Notulen Algemene Ledenvergadering Vereniging Rijnsche Hout

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering Vereniging Rijnsche Hout Datum: zaterdag 7 november 2009 Plaats: Utrecht, Restaurant de Hoge Weide, ontvangst om uur Aanwezig: het bestuur: Lenno Maris (voorzitter), Geke Bloksma (waarnemend voorzitter), Karin Kramer (secretaris), Robin Langerak (waarnemend secretaris), Frank van der Linden (algemeen bestuurslid) en 25 leden Afwezig (met kennisgeving): Katy Praet (waarnemend penningmeester), Stefan van Essen (penningmeester) Notulist: Karin Kramer Agenda: 1. Ontvangst en inleiding 2. Doelstellingen vereniging 3. Visie 2010 en verder 4. Stemming begrotingsscenario s Stemming stemprocedure wijziging 6. Stemming investeringsbevoegdheid bestuur 7. Rondvraag 8. Afsluiting 1. Ontvangst en inleiding Lenno opent de vergadering en geeft het doel van de vergadering aan. We kijken naar de doelstellingen en visie voor de vereniging vanaf volgend jaar en hebben een aantal stemmingen op de agenda staan. We hebben voldoende leden bereid gevonden om te stemmen (aanwezig of vertegenwoordigd). Verder blikken we nog even terug op de activiteiten in 2009: de oplevering van de gehele wijk, de laatste bouwtechnische keuring in maart, de organisatie van het wijkfeest (april t/m juni) en de ontwikkeling van de visie voor de toekomst (augustus t/m oktober). M.b.t. de oplevering: een aantal bewoners heeft inmiddels aanspraak gemaakt op de garantie. De ervaringen met Bouwfonds zijn goed, ze reageren snel en correct. De ervaringen met de onderaannemers zijn soms minder positief te noemen.

2 2. Doelstellingen vereniging Lenno herhaalt de doelstellingen voor de vereniging na oplevering zoals we die in het begin van dit jaar geformuleerd hebben: In algemene zin een belangenbehartiger zijn voor de bewoners Overleg voeren met de gemeente over de inrichting van de woonomgeving en openbare ruimten Gezamenlijk (doen) verrichten van onderhoud Bevorderen van de sociale cohesie Daarnaast is van belang: Organiseren van gezamenlijke activiteiten Bij gezamenlijke interesses onderzoek doen naar de mogelijkheden Overleg voeren met verenigingen van aangrenzende wijken Aandacht blijven houden voor bouw en constructie (ook na oplevering) 3. Visie 2010 en verder In de verenigingsvisie voor de toekomst formuleert het bestuur drie verbindende elementen: Veilig wonen: Hier denken we bv. aan inbraakpreventie (collectieve inkoop) of het uitnodigen van de wijkagent voor een ledenvergadering Vraag: We hebben nogal wat auto-inbraken gehad in de wijk de laatste maanden. Kunnen we als vereniging hier iets in betekenen? Weinig tot geen leden hebben ervaring met buurtpreventie. We kunnen de wijkagent vragen wat de mogelijkheden zijn. Actie bestuur. Duurzaam wonen: Hier denken we aan periodiek onderhoud aan de woningen (collectieve inkoop) Samen en met plezier wonen: Dit heeft betrekking op het organiseren van bv. een wijkfeest, bbq, borrels, workshops, Sinterklaasfeest, zeskamp, etc. Een goed voorbeeld is het Halloweenfeest in oktober dat op initiatief van een lid in samenwerking met het bestuur in een paar dagen geregeld was. Kortom: de Vereniging Rijnsche Hout als netwerk voor het uitvoeren en ondersteunen van initiatieven door en voor leden.

