NOTULEN Algemene Ledenvergadering. Vereniging van Eigenaars Rubenscomplex te Rotterdam. Boerderij de Kapel te Rotterdam

Transcriptie

1 NOTULEN Algemene Ledenvergadering Vereniging van Eigenaars Rubenscomplex te Rotterdam Gehouden op: Vergaderlocatie: maandag 30 mei 2011 Boerderij de Kapel te Rotterdam Aanwezig namens Verwey VvE Management: de heer N.B. Evers 1. Opening van de vergadering en vaststellen aantal aanwezige stemmen De voorzitter van de vergadering, de heer J.C. Boks, heet de aanwezigen van harte welkom op de ledenvergadering van de Vereniging van Eigenaars Rubenscomplex (hierna vereniging of VvE) en opent de vergadering. Blijkens de getekende presentielijst zijn vertegenwoordigd in persoon dan wel bij volmacht van de in totaal uit te brengen stemmen. Hiermee is het quorum bereikt en kunnen rechtsgeldige besluiten worden genomen over de geagendeerde onderwerpen. 2. Vaststellen van de agenda Agendapunt 8 zal voor agendapunt 7 worden behandeld. 3. Mededelingen en ingekomen stukken Volmacht grooteigenaar Amvest Het bestuur heeft volmacht met steminstructie ontvangen van grooteigenaar Amvest. Bewonersborrel Het bestuur kondigt aan dat er 3 september weer een bewonersborrel zal worden georganiseerd. SchoonmaakbedrUf Vanwege ontevredenheid over de dienstverlening heefi het bestuur besloten om per een ander schoonmaakbedrijf aan te stellen. Dit betreft de firma VLS. DE vgaste schoonmaker El Mahdi wordt door dit bedrijfovergenomen en blijft dus aan het gebouw verbonden. BriefH en H. Dahies (Bas Paauwestraat 136) In de brief wordt aandacht gevraagd voor de volgende zaken; - de toegangsdeur voor fietsers in garage wordt niet altijd op slot gedaan; - de kleppen van de containerruimte worden niet altijd dicht gedaan; - de toegangsdeuren naar de garage en kelders staan regelmatig open, ondanks de deurdrangers; - Er wordt niet altijd gewacht bij in-en uitrijden van de garage tot de poort dicht is. De aanwezige leden bevestigen dat ook zij zich ergeren aan de gemakzucht van deze bewoners. Als extra voorbeeld wordt genoemd de vuilniszakken die naast de containers of zelf in een entreehal worden geparkeerd. Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 30 mei 2011 Pagina 1 van 4

2 Vergoeding vr~willigers Het bestuur deelt mee dat enkele bestuursleden die zich uitzonderlijk inzetten voor de VvE daarvoor een vergoeding zullen ontvangen in bet kader van de fiscale vrijwilligersbijdragte. VvE-website Het bestuur heeft vorig jaar een website gelanceerd. Op deze site kan men terecht voor alle informatie betreffende de Vereniging van Eigenaars en het Rubensgebouw. Het adres is Via deze site kunt u berichten achterlaten voor het bestuur. Het bestuur wordt geadviseerd op alle conespondentie en mededelingen bet adres van de website te vermelden. 4. Vaststellen notulen van de Algemene Ledenvergadering d.d. 30 mei 2010 Pagina 4, Rondvraag De beer Pluijmers deelt mee dat bet bestuur in de VvE-archieven niets heeft kunnen terugvinden over de overeenkomsten voor de levering van stadsverwarming. De notulen worden ongewijzigd vastgesteld. 5. (Her)benoeming van de Kascommissie De heer C.C.P. Vervuren is herkiesbaar en wordt herkozen. Mevrouw Van der Burg is herkiesbaar en wordt herkozen. 6. Jaarstukken versiag Kascommissie De Kasconimissie, bestaande uit mevrouw Van der Burg en de heer Vervuren, heeft de jaarstukken gecontroleerd. De jaarstukken zijn akkoord bevonden. - bespreking en goedkeuringjaarstukken De jaarstukken worden goedgekeurd. - bestemming exploitatieresultaat Besloten wordt om bet positieve exploitatieresultaat a 302,80 ten gunste te brengen van de voorzieningen reserve. - decharge bestuurder Gegeven de getekende kasverklaring adviseert de Kascommissie de vergadering de bestuurder te dechargeren voor het gevoerde beleid in bet boekjaar De vergadering gaat hiermee akkoord. 8. Bespreken en vaststellen van de bijgaande begroting 2011 en de daaruit voortvloeiende bijdragen De voorgestelde begroting 2011 wordt vastgesteld. De hieraan gekoppelde bijdrage wordt al conform de schriftelijke aankondiging van vanaf geyncasseerd. 7. Bespreken meerjaren onderhoudsplanning en vaststellen jaarp~anning 2012 Na een toelichting door de heer Pluijmers worden de voor 2012 geplande werkzaamheden goedgekeurd. Het veranderen van bet lichtplan zal gefinancierd worden uit bet dagelijks onderhoud, omdat de energiebesparing in 2012 daar tegen wegvalt. Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 30 mei 2011 Pagina 2 van 4

