VvE Krooneend te Krimpen aan den IJssel

Transcriptie

1 VvE Krooneend te Krimpen aan den IJssel Notulen van de Algemene ledenvergadering gehouden op donderdag 22 maart 2012 te Krimpen aan den IJssel Aanwezig namens het bestuur: De heer Snoey De heer Kol De heer Swaghoven Afwezig namens het bestuur: De heer Heijboer voorzitter algemeen bestuurslid/ TC algemeen bestuurslid penningmeester Aanwezig namens VT 2000 B.V.: De heer Priem beheerder Opening, stemmenaantal en vaststellen agenda De voorzitter, de heer Snoey, opent de vergadering om uur en heet alle aanwezigen welkom. Er zijn in totaal, in persoon dan wel bij volmacht vertegenwoordigd, 160 van de 170 stemmen aanwezig. Dit is voldoende om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Er worden geen punten aan de agenda toegevoegd. 2. Mededelingen van het bestuur en ingekomen stukken De voorzitter licht de mededelingen van het bestuur toe. Schoonhouden van het gebouw De voorzitter doet het verzoek aan alle bewoners om het gebouw gezamenlijk schoon te houden. Als iedereen hier zijn of haar steentje aan bijdraagt, wordt het hoogste rendement behaald. Plaatsen van matten Onlangs zijn de trappen geschilderd. Het bestuur is tevreden met het eindresultaat. De trappen hebben een lichte kleur en dus erg gevoelig voor vuil. De heer Boerlage heeft daarom het bestuur geadviseerd om matten in het gebouw neer te leggen. Het bestuur brengt het voorstel in om de volgende matten neer te leggen: Een schraapmat bij de deur van de parkeergarage naar de hal Een grote droogloopmat in de kleine hal Een schraapmat bij de portiekvoordeur buiten. Hier ligt nu een kokosmat, maar het nadeel hiervan is dat er vezels naar binnen worden gelopen. De kosten voor de 3 matten bedragen ongeveer 220, - exclusief btw. Alle aanwezigen stemmen met dit voorstel in. Het bestuur gaat zorg dragen voor uitvoering. 1

2 Betaling VvE bijdrage De voorzitter doet aan alle bewoners het verzoek om de maandelijkse VvE bijdrage automatisch af te laten schrijven. Dit kan door zelf via internet bankieren een automatische afschrijving in te stellen of door VT 2000 B.V. te machtigen. Mocht een eigenaar te laat betalen, worden er namelijk door VT 2000 B.V. incassokosten in rekening gebracht. Deze kosten worden doorbelast aan de VvE en is zonde van het geld. Taakverdeling bestuur De voorzitter geeft aan dat er een taakverdeling binnen het bestuur is afgesproken. Bewoners weten hierdoor welk bestuurslid ze voor welke zaken kunnen aanspreken. De heer Snoey (nr. 15) algemene zaken De heer Heijboer (nr. 12) klein onderhoud De heer Kol (nr. 14) groot onderhoud (meerjaren onderhoudsplan) De heer Swaghoven (nr. 1) klachten/ opmerkingen over de schoonmaak Er zijn geen ingekomen stukken. 3. Bespreken en vaststellen notulen van de vergadering d.d. 31 maart 2011 De notulen van de vergadering gehouden op 31 maart 2011 worden pagina voor pagina, tekstueel en inhoudelijk, doorgenomen. Tekstueel heeft de heer De Knegt over pagina 5 een opmerking. De kosten om de trappen te stofferen zouden ongeveer , - bedragen en geen , -. Tekstueel zijn er over de notulen verder geen opmerkingen. Inhoudelijk heeft de heer De Jonge een opmerking over pagina 2. De heer De Jonge geeft aan bij de voordeur geen rubberen strip aan de onderkant te hebben. Dit zou er wel moeten zijn. De voorzitter geeft aan dat het bestuur hier later contact over opneemt met de heer De Jonge om een en ander mogelijk op te lossen. Inhoudelijk zijn er over de notulen verder geen opmerkingen Met een paraaf van de voorzitter en de 2 hierboven genoemde opmerkingen zijn de notulen van de vergadering d.d. 31 maart 2011 vastgesteld. 4. Toelichting op de jaarrekening over 2011 De heer Priem licht de jaarrekening toe. Op 31 december 2011 staat er totaal ,90 op de bankrekeningen van de VvE. Er staan echter nog een aantal vorderingen op korte termijn open, waardoor het saldo van de onderhoudsreserve op deze datum op ,64 bedraagt. Er staan nog een aantal vorderingen op de hoofdvereniging en op de VvE Quarakter IV. Deze worden binnenkort door VT 2000 B.V. verwerkt, zodat het saldo op de spaarrekening toeneemt. Het jaar 2011 is afgesloten met een positief resultaat van 2.476,27. Dit komt doordat de kosten voor klein onderhoud en de kosten voor het opstellen van het meerjaren onderhoudsplan lager zijn uitgevallen dan was begroot. 5. Verslag kascommissie betreffende de jaarrekening over 2011, goedkeuring van deze jaarrekening en het verlenen van decharge aan het bestuur en VT 2000 B.V. De heren Verstappen en Pinxteren hebben de controle uitgevoerd. Mevrouw Goudriaan is niet in de gelegenheid geweest hierbij te assisteren. Zij stelt zich ook niet herkiesbaar voor de kascommissie, omdat zij vaak in het buitenland is en weinig tijd heeft. De kascommissie heeft een aantal vragen gesteld aan VT 2000 B.V. en tevens een aantal kleine opmerkingen geplaatst. Deze vragen zijn naar tevredenheid beantwoordt. De adviezen van de kascommissie neemt VT 2000 B.V. voor kennis aan en gaat deze verwerken. 2

