Verenigingen van Eigenaars Marshallplein Pr. Beatrixlaan te Rijswijk

Transcriptie

1 Verenigingen van Eigenaars Marshallplein Pr. Beatrixlaan te Rijswijk Notulen van de Algemene Ledenvergadering van woensdag 3 april 2013 Locatie : Florence Woonzorg Centrum Steenvoorde, Generaal Spoorlaan 62 te Rijswijk Afkortingen : VHR - Van t Hof Rijnland TC - Technische Commissie KC - Kascommissie MP - Marshallplein PB - Pr. Beatrixlaan 1. Opening en vaststelling aantal stemgerechtigde aanwezigen De heer Gordijn opent om uur de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Namens VHR zijn aanwezig de heer T. Gordijn (accountmanager) en M. van den Berg (technisch manager). De notulen worden verzorgd door mevrouw M. van den Steenhoven. VvE Marshallplein / Pr. Beatrixlaan : 3800 stemmen aanwezig van totaal stemmen. Er zijn derhalve onvoldoende stemmen aanwezig om tijdens deze vergadering rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen: de heer Gordijn stelt voor om vanavond voorgenomen besluiten te nemen, die tijdens een in eind juni/begin juli te houden extra ALV bekrachtigd zullen worden. De aanwezigen gaan hiermee akkoord. Hoewel VHR in samenspraak met de TC het project onderhoud liften vroeg is gestart, is toch gebleken dat de voorbereidingstijd te kort was: de offertes zijn te laat ontvangen. Het is echter wel mogelijk om vanavond de verschillende opties en consequenties hiervan te bespreken. De heer Gordijn beklemtoont dat, indien er een besluit wordt genomen, dit een besluit van de leden is: VHR bepaalt in deze niets. Eén der aanwezigen informeert wat er kan gebeuren als ook tijdens de vergadering in juni/juli te weinig eigenaren aanwezig zijn. De heer Gordijn antwoordt dat die kans klein in, aangezien dan wel een volmacht van Amvest is ontvangen. Samen met de stemmen van Amvest was vanavond ook een meerderheid van stemmen aanwezig geweest. Vervolgens roept de heer Gordijn de aanwezigen op om vooral de stukken die worden gepubliceerd voor deze V.v.E. op het web portaal bij VHR te bekijken: hier zijn alle offertes gepubliceerd. NOOT: wanneer u deze stukken wenst in te zien, kunt u naar het volgende adres gaan: Tenslotte deelt de heer Gordijn mee dat de voorstellen t.a.v. uit te voeren werkzaamheden aan de liften, worden gedaan op basis van een rapport van de firma DLR Adviesgroep. 2. Vaststellen volgorde agenda De aanwezigen gaan akkoord met de nu voorliggende agenda. (besluit) 3. Ingekomen stukken en mededelingen De heer Soet stelt voor zijn ingekomen stuk te behandelen tijdens de ALV van november te bespreken. De aanwezigen gaan hiermee akkoord. (actie + besluit) 23/12/13 Van t Hof Rijnland Vastgoedmanagement BV NOTULEN Pagina 1 van 6

2 De heer Gordijn deelt mee dat de heer Votel verschillende energieprijzen heeft vergeleken: Essent bleek de goedkoopste (besparing van circa voor de drie V.v.E. s over een periode van 3 jaar). Hij stelt voor om over te gaan op de levering van energie door Essent per 1 oktober De aanwezigen gaan hiermee akkoord. (voorgenomen besluit) 4. Vaststellen notulen 21 november Pag. 3: de heer Gordijn deelt mee dat de RAL kleur voor de voordeur 7006 is. Vraag: hoe lang zijn de deuren brandvertragend? De heer Van den Berg antwoordt dat dit 30 minuten is. Verder zijn er geen op- of aanmerkingen en gaan de aanwezigen akkoord met de notulen van de ALV d.d. 21 november (voorgenomen besluit) 5. Presentatie liften. De heer Gordijn deelt mee dat DLR Adviesgroep de volgende werkzaamheden aan de diverse liften adviseert: Marshallplein Tractieschijf en staalkabels vervangen en liftmachine (motor) reviseren of vervangen. Liftdeuren reviseren en schachtbeplating aanbrengen of liftdeuren vervangen Buffervang vervangen Huidige schachtverlichting vervangen voor TL verlichting Cabine en tegengewichtsloffen vervangen Verhelpen ARBO punten Klein onderhoud Marshallplein Tractieschijf en staalkabels vervangen en liftmachine (motor) reviseren of vervangen. Liftdeuren reviseren en schachtbeplating aanbrengen of liftdeuren vervangen Buffervang vervangen Huidige schachtverlichting vervangen voor TL verlichting Cabine en tegengewichtsloffen vervangen Verhelpen ARBO punten Klein onderhoud Marshallplein Tractieschijf en staalkabels vervangen en liftmachine (motor) reviseren of vervangen. Liftdeuren reviseren en schachtbeplating aanbrengen of liftdeuren vervangen Buffervang vervangen Huidige schachtverlichting vervangen voor TL verlichting Cabine en tegengewichtsloffen vervangen Verhelpen ARBO punten Klein onderhoud Marshallplein Tractieschijf en staalkabels vervangen en liftmachine (motor) reviseren of vervangen. Liftdeuren reviseren en schachtbeplating aanbrengen of liftdeuren vervangen Buffervang vervangen Huidige schachtverlichting vervangen voor TL verlichting Cabine en tegengewichtsloffen vervangen Verhelpen ARBO punten Klein onderhoud Prinses Beatrixlaan Tractieschijf en staalkabels vervangen en liftmachine (motor) reviseren of vervangen. Liftdeuren reviseren en schachtbeplating aanbrengen of liftdeuren vervangen Buffervang vervangen Huidige schachtverlichting vervangen voor TL verlichting Cabine en tegengewichtsloffen vervangen Verhelpen ARBO punten 23/12/13 Van t Hof Rijnland Vastgoedmanagement BV NOTULEN Pagina 2 van 6

