Notulen van de Algemene Ledenvergadering van de Vereniging van Eigenaars Mauritius te Zaandam.

Transcriptie

1 Notulen van de Algemene Ledenvergadering van de Vereniging van Eigenaars Mauritius te Zaandam. Datum : Donderdag 23 maart 2017 Locatie : : Buurthuis De Kolk, Klampersstraat 1, 1506 VP Zaandam. Aanvang : ca uur (aansluitend aan de vergadering van de Parkeergarage D) 1. Opening, welkom en vaststellen agenda. De heer Blaauw opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. In het kort staat hij stil bij de recente terroristische aanslag in Londen. 2. Vaststellen stemmenaantal. Vastgesteld is dat van de stemmen aanwezig dan wel per volmacht vertegenwoordigd zijn. Dit is 46,5% van de stemmen. Gezien het opkomstpercentage (< 50%) kunnen geen geldige besluiten worden genomen. Voorgesteld wordt de agenda toch te behandelen en besluiten onder voorbehoud te nemen. Indien er binnen 4 weken na ontvangst geen bezwaren zijn geuit tegen de genomen besluiten worden deze als definitief beschouwd. De vergadering stemt hiermee in. 3. Ingekomen stukken en mededelingen. Ingekomen stukken: geen Mededelingen: geen. 4. Vaststellen notulen van de algemene ledenvergadering van 23 maart De notulen worden inhoudelijk en tekstueel doorgenomen. Pagina 1: geen opmerkingen. Pagina 2: geen opmerkingen. Pagina 3: geen opmerkingen. Hiermee worden de notulen van de ALV van 23 maart 2016 goedgekeurd en vastgesteld 5. Financieel 2016: a. Behandeling financieel verslag De heer Beets geeft een toelichting op het financieel verslag Dankzij uitvoer van diverse werkzaamheden In eigen beheer (o.a. plaatsen anti-slip tegels, vervangen rookmelders) is men er wederom in geslaagd binnen de begroting te blijven. Door het plaatsen van de anti-slip tegels heeft dieptereiniging galerijen slecht 1x plaats gevonden in 2016 en zal in 2017 niet meer noodzakelijk zijn. Ook heeft er een besparing plaats gevonden op de post glasbewassing. Met betrekking tot het onttrekken van een bedrag van. 701,-- aan de algemene reserve wordt opgemerkt dat dit een schade betrof welke niet gedekt is bij de verzekering. Opgemerkt wordt dat in de vergadering van 23 maart 2016 was afgesproken dat de kosten voor herstel schilderwerk maximaal ,-- zouden zijn. Vastgesteld is dat een bedrag voor herstel schilderwerk van ,-- ten laste is gebracht van de reservering schilderwerk. De heer Beets stelt in deze dat de overschrijding de uitvoer van het meerwerk betrof en dat hij daarvoor toestemming heeft gegeven. b. Vaststellen definitieve bijdrage Voorgesteld wordt het positief saldo 2016 van ,-- alsmede de opgebouwde rente toe te voegen aan de reservering algemeen. De vergadering stemt hiermee in. Daarmee wordt de definitieve bijdrage 2016 vastgesteld. c. Verslag kascommissie 2016 en verlenen decharge. Zie bijlage. Conform advies van de kascommissie wordt decharge verleend en wordt de jaarrekening 2016 goedgekeurd en vastgesteld.

