Kwaliteitshandboek 4.6. Gebruikersgerichte processen De intake. Goedgekeurd: Filip Slosse Paraaf:

Transcriptie

1 khb versie 1 1/6 Berdeeld: Jan De Bruyn Paraaf: Gedgekeurd: Filip Slsse Paraaf: Geldig vanaf: 01/01/2014 DOEL (B.S. van ) Artikels 5, 8, 11, 12, 13,15, 16, 17, 19, 20,21, 22, 29 1/2/3/4, 30,33, 34, 38 1/2/3/4 en 42 TOEPASSINGSGEBIED Alle aanvragen van kandidaat-gebruikers VERWANTE DOCUMENTEN EN HULPMIDDELEN - Khb Frmulieren Vraagverduidelijking - Khb Frmulieren - Checklist intake - Khb 9.1. Prtcl van verblijf en begeleiding (Tehuis niet-werkenden en tehuis werkenden / ambulante diensten / Dagcentrum) - Khb 9.1. Charter cllectieve rechten en plichten - Khb Frmulier vr testemming tt pvragen en verwerken van infrmatie aan derden - Khb Frmulier vr testemming gebruik ft- en beeldmateriaal - Khb 4.2. Overzicht en werking van de verlegrganen - Infflder - Webapplicatie zrgregie - Testemmingsfrmulier Verzek tt inschrijving bij Centrale Registratie van Zrgvragen - Cliëntregistratie via webapplicatie VAPH - Overeenkmst persnsgebnden budget (website VAPH) - Checklist ndsituatie - Checklist Priritair Te Bemiddelen Zrgvraag - Overeenkmst RTH, ndsituatie (website VAPH) f persnsvlgende budgetten (cfr. cnvenanten met gebruikers bij knelpuntdssiers) TERMEN EN DEFINITIES - Intakedssier: het schriftelijk resultaat van de intake - Opnameteam: team met beslissingsmacht bij pnames, vaste leden zijn pedaggisch stafmedewerkers en sciale dienst. Ad hc kunnen k andere leden AO aansluiten - Gebruiker: persn die een berep det p de hulp - en dienstverlening van de vrziening, met name de (kandidaat) gebruiker f cliënt. - Wettelijk vertegenwrdiger: vgd f bewindverder van de (kandidaat) gebruiker - Belangrijke betrkken 3 de persn: De gebruiker f zijn/haar wettelijke vertegenwrdiger heeft recht p vlledige, nauwkeurige en tijdige infrmatie ver alle aangelegenheden in verband met de pvang en begeleiding die hem rechtstreeks en persnlijk aanbelangen. Indien gewenst kan de gebruiker zich laten bijstaan dr een belangrijk betrkken derde, die hij zelf aanduidt. De belangrijke derde wrdt vernemd in de individuele dienstverleningsvereenkmst. - Priritair te bemiddelen (PTB) zrgvragen: Een zrgvraag die dr de reginale pririteitencmmissie bepaald is als een priritaire vraag en waarvr priritair een begeleidings-, behandelings-, pvangaanbd f assistentie met wrden gezcht. Actieve zrgvragen die de status priritair te bemiddelen zrgvraag tegekend krijgen, meten priritair in aanmerking kmen vr pname bij een passende pen plaats f meten priritair een Persnlijk Assistentiebudget tegekend krijgen. - Reginale pririteitencmmissie (RPC): Cmmissie waar nder meer de aanvragen naar de status priritair te bemiddelen zrgvraag en de mtivaties van de afwijkingen pririteiten bij pname tegekend, geadviseerd en pgevlgd wrden. Binnen elk ROG is minstens één reginale pririteitencmmissie werkzaam.

