Notulen Bijzondere Ledenvergadering

Transcriptie

1 Notulen Bijzondere Ledenvergadering LTVB: Gereed voor de toekomst Vernieuwde inrichting tennispark LTVB Dinsdag 5 april 2016 Versie 0.2 van 14 april 2016 Bladzijde 1 van 6

2 Algemeen Aanwezig: Afwezig met bericht: 112 leden Rina Spanjers en Mark van Giersbergen Agenda 1. Opening door de voorzitter 2. Toekomstgericht vervangen van de toplaag van baan 1 tot en met Sluiting Toelichting agenda punt 2: Hiervoor is een werkgroep samengesteld om onderzoek te doen naar de mogelijkheden. Er zijn ruwweg drie opties: kunstgras, zandkunstgras rood (smashcourt/ redcourt etcetera) en gravel. De werkgroep wil geen enkele optie uitsluiten, omdat iedere ondergrond zijn eigen voor en nadelen heeft. Tijdens de buitengewone ledenvergadering worden de overwegingen gepresenteerd en mogen de leden hun voorkeur uitspreken. Conform de statuten wordt het volgende artikel onder de aandacht gebracht: Artikel 16 lid 3: Een algemene vergadering kan slechts dan geldige besluiten nemen indien tenminste een/tiende van het aantal stemgerechtigde leden aanwezig is. Is dit vereist aantal stemgerechtigde leden niet aanwezig, dan moet binnen eenentwintig dagen daarna een tweede algemene vergadering met dezelfde te behandelen onderwerpen worden bijeengeroepen, die alsdan geldige besluiten kan nemen, ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigde leden. Indien het vereiste aantal leden niet aanwezig is zal het bestuur een tweede buitengewone ledenvergadering uitschrijven op woensdag 13 april 2016 in het paviljoen. De vergadering kan dan geldige besluiten nemen. Bladzijde 2 van 6

3 1. Opening van de voorzitter Hendry opent de vergadering om uur. Hij heet iedereen van harte welkom op deze bijzondere ledenvergadering (BLV) van LTVB. De voorzitter is blij dat er zoveel leden aan de oproep gehoor hebben gegeven om deze ledenvergadering bij te wonen. Deze vergadering staat in het teken van het vervangen van de toplaag voor baan 4 tot en met 13 en om de vergadering te informeren over de laatste ontwikkelingen met betrekking tot LTVB 2.0 en in het bijzonder over de inrichting van baan 1 tot en met 3. Volgens de ledenadministratie heeft LTVB op dit moment 677 leden. In de statuten staat vermeld dat minimaal 10% van de leden aanwezig moet zijn op de vergadering om geldige besluiten te nemen. Dit betekent dat er minimaal 67 leden aanwezig moeten zijn. Volgens de presentielijst waren er 112 leden aanwezig. Dit betekent dat de vergadering geldige besluiten mag nemen. 2. Toekomstgericht vervangen van de toplaag van baan 4 tot en met 13 Hendry geeft het woord aan de werkgroep (Hans van Broekhoven, Jan Krijger en Bart-Jan Peteri ) om het vervangen van de toplaag van baan 4 tot en met 13 toe te lichten. Opdracht voor de werkgroep De opdracht voor de werkgroep luidt: Het toekomstgericht vervangen van de toplaag van baan 4-13 op basis van vooraf vastgestelde criteria. Besluitvorming met betrekking tot de baansoortkeuze en goedkeuring investering voor baan 4-13 en het presenteren van een concept voor de inrichting van baan 1-3. Advies op basis Het advies van dd werkgroep is gedaan op basis van: Diverse publicaties, waar onder baansoorten in beeld (KNLTB), vergelijkende onderzoeken bij andere verenigingen, het advies KNLTB, gesprekken met leveranciers en diverse referentiebezoeken en navraag bij andere verenigingen. Huidige baanindeling LTVB beschikt over 15 zand ingestrooide kunstgrasbanen. Baan 1 t/m 9 (toplaag vervangen in september 2004) Baan 10 t/m 13 (aangelegd in 1999 en in gebruik genomen in december 1999) Baan 14 en 15 (aangelegd in 2013 en in gebruik genomen in november 2013). Probleem stelling Het probleem is ontstaan door de sterke vervuiling (algen en vuil in de lucht) van de banen. Hierdoor zijn banen slecht water-doorlatend en tenslotte doordat de vezellengte van de banen 1 t/m 13 afneemt. Mogelijke baansoorten Op basis van de selectiecriteria, de onderzoeksrapporten van andere verenigingen, publicaties van de KNLTB en de bezoeken aan andere verenigingen heeft de werkgroep in januari 2016 de volgende baansoorten geselecteerd: Gravel, kunstgras en smashcourt. Bladzijde 3 van 6

