NOTULEN. Algemene Ledenvergadering Vereniging van Eigenaars Woningen Muzenlaan 2 t/m 288 te Heerlen. Dinsdag 24 maart 2015 om 19.

Transcriptie

1 NOTULEN Algemene Ledenvergadering Vereniging van Eigenaars Woningen Muzenlaan 2 t/m 288 te Heerlen Gehouden op: Vergaderlocatie: Dinsdag 24 maart 2015 om uur Café d r Klinge te Heerlen Namens Verwey VvE Management: De heer C.C.W. Meyer De heer R.J.A. Postma 1. Opening van de vergadering De heer C.C.W. Meyer heet een ieder van harte welkom op deze Algemene Ledenvergadering van de Vereniging van Eigenaars (hierna Vereniging of VvE). 2. Vaststellen aantal aanwezige stemmen Aan de hand van de presentielijst wordt vastgesteld dat stemmen in persoon dan wel bij machtiging van de in totaal uit te brengen stemmen aanwezig zijn, waardoor het vereiste quorum is bereikt en rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen. 3. Mededelingen en ingekomen stukken De heer C.C.W. Meyer heet de heer Sandor Zaicsek van harte welkom, vertegenwoordiger van grooteigenaar Grouwels Vastgoed. 4. Vaststellen van de agenda Schriftelijk zijn er geen voorstellen ontvangen ten aanzien van de agenda, noch wenst een van de aanwezigen een wijziging hierop aan te brengen zodat deze conform kan worden vastgesteld. 5. Bespreken en vaststellen van de notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 17 november 2014 De notulen van de Algemene Ledenvergadering van 17 november 2014 worden paginagewijs doorgenomen en zonder aan- en/of opmerkingen ongewijzigd goedgekeurd. 6. Bespreken jaarstukken verslag kascontrolecommissie De heer P.G.H. Schoonbrood heeft de jaarstukken 2014 gecontroleerd. De stukken zagen er netjes en verzorgd uit. Wel waren er een aantal opmerkingen: Gebleken is dat de Vereniging geen ondertekende overeenkomst met Verwey VvE Management heeft. De heer C.C.W. Meyer beaamt dit en geeft aan dat dit wel vaker voorkomt. Er is ten tijde van de oprichting van de Vereniging een rechtsgeldig besluit genomen om Verwey VvE Management als bestuurder te benoemen op basis van een aangeleverde offerte. Wel geeft de heer C.C.W. Meyer aan dat het wenselijk is om een ondertekende overeenkomst te hebben om voor beide partijen duidelijkheid te verschaffen in de diensten en bevoegdheden. De heer C.C.W. Meyer zal de overeenkomst laten ondertekenen door de heer F.C.H. Lahaije, secretaris van de Vereniging van Eigenaars. Pagina: 1

2 De heer P.G.H. Schoonbrood vraagt tevens aandacht voor de hoogte van de stookkosten en de relatie tot het comfort wat de gebruikers hiervan hebben. De heer C.C.W. Meyer geeft aan dat hier door de heer R.J.A. Postma nog verder aandacht aan zal worden gegeven bij het bespreken van de meerjarenonderhoudsplanning. Het advies van de kascontrolecommissie luidt om de jaarstukken goed te keuren alsmede de bestuurder/bestuur te dechargeren voor het gevoerde beleid. - bespreken en goedkeuren jaarstukken en exploitatiekosten De jaarstukken 2014 worden doorgenomen en waar nodig aan de hand van vragen toegelicht. Het voorstel luidt om de jaarstukken 2014 ongewijzigd goed te keuren. Besluit: De jaarstukken worden met unanieme stemmen ongewijzigd goedgekeurd. - besluitvorming omtrent bestemming nadelig exploitatieresultaat begroting De heer C.C.W. Meyer stelt voor om het nadelig exploitatieresultaat van de begroting ad 5.454,99 met de reserve grootonderhoud te verrekenen. Besluit: Het voorstel om het nadelige exploitatieresultaat te verrekenen met de reserve grootonderhoud wordt met unanieme stemmen goedgekeurd. - besluitvorming omtrent bestemming nadelig exploitatieresultaat stookkosten De heer C.C.W. Meyer geeft aan dat het bedrag inzake de te verrekenen stookkosten ,94 bedraagt. Hij geeft verder aan dat er een factuur van Essent ad ,42 over 2009 is komen vrij te vallen, inhoudende dat dit door de Vereniging niet