3 Sommige opmerkingen zijn reeds verwerkt. De kascommissie vindt dat de boekhouding over 2011 naar behoren is gevoerd en adviseert de vergadering decharge te verlenen. De vergadering neem, zonder tegenstemmen, de volgende besluiten: Goedkeuring van de jaarrekening 2011 Verlenen van decharge aan het bestuur en VT 2000 B.V. over 2011 Boeken van het resultaat over 2011 ten gunste van de algemene reserve De voorzitter bedankt de kascommissie voor de uitgevoerde controle. 6. Aanbesteding verfwerk buitenzijde Voor de juiste uitvoering van het schilderwerk heeft Sigma in 2011 een kosteloos verftechnisch advies opgesteld. Op basis van dit advies zijn er door het bestuur 2 vrijblijvende offertes aangevraagd. Het bestuur heeft deze offertes vergeleken en legt hun voorkeur voor aan de vergadering. Dit is de offerte van Van Wijnen. De kosten van de offerte zijn , - inclusief btw. De data voor uitvoering is nog niet bekend. Dat wordt met de schilder overlegd wanneer de opdracht is verstrekt. Waarschijnlijk worden de werkzaamheden in mei of juni uitgevoerd. Het is op dit moment ook onbekend hoe lang de schilder bezig is om de opdracht uit te voeren. De voorzitter geeft aan dat alle bewoners als er meer informatie bekend is, iedereen per hierover geïnformeerd wordt. Echter dient eerst de opdracht te worden gegeven. De opdracht houdt in dat al het gemeenschappelijk houtwerk aan de buitenkant wordt behandeld en geschilderd. Het voorstel om de offerte van Van Wijnen goed te keuren wordt in stemming gebracht. Zonder tegenstemmen wordt de offerte goedgekeurd. VT 2000 B.V. gaat de opdracht verstrekken. In de opdrachtverstrekking wordt het verzoek gedaan om contact op te nemen met de voorzitter om de data van uitvoering te bespreken. Het totale werk wordt achteraf opgeleverd door een inspecteur van Sigma. 7. Meerjaren onderhoudsplan In 2011 is voor uw VvE een meerjaren onderhoudsplan opgesteld. Het bestuur was niet tevreden met het, door de firma Alltec, geleverde resultaat. De basis is echter wel gebruikt voor het kunnen opstellen van het huidige plan. Dit huidige plan is opgesteld door de heren Kol en Heijboer. Alle bewoners kunnen eventuele op- en/ of aanmerkingen aan de heer Kol doorgeven. Ter compensatie heeft de firma Alltec de VvE 315, - (kosten waren oorspronkelijk 1.047,50) terug gegeven. Het meerjaren onderhoudsplan staat in concept op de website van de VvE ( Op basis van het meerjaren onderhoudsplan is de jaarlijkse dotatie aan groot onderhoud bepaald. Het meerjaren onderhoudsplan dient elke 4-5 jaar bijgesteld te worden naar de actuele situatie. Het meerjaren onderhoudsplan is nog in concept, omdat een en ander nog geperfectioneerd moet worden. Het bestuur gaat hier samen met de heren Knegt en Verstappen zorg voor dragen. Wanneer het meerjaren onderhoudsplan definitief is, worden alle eigenaren hiervan per op de hoogte gebracht. Uiteraard wordt de definitieve versie op de website van de VvE geplaatst. Mevrouw De Jonge- Goedegebuure geeft aan dat het WMO de onderhoudskosten van de elektrische deurdranger beneden niet meer dekt. Deze kosten dienen vanaf heden door de VvE te worden betaald. Wanneer bekend wordt hoeveel deze jaarlijkse kosten bedragen, dienen deze door mevrouw De Jonge- Goedegebuure aan de heer Kol te worden doorgegeven. De heer Kol zorgt er vervolgens voor dat deze kosten in het meerjaren onderhoudsplan worden opgenomen. Volgend jaar op de Algemene ledenvergadering wordt het meerjaren onderhoudsplan verder besproken. 3