4 Criteria Aan de hand van de gegevens van de KNLTB en andere bronnen zijn de onderstaande criteria toegelicht voor de drie baansoorten. Speeleigenschappen. Duurzaamheid & Speelbaarheid, hierbij is op te merken dat op gravel maar 35 weken te spelen is in tegenstelling tot kunstgras en smashcourt 45 weken. Gravel is geen all weather baan. Kosten investeringen, Opmerking: gravel relatief het goedkoopste is en smashcourt het duurste. Onderhoud & Onderhoudskosten, Hierbij valt op dat gravel ruim 2 keer duurder is dan kunstgras en smashcourt en dat we voor gravel nog meer beroep moeten doen op de eigen leden. Afschrijvingen, wanneer we alle kosten door berekenen over een periode van 30 jaar en dan naar de kosten kijken per week bespeelbaar (waarbij het onderhoud wordt uitbesteed) dan is gravel het duurste met 681, daarna smashcourt met 594 en het goedkoopste is kunstgras met 478. Onderhoud van Gravel Dit kunnen we niet zelf doen, maar moeten we uitbesteden. Als we dit zelf doen dan moeten wij teveel beroep doen op de eigen leden. Omdat LTVB geprivatiseerd is moeten wij ook de kosten zelf opbrengen.dit zou betekenen dat we het park 3-4 maanden dicht moeten doen.daarom kunnen wij het als vereniging niet permitteren om over te stappen naar gravel. Dit is de hoofdreden dat gravel als baansoort afvalt voor LTVB. Begroting De totale begroting voor baan 4 tot en met 13, op basis van kunstgras, bedraagt ongeveer Dit is inclusief BTW en ook inclusief het vervangen van het hekwerk voor baan 4 tot en met 9. Offertes Er zijn bij 2 leveranciers offertes opgevraagd voor kunstgras en smashcourt op basis van vooraf vastgestelde criteria. Activiteit Kunstgras Smashcourt Verschil Banen Hekwerk Straatwerk Totaal inclusief BTW Onderhoud per jaar Levensduur Totale kosten per jaar De levensduur kan verlengd worden door de infill na 8 jaar te vervangen. De extra kosten bedragen tussen de en Overzicht van de belangrijkste conclusies Smashcourt en kunstgras voldoen aan de vooraf gestelde criteria. Smashcourt en kunstgras hebben niet dezelfde speeleigenschappen. Smashcourt is in aanschaf duurder dan kunstgras. Onderhoud is nagenoeg gelijk. Voor de overige eigenschappen passen Smashcourt en kunstgras bij LTVB. Bladzijde 4 van 6

