FINANCIEEL MEDEWERKERS (2 VACATURES) 1 CONTEXT VAN DE FUNCTIE. Functiebeschrijving

Transcriptie

1 Functiebeschrijving FINANCIEEL MEDEWERKERS (2 VACATURES) Departement Leefmilieu, Natuur en Energie - Afdeling Milieuintegratie en -subsidiëringen - Afdeling Internatinaal Beleid Standplaats: Brussel Graad: Medewerker C1, C2 f Deskundige B1 Statutair f cntractueel 1 CONTEXT VAN DE FUNCTIE De Vlaamse verheid zekt een plyvalent financieel medewerker: - vr de Afdeling Milieuintegratie en subsidiëringen en - vr de Afdeling Internatinaal Beleid binnen het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie. Het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie staat in vr een integraal en geïntegreerd milieubeleid in Vlaanderen. Het is dan k een brede entiteit die p vele milieuterreinen actief is. Beleidsplanning en - cördinatie, vergunningsverlening, handhaving, wetenschappelijk nderzek, verleg, sensibilisering en educatie zijn enkele van de kernwrden die in de werking sterk naar vren kmen. Het departement bestaat uit een cördinerend secretariaat-generaal en twaalf afdelingen die zich elk afznderlijk inzetten vr een specifiek aspect van de milieu- en natuurprblematiek. De Afdeling Milieu-integratie en -subsidiëringen (AMIS) heeft als missie m milieu- en natuur-integratie te stimuleren en te verankeren in een streven naar een duurzame samenleving. Dat det ze dr te respnsabiliseren en aan te zetten tt vrijwillige actie, met de inzet van een mix van sciale en ecnmische instrumenten. De Afdeling Internatinaal Beleid cördineert het inter- en bvengewestelijke milieu-, natuur- en energiebeleid vr Vlaanderen en geeft juridisch, inhudelijk en prcesmatig advies ver de vrbereiding, uitvering en rapprtering van Eurpese en multilaterale dssiers.

2 2 DOEL VAN DE FUNCTIE Beheren en behandelen van dssiers en gegevens teneinde ervr te zrgen dat interne * prcessen efficiënt, crrect en klantvriendelijk verlpen en dat prcedures, wet en regelgeving wrden gerespecteerd. Hierbij ligt de nadruk p financiële verwerking van de dssiers in cmbinatie met algemene administratie. * intern met pgevat wrden als de hele Vlaamse verheid en daaraan verbnden rganisaties zals schlen, ziekenhuizen. Interne prcessen sluiten niet uit dat er externe gevlgen zijn, externe input f externe delgrepen zijn. 3 RESULTAATSGEBIEDEN Milieubewust handelen Cnsequent milieubewust handelen p de werkplek m z mee de delstellingen van het intern milieuzrgbeleid van het Departement LNE te helpen realiseren. Dit hudt in dat je als persneelslid van het DLNE: je verplaatsingen milieuvriendelijk gebeuren (STOP-principe*); milieu- en veiligheidsregels naleeft; waar mgelijk, duurzame keuzes maakt bij aankpen; spaarzaam mgaat met energie, water en grndstffen; afval crrect srteert; verbetervrstellen frmuleert en nn-cnfrmiteiten meldt aan juw MMS-aanspreekpunt* duurzaamheid integreert in de inhud van je functie. en dit vlgens de richtlijnen van het intern milieuzrgsysteem. je eventuele bijkmende rl binnen het milieumanagementsysteem van het departement, zals vermeld in het frmulier Overzicht functies met milieurelevante taken (F.06.MMS.001) ged uitvert *STOP-principe: Pririteit gaat eerst naar Stappen, dan Trappen (fietsen), vervlgens Openbaar verver en dan pas naar Persnenwagens. * MMS: Millieumanagementsysteem; bestaat uit maatregelen die de rganisatie kan nemen m systematisch rekening te huden met milieuaspecten. Gegevensverzameling Verzamelen, vervlledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dssiers en bestanden met vlledige en crrecte infrmatie beschikbaar te hebben. Ontbrekende gegevens pzeken Gegevens imprteren in een registratiesysteem pagina 2 van 7 functiebeschrijving