3 De heer Pluijmers kondigt aan er scherp op toe te zien dat er goede overeenkomsten voor het onderhoud aan de diverse technische installaties worden afgesloten. 9. Voorstel tot bet overstappen naar een ander Administratiekantoor De heer Boks deelt mee dat er met de huidige administrateur veelvuldig gesprekken zijn gevoerd over de ontevredenheid van de dienstverlening. Als voorbeelden worden genoemd: - Het niet voldoen aan de toegezegde mogelijkheid voor bet bestuur om online de fmanciele administratie te kuimen inzien; - Het niet tijdig aanleveren van de fmanciële kwartaalrapportage; - Het niet volgen van de door de Algemene Ledenvergadering vastgestelde incassoprocedure en tijdig toezenden van de brieven aan de debiteuren met een betalingsachterstand; - Onvoldoende begeleiding bij de afwikkeling van de garantieklachten. Het bestuur heeft een offerte aangevraagd bij de firma Reurings vastgoeddiensten uit Vlaardingen. Deze firma biedt bet bestuur o.a. wel de mogelijkbeid om de administratie online te bekijken. De referenties zijn goed en er kan een forse besparing worden gerealiseerd (Er is geoffreerd n.a.v. het takenpakker van de huidige administrateur). De aanwezigen (met inbegrip van de volmachten) stemmen unaniem voor een overstap. De voorzitter leest de volmacht van Amvest voor. Amvest stemt vanwege het ontbreken van een toelichting op dit voorstel vooraisnog tegen (meerderheid van stemmen), maar wil zich door het bestuur laten overtuigen en daarna aisnog akkoord gaan. Besloten wordt dat het bestuur op korte termijn overlegt met Amvest en het bestuur het mandaat krijgt om per een nieuwe administrateur aan te stellen. 10. Diverse verzoeken bewoners Parkeerbeugel Het gepresenteerde model parkeerbeugel wordt vastgesteld als standaard. Deze kan, voor rekening en risico van de gebruiker, worden aangebracht op alle plaatsen op niveau 0 (-1 niet), precies in het midden van bet parkeervak. 6 eigenaren stemmen tegen. Groen dak De beer K. de Wilt kondigt aan dat er in zijn woning grote temperatuurverschillen zijn. Met een zogenaamd groen dak kan de temperatuur beter gereguleerd worden. Hij zal nader onderzoek doen naar de technische en financiele aspecten van dit voorstel. Al bekend is dat de kosten Ca. 65,00 per vierkante meter bedragen en dat de heift van de kosten (met een maximum van 35,00 per vierkante meter) nog dit j aar worden gesubsidieerd door de overheid. Er is dus enige haast geboden. De voorzitter stelt daarom voor om nadat het onderzoek is afgerond en alle gegevens bekend zijn een schriftelijke stemming te organiseren. De vergadering gaat hierrnee akkoord. Airco Er is voor deze vergadering geen concreet voorstel ingediend. De heer K. de Wilt zal het bestuur de specificaties van de gewenste airco-installatie toesturen, zodat het ter besluitvorming kan worden voorgelegd aan de volgende Algemene Ledenvergadering of indien door tijdsdruk gewenst, via een scbriftelijke stemming. Zonnescherm en/screens Besloten wordt dat bet de bewoners van de stadsvilla s en de bewoners van de begane grond van de hoogbouw (aan de tuinzijde) is toegestaan om, voor eigen rekening en risico, een zonnescherm te plaatsen. De kleur van het uitvalscherm moet de kleur fenstergrau (grijs), RAL-kleur 7040 zo dicht mogelijk benaderen. Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 30 mei 2011 Pagina 3 van 4

