Huishoudelijk Reglement Fotoclub Perspectief Hilversum HUISHOUDELIJK REGLEMENT FOTOCLUB PERSPECTIEF HILVERSUM. Naam

Transcriptie

1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT FOTOCLUB PERSPECTIEF HILVERSUM Naam Art De Fotoclub heeft als naam Fotoclub Perspectief Hilversum. 2. Ze is opgericht op 15 januari 1998 als resultaat van een fusie tussen FC Zeeheldenkwartier en FC Het Brandpunt. 3. De Fotoclub is een onderdeel van de Stichting Wijkcentrum De Zoutkeet in Hilversum. 4. De Fotoclub is aangesloten bij de Bond van Nederlandse Amateur Fotografen Verenigingen, ook wel genaamd de Fotobond. Doel Art Het doel van de Fotoclub is de fotografie te bevorderen in de ruimste zin van het woord. 2. Dat kan zijn door bijeenkomsten van de leden, werkavonden, lezingen, cursussen, wedstrijden, excursies, demonstraties, het bevorderen van het contact met andere amateur- en professionele fotografen en het bevorderen van de contacten tussen de leden onderling. Activiteiten Art De clubavond is op donderdag eens in de veertien dagen in De Zoutkeet van september t/m juni. 2. Daarnaast worden op andere dagen dan die van een clubavond voor de clubleden geregeld activiteiten rond de fotografie georganiseerd. Deze activiteiten zijn op vrijwillige basis. 3. Tijdens clubavonden en andere activiteiten in de Zoutkeet wordt een presentielijst bijgehouden. Fotoclubjaar en Fotoclubseizoen Art Het Fotoclubseizoen loopt van september t/m juni. Een Fotoclubjaar is gelijk aan een kalenderjaar van januari t/m december. In het vervolg van dit reglement worden deze definities aangehouden. 2. Aan het begin van het Fotoclubjaar wordt een Algemene Leden Vergadering gehouden. Lidmaatschap Art Iedereen die van fotografie houdt en daar op de een of andere manier actief mee bezig is, kan lid worden. 2. Leden zijn natuurlijke personen die conform het reglement zijn toegelaten tot het lidmaatschap. 1 / 6

2 3. Het bestuur houdt een lijst bij met alle relevante persoonlijke gegevens van de leden. Persoonlijke gegevens worden uitsluitend doorgegeven aan de ledenadministraties van de Fotobond en aan de Stichting Wijkcentrum De Zoutkeet. De contactgegevens van de leden wordt onder de fotoclubleden ter beschikking gesteld in het besloten deel van de website. 4. Wie lid wil worden, begint als aspirant-lid maximaal drie maanden met een kennismakingstijd. Een aspirant-lid hoeft geen contributie te betalen. Om lid te worden moet een aspirant-lid één of meer clubavonden bezocht hebben en eigen werk hebben laten zien. Het bestuur beslist na de kennismakingstijd of een aspirant-lid lid mag worden. Indien meerdere aspirant-leden voor deze uitnodiging in aanmerking komen wordt de volgorde van aanmelding gehanteerd. In alle gevallen beslist het bestuur. 5. Het aantal leden van de Fotoclub wordt beperkt tot 45. Indien er bij 45 leden zich nog aspirant-leden melden, dan hanteert de club een wachtlijst. 6. Het lidmaatschap eindigt als een lid opzegt, als een lid volgens het bestuur niet meer bijdraagt aan het doel van de Fotoclub, als een lid geen contributie meer betaalt, als een lid volgens het bestuur de Fotoclub schade toebrengt of als een lid overlijdt. 7. Alleen het bestuur en het lid zelf kan het lidmaatschap officieel beëindigd verklaren. 8. Een lid kan alleen schriftelijk of per aan het bestuur opzeggen. De ontvangst van de zal door het bestuur via worden bevestigd. Dit moet gebeuren vóór 1 december. Anders gezegd: een lidmaatschap eindigt gelijktijdig met het Fotoclubjaar. Indien een lid na 1 december opzegt is voor het gehele volgende jaar contributie verschuldigd. Indien een lid tijdens een lopend Fotoclubjaar zijn lidmaatschap opzegt zal er geen restitutie worden verleend van een deel van de verschuldigde contributie. 9. Ieder lid is automatisch ook lid van de Fotobond en kan aan de activiteiten van de Fotobond deelnemen. Het bestuur draagt er zorg voor dat degenen die als lid tot de vereniging zijn toegelaten, worden aangemeld bij de Fotobond. 10. Van de leden wordt verwacht dat zij regelmatig aan activiteiten van de club deelnemen. Specifiek wordt van leden verwacht dat ze eigen werk laten zien en constructief commentaar geven op werk van andere leden. 2 / 6