meer hoeft te worden betaald. Het voorstel luidt om het bedrag van ,42 (tegoed) te verrekenen met de te verrekenen stookkosten ad ,95. Dit geeft als resultaat dat er met de eigenaren nog maar 4.977,52 hoeft te worden verrekend. Het voorstel wordt als zodanig in stemming gebracht. Besluit: Het voorstel tot verrekening van de uiteindelijke stookkosten ad 4.977,52 met de eigenaren wordt met 933 stemmen vóór, 0 stemmen tégen en 207 onthoudingen bij meerderheid goedgekeurd. - decharge bestuur/bestuurder Het advies van de kascontrolecommissie luidt het bestuur en de bestuurder te dechargeren voor het gevoerde (financiële) beleid. Besluit: Het voorstel wordt met unanieme stemmen - (her)benoeming kascontrolecommissie De heer P.G.H. Schoonbrood geeft aan de kascontrole nogmaals te willen uitvoeren. Mevrouw J.M.N.P. Koops geeft aan tot de kascontrolecommissie te willen toetreden. Besluit: Met unanieme stemmen worden de heer P.G.H. Schoonbrood en mevrouw J.M.N.P. Koops (her)benoemd tot de kascontrolecommissie. 7. Bespreken begroting 2015 en besluitvorming omtrent de daaruit voortvloeiende eigenaarsbijdragen De begroting 2015 wordt doorgenomen en waar nodig aan de hand van vragen toegelicht. De heer C.C.W. Meyer stelt voor om de begroting ten aanzien van de exploitatie- en servicekosten te verhogen conform voorstel per 1 juli Ten aanzien van de begroting voor de stookkosten luidt het voorstel om deze ongewijzigd te laten gezien er bij de bespreking van de meerjarenonderhoudsplanning enkele voorstellen zullen worden gedaan welke een bezuiniging op de stookkosten kunnen betekenen. Het voorstel wordt als zodanig in stemming gebracht. Besluit: Met stemmen vóór, 10 stemmen tégen en 0 onthoudingen wordt de begroting 2015 conform bovengenoemd voorstel bij meerderheid goedgekeurd met dien verstande, dat de eigenaarsbijdrage per 1 juli 2015 wordt verhoogd. Pagina: 2

3 8. Bespreken meerjarenonderhoudsplanning alsmede besluitvorming ten aanzien van het uit te voeren onderhoud voor de jaren 2015 en 2016 alsmede een eventuele eenmalige bijdrage De meerjarenonderhoudsplanning wordt uitvoerig besproken en toegelicht aan de hand van vragen. De heer R.J.A. Postma legt uit welke werkzaamheden er het afgelopen jaar zijn uitgevoerd en welke werkzaamheden er voor de aankomende twee jaren zijn gepland. Zoals vorig jaar aangegeven is het dakvlak in betere conditie dan was verwacht. Vorig jaar was er nog een bedrag opgenomen voor de renovatie van het dak van ,= excl. BTW voor het jaar Op basis van een onafhankelijke conditiemeting is gebleken dat het dak nog zeker tien jaren kan meegaan indien met name de dakranden worden aangepakt. Het bedrag wat hiervoor gereseveerd is bedraagt ,- excl. BTW. Het voorstel luidt om aan deze werkzaamheden prioriteit te geven gezien het nu nog voordelige BTW-tarief van 6% op het arbeidsloon. Dit BTW-voordeel gaat naar alle waarschijnlijkheid vervallen per 1 juli Ten aanzien van de betonreparaties is er nog niet volledige duidelijkheid hoeveel de exacte kosten voor de jaren 2016 en 2017 gaan bedragen. Naar verwachting kan hierover in een volgende vergadering advies worden gegeven. - aanpassen van de stooklijn De heer R.J.A. Postma geeft aan dat er diverse klachten van bewoners zijn ontvangen over de temperaturen. De hoogte van de stookkosten is uiteraard een bijkomende klacht. De heer R.J.A. Postma geeft aan dat er bij het Burg. van Grunsvenplein door het aanpassen van de stooklijn goede resultaten zijn behaald, in die zin dat er een nachtverlaging is ingevoerd. Hierbij gaat de verwarming door de week uit tussen uur en 6.00 uur. In het weekend zal dit van uur tot 6.00 uur zijn. De temperatuur wordt naar nul terug gebracht, echter vanwege het levensbehoud van de pompen blijven deze draaien. Doordat de woningen worden opgewarmd door betonopwarming, blijft