VERENIGING VAN EIGENAREN VAN BLANKENHEIMSTRAAT (even). Notulen ledenvergadering gehouden op 19-juli-2007.

Transcriptie

1 VERENIGING VAN EIGENAREN VAN BLANKENHEIMSTRAAT (even). Voorzitter: Vice-voorzitter: Adrie v.d. Winden. Marina v.d. Schans. Technische Comm.: Johan Poortman en Masimo Demuru. Administratie: Notulen: Betreft: Advies en Administratiekantoor M&L. Marina v.d. Schans. Notulen ledenvergadering gehouden op 19-juli Aanwezig: 25 leden. Volmacht: 15 maal. Stemmingsformulier: 2 aanwezig. Totaal aantal stemmen vertegenwoordigd op de vergadering 42 van de 48 leden. 1. Opening door de voorzitter. Om uur opent de voorzitter Adrie v.d. Winden de vergadering. Een special welkom voor de nieuwe leden van de VvE. Bestuur spreekt zijn waardering uit voor de grote opkomst bij de vergadering. 2. Goedkeuring Notulen d.d. 13 februari Inhoudelijk wordt de notulen goedgekeurd. Dhr. v. Hees heeft een opmerking betreffende de opmerking tegelen vloer portiek woningen. Wil dit graag in een volgende vergadering in stemming brengen. 3. Meerjarenplan/toelichting/offerte s/aanstelling Beheer Maatschappij. Meerjarenplan: helaas hebben maar 3 leden van de VvE de moeite genomen om het rapport ter inzage op te halen bij één van de bestuursleden. Bij de uitnodiging voor de vergadering zijn 2 pagina s uit het rapport meegezonden. Marcel geeft nog maal de uitleg waarom er een meerjarenplan is aangevraagd zoals beslist in de vorige vergadering. Iedere VvE is m.i.v. mei 2008 verplicht te beschikken over een meerjarenplan. Dit wordt door de Notaris ook opgevraagd bij de verkoop van een appartement. Als VvE hebben we besloten dit meerjarenplan op te laten stellen door een onafhankelijk advies bureau Vereniging Eigen Huis. Tevens moet de VvE over een reservefonds beschikken. Ook dit wordt door de Notaris opgevraagd bij de verkoop van een appartement. Een meerjarenplan dient ook de verpaupering van een flatgebouw tegen te gaan. Ieder die wil verkopen is gebaat bij een goed onderhouden flatgebouw.

2 Lucia heeft nog navraag gedaan of er nog een subsidie mogelijk is via de gemeente Vlaardingen of het rijk. Ook of het nog mogelijk is een lening af te sluiten bij een bank als VvE. Beide is niet meer mogelijk. In het rapport wordt berekend dat er de eerste 1,5 jaar een groot bedrag nodig is voor het schilderwerk van het hele flatgebouw. Er zijn door het bestuur 3 offerte s aangevraagd voor het schilderswerk. Dit zal gesplitst worden in 2 gedeelte s. Voorgevel en kopgevel samen dit met oog op de éénmalige kosten van steigerbouw. En apart voor de achtergevel. 2 schilders bedrijven hebben al aangegeven nog dit jaar tijd te hebben voor de uitvoer. Offerte s worden binnen twee weken toegestuurd. Toelichting financiële consequentie s. Men heeft een grafiek van Marcel ontvangen waarin de 3 verschillende optie s worden weergegeven. 1. Bij de verhoging van de servicekosten naar 125,-- hebben we eind 2008 het bedrag dat in het rapport wordt genoemd bij elkaar gespaard. 2. Bij de huidige verhoging naar 82,-- hebben we eind 2007 het bedrag van gespaard. 3. Ook is er de optie om een éénmalige bijdrage te storten en zo doende de servicekosten gelijk te houden. Voor de berekening is het meerjarenplan leidend in de rekensom. In 2005 had de voorgevel al geschilderd moeten worden. Indien er dit jaar niet geschilderd wordt is de kans dat er schade gaat ontstaan erg groot. Nu is op sommige plaatsen de verflaag al gescheurd. Doen we er dit jaar niets aan dan kan het hout gaan splijten of afbreken. Er ontstaat een hevige discussie vooral over de hoogte van de servicekosten. Indien de werkzaamheden gespreid worden en de TC met behulp van de leden van de VvE zelf schilderwerk gaan uitvoeren kan er bespaard worden op de uitgave. Marcel benadrukt nogmaals dat we als VvE in mei 2008 wettelijke verplichtingen hebben wat betreft meerjarenplan en reservefonds. Andere VvE in de omgeving betalen nu waarschijnlijk nog minder doordat er nog geen meerjarenplan is aangevraagd of men kiest voor een éénmalige bijdrage bij groot onderhoud. Er zijn op dit moment lange wachttijden bij Vereniging Eigen Huis om een meerjarenplan te laten uitvoeren. Ook kan een VvE zelf een meerjarenplan opstellen. Offerte s: Door 4 leden van de VvE wordt aangegeven dat zij binnen 1 week nog offerte s kunnen verzorgen die waarschijnlijk lager uit komen dan dat het bestuur heeft aangevraagd of Vereniging Eigen Huis in hun rapport vermeld. Het dienen wel erkende schilders bedrijven te zijn die de offerte s uitbrengen. Dit doordat men dan ook aanspraak kan maken op garantie bepalingen. Door de aanwezige leden komt het verzoek om meerdere mensen te betrekken bij de aanvraag van de offerte s en de beslissing aan wie het wordt uitbesteed.

