Notulen van vergadering van eigenaars, gehouden dinsdag 1 april 2014, aanvang 14:00 uur.

Transcriptie

1 Notulen Totaal aantal stemmen: 663; aantal stemmen vertegenwoordigd: 663 (100 procent) Aanwezig Vestia Groep VvE Heuvelhof Parkeerlaag 0 VvE Heuvelhof Parkeerlaag 1 VvE Heuvelhof Woningen 1. Opening De heer Nyqvist opent om uur de vergadering en verwelkomt de aanwezigen. Hij stelt zichzelf in het kort voor en stelt achtereenvolgens voor; de heer J. (Joop) Spithoven aanwezig namens VvE Heuvelhof woningen en VvE Heuvelhof parkeerlaag 0 en I, Mevrouw P. (Patricia) Koning, aanwezig namens de Vestia Groep, de heer G. (Gert) Schipper aanwezig namens De Hoge Dennen (eigenaar van VvE Heuvelhof parkeerlaag 0), de heer J. (Jeroen) Piek, technisch manager van ACM VvE management B.V. en mevrouw W. (Wilma) Peters-Verkuil, notuliste van ACM VvE Management B.V. Als toehoorders zijn aanwezig, de heer Bakelaar, de heer Hageman en de heer De Waal allen bestuurslid van de onder- VvE's. Tevens is de heer B. (Bert) van Dijk aanwezig. Hij is aspirant bestuurslid voor de diverse VvE's. 2. Vaststelling aantal stemmen Aan de hand van de getekende presentielijst wordt vastgesteld dat 663 van de 663 stemmen uitgebracht kunnen worden (100%). De heer Nyqvist stelt vervolgens vast dat er rechtsgeldige besluiten genomen kunnen worden in deze vergadering. 3. Behandeling ingekomen stukken De heer Nyqvist deelt mede dat, er naar aanleiding van de bestuursvergadering, een brief aan alle leden is verzonden met betrekking tot het schilderwerk. Tevens is het bericht van de heer Mondt ontvangen inzake de door hem uitgevoerde kascontrole. Hij wil zijn bevindingen over de kascontrole en "de gang van zaken" misschien via een verklaring delen met de vergadering. De heer Nyqvist zegt niet weg te lopen voor kritiek of voor gemaakte fouten, maar het volgens hem toch gebruikelijk dat je je kritiek eerst deelt met degene die het aangaat. Het bestuur kan zich hierin vinden. Er volgt een discussie. Voorgesteld wordt dat de kascontrole dan wel onder begeleiding van ACM VvE Management B.V. en het bestuur gaat plaatsvinden dan wel dat er een extern bureau wordt ingeschakeld. Voorgesteld wordt aan de Vergadering een volmacht te vragen om de jaarrekening, na de wijzigingen, vast te mogen stellen. 4. Vaststellen notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 16 april 2013 De heer Nyqvist neemt de notulen van de Algemene Ledenvergadering d.d. 16 april 2013 in het kort door. De Vergadering heeft geen op- en/of aanmerkingen en derhalve worden de notulen Er wordt opgemerkt dat de Hoofd-VvE als laatste dient te vergaderen. Waarvan akte. De heer Hageman deelt mede dat de winkels zich niet aan de sluitingstijd van de parkeergarage houden. De afspraak is dat de parkeergarage een half uur na sluiting van de winkels ook gesloten wordt. 5. Toelichting op jaarrekening De heer Nyqvist geeft een korte toelichting op de jaarrekening. Het boekjaar is afgesloten met een negatief exploitatieresultaat van ,78. Het resultaat is voornamelijk te wijten aan 5x glasbewassing en het tuinonderhoud. De heer Schipper mist de verdeling van de kosten. Het kost nu erg veel tijd om uit te zoeken welke kosten er worden doorbelast. De heer Nyqvist geeft aan dat het systeem niet aangepast kan worden en geeft een toelichting. De verdeling is wel opgenomen in de begroting voor het nieuwe jaar. De heer Nyqvist stelt voor het negatieve exploitatieresultaat ten laste te brengen van het reservefonds groot onderhoud. 6. Verslag kascommissie Het verslag van de kascommissie wordt verwacht. De commissie dient hun standpunten nog mede te delen. blz. 1