3 Prinses Beatrixlaan Tractieschijf en staalkabels vervangen en liftmachine (motor) reviseren of vervangen. Liftdeuren reviseren en schachtbeplating aanbrengen of liftdeuren vervangen Buffervang vervangen Huidige schachtverlichting vervangen voor TL verlichting Cabine en tegengewichtsloffen vervangen Verhelpen ARBO punten Klein onderhoud De heer Van den Berg merkt op dat, als de werkzaamheden voor 1 maart 2014 worden uitgevoerd en opgeleverd, het BTW percentage op arbeid 6% is i.p.v. 21%. VHR adviseert ook om de diensten van DLR Adviesbureau in te huren om de componenten te beoordelen. Als de V.v.E. besluit om alle werkzaamheden uit te voeren (inclusief de overige werkzaamheden in het kader van groot onderhoud, waarover al op 21 november 2012 een besluit genomen is) is dit financieel mogelijk. Vervolgens licht de heer Gordijn toe dat Kone heeft voorgesteld de werkzaamheden te kunnen voor te financieren: dit bedrag moet de V.v.E. over een termijn van 10 jaar terugbetalen. Het betreft hier 40% van de gehele aanneemsom; de andere 60% dient binnen 2 boekjaren voldaan te worden. De eigenaren moeten er echter rekening mee houden dat, als één van de eigenaren zijn financiële verplichtingen niet nakomt, dit bedrag verrekend kan worden met de overige eigenaren. Ook moet, als wordt gekozen voor dit plan, 2/3 van het aantal stemgerechtigden aanwezig zijn tijdens de vergadering (dan wel een machtiging hebben afgegeven) en 2/3 van dit aantal moet vόόr het voorstel zijn. VHR zal de overeenkomst laten toetsen door Rijssenbeek Advocaten (daarmee heeft de V.v.E. een overeenkomst juridische dienstverlening). NOOT: een en ander mbt de besluitvorming is door VHR en Rijssenbeek uitgezocht. Voor meer informatie, verwijzen wij graag naar de bijlage van deze notulen. Met Schindler wordt de mogelijkheid van voorfinanciering nog besproken. Eén der aanwezigen merkt op dat, indien er gekozen wordt voor vervanging van de complete liftinstallatie, rekening moet worden gehouden met kosten voor bouwkundige aanpassingen. Vraag: is het niet goedkoper als alle V.v.E. s tegelijk besluiten dezelfde werkzaamheden uit te laten voeren? De heer Gordijn antwoordt dat iedere V.v.E. zelf een besluit moet nemen. VHR hoopt echter dat allen V.v.E. s hetzelfde besluit nemen. Vraag: sommige bewoners kunnen de extra eenmalige bijdrage waarschijnlijk niet betalen: hoe wordt hiermee omgegaan? De heer Gordijn antwoordt dat het betalen voor (groot)onderhoud, al dan niet middels een eenmalige bijdrage, het gevolg is van het hebben van gezamenlijk eigendom: je bent met zijn allen eigenaar van de gezamenlijke delen in een complex. Vraag: waarom is niet eerder gespaard voor de komende werkzaamheden? De heer Van den Berg antwoordt dat Schindler niet eerder dan in 2010 in staat was een onderhoudsplanning voor de komende jaren te maken. Het feit dat er kosten zouden volgen voor de liften, is toen aan de leden gemeld. Eén der aanwezigen stelt voor om eerst de tractieschijven, staalkabels en motoren te vervangen en in een later stadium de liftkooi. De heer Van den Berg antwoordt dat dit tot de mogelijkheden behoort. Hij stelt voor om alle offertes ook door DLR Adviesbureau te laten beoordelen. De heer Gordijn merkt op dat er nog enkele offertes zijn opgevraagd: deze zullen op het internetportaal worden geplaatst Van t Hof Rijnland Vastgoedmanagement BV NOTULEN Pagina 3 van 6

