HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Transcriptie

1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT Lokaal Fonds Uitvoerend Comité Mol REVISIENUMMER: 0

2 Huishoudelijk Reglement Lokaal Fonds Uitvoerend Comité Mol Goedgekeurd door Uitvoerend Comité Mol op 03/07/2018, revisienummer 0. Goedgekeurd door de Raad van Bestuur van het Lokaal Fonds op 12/07/ Algemeen Het huishoudelijk reglement beschrijft de interne werking van het Uitvoerend Compartiment Mol van het Lokaal Fonds en de samenwerking met de andere organen van het Lokaal Fonds. Wat in het huishoudelijk reglement beschreven wordt, is een aanvulling op het Beheerreglement en de statuten van het Lokaal Fonds. Het huishoudelijk reglement vervangt noch het Beheerreglement noch de statuten. Het huishoudelijk reglement kan herzien worden op basis van praktische ervaringen bij de operationele werking van het Uitvoerend Comité Mol. Het huishoudelijk reglement wordt op het digitale platform van het Lokaal Fonds bewaard onder het publieke luik. UCM HHR_revisienr 0_goedkeuring RvB 12/07/2018 1

3 2 Inhoud 1 Algemeen 1 2 Inhoud 2 3 Mandaten Contactgegevens leden van het Uitvoerend Comité Mol Functieverdeling Inzagerecht van de leden van het Uitvoerend Comité Mol 3 4 Vergaderingen van het Uitvoerend Comité Mol Oproep tot de vergadering Uitnodigingen Agenda Verloop van de vergadering Beslissingen Geldig beraadslagen Nemen van beslissingen Notulen 5 5 Communicatie met andere organen van het Lokaal Fonds 5 UCM HHR_revisienr 0_goedkeuring RvB 12/07/2018 2

4 3 Mandaten 3.1 Contactgegevens leden van het Uitvoerend Comité Mol De leden van het Uitvoerend Comité Mol bezorgen volgende contactgegevens aan de secretaris van het Uitvoerend Comité Mol: voornaam, familienaam, adres, (mobiel) telefoonnummer, adres. 3.2 Functieverdeling Binnen het Uitvoerend Comité Mol worden de volgende functies ingevuld: voorzitter, financieel coördinator, secretaris, afvaardiging Raad van Bestuur. Het Uitvoerend Comité Mol kiest uit zijn leden een voorzitter. De voorzitter fungeert als aanspreekpunt van het Uitvoerend Comité Mol. De voorzitter stelt de agenda samen, leidt de vergadering en ondertekent de notulen. Het Uitvoerend Comité Mol kiest uit zijn leden een financieel coördinator. De financiële coördinator fungeert als aanspreekpunt voor alle financiële aspecten binnen het Uitvoerend Comité Mol en met alle andere organen binnen het Lokaal Fonds. De financieel coördinator maakt de begroting op en volgt het budget op inzake ondersteuning van projecten, onkosten en werkingskosten van het UCM. De leden van het Uitvoerend Comité Mol stellen ook een secretaris aan. Dit kan één van de leden van het Uitvoerend Comité Mol zijn of een derde. De secretaris biedt ondersteuning van de vergadering, zoals onder meer: agendapunten en ondersteunend materiaal verzamelen, de uitnodiging en agenda versturen, notuleren en het verslag opmaken en verdelen. Daarnaast biedt de secretaris niet-projectgerelateerde ondersteuning, zoals onder meer het verdelen van documenten en informatie en het opmaken en aanpassen van documenten. Een administratieve medewerker helpt het Uitvoerend Comité Mol met de administratie bij de projectwerking. 3.3 Inzagerecht van de leden van het Uitvoerend Comité Mol Alle leden van het Uitvoerend Comité Mol hebben inzagerecht in alle documenten van het Uitvoerend Comité Mol. Verder hebben de leden van het Uitvoerend Comité Mol inzagerecht in alle beschikbare documenten m.b.t. ingediende projecten. 4 Vergaderingen van het Uitvoerend Comité Mol 4.1 Oproep tot de vergadering Het Uitvoerend Comité Mol vergadert minstens maandelijks, met uitzondering van de maanden juli en augustus, op de 1ste dinsdag van de maand van 20u tot 22u. Het Uitvoerend Comité Mol kan op zijn vergadering, mits motivatie, beslissen om daarvan af te wijken. UCM HHR_revisienr 0_goedkeuring RvB 12/07/2018 3