2 7. Jaarrekening Wijze afrekening exploitatieresultaat De heer Nyqvist stelt voor het negatieve exploitatieresultaat aan het reservefonds groot onderhoud te onttrekken. De heer Schipper is van mening dat het tekort ten laste van het reservefonds groot onderhoud van de Hoofd-VvE wordt gebracht terwijl de onder-vve's onttrekken. De heer Nyqvist geeft aan dat de glasbewassing, onderhoud tuin en terrein ten laste van de betreffende VvE zullen komen. Hij stelt voor het negatieve exploitatieresultaat ten laste van de diverse Onder -VvE's te brengen. De heer De Waal concludeert hieruit dat de jaarrekening aangepast gaat worden. De heer Nyqvist beaamt dit. De wijzigingen worden opgenomen in de jaarrekening Het exploitatietekort 2013 wordt aangezuiverd. Vastgesteld wordt dat de jaarrekening van de Hoofd-VvE correct is. De heer Nyqvist zal voor de doorbelastingen zorgen. 7.2 Vaststelling en décharge verlening De jaarrekening 2013 wordt, onder voorbehoud van de bevindingen en goedkeuring van de kascommissie, De Vergadering verleent, onder voorbehoud van vaststelling van de jaarrekening, decharge aan de bestuurder voor het gevoerde financiële beleid. 8. Meerjarenonderhoudsbegroting De heer Nyqvist deelt mede dat in het Meerjarenonderhoudsbegroting voor 2014 geen noemenswaardige werkzaamheden zijn opgenomen. Deze meerjarenonderhoudsbegroting 2014 t/m 2023 is al uitgebreid ter sprake gekomen in de bestuursvergadering. De heer Hageman merkt op dat de bedragen voor de noodaccu's moeten worden aangepast. De accu's zijn overbodig want er is een noodaggregaat. In 2016 wordt dit één bedrag. Er dient een offerte bij Alewijnse opgevraagd te worden.. Er volgt een discussie over de firma Kone met betrekking tot het vervangen van de rollen van de glazenwas lift. Wordt vervolgd. De heer Schipper vraagt zich af of er een onderhoudscontract voor de liften afgesloten is. De heer Nyqvist deelt mede dat hij dit contract al g d heeft. De meerjarenonderhoudsbegroting wordt ongewijzigd 8.3 Vaststelling wijze financiering onderhoud De Vergadering volgt het voorstel van de heer Nyqvist en besloten wordt het negatieve exploitatieresultaat te onttrekken aan het reservefonds groot onderhoud. 9. Begroting Toelichting begroting De heer Nyqvist deelt mede dat de begroting eveneens uitgebreid is besproken tijdens de bestuursvergadering. Een en ander wordt gespecificeerd naar de betreffende Onder-VvE's. Vanaf pagina 2 van de begroting staan de kosten vermeld op basis van het breukdeel per VvE. 9.2 Vaststelling begroting en bijdragen De begroting wordt vastgesteld alsmede de daarmee samenhangende bijdragen. 10. Bestuur-/ commissiebenoemingen De heer Nyqvist deelt mede dat de heer Spithoven besloten heeft om na 7 jaar zijn functie als voorzitter neer te leggen. Het bestuur heeft ondertussen één kandidaat, de heer B. van Dijk benaderd. De heer Nyqvist vindt het jammer dat de heer Spithoven er mee stopt. Hij bedankt de heer Spithoven hartelijk voor zijn inzet en overhandigt hem een enveloppe met inhoud. Een en ander betekent dat de Vereniging op dit moment geen voorzitter heeft. De heer Nyqvist maakt van de gelegenheid gebruik om de heer Barnhoorn te bedanken. Ook hij krijgt een enveloppe met inhoud die mevrouw Koning aan hem zal overhandigen. Er volgt applaus. De heer Nyqvist constateert dat alleen de Vestia Groep, in deze vergadering vertegenwoordigd door mevrouw Koning, zich herkiesbaar stelt. De Vergadering gaat akkoord met de herbenoeming van de Vestia Groep Benoeming bestuur(der) De heer Nyqvist constateert dat alleen de Vestia Groep zich herkiesbaar stelt. De Vergadering gaat akkoord met de herbenoeming van de Vestia Groep Benoeming kascommissie blz. 2