3 Hiervoor geven de volgende leden zich op: Bas v.d. Mark, Hennie v. Hees, Kevin Schippers en Ronald Wissekerke. Wat betreft een offerte voor onderhoud dak barst er ook een discussie los over de geadviseerde reserve opbouw hiervoor. Ook hiervoor zal door sommige leden een offerte worden aangevraagd. Alle leden zijn het eens om een Beheermaatschappij aan te stellen bij groot onderhoud. Deze kan de gang van zaken in de gaten houden wat betreft uitvoer offerte en tijdspad waar binnen de werkzaamheden normaal gesproken worden uitgevoerd. Dit wegens de ervaring met Pakor die twee jaar na dato nog niet alles heeft opgeleverd. Bij de uitbesteding aan Pakor is gekozen voor een offerte die in de middenklasse viel. De leden spreken zich uit tegen het voorstel van het bestuur betreffende ophoging servicekosten gebaseerd op het rapport Vereniging Eigen Huis. Er wordt even een pauze ingelast voor de nodige koffie en nicotine behoefte. Het bestuur kan in deze pauze even overleggen over hoe nu verder. 4. Verhoging servicekosten. Er worden verschillende voorstellen gedaan wat betreft de verhoging servicekosten. Variërend van helemaal niets tot in gedeelte s op hogen. Marcel legt nogmaals uit wat dit inhoud voor het meerjarenplan. De leden geven aan dat zij akkoord gaan met een verhoging naar 90,-- miv van Als alle offerte s binnen zijn kan in februari 2008 een definitieve doorberekening gepresenteerd worden waar alle items van het rapport worden meegenomen. Ook wat het dak betreft. Met 3 stemmen tegen wordt de verhoging miv naar 90,-- aangenomen. 5. Schoonmaak. Wegens de aanhoudende klachten zijn er door het bestuur 3 offerte s aangevraagd. Na de laatste vergadering is er een gesprek geweest met het huidige schoonmaakbedrijf waar nogmaals de klachten zijn besproken. Ook waren er tegen argumenten van het schoonmaakbedrijf over het zelf vervuilen van de hal door de leden. Leden zijn zelf ook verantwoordelijk voor het schoonhouden van het trappenhuis. Dus als u iets laat vallen of u huisdier ruim het dan zelf even op. Ondanks dit zullen we voor een ander schoonmaakbedrijf gaan kiezen.

4 2 offerte s lagen qua prijs dicht bij elkaar en zijn zelfs iets goedkoper dat het huidige. De offerte van Fris en Rein schoonmaakdiensten wordt door het bestuur voorgedragen als kandidaat. Er zal een éénmalige grote schoonmaak plaats vinden die apart wordt berekend. Vandaar uit zal er een wekelijks onderhoud programma starten die de volgende onderhoud items bevat. Wekelijks aanvegen entree, trappenhuis en achteringang, moppen vloeren en trappen, brievenbussen vochtig afnemen. Voorzijde toegangsdeur ramen zemen inclusief houtwerk. Tegelwerk daar waar nodig reinigen. Maandelijks ramen zemen galerij deuren beide zijde inclusief houtwerk. Iedere 2 maanden: tegels trappenhuis geheel schoonmaken en spinrag verwijderen. Ieder kwartaal TL verlichting schoonmaken en hekwerk trappenhuis. Keldergangen aanvegen en spinrag verwijderen. Iedere 6 maanden grondig reinigen van de brievenbussen. Het bestuur krijgt een vast contact persoon waar bij klachten direct telefonisch contact kan worden opgenomen. Fris en Rein beloofd binnen 24 uur klachten te verhelpen. Dus als er klachten zijn dit melden bij één van de bestuursleden. Leden gaan akkoord met voorstel van het bestuur zodat Fris en Rein schoonmaakdiensten zo snel mogelijk kan gaan starten. 6. Rondvraag. Kleur schilderwerk: 1 van de leden vraagt of de balkon deuren een andere kleur kunnen krijgen dan de huidige oker gele tint. Het voorstel is om dit in een beige tint uit te voeren. Wat betreft de kleuren beton/hekwerk/ balkons en panelen blijven die hetzelfde als de huidige. Deze kleuren zijn in het verleden gekozen mede wat betreft de inwerking van UV stralen. De kleur van de balkon deuren zal besproken worden bij de uitbesteding van de offerte. Pakor: er bestaat nog een lijst met punten die voor de definitieve oplevering uitgevoerd moeten worden. Pas daarna kan het bestuur aanspraak maken omtrent zaken die onder de garantie vallen. Er moet nog een bedrag van ± euro betaald worden aan Pakor. Indien er klachten zijn dit schriftelijk melden bij het bestuur zodat dit met Pakor besproken kan worden. Achterstand betalingen: Bij de deurwaarde is de zaak onder behandeling van de Fam. XX. (*) Lucia legt nogmaals uit hoe de procedure in het werk gaat voordat de deurwaarde tot loonbeslag kan over gaan. Betreffende achterstand bij twee andere leden van VvE is er door de bewoners zelf een betalingsregeling getroffen en deze is nu zo goed als afgesloten.

5 Uurloon TC. Het huidige bedrag van 7,-- dateert al van een langere periode. Mevr. Demuru vraagt of dit bedrag opgehoogd kan worden. Dit zal in februari 2008 op de agenda worden gezet als er een totaalbeeld van uitgave is. 7. Sluiting. Om sluit de voorzitter de vergadering en bedankt ieder voor zijn aanwezigheid. Het bestuur hoopt dat op de volgende vergadering er net zoveel stemmen vertegenwoordigd zullen zijn als bij deze vergadering. * naam vanwege privacy weggehaald.