4 Vraag: als Schindler of Kone de opdracht krijgt, voeren zij de werkzaamheden dan met eigen personeel uit of besteden zijn het uit aan een onderaannemer? De heer Van den Berg antwoordt dat altijd moet worden gemeld als werkzaamheden door een onderaannemer worden uitgevoerd. Vraag: kan Amvest als groot eigenaar niet meer bijdragen aan de kosten? De heer Gordijn antwoordt dat dit niet mogelijk is: Amvest heeft ten tijde van het uitponden (verkopen) van de appartementen al vele werkzaamheden ( nieuwe CV ketels, liften en het parkeerterrein opnieuw bestraat) op haar kosten uit laten voeren. Amvest betaalt de bijdrage voor de woning die zij op het moment van het besluit in bezit hebben. Vraag: waarom moet een bewoner van de 4 e etage wel meebetalen aan werkzaamheden aan het dak en een bewoner van de begane grond niet aan werkzaamheden aan de lift? De heer Gordijn antwoordt dat dit zo in het modelreglement van 1992 en de splitsingsakte vermeld is.. Vraag: hoe moet de eenmalige extra bijdrage worden betaald? De heer Gordijn antwoordt dat dit per maand mag, maar ook als bedrag ineens. Tijdens de aankomende ALV wordt er aan de leden verzocht een besluit hierover te nemen. 6. Keuzen m.b.t. liften. De aanwezigen gaan ermee akkoord dat de voorstellen Budget/complete renovatie liftcomponenten en voorstel vervanging complete liftinstallatie (met en zonder voorfinanciering) worden uitgewerkt door VHR en TC, inclusief de financiële consequenties per voorstel. (besluit + actie) 7. Besluit extra bijdrage Punt wordt besproken tijdens de eerstvolgende ALV. (actie) 8. Agenda volgende ALV De heer Gordijn zegt toe dat eind april de datum voor de eerstvolgende ALV bekend is en dat de stukken minimaal 2 weken van te voren aan de eigenaren zullen worden verstuurd. - keuze m.b.t. liften - besluit eigen bijdrage De heer Soet roept alle aanwezigen op om degenen die vanavond niet aanwezig waren, toch vooral tijdens de eerstvolgende ALV te komen. Eventueel kan een machtiging worden afgegeven. 9. Sluiting Onder dankzegging voor de discussie sluit de heer Gordijn om uur de vergadering Van t Hof Rijnland Vastgoedmanagement BV NOTULEN Pagina 4 van 6

5 (Voorgenomen) besluitenlijst Nr. Omschrijving 1. Akkoord met voorliggende agenda. 2. Akkoord dat ingekomen stuk hr. Soet tijdens de ALV van november besproken wordt. 3. Akkoord met overgaan op energie van Essent per 1 oktober Akkoord met notulen d.d. 21 november Akkoord dat de voorstellen Budget/complete renovatie liftcomponenten en voorstel vervanging complete liftinstallatie (met en zonder voorfinanciering) worden uitgewerkt door VHR en TC, inclusief de financiële consequenties per voorstel. actiepuntenlijst Nr. Omschrijving Wie Gereed 1. Ingekomen stuk hr. Soet agenderen voor ALV van november. VHR 2. Voorstellen Budget/complete renovatie liftcomponenten en VHR + TC voorstel vervanging complete liftinstallatie (met en zonder voorfinanciering) uitwerken inclusief de financiële consequenties per voorstel. 3. Besluit extra bijdragen agenderen voor eerstvolgende ALV. VHR Van t Hof Rijnland Vastgoedmanagement BV NOTULEN Pagina 5 van 6

6 ALGEMENE INFORMATIE Bestuurder : Van t Hof Rijnland Vastgoedmanagement B.V. J.L. van Rijweg 20 Postbus 612, 2700 AP ZOETERMEER (alleen noodgevallen buiten kantooruren) Accountmanager : T. Gordijn tgordijn@hof-rijnland.nl Technisch manager : M. van den Berg mvandenberg@hof-rijnland.nl Bestuur: mevrouw S. Bos (voorzitter; PB 140) Mevrouw Y. Kins (bestuurslid, PB 108) Kascommissie Technische Commissie de heer L.H. Lager (MP 47), contactpersoon de heer Ir. G. Meerman (MP 133) mevrouw D.R. Noppen (MP 119) de heer D.G.T van Deventer (PB 126) de heer H. Votel (MP 41), contactpersoon de heer L.H. Lager (MP 47) de heer R.C. Schüller (MP 119) Huishoudelijk Reglement Commissie (alle VvE s / ad hoc): de heer J.G. de Kruijff (CH 811A) de heer R. Lelieveld (MP 228) mevrouw A. Plaizier (CH 807), contactpersoon mevrouw P.C. Gielingh (CH 853) Afvoerverstoppingen: RRS Vragen warmteverbruik: Techem Van t Hof Rijnland Vastgoedmanagement BV NOTULEN Pagina 6 van 6