de warmte langer in het beton zitten wat zal leiden tot een geleidelijke afname van de temperatuur in de nacht. De temperatuur zal dus niet zo drastisch omlaag gaan dat het tot koudeklachten kan leiden. Als alle vragen zijn beantwoord luidt het voorstel om de nachtverlaging zoals omschreven ook in te voeren bij de Muzenlaan. Besluit: Met 981 stemmen vóór, 0 stemmen tégen en 159 onthoudingen wordt het voorstel bij meerderheid De heer S. Zaicsek geeft aan dat er wel weer een besluitvorming in een Algemene Ledenvergadering zal moeten plaatsvinden op moment dat er teveel klachten worden ontvangen. De heer R.J.A. Postma geeft tevens aan de temperaturen van de appartementen geleidelijk naar beneden te willen bijstellen. Op dit moment zijn er nog veel appartementen waar de temperaturen 22 à 23 graden ruim worden overschreden. Het doel is om de stookkosten terug te dringen en hiervoor zullen ook aanpassingen van de temperaturen noodzakelijk zijn. Het voorstel van de heer R.J.A. Postma luidt om de temperaturen met1 à 2 graden terug te brengen. Besluit: Met 981 stemmen vóór, 0 stemmen tégen en 159 onthoudingen wordt het voorstel bij meerderheid Bewoners dienen zich te melden bij Verwey VvE Management indien op basis van bovenstaande aanpassingen klachten ontstaan. Deze zullen vervolgens op individuele basis worden bekeken. - onderzoek LED-verlichting Vanuit de vergadering is vorig jaar geopperd om meer duidelijkheid te verschaffen inzake het vervangen van de lichtarmaturen voor energiezuinige verlichting. Een toelichting van de heer R.J.A. Postma hierop is bij de vergaderstukken gevoegd. De heer R.J.A. Postma geeft aan dat de Vereniging prioriteiten zal moeten stellen aangezien er op dit moment niet voldoende reservemiddelen aanwezig zijn om de LED-verlichting uit te laten voeren. Pagina: 3

4 Constructieve zaken hebben uiteindelijk meer prioriteit dan de luxere onderhoudswerkzaamheden zoals aanpassing van de verlichting. De heer R.J.A. Postma geeft wel als kanttekening aan dat de condities van de lichtarmaturen matig tot slecht zijn. De vergadering oppert om de verlichtingsarmaturen toch te vervangen door LED-verlichting, dit vanwege de nu nog geldende BTW-regeling van 6% op de arbeidsuren en tevens vanwege de uiteindelijke besparing die het gaat opleveren op het elektraverbruik. De heer C.C.W. Meyer geeft aan dat dit wel zal resulteren in een eenmalige bijdrage van gemiddeld 150,= per appartement. Het voorstel voor vervanging van de LEDverlichting wordt als zodanig ter besluitvorming voorgelegd. De eenmalige bijdrage zal vóór 1 juli 2015 moeten worden betaald. Besluit: Met 774 stemmen vóór, 356 stemmen tégen en 10 onthoudingen wordt het voorstel met meerderheid De eenmalige bijdrage naar rato van het aandeel binnen de Vereniging per appartement zal zijn: - 95,83 klein appartement (aandeel 35) - 150,59 middelgroot appartement (aandeel 55) - 156,06 middelgroot appartement (aandeel 57) - 213,56 groot appartement (aandeel 78). De heer C.C.W. Meyer wijst er tevens op dat de kans reëel is dat er volgend jaar wederom een eenmalige bijdrage zal worden gevraagd. Dit zal mede afhankelijk zijn van de prijzen van de betonreparaties en/of welke prioriteiten de Vereniging heeft qua uitvoering van de werkzaamheden. - voortgang warmtewet De heer C.C.W. Meyer geeft aan dat er op dit moment nog weinig duidelijkheid is over de inhoud van de warmtewet en met name of een Vereniging van Eigenaars zich hieraan moet houden. In juli 2014 heeft Minister Blok aangegeven hier in het voorjaar van 2015 op terug te komen. Vooralsnog is er nog niets over bekend, derhalve blijft de reservering voor de aanpassing inzake de warmtewet op de meerjarenonderhoudsplanning staan. Als alle vragen zijn beantwoord luidt het voorstel om de meerjarenonderhoudsplanning ongewijzigd goed te keuren voor de jaren 2015 en Besluit: Met 774 stemmen vóór, 356 stemmen tégen en 10 onthoudingen wordt de meerjarenonderhoudsplanning voor de jaren 2015 en 2016 met meerderheid ongewijzigd goedgekeurd. 