3 Voorgesteld wordt een extern bureau in te schakelen om de kascontrole uit te voeren. Er volgt een discussie. De Vergadering is van mening dat de Algemene Ledenvergaderingen hierover moeten beslissen. De heer Schipper merkt op dat de kascontrole van toepassing is voor de Onder-VvE's met uitzondering van VvE Parkeerlaag 0. Besloten wordt een mandaat ad 3.000,= af te geven om een extern bureau in te schakelen. 11. Wijziging Huishoudelijk Reglement Er volgt een discussie over het te wijzigen artikel. Hierna wordt besloten in het artikel ook "gebruiker" toe te voegen. Het artikel zal als volgt te wijzigen. Artikel 14 lid 1: Het huishoudelijk afval dient, gescheiden naar zijn aard - te weten glas, papier, plastic en restafval- te worden gedeponeerd in de daartoe buiten het gebouw geplaatste en bestemde AVRI-containers. Artikel 14 lid 2: Incidenteel grof vuil,veroorzaakt door bijvoorbeeld een verhuizing of verbouwing en niet passend in voornoemde containers,dient door de eigenaar, huurder of gebruiker van een appartement zelf naar de AVRIafvalverzamelplaats te worden gebracht. Artikel 14 lid 3: De eigenaar, huurder of gebruiker van een appartement draagt er zorg voor dat het door hem aangeleverde afval in de daartoe door de AVRI vereiste verpakkingen in de containers wordt gedeponeerd. Tevens ziet hij erop toe dat er binnen het appartementencomplex geen sporen van het te storten afval achterblijven. 12. Volmacht "debiteurenbewaking" Het is belangrijk dat de Vergadering ACM VvE Management B.V. een volmacht verstrekt om - indien nodig - alle toekomstige 'incassodebiteuren' te betrekken in een gerechtelijke procedure en om vervolgstappen te nemen (beslaglegging e.d.) bij uitblijvende betaling van de VvE-bijdrage. De kosten die door de deurwaarder e.d. worden gemaakt zullen in principe worden verhaald op deze debiteuren. De Vergadering verleent de volmacht "Debiteurenbewaking". 13. Rondvraag Er zijn geen vragen die tijdens de rondvraag behandeld dienen te worden. 14. Sluiting Niets meer ter tafel zijnde, sluit de heer Nyqvist, onder dankzegging voor ieders aanwezigheid, om uur de vergadering. blz. 3

4 Besluitenlijst 3. Behandeling ingekomen stukken 3.1 Volmacht vragen aan de onder-vve's om de jaarrekening 2013, onder voorbehoud, vast te stellen. 4. Vaststellen notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 16 april De notulen van de Algemene Ledenvergadering d.d. 16 april worden 7.2 Vaststelling en décharge verlening 72.1 De jaarrekening 2013 wordt, onder voorbehoud van goedkeuring kascommissie, 72.2 Onder voorbehoud van vaststelling van de jaarrekening wordt decharge voor het financiële beleid aan de bestuurder verleend. 8. Meerjarenonderhoudsbegroting De Meerjarenonderhoudsbegroting wordt 8.3 Vaststelling wijze financiering onderhoud 83.1 De kosten worden onttrokken uit het reservefonds groot onderhoud. 9.2 Vaststelling begroting en bijdragen 92.1 De begroting 2014 wordt ongewijzigd De VvE-bijdrage wijzigt niet Benoeming bestuur(der) Vestia Groep wordt herbenoemd Benoeming kascommissie Mandaat afgegeven ad 3.000,= om een extern bureau in te schakelen. 11. Wijziging Huishoudelijk Reglement 11.1 Daar waar nodig wordt "gebruiker" toegevoegd. Na deze wijziging wordt het Huishoudelijk Reglement 12. Volmacht "debiteurenbewaking" 12.1 Volmacht "Debiteurenbewaking" wordt verleend. blz. 4

5 Actiepuntenlijst 04.a. Sluiting parkeerlaag 0 een uur na sluiting winkels. Status: Vastgelegd 08.a. Offerte opvragen bij Alewijnse. Status: Vastgelegd blz. 5