmpetentieprfiel Waardegebnden cmpetenties zijn die cmpetenties die rechtsreeks afgeleid zijn van de waarden die gelden vr de hele rganisatie. Klantgericht: Al nze aandacht gaat naar nze klanten, zwel interne als externe klanten. Dus k nze cllega s. Je met inspelen p en tegemet kmen aan hun vragen, wensen, beheften en hun belangen. Ze verdienen een hulpvaardig, respectvl en een luisterend r. Je garandeert hen een kwaliteitsvlle, aangepaste en geïntegreerde dienstverlening. Niveau II: nderneemt acties m vr de klant de meest geschikte plssing te bieden bij vragen en prblemen die minder vr de hand liggen: Past binnen de bestaande prcedures en planning de dienstverlening f het prduct aan m de klant verder te helpen. Geeft de klant waar hij recht p heeft p de best mgelijke wijze. Levert, rekening hudend met bestaande prcedures, sneller f meer dan afgesprken is aan de klant. Gaat expliciet na f de klant tevreden is met de aangebden plssing en dienstverlening. Prbeert zelf een antwrd te geven p een vraag f klacht. Verwijst z ndig dr f zekt hulp. Biedt een z ptimaal mgelijke plssing vr de klant. p. 7 van 10
Integriteit f respect, eerlijkheid, betruwbaarheid, verantwrdelijkheidsperspectief: je handelt vanuit de cdes van integriteit, zrgvuldigheid, bjectiviteit, gelijke behandeling, crrectheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sciale en ethische nrmen. Je kmt afspraken na en neemt je verantwrdelijkheid p. Niveau II: brengt sciale en ethische nrmen in de praktijk: Neemt de verantwrdelijkheid p zich vr zijn eigen handelen (past geen parapluplitiek te). Leeft de dentlgie na die eigen is aan de functie f het functieniveau. Spreekt anderen erp aan als ze niet cnfrm bestaande regels en afspraken handelen. Handelt cnsequent: neemt in srtgelijke mstandigheden srtgelijke standpunten in f een srtgelijke huding aan. Kan inschatten f infrmatie al dan niet verder kan f mag verspreid wrden. Vertnt vrbeeldgedrag rnd basisregels en afspraken. Oplssingsgericht: Denken in termen van plssingen in plaats van in termen van prblemen. Vertrekkend van verwachtingen van (interne en externe) klanten alternatieven afwegen met respect vr regelgeving en dentlgie. Ndels prblematiseren vermijden en crrect hulp zeken in het realiseren van plssingen. Niveau I: slaagt erin mee te denken vanuit de verwachtingen van de klant: Merkt prblemen/knelpunten tijdig p. Brengt prblemen helder nder wrden en draagt plssingen aan. Zekt p het juiste mment hulp van cllega s. Kadert de vraag, het prbleem, de verwachtingen binnen de grenzen van de eigen dienst. Samenwerken f werken in team, cllegialiteit: Je levert, met het g p het algemeen belang, een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat p het niveau van een team, entiteit f de rganisatie, k als dat niet meteen van persnlijk belang is. Niveau I: werkt mee en infrmeert anderen: Hudt rekening met de mening van anderen. Behandelt anderen met respect, ngeacht hun psitie, achtergrnd f pvattingen. Geeft infrmatie en kennis dr die vr anderen nuttig f belangrijk kan zijn. Aanvaardt grepsbeslissingen. Tnt respect vr de verscheidenheid van mensen. Kstenbewust: Kstenbewust handelen hudt in dat je in je denken en in je den gericht bent p een ptimaal gebruik van tijd, geld en andere middelen. Je bent je bewust van het budget f de (prject)begrting en hudt in de gaten dat er geen kstenverschrijding ntstaat. Je hebt g vr financiële cnsequenties en prbeert daar waar mgelijk ksten te beperken. Niveau I: weegt ksten en pbrengsten ged tegen elkaar af: Overziet de ksten en pbrengsten van eigen werkzaamheden. Gaat zuinig m met middelen als tijd en geld en brengt eventuele kstenverschrijdingen in beeld. p. 8 van 10
