HUISHOUDELIJK REGLEMENT DE AGAAT. per

Transcriptie

1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT DE AGAAT per Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen Statuten Statuten zoals vastgesteld bij notariële akte dd ten kantore van notaris van Burik te Cuijk. De met een * gemarkeerde artikelen in dit huishoudelijk reglement zijn rechtstreeks ontleend aan het statuut en kunnen dus enkel door statutenwijziging worden aangepast. In geval van strijdigheid van statuut en huishoudelijk reglement gelden de bepalingen van het statuut. Bestuur De Stichting MFA De Agaat wordt gevormd door het bestuur. De namen stichting, bestuur en bestuur van de stichting zijn uitwisselbaar en verwijzen naar de zelfde juridische eenheid.. 1

2 Hoofdstuk 2 Bestuur 2.1 Samenstelling 2.1.1* Het bestuur van de stichting bestaat uit ten minste drie leden. Het aantal bestuursleden wordt - met inachtneming van het in de vorige zin bepaalde - door het bestuur met algemene stemmen vastgesteld De meerderheid van het bestuur bestaat uit leden die geen bestuurlijke binding heeft met een van de vaste gebruikers In uitwerking van het statuut wordt het aantal bestuursleden nader bepaald op minimaal 5 en maximaal 7 leden Wijziging van het aantal leden van het bestuur wordt middels een wijziging van het huishoudelijk reglement, met in acht nemen van het statuut, vastgesteld Nieuwe bestuursleden worden benoemd middels een besluit van het bestuur met de grootst mogelijke meerderheid * Bestuursleden worden telkens benoemd voor een periode van vier jaar en zijn een maal herbenoembaar * Bij het ontstaan van een (of meer) vacature(s) in het bestuur, zullen de overblijvende bestuursleden met algemene stemmen (of zal het enige overblijvende bestuurslid) zo mogelijk binnen twee maandenna het ontstaan van de vacature(s) daarin voorzien door de benoeming vaneen (of meer) opvolger(s) * Ingeval van één of meer vacatures in het bestuur vormen de overblijvende bestuursleden, of vormt het overblijvende bestuurslid, een wettig samengesteld bestuur Bestuursleden worden benoemd voor een periode van vier jaar en treden af volgens het rooster van aftreden, zoals vastgesteld door het bestuur Bij tussentijds aftreden, neemt het daarna benoemde lid van het bestuur de opengevallen plaats in het rooster van aftreden in Conform het statuut benoemt het bestuur voorzitter, secretaris en penningmeester Het bestuur benoemt een aandachtsfunctionaris voor beheer en een aandachtsfunctionaris voor technische aangelegenheden De functie van voorzitter is niet te verenigen met enige andere functie; de overige functies zijn wel in een persoon te verenigen Het bestuur brengt het rooster van aftreden ter kennis van het Platform 2

3 2.2 Vergaderingen 2.2.1* Ieder kalenderkwartaal wordt ten minste één vergadering gehouden Tijdens de vergadering zoals bedoeld in artikel is een financieel kwartaalrapport van de penningmeester aan de orde Extra vergaderingen worden uitgeschreven indien de secretaris in samenspraak met de voorzitter dit nodig acht * Vergaderingen zullen voorts telkenmale worden gehouden, wanneer één van de bestuursleden daartoe schriftelijk en onder nauwkeurige opgave van de te behandelen punten de oproeping doet * De oproeping tot de vergadering geschiedt ten minste zeven dagen tevoren, de dag van de oproeping en die van de vergadering niet meegerekend, door middel van oproepingsbrieven * De oproepingsbrieven vermelden, behalve plaats en tijdstip van de vergadering, de te behandelen onderwerpen * Zolang in een bestuursvergadering alle in functie zijnde bestuursleden aanwezig zijn, kunnen geldige besluiten worden genomen over alle aan de orde komende onderwerpen, mits met algemene stemmen, ook al zijn de door de statuten gegeven voorschriften voor het oproepen en houden van vergaderingen niet in acht zijn genomen * De vergaderingen worden geleid door de voorzitter; bij diens afwezigheid voorzien de aanwezigen zelf in de leiding van de vergadering * Van het verhandelde in de vergaderingen worden notulen gehouden door de secretaris of door één van de andere aanwezigen, door de voorzitter van de vergadering daartoe aangezocht. De notulen worden vastgesteld en getekend door degenen die in de vergadering als voorzitter en secretaris hebben gefungeerd De notulen zoals bedoeld in artikel staan in de eerstvolgende vergadering ter bespreking De bestuursvergaderingen worden bijgewoond door de beheerder indien en voor zover dit door de voorzitter nodig wordt geoordeeld. 3