3 11. Van de leden wordt verwacht dat ze bij toerbeurt bardienst draaien. Een schema van dienst wordt samengesteld en onderhouden door de secretaris van de club. Dit schema staat op de website. Indien een lid verhinderd is om bardienst te draaien is dat lid verplicht om tijdig voor vervanging te zorgen. De regels voor de bardienst zijn vastgelegd in het Bestuursreglement Alcoholverstrekking van de Stichting Wijkcentrum De Zoutkeet en de Instructie Verantwoord Alcoholgebruik van dezelfde stichting. Het Bestuursreglement en de Instructie zijn beschikbaar op de website van de club. Van de leden wordt verwacht dat zij van deze documenten kennis nemen. 12 Van de leden wordt verwacht dat ze bij toerbeurt een verslag maken over de activiteiten van een clubavond. Een schema van dienst wordt samengesteld en onderhouden door de secretaris van de club. Dit schema staat op de website. Indien een lid verhinderd is om verslagdienst te draaien is dat lid verplicht om tijdig voor vervanging te zorgen. Het verslag van de clubavond moet binnen een week aan het bestuurslid van dienst aangeleverd worden, of bij ontstentenis aan de secretaris van de club. 13 Van de leden wordt verwacht dat zij de huisregels van het Wijkcentrum De Zoutkeet naleven. Deze huisregels zijn beschikbaar op de website van de club. Van de leden wordt verwacht dat zij van dit document kennis nemen. Contributie Art De contributie wordt door de Algemene Leden Vergadering vastgesteld. De contributie wordt betaald over een Fotoclubjaar van januari t/m december. Leden kunnen het bedrag in maximaal twee termijnen per bank of giro overmaken, De volledige contributie of de eerste termijn moet voor 15 maart van het lopende jaar betaald worden. Een eventuele tweede termijn moet in of voor het begin van het fotoclubseizoen, dat start in september, betaald worden. 2. Het bestuur kan beslissen om in bijzondere gevallen tijdelijk een lid korting te geven op de contributie. De reden van deze beslissing hoeft niet openbaar gemaakt te worden. 3. De contributie is inclusief de contributie van de Fotobond welke door de club aan de Fotobond wordt afgedragen. 3 / 6

4 Donaties Art Iedereen kan donateur van de Fotoclub worden voor een minimale bijdrage van 15 per jaar. Een donateur wordt niet aangemeld als lid bij de Fotobond en de Stichting Wijkcentrum De Zoutkeet in Hilversum. 2. Een donateur mag als gast de fotoclubavonden bijwonen. Echter, de donateur kan geen eigen werk laten zien of meedoen aan wedstrijden, competities en tentoonstellingen. Een donateur mag ook als gast deelnemen aan excursies, maar moet dan de bijdrage betalen die voor gasten en familieleden geldt. Bestuur Art De Fotoclub verplicht zichzelf een bestuur te hebben. 2. Het bestuur bestaat uit minstens drie en maximaal vijf personen, maar een bestuur van vijf personen geniet de voorkeur. 3. De leden van het bestuur worden gekozen door de Algemene Leden Vergadering. Die is geldig als daar tenminste een meerderheid van de leden aanwezig is. De meerderheid is de helft plus één. 4. Als de meerderheid niet komt, wordt direct een nieuwe Algemene Leden Vergadering uitgeschreven. Op die vergadering hoeft geen meerderheid van de leden meer aanwezig te zijn. 5. Bestuursleden worden met meerderheid van stemmen gekozen. 6. Blanco stemmen tellen niet. 7. Elk lid heeft één stem. 8. Een lid kan bij afwezigheid op de Algemene Leden Vergadering zijn stem schriftelijk laten uitbrengen door een wel aanwezig lid. Per aanwezig lid mag er zo maximaal één schriftelijke stem voor een ander lid worden uitgebracht. 9. Alleen leden die zich verkiesbaar stellen als bestuurder, kunnen in het bestuur gekozen worden. 10. Een zittingsperiode in het bestuur duurt twee jaar. 11. Een bestuurslid mag maximaal drie periodes achtereen in het bestuur zitten. Daarna moet het afgetreden bestuurslid één kalenderjaar wachten om zich opnieuw verkiesbaar te stellen. 12. De voorzitter wordt direct gekozen door de leden. De bestuursleden maken onderling uit wie respectievelijk secretaris en penningmeester worden De bestuursleden maken onderling uit wie hun eventuele vervangers zijn. 4 / 6