2 De heer Kaaijk is voorstander van het laten opstellen van een Meer Jaren Onderhoud Plan door een daarin gespecialiseerde organisatie. Het bestuur stelt in deze voor hiervoor offertes op te vragen en hier op terug te zullen komen. De vergadering stemt hiermee in. Wel wordt in deze gesteld dat een MJOP slechts een aanname is en geen vaststaand feit. 6. Financieel a. Behandeling begroting De begroting 2017 wijkt niet wezenlijk af van de begroting Deze behoeft geen nadere toelichting en wordt goedgekeurd en vastgesteld. b. Vaststellen bijdrage De voorlopige bijdrage 2017 is gelijk aan de definitieve bijdrage c. Benoeming kascommissie De kascommissie 2017 wordt benoemd en zal bestaan uit de heer Rijser en de heer Kaaijk 7. Onderhoud en gebruik gebouw. a. Stand van zaken zonnepanelen. De heer Voster geeft aan dat i.v.m. persoonlijke omstandigheden dit dossier niet verder is opgepakt. Hij zegt toe dit dossier met een ploegje mensen opnieuw op te pakken en hier in de volgende ALV op terug zal komen. Eveneens is dan wellicht meer bekend over een mogelijke vernieuwing van het dak. b. Stand van zaken redding / zwemtrap langs de promenade in de Zaan Vastgesteld is dat vrij plotseling op last van de gemeente de redding / zwemtrappen bij de steiger zijn weggehaald. Dit kan gevaarlijke situaties met zich meebrengen. Hierop is protest aangetekend door leden van de VvE. De gemeente heeft aangegeven over te willen gaan tot het terugplaatsen van 7 of 8 trappen. De leden van de VvE zijn echter voorstander voor het terugplaatsen van alle trappen. c. Schilderen voordeuren appartementen begane grond. Deze deuren zijn in de laatste schilderronde niet meegenomen en zijn toe aan een schilderbeurt. De heer Kaaijk is er een voorstander van dat het gehele schilderwerk wordt beoordeeld. De technisch medewerker van VVE Management Noord-Holland zal een afspraak maken met de heer Kaaijk en een rondgang op het complex maken om het schilderwerk te beoordelen. Eveneens komen de toegangsdeuren van de bergingen ter sprake. Deze vallen echter onder de VvE Parkeergarage D. d. Overige - De toegangsdeuren naar de bergingen vallen snel dicht. Het aanbrengen van drangers kost echter ca ,--. Hier wordt vanaf gezien. - De eigenaren / bewoners worden verzocht de lampen op de galerijen schoon te maken. - Vastgesteld is dat de muren van de bergingsgangen smerig zijn. Gekeken wordt hoe dit kan worden aangepakt. - De zogenaamde groenploeg wil de plantenbakken verplaatsen en vervangen door houten exemplaren. Houten bakken vragen echter extra onderhoud. Een alternatief zou zijn de plastic bakken te vervangen door aardewerk bakken. De groenploeg krijgt een budget van ,-- ter beschikking. 8. Bestuurssamenstelling. Het huidige bestuur doet nogmaals een oproep voor nieuwe bestuursleden. De huidige bestuursleden hebben reeds zeer geruime tijd zitting in het bestuur en achten het wenselijk als nieuwe personen met een nieuwe visie zich kandidaat stellen. De heer Neuhuis heeft aangegeven zijn taak als 1 e aanspreekpunt voor technische zaken te willen afbouwen. Wel is hij nog bereid zich beperkt in te willen zetten voor de TC. Naar een opvolger zal worden gezocht.

3 In deze wordt de naam van de heer Van der Werff genoemd. Ook wordt nogmaals gesteld dat alle technische meldingen dienen te verlopen via VvE Management Noord- Holland. 9. Algemene oproep van de organisatoren van de najaarsborrel- en bite 2016 mee te denken aan een thema voor de najaarsborrel- en bite 2017 en zich eventueel alvast aan te melden. Gedacht wordt dit te organiseren in het laatste weekend van augustus. Een 4- tal dames zijn bereid de organisatie op zich te nemen. 10. Rondvraag. - Aan het lang open blijven staan van de deur wordt gewerkt. - De tussendeuren naar de galerijen klappen hard dicht. De heer Wolters zal hiernaar kijken 11. Vaststellen datum volgende vergadering. Deze zal nog nader bekend worden gemaakt. 12. Sluiting. De heer Blaauw dankt de aanwezigen en sluit hierop de vergadering. Besluitenlijst: - De notulen van de ALV van 23 maart 2016 worden goedgekeurd en vastgesteld. - Het positief saldo 2016 van ,-- alsmede de opgebouwde rente wordt toegevoegd aan de algemene reserve en daarmee wordt de definitieve bijdrage 2016 vastgesteld. - Decharge wordt verleend over het boekjaar 2016 en daarmee wordt de jaarrekening 2016 goedgekeurd en vastgesteld. - De begroting 2017 wordt goedgekeurd en vastgesteld. - De voorlopige bijdrage 2017 wordt vastgesteld zijnde gelijk aan de definitieve bijdrage De kascommissie 2017 wordt benoemd en zal bestaan uit de heer Rijser en de heer Kaaijk. - De groenploeg krijgt een budget van ,-- ter beschikking Actielijst: Actie: - Opvragen offertes opstellen MJOP VVEMNH - Afspraak maken met de heer Kaaijk inzake rondgang schilderwerk VVEMNH - Schoonmaken lampen galerijen Bewoners