3 Ontvangst van facturen bevestigen en facturen ingeven Samenstellen van een dssier Cntrle van gegevens Verifiëren en cntrleren van dcumenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vrmvereisten, prcedures en regelgeving gerespecteerd wrden. Interne cntrlepunten inbuwen en ptimaliseren Vaststellen van futieve bekingen en vrstellen den vr crrectie Cntrleren f aanvragen in lijn zijn met het statuut Verwerken van gegevens en behandeling van dssier Uitveren van de vrziene stappen binnen het dssier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en crrecte behandeling een gede dienstverlening te verzekeren. Berekeningen uitveren Peridiek en p vraag aanmaken en pstellen van dssiers, bestanden, dcumenten, Uitzeken he wetgeving het best kan tegepast wrden Opmaken van verzichten en rapprten Databanken uitbuwen Opmaken van cntracten en besluiten Vrbereiden en uitveren van financiële verrichtingen Aanvragen verwerken Infrmatie-uitwisseling Infrmatie uitwisselen en diverse vragen beantwrden teneinde klanten en andere betrkkenen crrect te infrmeren Zeken naar crrecte en klantgerichte plssingen vr prblemen bij dssiers en klanten hierver adviseren Fungeren als aanspreekpunt vr klanten Infrmatie verstrekken aan leveranciers Rapprteren ver de stand van zaken Deelnemen aan vergaderingen en werkgrepen Bespreken van dssiers met cllega s Werkrelaties Werkrelaties nderhuden met betrekking tt dssiers en gegevens teneinde dr een gede samenwerking een efficiënt verlp van het prces te garanderen functiebeschrijving pagina 3 van 7

4 Zeken naar crrecte en klantgerichte plssingen vr prblemen bij dssiers en klanten hierver adviseren Fungeren als aanspreekpunt vr klanten Infrmatie verstrekken aan leveranciers Rapprteren ver de stand van zaken Deelnemen aan vergaderingen en werkgrepen Bespreken van dssiers met cllega s 4 COMPETENTIEPROFIEL 4.1 GEDRAGSCOMPETENTIES Verantwrdelijkheid nemen niveau 1 Neemt verantwrdelijkheid vr zijn werk Accepteert de delen, waarden en nrmen van de rganisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, prcedures en werkwijzen Det wat hij zegt, kmt afspraken en belften na Is aanspreekbaar p zijn acties (kmt vr futen uit, staat pen vr feedback) Reageert crrect en lyaal als anderen kritiek uiten p zijn werk, entiteit f rganisatie Klantgerichtheid - niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en crrect p vragen van belanghebbenden Helpt anderen p een beleefde en vriendelijke wijze vrt Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast p Onderneemt cncrete acties m de prblemen en klachten van klanten p een adequate manier p te lssen Zet zich in m, rekening hudend met de bestaande prcedures en planning, de wensen en beheften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te vertreffen Gaat expliciet na f de klant tevreden is met de aangebden plssing en dienstverlening Samenwerken niveau 1 Infrmeert, pleegt verleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/pririteiten/aanpak af p de beheften van de grep Deelt kennis, infrmatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij prblemen, k al valt de taak niet nder zijn pdracht Hudt rekening met de geveligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een psitieve werksfeer en teamgeest (tnt enthusiasme, geeft cmplimenten, ) pagina 4 van 7 functiebeschrijving

5 Plannen en rganiseren niveau 1 Plant en rganiseert zijn werk effectief Brengt rde, structuur en regelmaat aan in de uit te veren werkzaamheden en verkrijgt z verzicht Legt delen, pririteiten en tijdsbesteding vast Hudt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Gaat systematisch en stapsgewijs te werk Cntrleert de vrtgang van zijn werk en stuurt bij wanneer ndig Analyseren niveau 1 Ziet de essentie van het prbleem Verzamelt relevante infrmatie Maakt een duidelijk nderscheid tussen hfd- en bijzaken in de infrmatie Omschrijft duidelijk de kern van het prbleem Verwerft een algemeen inzicht in de prblematiek Gaat systematisch en gestructureerd te werk bij het analyseren van gegevens Ordeelsvrming niveau 1 Trekt lgische cnclusies p basis van de beschikbare gegevens en frmuleert een hypthese Kmt tt een synthese van de verzamelde infrmatie Evalueert de beschikbare infrmatie met een geznde kritische ingesteldheid Weegt alternatieven tegen elkaar af Redeneert lgisch en ziet de vr de hand liggende effecten van acties Frmuleert hypthesen vr prblemen waarver nvldende infrmatie beschikbaar is Zrgvuldigheid niveau 1 Levert met g vr detail crrect werk af Gaat zrgvuldig en precies m met infrmatie en materiaal Hudt zijn werk verzichtelijk en inzichtelijk, k vr anderen Blijft aandachtig bij rutineuze f repetitieve taken en vert ze futls uit Cntrleert zijn werk p juistheid en vlledigheid Merkt futen en nnauwkeurigheden in de beschikbare infrmatie p, met het g p het aanbrengen van crrecties 4.2 VAKTECHNISCHE COMPETENTIES Gede kennis van het sftwarepakket Wrd. Zeer gede kennis van het sftwarepakket Excel. Je hebt financieel inzicht, rekenkundig sta je sterk, je werkt systematisch en nauwkeurig en vlgt dssiers nauw p Nties ver de wetgeving verheidspdrachten is een pluspunt. Bekhudkundige ervaring binnen de verheid is een pluspunt. Gede kennis van prcedures, regelgeving en systemen m deze te kunnen interpreteren functiebeschrijving pagina 5 van 7