4 8. Lopende garantiezaken met ERA Bouw B.V. Het slechte voegwerk van de vloer in de centrale hal is door ERA Bouw B.V. afgewezen. Uit het onderzoek is gebleken dat er geen sprake is van schending van de garantievoorwaarden. De voegen van de tegels zijn namelijk goed, het betreft hier echter kalkafzetting welke op termijn weer verdwijnt. De mogelijk slechte kwaliteit van de lekdorpels wordt nog wel nader onderzocht door ERA Bouw B.V. Deze melding is momenteel nog in behandeling. De geluidsoverlast van de lift is door werkzaamheden, uitgevoerd in opdracht van ERA Bouw B.V, verholpen. Hiermee is deze melding afgehandeld. Het ventilatieprobleem is ook afgehandeld. Er zijn diverse roosters aangebracht. Het verzoek van de voorzitter aan alle bewoners is om tijdens het koken de ventilatie roosters maximaal open te zetten. Wanneer alle bewoners zich hier aan houden, heeft iedereen hier zo min mogelijk last van. 9. Bespreken en vaststellen begroting 2012 en de maandelijkse bijdrage De heer Priem licht de begroting toe. De begroting is vooraf besproken en goedgekeurd door het bestuur. De heer Knegt vraagt waarom de kosten voor de bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering niet zijn begroot. De heer Priem geeft aan dat het bestuur er voor heeft gekozen deze verzekering niet af te sluiten. De heer Swaghoven geeft als reden dat het bestuur geen besluiten neemt boven een bedrag van 500, - per gebeurtenis. Eventuele grote uitgaven worden altijd eerst aan de ledenvergadering voorgelegd. Er worden blijkbaar geen kosten gemaakt voor de telefoonaansluiting in de lift. Het bestuur gaat nog onderzoeken of dit in het onderhoudscontract met de liftmaatschappij zit of dat misschien ERA Bouw B.V. dit nog betaalt. De VvE heeft hier namelijk nog nooit een factuur voor gekregen. De vergadering keurt, zonder tegenstemmen, de begroting goed. De vergadering stemt tevens, zonder tegenstemmen, ermee in dat de maandelijkse VvE bijdrage onveranderd blijft. 10. Benoemen van bestuur, technische commissie en kascommissie De vergadering benoemt, zonder tegenstemmen, de commissies als volgt. Bestuur: De heer Snoey De heer Heijboer De heer Kol De heer Swaghoven voorzitter/ algemene zaken penningmeester/ klein onderhoud groot onderhoud (meerjaren onderhoudsplan) aanspreekpunt schoonmaak gebouw Kascommissie: De heer Verstappen De heer Van Pinxteren 11. Goedkeuren van de incassoprocedure De incassoprocedure die door VT 2000 B.V. wordt gehanteerd, wanneer een eigenaar niet of niet tijdig de verplichte betalingen voldoen, wordt zonder tegenstemmen goedgekeurd. De procedure is op te vragen bij VT 2000 B.V. (info@vt2000.nl). 4