7 Verenigingen van Eigenaars Marshallplein Pr. Beatrixlaan Marshallplein Pr. Beatrixlaan te Rijswijk Notulen van de Algemene Ledenvergadering van woensdag 20 november 2013 Locatie : Florence Woonzorg Centrum Steenvoorde, Generaal Spoorlaan 62 te Rijswijk Afkortingen : VHR - Van t Hof Rijnland TC - Technische Commissie KC - Kascommissie MP - Marshallplein PB - Pr. Beatrixlaan 1. Opening en vaststelling aantal stemgerechtigde aanwezigen De heer Gordijn (accountmanager bij VHR) opent om uur de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Namens VHR is ook de heer M. van den Berg (technisch manager) aanwezig. De notulen worden verzorgd door mevrouw M. van den Steenhoven. Namens DLR Adviesgroep is de heer Hendriks aanwezig. De heer Hendriks zal de plannen met de liften toelichten. Vervolgens deelt de heer Gordijn mee dat er van VvE Marshallplein en Pr. Beatrixlaan stemmen aanwezig van de stemmen. Dat is totaal circa 42% van het totaal aantal stemmen. Van de VvE Marshallplein en Pr. Beatrixlaan zijn van de stemmen aanwezig. Dat is totaal circa 23% van het totaal aantal stemmen. De heer Gordijn vindt het zeer spijtig dat er niet meer particuliere eigenaren aanwezig zijn. Er zijn derhalve van beide VvE s onvoldoende stemmen aanwezig om tijdens deze vergadering rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. De heer Gordijn stelt voor om vanavond voorgenomen besluiten te nemen, die tijdens een binnen 2 6 weken overdag te houden extra ALV bekrachtigd worden. De aanwezigen gaan hiermee akkoord. (voorgenomen besluit 1) Vervolgens deelt de heer Gordijn mee dat de jaarstukken en de MOP vanavond niet worden besproken: deze worden besproken tijdens de ALV die in januari/februari 2014 zal worden gehouden.. 2. Vaststellen volgorde agenda De heer Gordijn stelt voor om aan agendapunt 9 Rondvraag toe te voegen. De aanwezigen gaan akkoord met de nu voorliggende agenda, inclusief de aanpassing. (voorgenomen besluit 2) 3. Ingekomen stukken en mededelingen - versturen van vergaderstukken (via portaal): de heer Gordijn deelt mee dat VHR in het vervolg alleen de uitnodiging voor een ALV per post zal verzenden: alle overige stukken worden gepubliceerd op het internetportaal van VHR. Eigenaren die de stukken per post willen blijven ontvangen, kunnen dit doorgeven aan VHR. - Goedkeuring agenda Hoofd VvE: de heer Gordijn deelt mee dat deze vergadering op 4 december a.s. om wordt gehouden op het kantoor van VHR te Zoetermeer Van t Hof Rijnland Vastgoedmanagement BV NOTULEN Pagina 1 van 6

