Notulen van de vergadering van de Vereniging van Eigenaars Marktflat Hoensbroek te Hoensbroek

Transcriptie

1 Notulen van de vergadering van de Vereniging van Eigenaars Marktflat Hoensbroek te Hoensbroek Gehouden op : 14 april 2015 Adres : Hotel Café Amicitia Markt Hoensbroek Aanvang : uur Aanwezig van de eigenaren : zie bijgaande kopie van de presentielijst 01. Welkom / Opening De voorzitter van de vergadering, de heer Frans Niemark, opent de vergadering en heet alle aanwezigen en de bestuurder van harte welkom. Speciaal welkom voor de nieuwe eigenaren, de heren Claessens (nr. 34) en Paas (nr. 69). 02. Vaststellen van het aantal aanwezige c.q. vertegenwoordigende stemmen De presentielijst is door elke, voor aanvang van de vergadering, aanwezige eigenaar of diens gemachtigde getekend. Vastgesteld wordt dat 470 stemmen van de maximaal 754 stemmen op de vergadering vertegenwoordigd zijn (13 eigenaren hebben zich laten vertegenwoordigen middels een machtiging). Er zijn voldoende stemmen aanwezig om rechtsgeldige besluiten te nemen. 03. Mededelingen / ingekomen stukken - Galerijvloerafwerking: De voorzitter, de heer Niemark, deelt mee dat na lang zoeken een gewenste afwerkvloer voor op de galerijen is gevonden. De vloer voldoet aan de door de VvE opgestelde eisen van gewicht, gebruik en past binnen financiële middelen. Het betreft een grindvloer die speciaal voor buitensituaties is bedoeld. Een monster van de vloer wordt aan de aanwezigen gepresenteerd en gaat de rondte bij de aanwezigen. De heer Niemark en de bestuurder/administrateur, de heer Loyen, hebben een bezoek gebracht aan een VvE appartementencomplex in Vlijmen (Noord Brabant) waar hetzelfde product is toegepast. Ter plaatste heeft men gesproken met bewoners en die waren allen positief over het product (de vloer). In alle opzichten voldoet de vloer aan de wensen en past het financieel binnen het uitgegeven mandaat van de eerdere vergadering ( ,00). De firma die de werkzaamheden in Vlijmen heeft uitgevoerd heeft ook een offerte uitgebracht voor onze VvE. De uitvoerende firma is JDM vloeren. Door JDM vloeren is verzekerd dat bij beschadigingen de vloer gedeeltelijk kan worden vernieuwd en/of hersteld. De vloer heeft een openstructuur, waardoor het regenwater door de vloer gaat en op de ondervloer (aanwezige dakbedekking) wordt afgevoerd naar de aanwezige afvoeren. Bovenstaande is conform afspraak met het voor dit onderdeel in het leven geroepen Technische Comité besproken en is door allen akkoord bevonden. In combinatie met deze werkzaamheden worden de afvoerputjes en regenpijpen vernieuwd. Voor een goede aansluiting van de vloer en het opgaande metselwerk komt ter plaatse van de aansluiting van de galerijvloer met het opgaande metselwerk over de gehele lengte van de 1