5 12. Certificering VT 2000 B.V. VT 2000 B.V. dankt de leden voor het in haar gestelde vertrouwen. Het team van VT 2000 B.V. wil de taken zorgvuldig uitvoeren. Om dit naar buiten toe ook uit te dragen is ervoor gekozen om de organisatie te laten toetsen en het keurmerk voor VvE beheerder aan te vragen. VT 2000 B.V heeft begin januari 2012 het certificaat verkregen. Een gecertificeerd VvE beheerkantoor wordt echter jaarlijks opnieuw gekeurd. Vandaar dat aan de VvE toestemming wordt gevraagd om de dossiers in te laten zien aan de keurende partij, dit ten behoeve van de keuring. Met de gegevens wordt ook door de keurende instantie vertrouwelijk omgegaan. Zonder tegenstemmen stemt de vergadering ermee in dat de keurende instantie de dossiers van VvE Krooneend mag inzien. Dit ten behoeve van de certificering van VT 2000 B.V. 13. Rondvraag Mevrouw Goudriaan vraagt toestemming aan de vergadering om aan de muur op haar balkon (aan de binnenkant) een canvas schilderij te mogen hangen. In principe is nu nog niet bekend om welke maten en kleuren dit gaat. De vergadering kan hier officieel nu geen toestemming voor geven, omdat een en ander vastgelegd dient te worden in het huishoudelijk reglement. Afgesproken wordt dat als bekend is wat mevrouw Goudriaan wil ophangen dit naar alle eigenaren wordt g d en iedereen hier via de mail een reactie op kan geven. De heer Knegt heeft een opmerking over een agendapunt voor VvE Quarakter. De voorzitter geeft aan dat hier na de vergadering over gesproken kan worden. De heer Verstappen dankt namens alle leden het bestuur en VT 2000 B.V. voor de inzet het afgelopen jaar. 14. Sluiting De voorzitter dankt alle aanwezigen voor de positieve inbreng en sluit de vergadering om uur. Datum volgende Algemene ledenvergadering: woensdag 13 maart

6 Besluitenlijst De agenda is vastgesteld Er mogen door het bestuur 3 matten worden neergelegd De notulen van de vergadering gehouden op 31 maart 2011 zijn met 2 opmerkingen vastgesteld De jaarrekening over 2011 is goedgekeurd Er is decharge verleend aan het bestuur en VT 2000 B.V. over 2011 Het resultaat over 2011 mag geboekt worden ten gunste van de algemene reserve De opdracht voor het buitenschilderwerk is gegund aan Van Wijnen. De kosten bedragen , - inclusief btw De begroting voor 2012 is goedgekeurd De maandelijkse VvE bijdrage blijft onveranderd De commissies zijn benoemd De incassoprocedure van VT 2000 B.V. is goedgekeurd De dossiers van de VvE mogen door de keurende instantie worden ingezien Actielijst Actie VT 2000 B.V.: Opdracht verstrekken aan Van Wijnen naar aanleiding van offerte Resultaat 2011 boeken ten gunste van de algemene reserve Bewaken van de nog openstaande garantiemeldingen Actie bestuur: Bestellen en plaatsen van de voorgestelde matten Het schilderwerk achteraf laten opleveren door een inspecteur van Sigma Onderzoek naar kosten telefoonaansluiting in de lift Het meerjaren onderhoudsplan, samen met de heren Verstappen en Knegt, verder uitwerken Bewaken van de nog openstaande garantiemeldingen Actie eigenaren: Gezamenlijk schoonhouden van het gebouw Tijdens het koken maximaal open zetten van de ventilatieroosters 6