8 De heer Gordijn informeert wie er namens deze VvE naar de vergadering van de Hoofd VvE wil gaan. Mevrouw Bos en de leden van de Technische Commissie zijn bereid namens de VvE de vergadering van de Hoofd VvE bij te wonen: zij zijn gemandateerd om namens de VvE besluiten te nemen. Ook andere geïnteresseerden kunnen naar deze vergadering, zei het als toehoorder: zij hebben geen spreek-/ stemrecht. (voorgenomen besluit 3) 4. Vaststellen notulen november april Notulen 21 november 2012: Er zijn geen op- of aanmerking n.a.v. de notulen: deze worden goedgekeurd. (voorgenomen besluit 4) - Notulen 27 november 2012: de aanwezigen gaan vervolgens akkoord met de notulen van de ALV d.d. 27 november (voorgenomen besluit 5) - Notulen 3 april 2013: de aanwezigen gaan akkoord met de notulen van de ALV d.d. 3 april (voorgenomen besluit 6) 5. Reservefonds liften. Conform de splitsingsakte zijn de kosten voor de liftinstallatie alleen van toepassing op de appartementsrechten vanaf de eerste verdieping. Aangezien er de aankomende periode hoge kosten voor de liftinstallaties aankomen, is het voorstel om een separaat reservefonds voor de liftinstallaties in te richten. Het aandeel van de lift gedurende de afgelopen 7 jaar is voor de VvE VvE Marshallplein en Pr. Beatrixlaan ,4%. De heer Gordijn stelt voor 9,4% van de algemene reserves te storten in een op te richten reservefonds liften. Voor de eigenaren van VvE Marshallplein en Pr. Beatrixlaan is het aantal van de lift gedurende de afgelopen 7 jaar 7,4% geweest. Vervolgens gaan de aanwezigen van beide VvE s akkoord met het inrichten van een reservefonds voor de liften. (voorgenomen besluit 7) 6. Presentatie liften. De heer Hendriksen van DLR deelt mee dat DLR de diverse mogelijkheden heeft onderzocht wat betreft de liftrenovatie. Er zijn 3 opties, te weten: 1. Complete vervanging van de liften ad per lift: voordeel is dat de VvE, na de complete vervanging, opnieuw begint met de exploitatie van de lift: de eerste 7 jaar zijn geen grote kosten te verwachten. Nadeel is dat er nu hoge kosten zijn. 2. Gefaseerde modernisering van de liften ad voor 4-5 stops voor 7-8 stops per lift: de hoofdcomponenten worden vervangen over een periode van 10 jaar (het werk wordt gefaseerd uitgevoerd en betaald). Per 1 april 2014 moet worden betaald, per 1 september en per 1 september 2015 moet worden betaald. 3. Instandhouding van de liften: hierbij wordt alleen vervangen wat kapot is. Hierbij loopt de VvE het risico dat de lift enkele weken stilstaat omdat er een levertijd is voor veel onderdelen. Genoemde bedragen zijn ex BTW en de bouwkundige kosten zijn niet meegerekend bij a. DLR adviseert de VvE om gefaseerd te moderniseren: in worden de meest urgente componenten vervangen en vanaf 2024 de overige componenten. Medio 2025 zijn dan alle werkzaamheden afgerond. De genoemde optie heeft tot gevolg dat de eigenaren een extra VvE bijdrage voor de lift moeten betalen: de overige werkzaamheden kunnen worden voldaan uit de reguliere maandelijkse bijdrage. Bovendien wordt er gespaard voor verder onderhoud aan de liften na 10 jaar (vanaf 2024). Er is dan circa gespaard voor de liften. Eén der aanwezigen zou graag inzichtelijk hebben welke kosten er in de 2 e fase van modernisering moeten worden betaald en hoeveel de individuele eigenaren moeten betalen. De heer Gordijn antwoordt dat VHR in de brief is uitgegaan van optie 2 (gefaseerd vervangen). Als de eigenaren voor optie 1 (compleet vervangen) kiezen, zijn de bedragen circa 2,5 tot bijna 3 maal hoger. De kosten worden dan verdeeld over 2 boekjaren. De eigenaren moeten betalen. Als eigenaren betalingsproblemen hebben, dan kan men hierover contact opnemen met VHR: er kan dan een betalingsregeling worden afgesproken Van t Hof Rijnland Vastgoedmanagement BV NOTULEN Pagina 2 van 6

9 Neemt men geen contact op en kan men de bijdrage niet betalen, dan wordt de zaak in handen gegeven aan het incassobureau. De heer Gordijn adviseert de eigenaren dus vooral contact met VHR op te nemen in geval van betalingsproblemen. Eén der aanwezigen informeert of de prijzen voor onderdelen over 10 jaar gelijk zijn aan de huidige prijzen. De heer Hendriks antwoordt dat 2013 de basis is voor deze cijfers. Enkele aanwezigen merken op dat het schilderwerk niet goed is uitgevoerd. De heer Van den Berg antwoordt dat dit klopt: het schildersbedrijf zal één en ander herstellen bij bewoners die begin 2013 geklaagd hebben over het schilderwerk. De heer Gordijn merkt op dat een deel van de klachten is veroorzaakt door een slechte ventilatie van de woning: door het vocht in de raamkozijnen hechtte de verf niet. Eén der aanwezigen vraagt zich af waarom er niet in een vroegtijdig stadium is gespaard voor de werkzaamheden aan de lift. De heer Gordijn antwoordt dat hier tijdens de ALV in april uitgebreid over gediscussieerd is. De heer De Kruijf informeert of de schuifdeuren van de liften niet vervangen kunnen worden door draaideuren. De heer Hendriks antwoordt dat dit in prijs niet veel uitmaakt. Eén der aanwezigen informeert of de volledige vervanging wordt uitgevoerd vόόr de lift wordt afgekeurd. De heer Hendriks antwoordt dat dit inderdaad het geval is. Eén der aanwezigen informeert of de kosten van DLR uit de reserves worden betaald. De heer Hendriks antwoordt dat, als DLR de aanbesteding mag doen, de VvE s niet geld kost dan de aanbesteding van het project. Eén der aanwezigen informeert of geld dat voor de liften wordt gereserveerd, ook voor de liften blijft of dat dit wellicht in de toekomst aan ander groot onderhoud wordt besteed. De heer Gordijn antwoordt dat er een reservefonds voor de liften is, dus het geld wordt alleen besteed aan de liften. Eén der aanwezigen merkt op dat volgens de MOP in 2017 weer een groot bedrag nodig is voor onderhoud: moeten de eigenaren dan weer een eenmalige bijdrage doen? De heer Gordijn antwoordt dat er nog meer grote onderhoudswerkzaamheden gepland staan (o.a. schilderwerk en vervanging van de CV ketels): ieder jaar wordt gekeken of door VHR geadviseerde werkzaamheden daadwerkelijk uitgevoerd gaan worden: hierover wordt ieder jaar een besluit genomen. Eén der aanwezigen informeert of alle eigenaren een even groot bedrag aan eenmalige bijdrage voor de lift moeten betalen. De heer Van den Berg antwoordt dat dit niet het geval is: het bedrag is gebaseerd op het breukdeel conform de splitsingsakte. Alle eigenaren krijgen een brief waarin de juiste bedragen staan genoteerd. Vervolgens wordt overgegaan tot hoofdelijke stemming: Optie 1 = complete vervanging Optie 2 = gefaseerde modernisering Uitslag stemming: VvE Marshallplein en Pr. Beatrixlaan : 2687 voor optie 1, 1272 voor optie 2 en 329 blanco. VvE Marshallplein en Pr. Beatrixlaan : 1487 stemmen voor optie 1, 719 stemmen voor optie 2 en 118 blanco. Beide VvE s zijn met meerderheid van stemmen voor optie 1. (voorgenomen besluit 8) De extra bijdragen dienen op 1 april 2014, 1 september 2014 en 1 september 2015 voldaan te zijn. De eigenaren krijgen ruim van te voren bericht over de datum van de betaling en het bedrag dat betaald moet worden Van t Hof Rijnland Vastgoedmanagement BV NOTULEN Pagina 3 van 6