4 Besloten wordt dat de bewoners van de hoogbouw, voor eigen rekening en risico, screens in dezelfde kleur mogen plaatsen. De vergadering besluit dat het plaatsen van uitvalschermen voor de hoogbouw niet is toegestaan. Rolluiken Besloten wordt dat het de bewoners van de stadsvilla s is toegestaan om, voor eigen rekening en risico, aan de voor- en achterzijde van de woning rolluiken te plaatsen in de kleur technisch zilver. Het bestuur zal de hierboven genoemde besluiten vergezeld van de teclmische gegevens en voorwaarden op de website vennelden, zodat alle bewoners het eenvoudig kunnen lezen en weten wat de voorschriften zijn. 11. Formaliteiten Na een toelichting door de voorzitter worden de onderstaande formaliteiten vastgesteld. a. Goedkeuring om de bestaande incassoprocedure te handhaven. b. Goedkeuring om alle schade-uitkeringen inzake de opstal, uit te laten keren op de rekening van de VvE. c. Eigenaren die in het bezit zijn van luxe keukens, badkamers, dure wand-, plafond- en vloerafwerking e.d. doen er verstandig aan zeif een aanvullende opstal- en/of inboedelverzekering af te sluiten daar de opstalverzekering van de VvE alleen schade vergoedt aan het casco van het gebouw. 12. Rondvraag Verhuurbeleid Het valt op dat veel verhuurde woningen een onverzorgde indruk maken. Zo hangen er bijvoorbeeld bij een aantal woningen vuilniszakken of lakens voor de ramen. Het zou gaan om door Amvest verhuurde woningen. Gevraagd wordt of Amvest bij het verhuren van woningen de selectieprocedure aan kan scherpen, om te voorkomen dat het niveau van de bewoning verslechterd. De voorziter meldt dat de vereniging geen invloed kan uitoefenen op de selectieprocedure bij verhuur. De vereniging kan alleen afdwingen dat de gegevens (naam, contactgegegens) van de huurder worden afgegegeven. Besloten wordt een brief naar Amvest te zenden met het verzoek huurders op het bovenstaande te wijzen. Hek naar binnentuin Opgemerkt wordt dat het hek naar de binnentuin regelmatig open staat. Besloten wordt dat de heer Pluijmers opdracht geeft om voor 5 00,00 exciusief BTW het hek te voorzien van een automatische deurdranger. Bedankt De voorzitter bedankt de medebestuursleden voor de inzet van bet afgelopen j aar. 13. Sluiting van de vergadering Niets meer aan de orde zijnde dankt de voorzitter de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering. Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 30 mei 2011 Pagina 4 van 4

5 Actielij st Naar aanleiding van de Algemene Ledenvergadering VvE Rubenscomplex te Rotterdam Datum: maandag 30 mei 2011 Agendapunt Omschr~ving Actie 6. Positief exploitatieresultaat verrekenen met bestemmingsreserves Verwey VvE Mgt. 7. Uitvoeren voor 2012 gepland groot onderhoud Bestuur 9. Bespreken voorstel overstappen nieuwe adminstateur met Amvest. Met instemming Amvest overeenkomst met huidige administateur opzeggen en overeenkomst met nieuwe administarteur arrangeren. 10. Op website plaatsen besluiten over parkeerbeugels, zonneschermen, screens en rolluiken 12. Automatische deurdranger laten plaatsen op hek binnentuin Bestuur Bestuur Bestuur

6