2 khb versie 1 2/6 WERKWIJZE Aanmelding - Tijdens het eerste cntact, ntvangt de maatschappelijk werker de vraag van de (wettelijk) vertegenwrdiger, de kandidaat-gebruiker f van een verwijzende instantie - De maatschappelijk werker legt de eerste hulpvraag en eerste identificatie vast in een intakedssier met behulp van een gestandaardiseerd frmulier vraagverduidelijking. - Indien de kandidaat ng geen aanvraag deed bij het VAPH geeft de maatschappelijk werker infrmatie ver de prcedure tt inschrijving. - Er wrdt nagegaan f de kandidaat met zijn zrgvragen reeds geregistreerd staat p de Centrale Registratie van Zrgvragen en wie de cntactpersn is van de registratie en de verdere zrgbemiddeling. - Indien de kandidaat ng niet geregistreerd staat, kan Znnestraal ptreden als cntactpersn m de juiste zrgvragen te registreren via een webapplicatie van het VAPH en dit in een beveiligde geïntegreerde databank. - Als blijkt dat Znnestraal een aangepaste plssing kan bieden, wrdt het verdere verlp van de prcedure afgesprken. - Indien de vrziening geen gepaste plssing kan aanbieden, verwijst de maatschappelijk werker de kandidaat-gebruiker dr. - In het frmulier vraagverduidelijking vult de maatschappelijk werker het prces van aanmelding, nderzek en beslissing tt intake chrnlgisch aan, zwel vr weerhuden als niet-weerhuden kandidaten. Vrts wrdt het frmulier aangevuld met persnsgegevens, vraagverduidelijking en ndersteuningsplan. Onderzek - De maatschappelijk werker hanteert bij intake KHB frmulieren Checklist intake - De maatschappelijk werker plant met de kandidaat-gebruiker en/f belangrijke derde en/f (wettelijk) vertegenwrdiger een aanmeldingsbezek. Hierp sluit een pedaggisch stafmedewerker aan. - Het aanmeldingsbezek bestaat uit twee luiken: 1. Zrgvragen, wensen en beheften wrden bevraagd en in het intakedssier pgenmen. Samen met de aanvrager wrdt bekeken f Znnestraal een gepast antwrd kan geven p zijn zrgvraag. De vrkeuren naar wnvrmen en dagactiviteiten van de kandidaatgebruiker wrden besprken. De cmmunicatie wrdt hierbij afgestemd p de eigenheid van de gebruiker. Indien ndig wrdt gebruik gemaakt van een cmmunicatiendersteuningssysteem, zals PCS, mind-express f SMOG-gebarentaal. 2. Het aanbd van Znnestraal wrdt uitgelegd. Aan de hand van een rndleiding wrdt de werking van de vrziening vrgesteld. Indien ndig kan een prefdag wrden gerganiseerd vr de kandidaat. - Indien de kandidaat-gebruiker niet kn gehrd wrden p het aanmeldingsbezek, plant de maatschappelijk werker een vlgende gesprek thuis f in Znnestraal. Een pedaggisch stafmedewerker sluit hierp aan. - Gebruikers wrden meegedeeld gelijke kansen te krijgen in ndersteuning, ngeacht gdsdienstige, filsfische f idelgische vertuiging, p vrwaarde dat de gebruiker vldet aan de wettelijke reglementering van de Vlaamse gemeenschap en de vrschriften van het VAPH. - Als criteria gelden dat de gebruiker slechts kan wrden pgenmen wrden indien het zrgaanbd van de vrziening kan beantwrden aan de nden en de zrgvragen die hij mwille van zijn specifieke lichamelijke en / f geestelijke testand ndig heeft. In de keuze van het zrgaanbd, dient de veiligheid en de gezndheid van de gebruiker gewaarbrgd te wrden. Bvendien heeft de kandidaat de ndige erkenning ndig van het VAPH, de geschikte urgentiecdes en aanmelding bij de zrgregie. - Indien blijkt dat de vrziening niet kan vrzien in de aangewezen hulp - en dienstverlening f indien het aanbd van de vrziening niet vldet aan de verwachtingen van de gebruiker, verwijst de maatschappelijk werker dr naar andere instanties. - De maatschappelijk werker meldt, indien de aanvrager dit wenst, de kandidaat-gebruiker p de CRZ via de webapplicatie zrgregie en kan als cntactpersn fungeren vr de aanvrager