10 Eén der aanwezigen informeert hoe lang de lift buiten werking is bij volledige vervanging en of een noodlift wordt geïnstalleerd. De heer Van den Berg antwoordt dat de lift ongeveer 10 werkdagen buiten gebruik is: er wordt geen noodlift geïnstalleerd, aangezien hiervoor geen plaats is. Eén der aanwezigen informeert of Amvest nog invloed kan uitoefenen op de stemming. De heer Gordijn antwoordt dat dit inderdaad mogelijk is: daarom is het erg belangrijk dat alle particuliere eigenaren zelf of middels een machtiging vertegenwoordigd zijn tijdens de 2 e ALV: zij kunnen een machtiging afgeven aan mevrouw Bos, aan de Technische Commissie of aan de heren Gordijn of Van den Berg. De 2 e ALV wordt gehouden op 3 december a.s. s middags. Als op deze vergadering 1 stem vertegenwoordigd is, mogen rechtsgeldige besluiten worden genomen. De machtiging zal worden afgedrukt op de achterzijde van de uitnodigingsbrief voor de vergadering. 7. Bespreking Meerjarenonderhoudsplanning Punt wordt besproken tijdens de eerstvolgende reguliere ALV (januari/februari 2014). (actie 1) 8. Begroting 2013/2014/besluit extra bijdragen. De heer Gordijn stelt voor om de begroting goed te keuren, maar om de maandelijkse VvEbijdrage op hetzelfde niveau te laten. De heer Schuller stelt voor om de regulieren VvE-bijdrage te verhogen met het prijsindexcijfer. De aanwezigen gaan hier niet mee akkoord. (Voorgenomen besluit 9) De heer Gordijn zal het punt al dan niet verhogen reguliere VvE-bijdrage opnemen op de machtiging voor de vergadering van 3 december a.s. (actie 2) De aanwezigen gaan akkoord met de begroting en met het op hetzelfde niveau laten van de VvE-bijdrage. (voorgenomen besluit 10) 9. Rondvraag/agenda volgende vergadering Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt. 10. Sluiting Onder dankzegging voor de discussie sluit de heer Gordijn om uur de vergadering Van t Hof Rijnland Vastgoedmanagement BV NOTULEN Pagina 4 van 6

11 (Voorgenomen) besluitenlijst Nr. Omschrijving 1. Beide VvE;s: akkoord dat vanavond voorgenomen besluiten worden genomen, welke worden bekrachtigd tijdens een tussen 2 6 weken na heden te houden extra ALV. 2. Beide VvE s: akkoord met voorliggende agenda, inclusief de aanpassing. 3. Voorgenomen besluit: beide VvE s: akkoord met het mandaat voor mevrouw Bos en de Technische Commissie voor het nemen van besluiten tijdens de ALV van de Hoofd VvE op 4 december Voorgenomen besluit: beide VvE s : akkoord met notulen ALV d.d. 21 november Voorgenomen besluit: beide VvE s : akkoord met de notulen van de ALV d.d. 27 november Voorgenomen besluit: beide VvE s : akkoord met de notulen van de ALV d.d. 3 april Voorgenomen besluit: beide VvE s : akkoord met het inrichten van een reservefonds voor de liften. 8. Voorgenomen besluit: beide VvE s : akkoord met de optie complete vervanging wat betreft de liften. 9. Voorgenomen besluit: beide VvE s: niet akkoord met verhogen reguliere VvE bijdrage. 10. Voorgenomen besluit: beide VvE s : akkoord met de begroting en met het op hetzelfde niveau laten van de VvE-bijdrage. Actiepuntenlijst Nr. Omschrijving Wie Gereed 1. Punt jaarrekening 2012 en MOP agenderen voor eerstvolgende reguliere ALV. 2. Op machtiging vergadering 3 december verhoging VvE bijdrage opnemen. VHR VHR Van t Hof Rijnland Vastgoedmanagement BV NOTULEN Pagina 5 van 6