2 vloer een aluminium afdekplint. Een monster van deze plint wordt ook aan de vergadering getoond en gaat tevens de rondte bij de aanwezigen. Door bewoners worden er dikwijls vuilniszakken en vuilnisbakken op de galerijen geplaatst. Als deze gaan lekken kunnen er beschadigingen ontstaan aan de nieuwe vloer. Daarom wordt medegedeeld dat door de bewoners geen vuilniszakken en vuilnisbakken op de galerijvloeren mogen worden geplaatst. Iemand die dit wel doet wordt hiervoor verantwoordelijk gehouden en krijgt persoonlijk de rekening voor het herstellen van de door hem/haar aangebrachte schade. Door de vergadering wordt besloten dat ook beschadigingen tijdens verhuizingen worden doorbelast aan de desbetreffende eigenaren. Vanuit de vergadering komt de vraag of en hoe de vloer wordt schoongemaakt. Bij ernstige vervuilingen kan de vloer door de firma JDM worden schoongemaakt. Afhankelijk van de vervuiling worden de kosten bepaald. Het regulier jaarlijks reinigen van alle galerijen kost circa 350,00. Mede in het kader van de tijdelijke voordeel regeling (6% BTW) van de overheid worden de vloeren in mei 2015 gelegd. De huidige galerijvloerafwerking (betontegels) heeft een belasting van +/- 120 kg per m2. De galerijen zijn volgens een opgesteld rapport door een adviesbureau nog niet verzakt. De voorzitter leest dit rapport kort voor. Als de vloeren zouden blijven dan zouden deze op den duur wel kunnen verzakken. De werkzaamheden zullen als volgt worden uitgevoerd: Op 18 mei wordt er gestart met het leggen van de grindvloeren op de galerijen. Voor deze tijd zullen de betontegels worden verwijderd. Deze werkzaamheden worden uitgevoerd door de firma Rob Irik. Na het verwijderen van de betontegels wordt de ondergrond gecontroleerd op beschadigingen. Indien beschadigingen worden geconstateerd worden deze hersteld, zodat de onderlaag in ieder geval waterdicht is. Dit is van belang voor de galerijconstructie. Na het verwijderen van de vloeren worden de hemelwaterdoorvoeren gecontroleerd en waar nodig hersteld. Vervolgens wordt de nieuwe grindvloer aangebracht. Na gereedkomen worden de hemelwaterafvoeren vernieuwd en worden de hiervoor omschreven aluminium plinten geplaatst. Aangezien enkele werkzaamheden vooraf niet in te schatten zijn (herstellingen van de onderlaag en het herstellen van de doorvoeren), worden de totale kosten geschat op ,00 incl. BTW. Dit valt binnen het eerder door de vergadering gegeven mandaat van ,00. Door de voorzitter wordt voorgesteld om het mogelijke restant van ,00 toe te voegen aan de reserves van de VvE. De vergadering stemt met dit voorstel in. Vanuit de vergadering komt de vraag of de bewoners hun voordeur gedurende de werkzaamheden kunnen bereiken. De voorzitter geeft aan dat dit te allen tijde mogelijk is. JDM maakt loopstroken waar men gebruik van kan maken. 2

3 Om de overlast te beperken wordt per galerij gewerkt. De droogtijd van de grindvloeren bedraagt ongeveer 24 uur. Om verdere overlast te voorkomen worden door JDM stofdoeken opgehangen. Parkeren alternatieven: Tijdens de bouwperiode dient het achterterrein voor de garageboxen leeg te zijn. Bewoners kunnen wel in de garageboxen komen. De te verwijderen betontegels worden verwijderd met een kraan (niet met stortkokers). Deze wordt op achter terrein geplaatst. Vanuit de vergadering zijn geen verdere vragen meer. Men is positief over het gevonden product. - Verhuurdersverklaring De bestuurder/administrateur, de heer Loyen, licht toe dat alle eigenaren een brief hebben ontvangen van de bestuurder/administrateur. Deze brief bevat een dubbele boodschap. Ten eerste wordt verzocht ook de huurders van een appartement op de hoogte te brengen van de regels die binnen het appartementencomplex gelden. Deze staan vermeld in de splitsingsakte en het Huishoudelijk Reglement. Hieraan dienen alle bewoners zich te conformeren en kunnen hierop ook worden aangesproken. Ten tweede wordt aan de eigenaren gevraagd de gegevens van hun huurders kenbaar te maken bij de bestuurder/administrateur. Dit kan van belang zijn in het kader van de veiligheid (bij calamiteiten) en voor het aanspreken van de bewoners bij misdragingen. Van zeven van de veertien verhurende eigenaren heeft de bestuurder/administrateur inmiddels de gevraagde gegevens ontvangen. De overige zeven zullen wederom een brief ontvangen met het verzoek om de gegevens van hun huurders kenbaar te maken aan de bestuurder/administrateur, inclusief verhuurdersverklaring. - Betaling VvE bijdrage De heer Niemark deelt mede dat enkele eigenaren hun schulden betreffende de VvE laten oplopen. De kosten hiervan worden opgevangen door de overige eigenaren en is niet de bedoeling. Iedereen is verplicht om via overboeking periodiek per maand de bijdrage te voldoen. Is dit niet het geval zullen er betalingsherinneringen worden verstuurd en bij het uitblijven van betaling zal de het incasso/deurwaarderskantoor worden ingeschakeld. 04. Notulen vorige vergadering d.d. 10 juni 2014 De notulen worden tekstueel en inhoudelijk paginagewijs behandeld. De heer Loyen deelt mede dat in de notulen een hele passage is opgenomen over de Nieuwe Warmte Wet. Halverwege 2014 heeft de overheid besloten dat deze Wet komt te vervallen voor VvE s zoals de Marktflat te Hoensbroek. Pagina 1: Geen opmerkingen. Pagina 2: Contract met energieleverancier beoordelen en waar mogelijk wijzigen. Pagina 3: We hebben geen recht op subsidie voor automatische deuren omdat te weinig mensen hiervoor in aanmerking komen. Pagina 4: Geen opmerkingen. Pagina 5: Geen opmerkingen. Pagina 6: Geen opmerkingen. 3