3 Dus wil je iets organiseren, heb je ideeën voor collectieve inkoop, of andere vragen of opmerkingen: mail het dan naar het secretariaat Als vereniging zullen we dan bekijken hoe we je initiatief vanuit ons netwerk kunnen ondersteunen. 4. Stemming begrotingsscenario s 2010 Ons streven is de contributie vanaf 2010 drastisch te verlagen. Als bewonersvereniging zijn onze kosten veel lager dan als kopersvereniging en met een lage contributie hopen we de meeste leden te behouden en wellicht nog nieuwe leden te werven, zodat we een grote vereniging blijven die een vuist kan maken naar bv. de gemeente als dat nodig is. Lenno licht 3 begrotingsscenario s toe: 1. Begroting 258 positief, contributie 5 per lid, geen ledenvergaderingen Dit scenario vereist dat we naar de notaris moeten om de statuten aan te passen (stemmen kan niet meer middels ledenvergaderingen) 2. Begroting 42 negatief, contributie 5 per lid, ledenvergaderingen low budget (bv. in Forum het Zand waarbij we zelf wat hapjes en drank inkopen) Voor dit scenario hoeven we niet naar de notaris. We gaan wel elk jaar iets interen op het eigen vermogen gezien de hogere kosten t.o.v. scenario Begroting 658 negatief, contributie 5 per lid, ledenvergaderingen op het huidige niveau (in restaurant Hoge Weide of de Buurvrouw) Ook voor dit scenario hoeven we niet naar de notaris. T.o.v. scenario 2 gaan we nog meer interen op het eigen vermogen, maar dat zouden we zo n 5 jaar vol kunnen houden. Bij elk scenario is er sprake van een eigen bijdrage voor deelname aan activiteiten. Vraag: is er rekening gehouden met huurders als nieuwe leden? Nee, niet als zodanig. We verwachten dat er ook leden gaan opzeggen en dat we ongeveer op hetzelfde aantal leden uitkomen als in Vraag: betalen nieuwe leden ook 35 inschrijfgeld? Lenno geeft in eerste instantie aan van wel, maar dat lijkt veel t.o.v. de 5 contributie per jaar. We gaan hier als bestuur nog naar kijken. Vraag: krijgen we als bewonersvereniging nog subsidie van de gemeente? Ja, als vereniging hebben we daar recht op.

4 Vraag: in geval van scenario 2 blijft het eigen vermogen grotendeels in stand. Wat doen we daar mee? In de statuten is vastgelegd dat dit ten goede komt aan de wijk. Voordat we een dergelijke uitgave doen, moet dit besloten worden door de Algemene Ledenvergadering. Daarnaast hebben we geld nodig om de initiatieven van leden financieel te ondersteunen (zie visie 2010 en verder). Vraag: is er al rekening gehouden met de kosten voor bv. een wijkfeest? Ja, in beperkte mate. We krijgen hier ook subsidie voor en er zal altijd een eigen bijdrage per lid gevraagd voor deelname aan activiteiten. Vraag: wat is het uitgangspunt achter het bedrag van 5 contributie? Waarom geen 10? We zijn ervan uit gegaan dat we een gelijk ledenaantal houden en dat we ongeveer budgetneutraal zouden uitkomen. Dat kan met 5 per lid. Als blijkt dat dit niet voldoende is, omdat er meer initiatieven vanuit de leden komen dan verwacht, kunnen we altijd de contributie in 2011 naar 10 verhogen. Vraag: is er altijd een eigen bijdrage voor activiteiten? Hoe werkt dat dan als we bv. voor het Sinterklaasfeest 3 pietenpakken willen huren? Dat lost de derde stemming op (zie agendapunt 6). Vraag: is scenario 1 überhaupt wel een optie? Die strookt niet met de doelstellingen en visie? Goed punt, wij willen echter als bestuur niet sturend zijn in de stemming. Vervolgens gaan we stemmen. De vergadering kiest met een meerderheid van stemmen voor het tweede scenario. We hoeven de statuten dus niet aan te passen en zullen volgend jaar 1 of meer ledenvergaderingen low budget organiseren. 5. Stemming stemprocedure wijziging Als bestuur willen we graag de mogelijkheid hebben om te stemmen middels i.p.v. alleen op ledenvergaderingen. Dit betekent niet dat we alleen nog maar via mail gaan stemmen. Wel kan het praktisch zijn als we bv. onvoldoende opkomst hebben bij een vergadering of als we een tussentijdse stemming moeten doen. Alle leden kiezen in met de mogelijkheid om per te stemmen. We zullen hiervoor het huishoudelijk reglement aanpassen (kan zonder gang naar de notaris). Actie bestuur.