4 Verslag van de kascommissie voor de Algemene Ledenvergadering van de V.v.E. Mauritius op het gevoerde beleid van De kascommissie heeft vastgesteld dat informatie in de jaarrekening toereikend en correct is. De balans, de exploitatierekening met bijbehorende crediteuren en debiteuren zijn gecontroleerd en in orde bevonden. We hebben vastgesteld dat alle servicekosten zijn voldaan en dat er geen achterstanden meer zijn. Wel heeft de commissie nog een aantal adviezen voor het bestuur om de zaken nog duidelijker en overzichtelijker te maken, we noemen; - In het exploitatieoverzicht alle facturen voor een bepaald onderdeel ook bij dat onderdeel te boeken. Nu moet er staan er facturen voor het onderdeel automatische deuren geboekt bij de automatische deuren maar ook een factuur bij Dagelijks onderhoud. - Alle eenmalige uitgaven in de balans bij het betreffende onderdeel plaatsen. Nu zijn de rookmelders de antisliptegels ten laste gebracht van de algemene reserves maar het vervangen van alle armaturen in de trappenhallen niet. - Beide bovengenoemde punten zijn in de laatste uitgave van de jaarrekening aangepast. - Fraude is de nachtmerrie van menige club of vereniging. We kunnen hier helaas regelmatig kennis van nemen in de pers en andere bronnen. Totaal voorkomen lijkt niet eenvoudig maar als hier ideeën over bestaan binnen de leden van onze V.v.E. zouden die welkom zijn en beoordeeld kunnen worden. De kascommissie stelt in ieder geval voor dat onze penningmeester volmacht krijgt om de bankrekeningen te kunnen raadplegen zodat alle boekingen en afboekingen direct zichtbaar zijn en er direct kan worden ingegrepen als er onregelmatigheden worden geconstateerd. - De meerjarenbegroting is een belangrijk instrument om beleid te kunnen voeren. De eerste opzet is 14 jaar geleden opgezet. We hebben in de opvolgende jaren de begroting kunnen bijwerken op basis van de ervaringscijfers. Toch adviseren wij om eenmalig de meerjarenbegroting door een professionele instantie als bijv. V.v.E. belang te laten toetsen. - We hebben een reservefonds opgebouwd van ruim Dit lijkt veel. Echter ons gebouw waarin we met z n allen wonen is inmiddels 14 jaar oud en op afzienbare termijn krijgen we te maken met forse uitgaven. We noemen de dakbedekking vervangen, groot schilderwerk buiten, de trappenhallen en portalen voor de woningen alle kozijnen en deuren en wanden schilderen. Ook kunnen er altijd onverwachte problemen optreden zoal de riolering de intercominstallatie en bedenkt u zelf maar wat. We hebben nu de brandmelders kunnen vervangen en antisliptegels op de galerijen kunnen aanbrengen vanuit de reserveringen. Het is dan fijn dat er een goed reservefonds is en we bij grote uitgaven niet alle bewoners om een grootbedrag in een keer hoeven te vragen. Ook is een gezond financieel beleid een stevig argument bij verkoop van uw appartementsrecht.

5 - We mogen ons ook gelukkig prijzen dat in de 14 jaar die we nu bestaan nimmer de servicekosten hebben hoeven te verhogen, dank zij een spaarzaam beleid en veel vrijwilligerswerk. + De kascommissie adviseert de Algemene Ledenvergadering het bestuur decharge te verlenen. Schijnt niet te kunnen echter wel de formulering; Als de vergadering ook instemt met het gevoerde bestuur, kan decharge aan het bestuur worden verleend voor het jaar Met deze zin stemt de kascommissie van harte in en adviseert de ledenvergadering dit ook te doen. Nan de Boer Rob Kaaijk Zaandam 23 maart 2017.