4 Voor het overige zijn er geen op- of aanmerkingen en worden de notulen vastgesteld en zowel door de voorzitter van de vergadering als door de bestuurder ondertekend. 05. Exploitatieoverzicht 2014/verslag kascontrolecommissie/decharge bestuurder/ benoeming kascontrolecommissie 2015 De kascommissie wordt als eerste aan het woord gelaten. Deze vraagt of kosten van de garages zijn doorbelast, de bestuurder/administrateur antwoordt hierop dat dit is gebeurd. De kascommissie rapporteert dat op basis van haar bevindingen aan de vergadering wordt geadviseerd om de bestuurder/administrateur te dechargeren over het boekjaar Dit advies wordt door de vergadering met algemene stemmen overgenomen. De bestuurder/administrateur vraagt de vergadering of men vragen of opmerkingen heeft op de exploitatie. De vergadering geeft aan dat alles duidelijk is en dat er geen aanvullende vragen zijn. De voorzitter brengt vervolgens het voorstel in stemming om het positieve exploitatieresultaat over 2014 ten bedrage van 9.645,65, toe te voegen aan de algemene reserve. Met algemene stemmen is de vergadering akkoord met het voorstel. De beide kandidaten voor de kascontrolecommissie 2015 worden met algemene stemmen benoemd: - Mevrouw Moonen (huisnummer 66) - De heer Hanssen (huisnummer 25). 06. Vaststellen begroting 2015 en maandelijkse voorschotbijdragen De bestuurder/administrateur licht de begroting voor 2015 nader toe. Met algemene stemmen besluit de vergadering om de begroting 2015 vast te stellen op een bedrag van ,00. Hierdoor blijven de voorschotbijdragen 2015 gelijk aan de voorschotbijdragen Bespreking meerjaren onderhoudsplanning 2015 en besluitvorming over opdrachtverstrekking groot onderhoud en de financiering daarvan De bestuurder geeft een toelichting op de meerjarenonderhoudsplanning. De kosten voor de galerijafwerking zullen rondom ,00 gaan bedragen (de hoogte van de kosten zijn afhankelijk van de hoogte van de stelposten). Gezien de leeftijd van de liften dient rekening te worden gehouden met groot onderhoud op korte termijn. Op basis van informatie van de liftleverancier Thyssen-Krupp zullen de onderhoudskosten van de liften ongeveer ,00 gaan bedragen. Mogelijk is het verstandig om het overschot voor de werkzaamheden aan de galerijen te reserveren voor het onderhoud van de liften. 4