3 khb versie 1 3/6 bij de CRZ. De maatschappelijk werker en kandidaat-gebruiker vullen via een webapplicatie een testemmingsfrmulier registratie CRZ in. Een ndertekend exemplaar bewaart de maatschappelijk werker in het intakedssier en een ander bewaart de kandidaat-gebruiker. - De dr de cntactvrziening tegekende urgentiecategrie is cnfrm het prtcl tekenning urgentiecategrie (art14 bvr 17/03/2006 zrgregie) - Indien de kandidaat-gebruiker reeds aangemeld is vraagt de maatschappelijk werker dit na via de cntactpersn. - Indien de gebruiker dit wenst, kan dr de maatschappelijke dienst een priritair te bemiddelen dssier (PTB) aangevraagd wrden. - Het intakedssier wrdt verder aangevuld. De maatschappelijk werker en de pedaggische staf verzamelen de ndige dcumenten bij de (wettelijk) vertegenwrdiger en / f andere instanties. - Indien ndig ndertekent hierbij de (wettelijk) vertegenwrdiger het frmulier vr testemming tt pvragen en verwerken aan derden van infrmatie. Zrgregie en cliëntregistratie - De maatschappelijk werker meldt pen plaatsen en nieuwe aanmeldingen vr pen plaatsen via de webapplicatie zrgregie VAPH. Deze met minimaal 7 dagen (vakantieperide 14 dagen) wrden pengesteld. - Ok vr interne kandidaten met een dringende vraag vr een pen plaats binnen Znnestraal meldt de maatschappelijk werker zich aan als cntactpersn. - De maatschappelijk werker vlgt de dssiers via de webapplicatie zrgregie p vr diegene hij/zij cntactpersn is. - De maatschappelijk werker det updates van nieuwe pnames en einde dienstverleningen via de cliëntregistratie p de webapplicatie zrgregie. - Indien de zrgvraag wegvalt van een gebruiker, schrijft de maatschappelijk werker de actieve vraag uit bij de CRZ van de zrgregie. Beslissing - De maatschappelijk werker vraagt de lijst p van kandidaten die ingetekend hebben via zrgregie vr een pen plaats in Znnestraal. Rekening hudend met de kandidaten pririteitengrepen, wrdt de kandidatenlijst gescreend en besprken p pnameteam. - De vrziening f dienst met bij een nieuwe pname een kandidaat pnemen uit de hgste pririteitengrep. Pririteitengrep 1: migratievragen, priritair te bemiddelen zrgvragen en terugvalvragen (vanuit beschermd wnen, geïntegreerd wnen f diensten vr inclusieve ndersteuning (DIO): persnen met een handicap die al in een dr het VAPH gesubsidieerde vrziening pgenmen zijn, maar een vraag stellen naar een zelfde f een minder intensieve ndersteuning. de priritair te bemiddelen zrgvragen; persnen die binnen de 2 jaar na de verstap vanuit een tehuis naar beschermd wnen, geïntegreerd wnen f DIO de vraag stellen m terug te keren naar hetzelfde f een minder intensief type tehuis als vrdien. Pririteitengrep 2: alle actieve zrgvragen Pririteitengrep 3: tekmstgerichte zrgvragen In uitznderlijke situaties kan men een afwijking vragen p deze pririteiten. Bij een afwijkende pname is een mtivatie via de applicatie verplicht. - Andere mgelijkheden tt ndersteuning dr Znnestraal zijn als er een persnsvlgende financiering is tegekend dr het VAPH f via het systeem van rechtstreeks tegankelijke hulp (RTH).