6 4.3 DIPLOMAVEREISTEN Je hebt een diplma hger secundair nderwijs f hger nderwijs (bachelr niveau). 4.4 ERVARINGSVEREISTEN Je bent mmenteel werkzaam binnen het Departement LNE (cntractueel nbepaalde duur f statutair) in de graad van medewerker (C1 f C2) f deskundige (B1) en hebt reeds enige ervaring in administratieve werking met financiële prcessen. 5 ANDERE FUNCTIERELEVANTE INFORMATIE Bij de Afdeling Milieuintegratie en -subsidiëringen sta je.a. in vr: Ondersteunen van de begrtings- en subsidieverantwrdelijke van de afdeling, bv. dr... cntacten te leggen en te nderhuden met de begunstigden van de subsidies.a. vr het bekmen van de ndige dcumenten, gegevens, het pmaken van ministeriële besluiten en begeleidende brieven m.b.t. subsidies vr erkende milieu- en natuurverenigingen, DAC- en VIA subsidies, subsidies aan lkale besturen, ad hc (prject)subsidies, de crrectheid van de ntvangen gegevens na te gaan en de ndige berekeningen te maken m.b.t. de subsidie, het pmaken van vastleggings- en betalingsdssiers vr de verschillende subsidiedssiers, Verwerken en pvlgen bekhuddssiers in het algemeen: snelle en crrecte afhandeling van dssiers, met het g p ptimale benuttings- en bestedingsgraad van de beschikbare budgetten. De verschillende prcedures en uitznderingen beheersen, de ndige cntacten nderhuden met de betrkken diensten. Zrgvuldig (elektrnisch) klassement bijhuden van (bekhud)dcumenten ver een histrische peride. pagina 6 van 7 functiebeschrijving

7 Bij de Afdeling Internatinaal Beleid sta je.a. in vr de begrting en bekhuding van de afdeling: Indienen vrstellen vr begrtingspmaak inclusief memrie van telichting. Vrbereiden, bespreken en indienen vrstellen begrtingscntrle. Zrgvuldig klassement bijhuden van begrtingsdcumenten ver een histrische peride Vastleggings- en betalingsdssiers pmaken. Verwerken en pvlgen bekhuddssiers: snelle en crrecte afhandeling van dssiers, met het g p ptimale benuttings- en bestedingsgraad van de beschikbare budgetten. De verschillende prcedures en uitznderingen beheersen, de ndige cntacten nderhuden met de betrkken diensten. Zrgvuldig klassement bijhuden van bekhuddcumenten ver een histrische peride. Financiële pvlging en afhandeling van financiële verplichtingen in het kader van verdragen en samenwerkingsakkrden. Beheer basisallcaties, werkings- en representatiekrediet van de afdeling. Vr bijkmende infrmatie ver de inhud van de functie neem je cntact p met: Dhr. Jan Kielemes Afdelingshfd AMIS Jan.Kielemes@lne.vlaanderen.be Mevr. Griet Verbeke Afdelingshfd AIB Griet.Verbeke@lne.vlaanderen.be Vr bijkmende infrmatie ver de arbeidsvrwaarden f selectieprcedure kun je cntact pnemen met: Mevr. Renate Pelst HR prjectmedewerker Sllicitaties@lne.vlaanderen.be functiebeschrijving pagina 7 van 7