5 08. Verzekering Door de bestuurder/administrateur zijn een drietal offertes opgevraagd betreffende de verzekeringspolis voor de opstal. Hieruit is het voorstel voortgekomen om bij de huidige verzekering via Heuts Assurantiën te blijven. Gedurende het jaar zullen bij gunstigere condities wederom worden gekeken om eventueel van verzekering te wijzigen. 09. Verhuur appartementen De voorzitter, de heer Niemark, concludeert dat er een wildgroei aan verhuurders/huurders is ontstaan. Diverse eigenaren die hun appartement verhuren zijn gedupeerd doordat huurders niet betaalden en opeens weg waren. De voorzitter, de heer Niemark, meldt dat vanuit enkele medebewoners het voorstel is gekomen om de verhuur en het beheer van de verhuurde appartementen via het kantoor van bestuurder/administrateur te laten verlopen. Kandidaten worden hier gescreend en de huurregelgeving wordt nauwlettend nageleefd. Dit komt zowel de betreffende eigenaren als de VvE ten goede. De heer Hanssen ligt toe dat het verhuren onder de leegstandswet anders is. De eigenaar dient dan een vergunning van de gemeente te verkrijgen. De eigenaren zijn altijd eindverantwoordelijk voor wat er gebeurd in hun appartement. Het voorstel om de screening van de huurders en de verhuur via het kantoor bestuurder/administrateur te laten verlopen wordt afgewezen. Wel zullen de eigenaren nauwlettender huurders kiezen. 10. Boete bepaling Gedurende de jaren zijn diverse klachten binnengekomen over (bepaalde) bewoners die zich structureel niet aan de regels houden van de Splitsingsakte en Huishoudelijk Reglement. Deze bewoners zijn doormiddel van een brief van de bestuurder op hun gedragingen aangeschreven. Volgens de Splitsingsakte is de VvE bevoegd een boete op te leggen bij structurele overlast. De hoogte van de boete zal per geval worden bekeken, waarbij voorgesteld wordt een minimaal bedrag van 100,00 per overtreding te incasseren. Voorgesteld wordt een procedure te hanteren waarbij drie maal een schriftelijke waarschuwing volgt met een verwijzing naar een mogelijke boete volgt., waarna bij geen reactie of verbetering, een boete ook daadwerkelijk wordt opgelegd en geïncasseerd. De boetes die worden opgelegd zullen ten goede van het reservefonds komen. Vanuit de vergadering komt de vraag of dergelijke situaties veel voorkomen. De heer Niemark geeft één van de voorbeelden waarbij een bewoner de afgelopen 7 jaren inmiddels 12 keer is aangeschreven op een zelfde overtreding. De betreffende bewoner is in de vergadering aanwezig en reageert zeer boos op dit voorbeeld. Na afloop worden door de betreffende bewoner de excuses aangeboden richting de heer Niemark. Het voorstel voor het uitvoeren van een boete wordt aangenomen door de vergadering. 5

6 11. SAA wordt Phidec VvE Diensten In het verleden is de Stichting Administratie Appartementsrechten (hierna te noemen SAA) opgericht door B.V. P. v. Bruggen Makelaardij en Adibo B.V. In 2012 zijn alle werkzaamheden betreffende VvE s overgegaan naar Phidec waardoor deze de enige bestuurder van de SAA is. De SAA is de contract partij van de VvE s. In het kader van de eenduidigheid wordt een naamswijziging doorgevoerd van SAA naar Phidec VvE diensten. Alle eventuele kosten voor het omzetten van de naam komen voor rekening van de administrateur. Voor de VvE zal de wijziging enkel merkbaar zijn in het briefpapier. De bestuurder/administrateur vraagt of de vergadering met de wijziging kan instemmen. De vergadering gaat akkoord. 12. Rondvraag en sluiting De heer Claessens spreekt dankwoord uit voor de geleverde werkzaamheden van de voorzitter, technische commissie en bestuurder/administrateur. Vanuit de vergadering wordt gemeld dat de hoofdentreedeur te lang open blijft staan, zeker als het buiten waait. Vanuit de vergadering wordt gemeld dat bewoners niet voor ieder klein wissewasje bij de voorzitter de heer Niemark moeten aankloppen. Men dient bepaalde zaken ook zelf op te lossen. Daarbij is de mogelijkheid het kantoor van de bestuurder/administrateur te bellen. Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter, onder dankzegging voor de aanwezigheid en de inbreng, de vergadering en wenst iedereen goed thuis. 6