4 khb versie 1 4/6 - Na kennisname van alle ndzakelijke dssiergegevens wrdt een beslissing genmen dr het PSO p het pnameteam. Bij meerdere passende kandidaten wrdt beslist vlgens criteria: De zrgvraag en wens die best past bij de vrhanden zijnde pen plaats p een betreffende dienst en/f lcatie (khb frmulier vraagverduidelijking) - Het pnameteam bepaalt en superviseert de pnameprcedure. Zij bestaat uit de pedaggische stafmedewerkers en de sciale dienst. De sciale dienst brengt de aanvrager p de hgte van deze beslissing. - Bij een negatieve beslissing verwijst de maatschappelijk werker dr naar andere instanties. - Bij een psitieve beslissing wrdt samen met de (wettelijk) vertegenwrdiger en/ f de kandidaat -gebruiker afgesprken wanneer de pname juist start. - Tussen het mment van aanvraag en het frmuleren van een beslissing dr het pnameteam liggen ten hgste 3 maanden. - Weerhuden kandidaten, waarvr niet nmiddellijk een pnamedatum bekend is, wrden jaarlijks pnieuw gecntacteerd dr de maatschappelijk werker m hun intakevraag te actualiseren. De vraagverduidelijking en ndersteuningsplan - Vr gebruikers wrdt vr pname een vrtraject afgelegd van vraagverduidelijking, resulterend in het pmaken van een ndersteuningsplan. Vraagverduidelijking - De sciale dienst vert een vraagverduidelijking uit vr de gebruiker die zich tt de dienst wendt vr ndersteuning. - Het prces van vraagverduidelijking heeft als del de vlgende infrmatie in kaart te brengen: 1 de wensen en keuzes van de gebruiker p belangrijke levensdmeinen; 2 wat de persnen die direct bij de gebruiker betrkken zijn belangrijk vinden in het leven van de persn met een handicap p belangrijke levensdmeinen; 3 de huidige mgelijkheden en beperkingen van de gebruiker, het sciale netwerk en de huidige gebden ndersteuning; 4 de ndersteuningsnden en de pririteiten van de gebruiker - Bij de vraagverduidelijking wrden de dmeinen inzake Kwaliteit van Leven als uitgangspunt gebruikt. Deze dmeinen kmen aan bd in het handelingsplan. Daarm wrdt het frmulier Khb Frmulieren Vraagverduidelijking gebruikt als basis vr het invullen van het dcument KHB Frmulier - Individueel handelingsplan -situatie gebruikt ter vraagverduidelijking. Dmeinen binnen Kwaliteit van Leven 1) Emtineel welbevinden (Veiligheid, Spiritualiteit, Geluk, Geen stress, Zelfbeeld, Tevredenheid) 2) Sciale relaties (Intimiteit, Genegenheid, Gezin, Interacties, Vriendschappen, Ondersteuning ) 3) Materieel welbevinden (Eigendm, Financiële zekerheid, Veding, Werk, Bezittingen, Sc. Ec. Status, nderdak) 4) Persnlijke ntwikkeling (Onderwijs, Vaardigheden, Persnlijke vervulling, Cmpetentie, Zinvlle activiteiten, Vruitgang ) 5) Fysiek welbevinden (Gezndheid, Veding, Ontspanning, Mbiliteit, Gezndheidszrg, Vrije tijd, ADLactiviteiten) Items waarin deze dmeinen terugkmen in het handelingsplan Gezndheid en veiligheid (gevaar vermijden, hulp inrepen, emtineel welzijn, nachtndersteuning), Gedrag, ntwikkeling en functineren (gedragsmatige ndersteuning, persnlijkheid) Omgeving (netwerking en sciale relaties) Arbeid en dagbesteding (arbeid en dagbesteding), Financiën (financiën), Arbeid en dagbesteding (arbeid en dagbesteding), Vrming training en pleiding (vrming en pleiding) Vrije tijd (vrije tijd), verplaatsingen (in de samenleving, verver, mbiliteit handhaven, winkelen), zelfredzaamheid (wnen, kledij, persnlijke hygiëne en verzrging, maaltijden,

