Concept Notulen Vergadering van het Interim Bestuur, Dorpsvereniging Groote Keeten

Transcriptie

1 Concept Notulen Vergadering van het Interim Bestuur, Dorpsvereniging Groote Keeten Plaats & datum: Brekers, 7 mei 2016 Aanwezigen: Ivan Louer (IL, vz), Max de Groot (MdG, algemeen bestuurslid, Jan Snoek (JS, penningmeester), Sarah Durston (SD, secretaris, notulist), Friso ten Holt (FtH, pleingroep), Wim Kooijman (WK, werkgroep Paard). Toehoorders: Johan Hartendorp (JH). Afwezig met kennisgeving: Sjef Otto (algemeen bestuurslid), Ivo Kramer. 1. IL heet de aanwezigen welkom en opent de vergadering. 2. De agenda wordt vastgesteld. 3. Ingekomen stukken a. Er is een binnengekomen van de Vereniging van Kleine Kernen Noord-Holland (VVKKNH) over de aanbesteding van het openbaar vervoer. Als interim bestuur is het niet gepast om dit op te pakken en wordt besloten dit niet te doen. b. Er is een tweede van de VVKKNH binnengekomen over mogelijke fusie tussen dorpsraden. Ze organiseren op 18 mei een avond hierover. Van het bestuur is niemand in de gelegenheid om erheen te gaan. Wellicht is het wel interessant voor m.n. de pleingroep. FtH neemt het mee. c. Er zijn een aantal s binnengekomen n.a.v. de waarin leden warden herinnerd om hun contributie te betalen. Een lid geeft aan dat het beter zou zijn om aparte ondernemers en bewoners/recreanten verenigingen te hebben, omdat de belangen van beide groepen vaak strijdig zijn. Een ander lid zei het lidmaatschap op, omdat het bestuur de wijze van inning en daarmee de hoogte van de contributie eenzijdig heeft aangepast. Uitgesproken wordt dat de contributie nog steeds op de oude manier betaald mag worden. d. De vermelding van de dorpsvereniging in de gemeente-gids is aangepast naar de huidige situatie. 4. Mededelingen geen 5. Notulen interim bestuursvergadering 9 april 2016 De notulen worden vastgesteld en zullen op de website worden geplaatst. Actie MdG. De actiepunten worden nagelopen. 1

2 Naar aanleiding van de notulen: a. De jaarrekening moet voor 1 juli goedgekeurd worden door de ALV. Dit komt dus terug op de agenda voor de ALV. Actie SD. Voor die tijd zal de interim kascie de jaarrekening doornemen. Actie SD en SO. b. De stukken van de KvK zijn teruggekomen en zijn weer teruggekomen. IL stuurt ze nogmaals in. Actie IL 6. Raadpleging leden over toekomst dorpsvereniging a. stand van zaken, reactie gemeente De betrokken wethouder, Sigge van de Veek, heeft een brief geschreven ter ondersteuning van deze peiling, waarin hij ook aangeeft dat hij bij de telling aanwezig zal zijn. Hier zijn wij blij mee. Deze brief zal samen met de formulieren voor de peiling worden verspreid. De afdeling communicatie van de gemeente heeft suggesties gedaan voor de formulering van de vragen in de enquête. Duidelijk is dat zij de achtergrond voor de enquête niet kennen, en we nemen deze suggesties dan ook niet over. b. verdere planning We besluiten om een papieren enquête te houden, daarmee is het ook mogelijk om de formulieren te nummeren. Omdat de meeste huishoudens twee stemgerechtigde inwoners hebben, zullen per formulier twee stemmen uitgebracht kunnen worden. Extra formulieren zijn desgewenst af te halen bij Brekers. We vragen de gemeente om een stembus met een slot, en zullen de sleutel bij de wethouder laten. Actie IL. De stembus zal twee weken open zijn. We bespreken dat niet alle recreanten regelmatig in Groote Keeten zijn, en daarmee de mogelijkheid om te stemmen kunnen mislopen. Daarom zal naar iedereen van wie we een adres hebben (de leden van de vereniging, via de VVEs van de appartementen aan het plein en het Sandepark) een worden uitgedaan om ze over deze enquête te informeren. Eventueel kunnen ze dan een stem uitbrengen door een formulier met oplopende nummers in te vullen en te sturen aan het adres van de dorpsvereniging. Deze zullen dan door de secretaris in de stembus worden gedaan. Actie SD: opstellen. IL zal Dhr. Nannes van de gemeente om 500x de brief van de wethouder vragen; daarnaast zal IL 500x prints van de enquête met oplopende nummers laten maken. Actie IL. We nemen een vraag op over wie de stem uitbrengt: inwoner/recreatieve inwoner (eigenaar)/ ondernemer actief in GK. Actie SD. We verspreiden de enquête zelf op zaterdag 14 mei, 12:00. Actie: IL, SD, MdG 2

