Bestuursreglement ThuisZorg Maatschappij

Transcriptie

1 Artikel 1 - Inleiding 1. Dit reglement is opgesteld als richtlijn en ter aanvulling op de bestuurlijke taak- en rolverdeling, verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden opgenomen in de statuten van de coöperatieve vereniging ThuisZorg Maatschappij. 2. Dit reglement is opgesteld door de raad van bestuur en goedgekeurd, op datum, door de algemene ledenvergadering. 3. Aanpassingsverzoeken binnen dit reglement kunnen, indien gewenst, door de raad van bestuur, raad van toezicht of door algemene leden worden aangevraagd, waarna het mogelijk ter goedkeuring wordt aangeboden aan de algemene leden vergadering. 4. De tekst van dit reglement ligt ter inzage en kan worden geraadpleegd op de website van de ThuisZorg Maatschappij onder reglementen. Artikel 2 - Taken en verantwoordelijkheden 1. De raad van bestuur bestaat uit het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur. 2. Het dagelijks bestuur is belast met het besturen van de dagelijkse gang van zaken met betrekking tot de ThuisZorg Maatschappij. 3. Het algemeen bestuur richt zich meer en specifiek op bepaalde taakgebieden en zullen hierin leidend zijn. Voor deze specifieke taakgebieden wordt in sommige gevallen ook een commissie opgericht. 4. De raad van bestuur is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de coöperatie. 5. De raad van bestuur is verantwoordelijk voor het behalen van de bepaalde doelstellingen en het bepalen van strategisch beleid. 6. De raad van bestuur legt verantwoording af aan de algemene ledenvergadering en de raad van toezicht. 7. De raad van bestuur houdt zich aan landelijke wet- en regelgeving en reglementen en statuten die geldend zijn voor de ThuisZorg Maatschappij. 8. De leden van de raad van bestuur worden geacht integer te handelen. 9. De leden van de raad van bestuur worden geacht, zoveel mogelijk, bij algemene ledenvergaderingen, vergaderingen van de raad van bestuur en andere bijeenkomsten aanwezig te zijn. 10. Bij relevante besluitvorming wordt de algemene ledenvergadering en de raad van toezicht geraadpleegd. 11. De raad van bestuur is bevoegd extern advies in te winnen bij besluitvorming. 12. Jaarlijkse formele verantwoording van TZM middels publicatie jaarverslagen zorg in DigiMV. 1

2 Artikel 2 - Benoeming 1. De leden van de raad van bestuur worden door de algemene ledenvergadering benoemd. 2. De raad van bestuur geeft ieder lid van de algemene ledenvergadering de mogelijkheid tot de raad van het bestuur te treden door een sollicitatieprocedure. 3. De raad van bestuur en de raad van toezicht hebben de bevoegdheid om potentiële bestuursleden aan te dragen. 4. De benoeming van de raad van bestuur is vastgesteld voor vier jaar. 5. De herbenoeming vindt plaats voor een periode van vier jaar met een voordracht van de algemene ledenvergadering 6. Indien na de herbenoeming geen vervanger is gevonden, zal met toestemming van de Raad van Toezicht een tweede herbenoeming plaatsvinden. Artikel 3 - Aftreden 1. De bestuursleden kunnen te allen tijde, onder opgaaf van geldige redenen, door de algemene ledenvergadering worden geschorst en ontslagen. 2. Geldige redenen zijn: onvoldoende functioneren, structurele onenigheid van inzichten, onverenigbaarheid van belangen. 3. De algemene ledenvergadering besluit tot schorsing of ontslag met een meerderheid van minimaal 2/3 van de uitgebrachte stemmen. 4. De schorsing eindigt wanneer de algemene ledenvergadering niet binnen 3 maanden tot ontslag heeft besloten. Het geschorste bestuurslid wordt in de gelegenheid gesteld zich in de algemene ledenvergadering en bij de Raad van Toezicht te verantwoorden en kan zich daarbij door een raadsman doen bijstaan. 5. Behalve door ontslag beëindigd het lidmaatschap door a. Het overlijden van het bestuurslid wanneer deze een natuurlijk persoon is b. Het ophouden van een lid wanneer deze rechtspersoon is door faillissement of liquidatie c. Vrijwillige opzegging door het bestuurslid d. Opzegging door de vereniging e. Door een besluit van de Raad van Toezicht. Artikel 4 - Nevenfuncties 1. Leden van de raad van bestuur zullen geen nevenfuncties vervullen waardoor, afhankelijk van de aard van die functie, verwacht kan worden dat een goede taakvervulling niet is gewaarborgd. 2