5 Wie niet aan de vergadering kan deelnemen, meldt dit op voorhand aan de secretaris. Wie drie opeenvolgende vergaderingen afwezig is zonder verontschuldiging, zal vervangen worden. De vervanger van het betrokken lid wordt door MONA vzw aangeduid, conform de bepalingen in de statuten van MONA vzw Uitnodigingen De secretaris verstuurt ten laatste 1 week voor de vergadering de uitnodiging van de vergadering met de vermelding van datum, tijdstip en plaats. Bij de uitnodiging verstuurt de secretaris ook de agenda en al het beschikbare ondersteunend materiaal Agenda Ieder lid van het Uitvoerend Comité Mol kan agendapunten voorstellen. Sommige agendapunten liggen vast voor elke vergadering, andere dienen ten laatste 2 weken voor de vergadering aan de voorzitter te worden gemeld. De voorzitter stelt hieruit de finale agenda samen. Agendapunten die later worden aangebracht, worden aan de agenda toegevoegd en goedgekeurd door de aanwezige leden van het Uitvoerend Comité Mol aan het begin van de vergadering. Voor deze toegevoegde punten geldt een beperking dat er geen beslissingen kunnen worden genomen. 4.2 Verloop van de vergadering De voorzitter van het Uitvoerend Comité Mol zit de vergadering voor en zorgt ervoor dat alle agendapunten voldoende aandacht krijgen. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt deze taak overgenomen door een lid van het Uitvoerend Comité Mol dat door de voorzitter werd aangesteld. Iedereen respecteert de mening van de anderen en samen wordt ernaar gestreefd om de vergadering efficiënt te laten verlopen. 4.3 Beslissingen Geldig beraadslagen Het Uitvoerend Comité Mol kan slechts beraadslagen indien de meerderheid van haar leden (minstens vijf leden) aanwezig of vertegenwoordigd is. Een lid dat verhinderd is, kan, middels een schriftelijk document of elektronisch bericht, gehandtekend en gedagtekend, een ander lid van het Uitvoerend Comité Mol machtigen om hem te vertegenwoordigen en in zijn plaats te stemmen. Zulke volmachten gelden slechts voor één vergadering, en ieder aanwezig lid kan slechts één ander lid vertegenwoordigen. De volmacht wordt voorafgaand aan de vergadering bezorgd aan de voorzitter en/of secretaris Nemen van beslissingen Het Uitvoerend Comité Mol kan slechts geldig beslissingen nemen indien de meerderheid van haar leden, minstens vijf leden, aanwezig of vertegenwoordigd is. Het Uitvoerend Comité Mol streeft steeds naar consensus bij het nemen van beslissingen. Indien er geen consensus wordt bereikt, worden de besluiten van het Uitvoerend Comité Mol genomen bij een volstrekte 1 meerderheid van stemmen, onthoudingen buiten beschouwing gelaten. 1 Volstrekte meerderheid = een gewone meerderheid, namelijk de helft + 1 UCM HHR_revisienr 0_goedkeuring RvB 12/07/2018 4

6 De voorzitter kan een stemming organiseren. Ingeval van staking van stemmen, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Na het nemen van een beslissing wordt het voltallige Uitvoerend Comité Mol geacht om deze beslissing te ondersteunen. 4.4 Notulen Besluitvorming en adviezen worden schriftelijk vastgelegd door de secretaris. De notulen bevatten een beschrijving van de besproken agendapunten met een aanduiding of het gaat over een beslissing (B), discussie (D) of informatie (I). Het bevat tevens alle afgesproken acties (wie doet wat tegen wanneer). De notulen worden goedgekeurd op de eerstvolgende vergadering. De secretaris verstuurt de notulen ten laatste één week na de vergadering aan de leden van het Uitvoerend Comité Mol, de leden van de Raad van Bestuur, de Waarnemer en de Directeur. Na goedkeuring worden de notulen ondertekend door de voorzitter en de secretaris. De notulen worden bijgehouden in een bijzonder register dat wordt bewaard op de maatschappelijke zetel van het Lokaal Fonds en op het digitale platform van het Lokaal Fonds onder het private luik. 5 Communicatie met andere organen van het Lokaal Fonds Interne communicatie draagt bij aan een integrale manier van werken. Goede communicatie tussen de compartimenten, de Raad van Bestuur, zorgt ervoor dat we van elkaar weten waar we mee bezig zijn. We verwijzen naar de procedure Communicatie en Communicatie met stakeholders over hoe het Uitvoerend Comité Mol moet communiceren met de andere organen binnen de Stichting Lokaal Fonds. Deze procedure is een aanvulling op het Beheerreglement en de statuten van het Lokaal Fonds. Zij vervangt noch de statuten, noch het Beheerreglement. UCM HHR_revisienr 0_goedkeuring RvB 12/07/2018 5