5 13. Voorzitter, secretaris en penningmeester vormen tezamen het Dagelijks Bestuur. Een bestuurslid mag in principe géén twee of meerdere functies in het dagelijks bestuur combineren met uitzondering van een tijdelijke vervanging. 14. Tussen twee Algemene Leden Vergaderingen wordt op schriftelijk verzoek van tenminste vijf leden of op initiatief van het Bestuur een zogenaamde Bijzondere Algemene Leden Vergadering belegd. Hierbij zijn voor wat betreft de geldigheid dezelfde regels van toepassing als bij de Algemene Leden Vergadering. Tijdens de Algemene Leden Vergadering of tijdens een Bijzondere Algemene Leden Vergadering kan een bestuurslid tussentijds worden afgezet als twee derde van de aanwezig zijnde leden daar vóór stemt. 15. Een Algemene Ledenvergadering is evenals een Bijzondere Algemene Ledenvergadering alleen geldig indien plaats, datum en agenda minimaal twee weken tevoren aan de leden zijn verzonden. 16. Het bestuur kan individuele leden of een commissie van leden vragen om onder verantwoordelijkheid van het bestuur een deel van het bestuurswerk uit te voeren, denk aan de organisatie van fotowedstrijden, exposities, programmacommissie, de website, etc. 17. Het bestuur verplicht zich om een website van en voor de Fotoclub beschikbaar te hebben. De website wordt beheerd volgens het beheersprotocol voor de website van de Fotoclub. Het bestuur stelt dit beheersprotocol vast. Het beheersprotocol staat ter informatie op de website. 18. Het bestuur staat uiteindelijk onder financieel beheer van Stichting Wijkcentrum De Zoutkeet. 19. De penningmeester in het bestuur van de Fotoclub zorgt in dit kader regelmatig voor financiële overzichten. 20. Tijdens de Algemene Leden Vergadering krijgen de leden een financieel jaaroverzicht. 21. Tijdens de Algemene Leden Vergadering kiezen de leden een kascommissie die de financiële administratie controleert en daarover verslag doet tijdens de volgende Algemene Leden Vergadering. Een zittingsperiode in de kascommissie duurt twee jaar. 22. De leden worden geraadpleegd voor er grote uitgaven worden gedaan die niet zijn opgenomen in de begroting. 23. Het bestuur komt minimaal drie keer per jaar bij elkaar. 24. Binnen het bestuur wordt geprobeerd het op goede gronden met elkaar eens te worden. Bij blijvende onenigheid beslist een meerderheid van het bestuur. Bij het staken van de stemmen geeft de stem van de Voorzitter de doorslag. 5 / 6

6 25. Een bestuurslid wordt geacht de hele periode vol te maken, maar tussentijds uit het bestuur stappen is in principe en op goede gronden mogelijk. Bij beëindiging van het lidmaatschap van de Fotoclub - zoals hierboven is beschreven - eindigt automatisch het lidmaatschap van het bestuur. Huishoudelijk Reglement Art Elk lid ontvangt een kopie van het Huishoudelijk Reglement. 2. Het Huishoudelijk Reglement is beschikbaar op de website van de club. Van de leden wordt verwacht dat zij van dit Reglement kennis nemen. 3. Van de leden wordt verwacht dat ze het Reglement en de besluiten van de club naleven. 4. Dit Huishoudelijk Reglement kan op het Slotartikel na gewijzigd worden door de Algemene Leden Vergadering of door een Bijzondere Algemene Leden Vergadering. Slotartikel Art In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist in eerste instantie het Bestuur van de Fotoclub, indien nodig na raadpleging van de leden. In het uiterste geval beslist het bestuur van Stichting Wijkcentrum De Zoutkeet. Die beslissing is voor alle partijen bindend. 6 / 6