3 2. Nevenfuncties van leden van de raad van bestuur dienen te allen tijde en tijdig voor aanvaarding, aan de overige leden, van de raad van bestuur te worden voorgelegd. Inzage in relevante stukken dient hierbij verleend te worden. 3. Indien de overige leden van de raad van bestuur de nevenfunctie niet als geschikt aanvaarden heeft het lid van de raad van bestuur dat de nevenfunctie aangeeft, het recht zich tot de raad van toezicht te wenden. 4. De raad van toezicht besluit binnen zes weken of de nevenfunctie gepast is en stelt hiervan alle leden van de raad van bestuur schriftelijk op de hoogte. 5. De raad van bestuur en de raad van toezicht hebben het recht voorwaarden te verbinden aan het uitoefenen van een nevenfunctie met als doel, het voorkomen van belangenverstrengeling of de schijn hiervan. Artikel 5 - de Voorzitter 1. De voorzitter wordt benoemd krachtens Art. 2 en treedt af krachtens Art De voorzitter treedt in beginsel op als woordvoerder van de raad van bestuur en fungeert als primaire spreekbuis voor TZM. 3. De voorzitter draagt zorg voor het naleven van de statuten, het huishoudelijk reglementen alle andere regelingen en bestuursbesluiten. 4. Hij of zij leidt de vergaderingen en stelt daarin de vergaderorde vast, behoudens het recht van de algemene vergadering om daarin verandering aan te brengen. 5. Hij of zij heeft het recht de beraadslagingen te doen eindigen, doch is verplicht deze weer te doen hervatten indien tenminste tweederde van de aanwezige leden de wens daartoe kenbaar maken. 6. In geval van afwezigheid van de voorzitter, wordt hij of zij door een lid van het bestuur vervangen. 7. De voorzitter draagt zorg voor het goed functioneren van de raad van bestuur. 8. De voorzitter communiceert regelmatig met de raad van toezicht en stelt deze op de hoogte van de stand van zaken en relevante veranderingen. Artikel 6 - de bestuurssecretaris 1. De secretaris wordt benoemd conform Art. 2 en treedt af conform Art De bestuurssecretaris ondersteund de voorzitter. 3. De bestuurssecretaris is verantwoordelijk voor interne en externe poststukken, notulen van vergaderingen, beheren en verzorgen van de ledenadministratie, beheren en verzorgen van de cliëntadministratie en meldt de ledenmutaties aan de penningmeester. 4. De uitgaande stukken worden door de secretaris, namens het bestuur, ondertekend. De secretaris is verplicht van alle uitgaande stukken afschriften te houden. 3

4 5. De bestuurssecretaris draagt zorg voor het naleven van procedures en reglementen. 6. Bij constatering van problematiek, legt de secretaris deze voor aan de voorzitter. 7. De secretaris brengt op de algemene vergadering schriftelijk verslag uit van zijn werkzaamheden over het afgelopen verenigingsjaar. 8. Het verenigingsarchief wordt door hem of haar ordentelijk bewaard. 9. De secretaris is verplicht de leden tenminste twee weken voor aanvang schriftelijk voor de algemene ledenvergadering uit te nodigen. Artikel 7 - De Penningmeester 1. De penningmeester beheert alle gelden van de vereniging en draagt zorg voor de inning van de contributies, donaties, subsidies enz. De penningmeester verricht de betalingen namens de vereniging, echter met dien verstande, dat voor betalingen welke een bedrag vijftig euro te boven gaan, autorisatie door de voorzitter nodig is. 2. Voor het aangaan van verplichtingen en betalingen welke een bedrag van vijfhonderd euro te boven gaan, is bovendien toestemming vereist van de algemene ledenvergadering. 3. De penningmeester houdt aantekening van alle ontvangsten en uitgaven en wel zodanig dat daaruit te allen tijde de financiële positie van de vereniging kan worden afgeleid en houdt voorts niet meer kasgeld onder zijn beheer, dan voor normaal gebruik nodig is. 4. De penningmeester sluit de boeken van de vereniging jaarlijks op 31 december af en brengt aan de algemene ledenvergadering verslag uit over het afgelopen boekjaar. 5. De penningmeester is gehouden om aan de door de algemene ledenvergadering benoemde kascommissie inzage te geven van de kas en alle op de financiële administratie betrekking hebbende stukken en bescheiden en deze commissie alle gevraagde inlichtingen te verstrekken. Eenzelfde verplichting bestaat er jegens het bestuur welke hem of haar te allen tijde ter verantwoording kan roepen. Ingeval van een positief verlopen kascontrole, is de commissie gehouden hiervan in het kasboek middels akkoord plus handtekening blijk te geven. Van haar bevindingen brengt de commissie verslag uit aan het bestuur. Artikel 8 - Vergaderingen 1. Eenmaal per maand, en voorts indien (een van de leden van) de Raad van Bestuur dit wenselijk acht, vergadert het dagelijks Bestuur. 2. De volledige raad van bestuur vergadert, minimaal één maal per kwartaal, en voorts (een van de leden van) de Raad van Bestuur dit wenselijk acht. 3. De raad van bestuur wordt geacht aanwezig te zijn bij zowel bestuursvergaderingen als algemene ledenvergaderingen. 4. De voorzitter stelt de agenda vast. De verzending wordt verzorgd door de secretaris. 4

5 5. De notulen van de van de vergaderingen van de raad van bestuur en de algemene ledenvergadering, worden door de voorzitter opengesteld, door deze op het afgesloten deel de website te plaatsen. 6. De raad van bestuur en de algemene ledenvergadering wordt bijeengeroepen door de voorzitter. Deze bepaald de plaats, tijd en datum van de vergadering. 7. De raad van bestuur is bevoegd, derden uit te nodigen voor vergaderingen. 8. De raad van bestuur legt besluit voorstellen voor aan de algemene ledenvergadering. 9. Bij het aannemen van een besluit voortstel dient minimaal 2/3 van het totale aantal leden voor te stemmen. 10. Bij afwezigheid van leden kunnen de leden hun stem per mail, telefoon kenbaar maken of een collega lid hiervoor machtigen. Artikel 9 - Besluiten buiten vergadering 1. De raad van bestuur is bevoegd buiten de vergadering, besluiten te nemen indien de volgende procedure is gevolgd. a) Het besluit dient schriftelijk voorgelegd te worden aan de algemene ledenvergadering. b) De algemene ledenvergadering dient minstens één week, de mogelijkheid te hebben gehad om op het besluit te reageren. c) Indien meer dan 1/3 van de algemene ledenvergadering niet instemt, is het besluit niet definitief. 2. Het definitieve besluit wordt medegedeeld aan de algemene ledenvergadering en alle leden van de raad van bestuur en de Raad van Toezicht. 5