9. Formaliteiten a) Het voorstel luidt om de eigenaarsbijdrage als volgt te definiëren: de voorschotbijdrage als bedoeld in artikel 5 lid 2 van het modelreglement 1992 wordt als volgt vastgesteld: Het 1/12-gedeelte van het bedoelde aandeel in de Vereniging vermeerderd met de wettelijke rente, incassokosten en procedurekosten gemaakt ter inning van die voorschotbijdrage. Besluit: Met unanieme stemmen wordt het voorstel goedgekeurd. b) Vaststellen van een aanmaningsprocedure: - machtiging bestuurder voor het treffen van (rechts)-maatregelen bij achterstand in betalingen en het in rekening mogen brengen van alle hierbij behorende kosten, zowel in als buiten rechte, bij de wanbetaler. Besluit: Met unanieme stemmen wordt het voorstel c) Goedkeuring om alle schade-uitkeringen inzake de collectieve opstalverzekering van de VvE, uit te laten keren op de rekening van de Hoofd VvE, IBAN nummer NL31ABNA ten behoeve van het herstel. Indien het uit te keren bedrag boven de ,= komt zal tijdens een Algemene Ledenvergadering worden besloten wat hiermee gedaan wordt. Besluit: Het voorstel wordt met unanieme stemmen goedgekeurd. d) Bij het niet naleven van reglementen het kunnen opleggen van boetes: Pagina: 4

5 - artikel 29, lid 2 van het modelreglement 1992 geeft de mogelijkheid dat de Algemene Ledenvergadering een overtreder van bepalingen van de wet, de reglementen (genoemd in de Splitsingsakte) en het Huishoudelijk Reglement een boete oplegt. Jaarlijks kan de hoogte tot nader orde worden vastgesteld. Voorgesteld wordt de bestuurder en voorzitter te machtigen deze boete op te leggen zonder tussenkomst van de Algemene Ledenvergadering. Besluit: Het voorstel wordt met meerderheid van stemmen goedgekeurd. e) Goedkeuring voor het in rekening brengen van een waarborgsom van 500,= bij de verkoper van een appartementsrecht t.b.v. de afrekening stookkosten. Vanwege het grote aandeel van de grooteigenaren geldt deze regeling niet voor hen. Besluit: Het voorstel wordt met 933 stemmen vóór, 207 stemmen tégen en 0 onthoudingen bij meerderheid f) Eigenaren die in het bezit zijn van luxe keukens, badkamers, dure wand-, plafond- en vloerafwerking e.d. doen er verstandig aan zelf een aanvullende opstal- en/of inboedelverzekering af te sluiten daar de opstalverzekering van de VvE alleen schade vergoedt aan de casco van het gebouw. 10. Benoeming van de voorzitter en (her)benoeming van de secretaris Geen van de aanwezig leden wenst het voorzitterschap op zich te nemen waardoor deze functie vacant blijft. De heer F.C.H. Lahaije geeft aan de functie van secretaris te willen blijven vervullen. Besluit: Met unanieme stemmen wordt de heer F.C.H. Lahaije herbenoemd tot secretaris. 11. (Her)benoeming van de technische commissie Mevrouw A.L.M. Funcken geeft aan haar functie binnen de technische commissie te willen blijven uitvoeren. Besluit: Met unanieme stemmen wordt mevrouw A.L.M. Funcken herbenoemd tot de technische commissie. 12. Voortgang parkeerplaatsen De heer S. Zaicsek (namens Grouwels Vastgoed B.V.) geeft aan dat het de bedoeling is om 102 parkeerplaatsen op het terrein te realiseren, waarvan 26 parkeerplaatsen onder het complex. Er zal een overleg met Verwey VvE Management en de Vereniging van Eigenaars over de plannen plaatsvinden zodra e.e.a. concreet is. 13. Rondvraag De heer W.L.E. Vandenboorn: Ik wil graag verzoeken om verder onderzoek te doen naar een oscillerende verwarming. De heer R.J.A. Postma geeft aan hiernaar te zullen kijken. 14. Sluiting van de vergadering De heer C.C.W. Meyer dankt de aanwezigen voor hun komst en inbreng en sluit de vergadering. Pagina: 5