12 ALGEMENE INFORMATIE Bestuurder : Van t Hof Rijnland Vastgoedmanagement B.V. J.L. van Rijweg 20 Postbus 612, 2700 AP ZOETERMEER (alleen noodgevallen buiten kantooruren) Accountmanager : T. Gordijn tgordijn@hof-rijnland.nl Technisch manager : M. van den Berg mvandenberg@hof-rijnland.nl Kascommissie VvE Marshallplein / Pr. Beatrixlaan : de heer L.H. Lager (MP 47), contactpersoon de heer Ir. G. Meerman (MP 133) mevrouw D.R. Noppen (MP 119) de heer D.G.T van Deventer (PB 126) Technische Commissie (alle VvE s): de heer H. Votel (MP 41), contactpersoon de heer L.H. Lager (MP 47) de heer R.C. Schüller (MP 119) Huishoudelijk Reglement Commissie (alle VvE s / ad hoc): de heer J.G. de Kruijff (CH 811A) de heer R. Lelieveld (MP 228) mevrouw A. Plaizier (CH 807), contactpersoon mevrouw P.C. Gielingh (CH 853) Afvoerverstoppingen: RRS Vragen warmteverbruik: Techem Van t Hof Rijnland Vastgoedmanagement BV NOTULEN Pagina 6 van 6

13 Verenigingen van Eigenaars Marshallplein Pr. Beatrixlaan te Rijswijk Notulen van de tweede Algemene Ledenvergadering van woensdag 11 december 2013 Locatie : Huismeesterruimte Marshallplein Afkortingen : VHR - Van t Hof Rijnland TC - Technische Commissie KC - Kascommissie MP - Marshallplein PB - Pr. Beatrixlaan 1. Opening en vaststelling aantal stemgerechtigde aanwezigen De heer Gordijn (accountmanager bij VHR) opent om uur de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Namens VHR is ook de heer M. van den Berg (technisch manager) aanwezig. Verder is namens de TC de heer Votel aanwezig. Het betreft hier een zogenaamde tweede ALV; hierbij geldt dat er ongeacht het aantal aanwezige stemmen rechtsgeldige besluiten genomen kunnen worden. Hierbij wordt verwezen naar de uitnodiging voor deze ALV. Aangezien alle punten reeds besproken zijn tijdens de ALV van 20 november 2013 zal hier sprake zijn van een afhamervergadering. De agendapunten worden niet meer uitgebreid besproken. Vervolgens deelt de heer Gordijn mee dat de jaarstukken en de MOP vandaag niet worden besproken: deze worden besproken tijdens de ALV die in januari/februari 2014 zal worden gehouden. De heer Gordijn vraagt de aanwezigen of zij ermee instemmen dat hij de vergadering voorzit. Allen zijn akkoord. 2. Vaststellen volgorde agenda De agenda wordt ongewijzigd goedgekeurd. (besluit 1) 3. Ingekomen stukken en mededelingen - versturen van vergaderstukken (via portaal): de heer Gordijn deelt mee dat VHR in het vervolg alleen de uitnodiging voor een ALV per post zal verzenden: alle overige stukken worden gepubliceerd op het internetportaal van VHR. Eigenaren die de stukken per post willen blijven ontvangen, kunnen dit doorgeven aan VHR. Alleen zijn akkoord. (besluit 2) - Goedkeuring agenda Hoofd VvE: de heer Gordijn deelt mee dat deze vergadering, dat is de bedoeling, op 18 december a.s. om wordt gehouden op het kantoor van VHR te Zoetermeer. Namens deze VvE zijn mevrouw Bos en de leden van de Technische Commissie bereid om namens de VvE de vergadering van de Hoofd VvE bij te wonen: zij zijn gemandateerd om namens de VvE besluiten te nemen. (besluit 3) NOOT: deze ALV vindt helaas geen doorgang, aangezien de andere twee Marshallplein VvE s niet akkoord zijn gegaan met de stukken van de Hoofd-VvE. Deze ALV wordt in 2014 gehouden Van t Hof Rijnland Vastgoedmanagement BV NOTULEN Pagina 1 van 4