3 We sluiten de brievenbus twee weken later, op 28 mei 12:00. Dan worden de stemmen ook geteld. IL nodigt de wethouder uit om erbij te zijn. Actie IL. IL, SD en JS zullen er in ieder geval ook bij zijn. Als de stemmen geteld zijn, zal de uitkomst bekend worden gemaakt via de website en via . Tegen die tijd zullen de agenda en de stukken voor de ALV ook op de website staan, evenals een oproep voor nieuwe bestuursleden, mocht de dorpsvereniging voldoende draagvlak hebben om door te gaan. SD stelt deze op en stuurt ze naar MdG. Actie SD, MdG. Zat 4 juni zal het interim bestuur vergaderen om de ALV voor te bereiden; zon 5 juni 10:00 zal de ALV plaatsvinden, waar de uitslag van de enquête en de toekomst van de dorpsvereniging besproken zullen worden. Dit kan nu al op de website. Actie MdG. De tijdslijn van de enquête is dus als volgt: Zat 14 mei: verspreiden enquête huis-aan-huis Zat 28 mei 12:00: sluiten stembus en tellen stemmen, met aanwezigheid wethouder v/d Veek. Zon 5 juni 10:00: ALV over de toekomst van de dorpsvereniging. 7. Inbreng werkgroepen De Pleingroep brengt verslag uit via een van Fenneke Stegehuis. FtH vult aan. Het aangepast plan wordt besproken met beheerders gebieden rondom plein. Momenteel zijn ze vooral druk uit te zoeken wie wat beheert. Daarnaast rekenen Paul Klöters en Hein Veldman momenteel het plan door. Daarna wil de pleingroep met de VVEs rondom het plein in gesprek. Naar verwachting zullen ze het plan in 2017 naar buiten kunnen brengen. Het doel van het plan is een rustig, groen plein, met een bypass naar het strand. Het schriftelijke verslag van Fenneke kan op de site geplaatst worden. Actie MdG. Werkgroep Paard: Wim Rijnders is nog niet bereikt, Cees Imming ook niet. IL probeert het nog. Actie: IL. We bespreken dat de werkgroepen ook overlap is. Afgesproken wordt dat de Pleingroep het initiatief neemt voor een gezamenlijke vergadering, als hun plan iets verder ontwikkeld is. Actie Pleingroep. Werkgroep Helmweg: geen mededelingen. 3

4 8. Website Geen punten 9. Wat verder ter tafel komt Geen punten 10. Rondvraag FtH merkt op dat veel partijen nadenken over de toekomst van de Nederlandse kust. Het is belangrijk om de helikopter-visie in de gaten houden, en niet alleen maar bezig te zijn met wat in de dorpsvereniging gebeurt Zo organiseert het Zijper landschap binnenkort een bijeenkomst over toekomst kustgebieden. 11. Datum volgende vergadering 4 juni 10:00 zal het interim bestuur een voorbereidende vergadering houden; 5 juni 10:00 zal de ALV in Brekers plaatsvinden. 12. IL bedankt de aanwezigen en sluit de vergadering Actie-punten: 1) drie modellen voor plein uitwerken en voorleggen aan de vereniging, alsmede namens de dorpsvereniging een pleinbijeenkomst organiseren (pleingroep) 2) toekomstvisie Groote Keeten zoals opgesteld door studenten Hogeschool naar bestuur sturen (IL vraagt het aan Valentijn Stam). 3) opstellen concept bericht rondom peiling voor op de website (SD) en plaatsen daarvan na instemming bestuur (MdG) 4) op de website plaatsen van het plan van de werkgroep Helmweg (MdG) 5) definitieve notulen bestuursvergadering 9 april 2016 op website (MdG) 6) Interim kascie kijkt naar jaarrekening 2015 (JS, SO & MdG) 7) Opstellen agenda ALV, incluis vaststellen jaarrekening 2015 op agenda ALV (SD) 8) Opnieuw insturen formulieren KvK (IL) 9) Gemeente vragen om stembus met slot (IL) 10) Opstellen om zoveel mogelijk mensen te informeren over enquête (SD) 4

5 11) 500x enquete en brief van de wethouder verzamelen (IL) 12) toevoegen vraag aan enquête (SD) 13) verspreiden enquête 14 mei (SD, MdG, IL) 14) sluiten stembus en tellen stemmen in aanwezigheid wethouder 28 mei (IL, SD, JS) 15) Oproep voor nieuwe bestuursleden voor de website opstellen (SD) 16) Datum ALV op website (MdG) 17) Verslag pleingroep op website (MdG) 18) Contact opnemen met Wim Rijnders en Cees Imming over werkgroep paard (IL) 19) Beleggen gezamenlijke vergadering van de drie werkgroepen (pleingroep) Besluiten: geen 5