5 khb versie 1 5/6 6) Zelfbepaling (Autnmie, Keuzes, Beslissingen, Persnlijke cntrle, Zelf richting geven, Persnlijke delen/waarden) 7) Maatschappelijke participatie (Geaccepteerd wrden, Status, Ondersteuning, Supprt, Werkmgeving, Integratie/participatie in samenleving, Bijdrage leveren) 8) Rechten (Privacy, Stemrecht, Tegang, Gelijke behandeling, Eigendm hebben, Rechten en plichten, Burgerschap ) eten, apparaten, cgnitieve vaardigheden, zelfmanagement), gezndheid en veiligheid (medicatie, cnsultaties, medische ndersteuning) Zelfredzaamheid (zelfmanagement), Vrming training en pleiding (vrming en pleiding) Omgeving (netwerking en sciale relaties) Zelfredzaamheid (zelfmanagement), Arbeid en dagbesteding (arbeid en dagbesteding) Ondersteuningsplan - Het ndersteuningsplan vleit vrt uit de vraagverduidelijking. Het ndersteuningsplan is pgenmen nderaan Khb Frmulieren Vraagverduidelijking en KHB Frmulier - Individueel handelingsplan situatie - Het mdel van ndersteuningsplan heeft aandacht vr het geheel van ndersteuning waarp de gebruiker een berep kan den, nl. reguliere diensten, mantelzrg, sciaal netwerk en ndersteuning dr vrzieningen gesubsidieerd dr het VAPH. - Het ndersteuningsplan wrdt pgemaakt dr de maatschappelijk werker, de pedaggische stafmedewerker, samen met de gebruiker vr de pname. Opname - Vr de feitelijke pname wrdt p het PSO beslist in welke grep de gebruiker zal wrden pgenmen. - De maatschappelijke dienst infrmeert de betrkken diensten en instanties ver de pname. - Een intakeverleg van de gebruiker, belangrijke derde en/f de (wettelijk) vertegenwrdiger met de begde leefgrep f dienst wrdt gepland dr de maatschappelijk werker. - Het vastleggen van de wederzijdse rechten en plichten gebeurt dr het gezamenlijk ndertekenen van Prtcl van verblijf en begeleiding en het drnemen van Charter cllectieve rechten en plichten. Vr persnen in ndsituatie, lgeerdagen, RTH, een persnsvlgend budget f cnvenant is het prtcl vervangen dr een vereenkmst. - De klachtenprcedure wrdt tegelicht, als k de prcedures van pstellen, uitveren, evalueren en bijsturen van de individuele dienstverleningsvereenkmst. - Reeds bestaande hulpverlening dr derden kan, na afspraak met de vrziening, gecntinueerd wrden en genteerd in het intakedssier. Dit met ruimte en aandacht vr nieuwe samenwerking met andere diensten in functie van nden en beheften van de gebruiker. - Elke nieuwe vereenkmst dient ten laatste een maand na de pstart van de ndersteuning geregistreerd te wrden bij het VAPH. - Binnen 6 maanden na ndertekening van het Charter en Prtcl wrdt de individuele dienstverleningsvereenkmst pgemaakt. - Bij pname maakt de maatschappelijk werker een bewnersdssier aan p het intern netwerk. Prefperide - Bij de pname wrdt een prefperide vrzien teneinde de gebruiker te te laten het dienstverleningsaanbd te berdelen en de vrziening te te laten na te gaan f de gebruiker tt de delgrep behrt. De bijzndere vrwaarden pname en prefperide staan beschreven in het charter cllectieve rechten en plichten. - De mstandigheden en de wijze waarp de hulp - en dienstverlening beëindigd wrdt, staat vermeld in het Charter cllectieve rechten en plichten en de prcedure vr het beëindigen van de ndersteuning.

6 khb versie 1 6/6 REGISTRATIES Registratie Wie Indexering Bewaartermijn Intakedssier weerhuden kandidaatgebruikers Maatschappelijk werker chrnlgisch Onbeperkt Intakedssier weerhuden, maar ng niet pgenmen kandidaat-gebruikers Intakedssier niet weerhuden kandidaten Frmulier testemming Prtcl van verblijf en begeleiding Overeenkmst bij persnsvlgende f tijdelijke ndersteuning Charter cllectieve rechten en plichten Individuele dienstverleningsvereenkmst, incl ndersteuningsplan Maatschappelijk werker Chrnlgisch Onbeperkt Maatschappelijk werker Chrnlgisch 3 jaar Maatschappelijk werker Intakedssier Onbeperkt Infflder Maatschappelijk werker geen nvt