4 2.3 Besluitvorming 2.3.1* Het bestuur kan ter vergadering alleen dan geldige besluiten nemen indien de meerderheid van de in functie zijnde bestuursleden ter vergadering aanwezig of vertegenwoordigd is. Een bestuurslid kan zich ter vergadering door een ander bestuurslid laten vertegenwoordigen op overlegging van een schriftelijke, ter beoordeling van de voorzitter van de vergadering voldoende, volmacht. Een bestuurslid kan daarbij slechts voor één ander bestuurslid als gevolmachtigde optreden * Het bestuur kan ook buiten vergadering besluiten nemen, mits alle bestuursleden in de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk, al dan niet per enig telecommunicatiemiddel, hun mening te uiten. Van een aldus genomen besluit wordt onder bijvoeging van de ingekomen antwoorden door de secretaris een relaas opgemaakt, dat na medeondertekening door de voorzitter bij de notulen wordt gevoegd * Ieder bestuurslid heeft het recht tot het uitbrengen van één stem. Indien de stemmen staken is de stem van de voorzitter doorslaggevend of een besluit is aangenomen of verworpen, tenzij volgens deze statuten een versterkte meerderheid is voorgeschreven. Voor zover deze statuten geen grotere meerderheid voorschrijven worden alle volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen * Alle stemmingen ter vergadering geschieden mondeling, tenzij één bestuurslid vóór de stemming een schriftelijke stemming verlangt. Schriftelijke stemming geschiedt bij ongetekende, gesloten briefjes * Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht * In alle geschillen omtrent stemmingen, niet bij de statuten voorzien, beslist de voorzitter van de vergadering De bestuursbesluiten worden kenbaar gemaakt aan het platform, tenzij expliciet vertrouwelijkheid door het bestuur wordt afgesproken. 4

5 Hoofdstuk 3 Platform 3.1 Samenstelling Platform Ten tijde van de vaststelling van het huishoudelijk reglement zijn vaste gebruikers: - Dorpsraad - VCA -Ulewappers - Quick Up - t Poortje - Maasklanken - Fanfare - Staagje - BSO - Lindenkring - KBO -?? Nieuwe vaste gebruikers kunnen door het bestuur worden toegevoegd, door middel van wijziging van het huishoudelijk reglement Ieder van de vaste gebruikers heeft het recht twee vaste vertegenwoordigers in het Platform af te vaardigen De secretaris van het bestuur houdt een lijst met vaste vertegenwoordigers Wijziging in de vaste vertegenwoordiging wordt minimaal twee weken voor de volgende vergadering gemeld bij de secretaris Per vergadering is het toegestaan maximaal een vervanger de vergadering te laten bijwonen Vervanging wordt minimaal 48 uur voor de aanvang van de vergadering gemeld bij de secretaris van het bestuur, onder opgaaf van redenen. 5

6 3.2 Advisering De beheerstichting laat zich adviseren door het Platform van vaste gebruikers Het Platform kan gevraagd en ongevraagd advies geven aan het bestuur Stemgerechtigd zijn de vaste vertegenwoordigers zoals bekend bij de secretaris (3.1.4) en vervangers die tijdig bij de secretaris zijn aangemeld (3.1.5) Het bestuur vraagt in ieder geval advies met betrekking tot begroting, rekening, roostering met uitzondering van incidenteel gebruik, wijziging van het huishoudelijk reglement, vaststelling en wijziging van het gebruiksreglement en de benoeming van een beheerder Na advisering door het platform neemt het bestuur een besluit en meldt dit schriftelijk terug aan het Platform. Bij afwijking van het advies van het Platform wordt dit schriftelijk gemotiveerd. 3.3 Vergaderingen Het bestuur roept de vergaderingen van het Platform schriftelijk bijeen en biedt daarbij een agenda aan Het Platform vergadert zo vaak als dit door het bestuur wenselijk wordt geacht, maar minimaal twee maal per jaar Op schriftelijk verzoek en met opgaaf van redenen van vaste vertegenwoordigers van minstens twee vaste gebruikers schrijft het bestuur een extra vergadering uit Vergaderdata voor het Platform worden, indien mogelijk, in overleg met het Platform vastgesteld De beheerder woont de vergaderingen van het platform bij In de vergadering van het Platform in het najaar wordt in elk geval de begroting en de roostering voor het volgende jaar door het bestuur aan het Platform ter advisering voorgelegd In de vergadering van het Platform in het voorjaar wordt door het bestuur in elk geval de jaarrekening inclusief balans van het voorgaande boekjaar ter advisering voorgelegd De voorzitter van het bestuur zit de vergaderingen van het Platform voor De secretaris van het bestuur houdt notulen en stuurt die binnen twee weken na de vergadering rond. 6

7 Hoofdstuk 4 Beheerder De beheerder wordt benoemd door het bestuur en is aan het bestuur verantwoording verschuldigd over de hele linie van zijn/haar functioneren Het bestuur kan met opgaaf van redenen de beheerder van zijn/haar taak ontheffen met onmiddellijke ingang De beheerder voert het algemene beleid, met inbegrip van het gebruiksreglement, en de aanwijzingen van het bestuur uit en koppelt daarover in de bestuursvergaderingen terug Op initiatief van de beheerder is er op regelmatige basis contact met de aandachtsvelder beheer binnen het bestuur om de gang van zaken en eventuele knelpunten door te spreken De beheerder is verantwoordelijk voor de algehele dagelijkse gang van zaken binnen de accommodatie Tot de verantwoordelijkheden van de beheerder horen in elk geval: - het dagelijks onderhoud en de schoonmaak van de accommodatie - het aansturen van de vrijwilligers - het innemen van klachten en de afwikkeling via het bestuur - het actueel houden van de website - de incidentele roostering - de horeca functie, voorover uitgeoefend door de stichting - afstemming met VCA en Ulewappers ten aanzien van de horeca functie voor zover die door deze verenigingen wordt behartigd Hoofdstuk 5 Gebruiksreglement 5.1 Het bestuur stelt een gebruiksreglement vast. 5.2 De beheerder adviseert het bestuur ten aanzien van het reglement. 5.3 De beheerder kan ongevraagd aan het bestuur voorstellen doen tot aanpassing van het gebruiksreglement. 7