5 Voordelen Smashcourt tov Kunstgras Smashcourt benadert de techniek van tennissen beter dan kunstgras. Betere speeleigenschappen: glijden, remmen, wenden en keren. Lichte balafdruk zichtbaar. De balstuit is hoger. Jonge spelers leren daardoor een betere techniek, oudere spelers hoeven minder diep door de knieën en je benadert de wens van de KNLTB meer dan met kunstgras. Samenvatting Bespeelbaarheid: 45 weken (niet bij sneeuw, dooi en ijzel). Snel bespeelbaar na regen. Optimale speeleigenschappen (balstuit, glijden en grip). Vriendelijke ondergrond voor gewrichten en spieren. Onderhoudsvriendelijk. In alle seizoenen constante eigenschappen. Geen beregening noodzakelijk. Vaste belijning. Advies van de werkgroep De werkgroep adviseert op basis van de bekende gegevens voor: smashcourt. Verder uitwerken van de offertes met de betreffende aannemers en het maken van de planning voor de komende maanden. Stemmen Toekomstgericht vervangen van de toplaag van baan 4 tot en met 13. Stemming geschiedt mondeling. Conform de statuten is het volgende artikel van kracht: Artikel 16 lid 3. Aan de vergadering wordt gevraagd om te stemmen voor een baansoort: Smashcourt of Kunstgras. Aan de vergadering wordt gevraagd om te stemmen voor goedkeuring voor de investering voor Smashcourt ( ) of kunstgras ( ) voor de banen Resultaat stemming Kunstgras: 22 leden Smashcourt: 90 leden Goedkeuring voor de investering (Herinrichting van baan 4-13): Wordt goedgekeurd door de vergadering. Tijdens vergadering is ook de vraag gekomen wat te doen met kunstgrasbanen 14 en 15. De werkgroep is van mening dat deze banen niet vervangen worden door smashcourt omdat deze banen pas vanaf 2013 in gebruik zijn. Dit zou kapitaal vernietiging zijn volgens de werkgroep. De werkgroep stelt aan de vergadering voor om baan 14 en 15 niet op te nemen in het plan om de toplaag te vervangen. De vergadering stemt in met dit voorstel. Bladzijde 5 van 6

6 Planning voor baan 4 t/m 13 De werkgroep gaat ervan uit dat we eind april, begin mei de opdracht geven aan de leverancier. In overleg met leverancier is het onderstaande schema opgesteld. Fase 1 Juni de banen Banen 1-9 beschikbaar. Banen beschkbaar. Fase 2 Juli en augustus de banen 4-9. Eerst hekwerk vervangen op de banen 4-9. Banen en 1-3 beschikbaar. Tijdens de presentatie hebben de leden de mogelijkheid gehad om vragen te stellen met betrekking tot het vervangen van de toplaag. Deze vragen zijn door de werkgroep afdoende beantwoord volgens de vergadering. Hieronder is een overzicht gegeven van de vragen: Wat is de oorzaak van algen en hoe gaan we deze bestrijden? Is er gekeken om verschillende baansoorten te nemen? Is er garantie dat de drainage nog voldoet? Wat te doen met baan 14 en 15? LTVB 2.0 Vorig jaar hebben we een brainstormsessie gehouden met betrekking tot LTVB. Bart-Jan geeft in een korte presentatie wat eventueel een mogelijkheid zo kunnen zijn voor de herinrichting van baan 1 tot en 3. Hierbij wordt gedacht aan: Center Court, speeltuin, tennismuur en padeltennis met een minibaan. Alles wordt zodanig ingericht dat het geheel een overzichtelijk en open karakter heeft. In de komende maanden zal een werkgroep deze business case verder uitwerken. Organisatie structuur LTVB Hendry laat de organisatie structuur van LTVB per 1 november 2016 zien. Hij spreekt zijn zorgen uit over het aantal vrijwilligers binnen LTVB. Op diverse plaatsen in het schema ontstaan plaatsen die opgevuld moeten worden, doordat leden stoppen met een bepaalde activiteit. Hendry geeft aan dat het bestuur gaat nadenken hoe dit in de toekomst in te vullen. Dit zou kunnen betekenen dat het vrijblijvende karakter van de vrijwilligers onder druk komt te staan. 3. Afsluiting Hendry dankt iedereen voor zijn/ haar bijdrage en wenst LTVB veel voorspoed. De vergadering wordt gesloten om uur. Best, april 2016 Hans van Broekhoven, secretaris Bladzijde 6 van 6