14 4. Vaststellen notulen november april Notulen 21 november 2012: de aanwezigen gaan vervolgens akkoord met de notulen van de ALV d.d. 21 november (besluit 4) - Notulen 27 november 2012: de aanwezigen gaan vervolgens akkoord met de notulen van de ALV d.d. 27 november (besluit 5) - Notulen 3 april 2013: de aanwezigen gaan akkoord met de notulen van de ALV d.d. 3 april (besluit 6) 5. Reservefonds liften. Conform de splitsingsakte zijn de kosten voor de liftinstallatie alleen van toepassing op de appartementsrechten vanaf de eerste verdieping. Aangezien er de aankomende periode hoge kosten voor de liftinstallaties aankomen, is het voorstel om een separaat reservefonds voor de liftinstallaties in te richten. De aanwezigen leden gaan akkoord met het inrichten van een reservefonds voor de liften. (besluit 7) 6. Presentatie liften. De heer Hendriksen van DLR heeft op 20 november jl. een uitgebreide presentatie gegeven en heeft alle gestelde vragen kunnen beantwoorden. Tijdens deze tweede ALV wordt hierop niet verder ingegaan. Vervolgens wordt overgegaan tot hoofdelijke stemming: Optie 1 = complete vervanging Optie 2 = gefaseerde modernisering Optie 3 = tegen alle voorstellen Uitslag stemming: Optie 1 = stemmen van de aanwezige stemmen Optie 2 = stemmen van de aanwezige stemmen Optie 3 = stemmen van de aanwezige stemmen Met meerderheid van stemmen kiezen de leden voor optie 1. (besluit 8) De extra bijdragen dienen op 1 april 2014, 1 september 2014 en 1 september 2015 voldaan te zijn. De eigenaren krijgen ruim van te voren bericht over de datum van de betaling en het bedrag dat betaald moet worden. De leden gaan hiermee akkoord. (besluit 9) 7. Bespreking Meerjarenonderhoudsplanning Punt wordt besproken tijdens de eerstvolgende reguliere ALV (januari/februari 2014). (actie 1) 8. Begroting 2013/2014/besluit extra bijdragen. De heer Gordijn stelt voor om de begroting goed te keuren, maar om de maandelijkse VvEbijdrage op hetzelfde niveau te laten. De heer Schuller stelt voor om de regulieren VvE-bijdrage te verhogen met het prijsindexcijfer. De aanwezigen gaan hier niet mee akkoord. (besluit 10) De aanwezigen gaan akkoord met de begroting en met het op hetzelfde niveau laten van de VvE-bijdrage. (besluit 11) 9. Rondvraag/agenda volgende vergadering Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt. 10. Sluiting Onder dankzegging voor de discussie sluit de heer Gordijn om uur de vergadering Van t Hof Rijnland Vastgoedmanagement BV NOTULEN Pagina 2 van 4

15 (Voorgenomen) besluitenlijst Nr. Omschrijving 1. Akkoord met voorliggende agenda. 2. Vergaderstukken worden vanaf hebben niet meer per post verstuurd, maar zijn terug te vinden op het portaal van VHR. 3. Akkoord met het mandaat voor mevrouw Bos en de Technische Commissie voor het nemen van besluiten tijdens de ALV van de Hoofd VvE op 18 december Akkoord met notulen ALV d.d. 21 november Akkoord met de notulen van de ALV d.d. 27 november Akkoord met de notulen van de ALV d.d. 3 april Akkoord met het inrichten van een reservefonds voor de liften. 8. Akkoord met de optie complete vervanging wat betreft de liften. 9. Akkoord met voorstel betalingen extra bijdragen. 10. Niet akkoord met verhogen reguliere VvE bijdrage. 11 Akkoord met de begroting en met het op hetzelfde niveau laten van de VvE-bijdrage. Actiepuntenlijst Nr. Omschrijving Wie Gereed 1. Punt jaarrekening 2012 en MOP agenderen voor eerstvolgende reguliere ALV. VHR Van t Hof Rijnland Vastgoedmanagement BV NOTULEN Pagina 3 van 4

16 ALGEMENE INFORMATIE Bestuurder : Van t Hof Rijnland Vastgoedmanagement B.V. J.L. van Rijweg 20 Postbus 612, 2700 AP ZOETERMEER (alleen noodgevallen buiten kantooruren) Accountmanager : T. Gordijn tgordijn@hof-rijnland.nl Technisch manager : M. van den Berg mvandenberg@hof-rijnland.nl Kascommissie VvE Marshallplein / Pr. Beatrixlaan : de heer L.H. Lager (MP 47), contactpersoon de heer Ir. G. Meerman (MP 133) mevrouw D.R. Noppen (MP 119) de heer D.G.T van Deventer (PB 126) Technische Commissie (alle VvE s): de heer H. Votel (MP 41), contactpersoon de heer L.H. Lager (MP 47) de heer R.C. Schüller (MP 119) Huishoudelijk Reglement Commissie (alle VvE s / ad hoc): de heer J.G. de Kruijff (CH 811A) de heer R. Lelieveld (MP 228) mevrouw A. Plaizier (CH 807), contactpersoon mevrouw P.C. Gielingh (CH 853) Afvoerverstoppingen: RRS Vragen warmteverbruik: Techem Van t Hof Rijnland Vastgoedmanagement BV NOTULEN Pagina 4 van 4