5 6. Stemming investeringsbevoegdheid bestuur Om initiatieven van leden financieel te kunnen ondersteunen krijgt het bestuur graag de bevoegdheid om buiten de begroting om 1 of meer investeringen per jaar te doen (zonder daarvoor de leden te hoeven raadplegen). Voor de stemming hebben we drie keuzes: Tot 450 per jaar 3. Tot 750 per jaar De vergadering kiest met een meerderheid van stemmen voor keuze 3: het bestuur mag dus zonder ledenraadpleging tot 750 per jaar uitgeven om initiatieven van leden financieel te ondersteunen. 7. Rondvraag Vraag: wie van de leden is zijn/haar sleutels verloren? Er zijn sleutels gevonden bij Agaatvlindersingel 115. Van de aanwezige leden is niemand zijn sleutels kwijt. Karin zal een mail rondsturen. Actie Karin. Vraag: hoe kunnen we als vereniging druk uitoefenen op de gemeente om de wijk af te maken? Afgelopen week hebben we van de gemeente informatie ontvangen over de nog aan te leggen wegen rondom de wijk. Als het nodig is, zullen we als vereniging contact opnemen met de gemeente (die contacten lopen al). Vraag: hoe gaan we vanuit de vereniging bewoners informeren? Middels , de wijkkrant en een website (het forum wordt in overleg met Jelmar opnieuw ingericht). Vraag: kunnen we iets doen aan de bereikbaarheid van de wijk vanuit de brandweer? Als je de wijk verlaat vanaf de witte brug, is er geen tot weinig zicht naar rechts en links vanaf de brug. En als je de Belcampostraat in draait, is het te smal als er een tegenligger komt. Advies is je vragen te mailen naar het wijkbureau én naar het secretariaat van de vereniging. Als we meerdere soortgelijke vragen binnen krijgen, kunnen we als vereniging ook vragen stellen aan de gemeente. Vraag: hoe komen de appartementen aan de overkant van de Agaatvlindersingel eruit te zien? Op de website van de architect staan beelden (inmiddels staat een link op het forum).

6 Vraag: wanneer gaan ze beginnen met de speeltuin aan de Hermelijnvlinderdijk? Die vraag is inmiddels voorgelegd aan het wijkbureau, maar we hebben nog geen reactie terug ontvangen. Vraag: op de Agaatvlindersingel wordt erg hard gereden. Wat kunnen we hieraan doen? Geef het in ieder geval door aan het wijkbureau en aan de wijkagent. Hoe vaker ze klachten krijgen, hoe groter de kans dat ze er iets mee doen. Daarnaast doen we een oproep aan iedereen om op zijn/haar snelheid te letten. Spreek je buurtgenoten er ook op aan. Vraag: mensen laten hun hond uit langs de Agaatvlindersingel aan de waterkant, de hondenpoep wordt niet opgeruimd. Wat kunnen we hieraan doen? Spreek je buurtgenoten erop aan. Voor wie het niet wist: in Park Groot Zandveld is er een uitlaatgebied (tegenover de witte bruggen richting de brandweertoren). Vraag: tot wanneer zijn de inkoopvoordelen nog geldig? De afspraken met de Gamma hebben een open einde (wordt periodiek door de Gamma geëvalueerd) en de afspraken met Groenrijk moeten opnieuw bevestigd worden voor Actie inkoopcommissie. Opmerking: bij sommige woningen gaat het schilderwerk aan de buitenkant al los zitten in de hoeken van de kozijnen. We kunnen voor 2011, maar mogelijk ook al voor 2010, gaan kijken naar collectieve inkoop van schilderwerk. Actie inkoopcommissie. Vraag: hoe zat het ook weer met de bevestiging van zonneschermen? Zonneschermen kunnen bevestigd worden (platen moet er wel eerst af), maak goede afspraken met je leverancier. Kijk op voor inkoopvoordelen. 5. Afsluiting Lenno bedankt alle aanwezigen voor hun komst en sluit de vergadering. Tijd om te borrelen!

7 Besluitenlijst Nr. Besluit 1 De contributie per lid bedraagt in In 2010 zullen één of meerdere low budget Algemene Ledenvergaderingen worden georganiseerd. 3 Aan het huishoudelijk reglement van de vereniging wordt de mogelijkheid om per te stemmen, toegevoegd. 4 Het bestuur krijgt de bevoegdheid om per jaar tot een maximum bedrag van 750 buiten de begroting om, te investeren, zonder daarvoor de leden te hoeven raadplegen. Actielijst Nr. Actie Wie 1 Wijkagent vragen naar mogelijkheden buurtpreventie Bestuur 2 Aanpassen huishoudelijk reglement voor stemmen via Bestuur 3 Mail naar leden over verloren sleutels Karin 4 Bevestigen afspraken met Groenrijk voor 2010 Inkoopcommissie 5 Collectieve inkoop schilderwerk Inkoopcommissie