5.2 Gedragscmpetenties Gedragscmpetenties mvatten je gedrag, huding, drijfveren, nrmen en waarden. Het zijn je relatief stabiele persnlijkheidskenmerken en bepalen grtendeels f en he je juw kennis en vaardigheden inzet. Nauwgezetheid: Taken nauwgezet en met zin vr detail vlbrengen. Gepast mgaan met materialen. Niveau II: levert met g vr detail crrect werk af: Vert repetitieve administratieve technische taken futls uit. Vult dcumenten en frmulieren crrect en zrgvuldig in. Blijft aandachtig bij rutineuze taken. Cntrleert het eigen werk. Merkt futen en nnauwkeurigheden in de beschikbare infrmatie p, met het g p het aanbrengen van crrecties. Initiatief: kansen nderkennen en uit eigen beweging acties vrstellen f ndernemen. Niveau I: neemt het initiatief m binnen het eigen takendmein acties te initiëren (reactief en ad hc): Det eerst zelf al het mgelijke m een prbleem p te lssen alvrens de hulp van anderen in te repen. Gaat uit zichzelf achter infrmatie aan. Ziet werk liggen en gaat ver tt actie. Kan prblemen die zich vrden zelf afwerken. Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties m het cncrete prbleem p te lssen. Mndelinge uitdrukkingsvaardigheid: spreken in een taal zdat het publiek tt wie u zich richt u begrijpt. Niveau II: zrgt vr een heldere cmmunicatie in twee richtingen: Richt zich tt zijn gesprekspartner. Gaat regelmatig na f de bdschap vr de andere duidelijk is. Biedt zijn gesprekpartner(s) de mgelijkheid m vragen te stellen. Geeft de gesprekspartner de ruimte m zich te uiten en ntbreekt hem niet. Past de cmmunicatiewijze aan de mgelijkheden f de eigenheden van de gesprekspartner aan. Plannen: structuur aanbrengen in tijd, ruimte en pririteit bij het aanpakken van taken f prblemen. Niveau I: plant eigen werk effectief: Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, t-dlijstjes, elektrnische agenda ). Pakt eerst de belangrijkste f dringendste pdrachten aan. Hudt rekening met de ndige uitveringstijd. Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan wrden. Hudt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk. Omgaan met stressfactren: efficiënt gedrag vertnen in situaties met hge cmplexiteit, tijds f werkdruk f bij tegenslag, teleurstelling f kritiek. Niveau I: blijft kalm en rustig bij incidenteel verhgde druk die eigen is aan de functie: Reageert kalm bij wijzigingen in de planning, bij wijzigende pririteiten, bij nieuwe gegevens e.d. Blijft delmatig en effectief handelen in situaties van verhgde tijdsdruk f sciale druk. Vertnt geen uiterlijke tekenen van stress bij tijdelijke verhging van de druk. Reageert rustig bij tegenstand f persnlijke verwijten, negatieve feedback. Bewaakt zijn eigen grenzen van kennen en kunnen. p. 9 van 10
5.3 Vaktechnische cmpetenties Algemene cmputervaardigheid bezitten: kunnen werken met een cmputer, klaviervaardigheid hebben, pmaken en aanpassen van teksten, dcumenten, brieven met specifieke sftware vr tekstverwerking zals Wrd, efficiënte pzekingen p inter- en intranet maken. Telefn- en nthaaltechnieken tepassen: mensen p weg helpen/verder helpen. Gegevens verzamelen, registreren, klasseren en beheren: dssiers beheren en afwerken, pzekingwerk verrichten, binnenkmende pst registreren, cllegebeslissingen maken, dssiers klasseren, Agenda beheren: afspraken, reservaties, pdrachten juist inplannen en pvlgen. De regels van de ambtelijke dentlgie tepassen: het gemeentedecreet, de ambtelijke plichtenleer en de rechtspsitieregeling respecteren, kennen en crrect tepassen en pvlgen. Databankpakket praktisch tepassen: tepassen van specifieke sftware (Acces, Wrd, dssierbeheer ) vr het verzamelen en beheren van gegevens. Specifieke kennis m.b.t. lkale ecnmie. p. 10 van 10