Vereniging van Eigenaars flatgebouw West Varkenoordseweg 365/Elzendaal 3 tot en met 5 te Rotterdam (9026)

Transcriptie

1 Notulen Vereniging van Eigenaars flatgebouw West Varkenoordseweg 365/Elzendaal 3 tot en met 5 te Rotterdam (9026) Notulen van tweede vergadering, gehouden dinsdag 12 april 2016, aanvang 15:00 uur. Totaal aantal stemmen: 23; aantal stemmen vertegenwoordigd: 13 (56,52 procent) Aanwezig De heer S. Deringöz (2) Mevrouw C.M. Gonzalez- van Dongen (3) De heer P.J. Lopes (3) Mevrouw A.C. Olieman (2) Mevrouw J.I. Spoel (3) Afwezig De heer J.A.D. Dirks (2) De heer S. Kljucanin (3) De heer J.P. de Kramer (2) De heer A. Pulvirenti (3) 1. Opening en vaststellen aantal stemmen De heer Kreft opent de vergadering en heet alle aanwezigen welkom op deze Algemene Ledenvergadering. Mevrouw Van Terheijden zal deze vergadering notuleren. Volgens de presentielijst zijn 13 van de 23 stemgerechtigden aanwezig of vertegenwoordigd om rechtsgeldige besluiten te nemen. Dit betreft een tweede reglementaire vergadering. Hierdoor kunnen ongeacht het aantal stemmen rechtsgeldige besluiten worden genomen. 2. Mededelingen De Vereniging van Eigenaars (VvE) waar u onderdeel van uitmaakt heeft een gebouwenverzekering via Meeùs. De totale schadelast van de gebouwenverzekeringen van de VvE's bedroeg de afgelopen jaren meer dan de betaalde premie. Waterschade is hiervan de voornaamste oorzaak. Door de hoge schadelast in de afgelopen jaren heeft Meeùs eenzijdig de polisvoorwaarden aangepast. De premie is gelijk gebleven aan die van 2015, wel geldt vanaf 1 januari 2016 een eigen risico van 500,00 voor de gevolgen van waterschade indien de afgelopen drie jaar een waterschade heeft plaatsgevonden. Heeft de VvE de afgelopen drie jaar geen waterschade gehad, geldt het eigen risico de eerstvolgende waterschade niet, maar vanaf dan, voor iedere volgende waterschade. Sinds 2015 heeft de AFM gesteld dat VvE-beheerders die bemiddelen en/of adviseren op het gebied van verzekeringen een vergunning nodig hebben. VVE-010 heeft deze vergunning niet. Hierdoor mag VVE-010 geen offertes namens de VvE opvragen. De eigenaren kunnen wel offertes opvragen en deze indienen voor de volgende vergadering. 3. Vaststellen notulen van de Algemene Ledenvergadering d.d. 8 mei 2015 De notulen zijn eerder verstuurd, u kunt deze notulen ook raadplegen op de eigenaarssite van Twinq. De notulen van de algemene ledenvergadering van 8 mei 2015 worden vastgesteld en goedgekeurd door de vergadering. De voorzitter van de vergadering tekent de notulen voor akkoord. 4. (Her)benoemen van kascontrolecommissie De vergadering herbenoemt mevrouw C.M. Gonzalez- Van Dongen, Elzendaal 5A, met algemene stemmen als lid van de kascontrolecommissie voor één jaar. 5. Vaststellen jaarrekening 2015 en besluit over resultaat boekjaar De jaarrekening wordt besproken. Mevrouw Gonzalez merkt op dat 1 factuur niet voor deze VvE bestemd was. De heer Kreft laat zien dat er een creditfactuur voor ontvangen is. blz. 1

2 De vereniging heeft dit boekjaar na aftrek van alle kosten een tekort van 2.118,16. Het tekort is ontstaan doordat er diverse noodreparaties aan het dak/goot gedaan zijn. Tevens waren de kosten voor het opstellen van de MJOP niet in de begroting meegenomen. De vergadering stelt met algemene stemmen de jaarrekening ongewijzigd vast. De bestuurder VVE-010 wordt decharge verleend voor het gevoerde financieel beleid. - besluitvorming negatief exploitatieresultaat Volgens het splitsingsreglement, artikel 18 lid 5, dient een negatief exploitatieresultaat binnen een maand door de leden te worden aangevuld. De vergadering besluit met algemene stemmen het negatieve exploitatieresultaat van 2.118,16 ten laste van het reservefonds te laten komen. 6. Overstappen naar een andere beheerder Een aantal VvE s kunnen niet langer bij VVE-010 in beheer blijven, waaronder uw VvE. Dit is onder meer vanwege een nieuwe werkvoorraad vanuit een verbetertraject in samenwerking met de gemeente Rotterdam. Daarnaast zal de stichting zich meer richten op activeren van VvE s en algemene informatievoorziening voor alle appartementseigenaren in Rotterdam De VvE kan er toe besluiten de VvE onder te brengen bij een door u zelf gekozen beheerder. Indien wij geen reactie van de VvE vernemen zal VVE010 per 1 januari 2017 uw VvE onder brengen bij een andere SKW gecertificeerde beheerder. Het is nog niet bekent welk beheerderskantoor het gaat worden. De eigenaren krijgen tegen die tijd hierover nog bericht. De aanwezige eigenaren geven aan zelf ook nog offertes te willen opvragen bij andere beheerkantoren. 7. MJOP en doorrekening planmatig onderhoud De meerjarenonderhoudsplanning en het uit te voeren onderhoud 2016/2017 wordt besproken. Het dak dient vervangen/herstelt te worden. Dit wordt verder besproken bij agendapunt 8. Op basis van de MJOP is een doorrekening gemaakt naar een jaarlijks te reserveren bedrag voor onderhoud. Bij jaarlijkse reservering van dit bedrag kan de toekomstige onderhoudsbehoefte uitgevoerd worden. Als jaarlijks minder wordt gereserveerd dan zal te zijner tijd door iedere eigenaar extra bijgedragen dienen te worden. Bij het agendapunt Vaststellen begroting 2017 wordt de begroting besproken en vastgesteld. De doorrekening is in de begroting opgenomen. 8a Offerte dak Het dak van de VvE is in zeer slechte staat en dient gerepareerd te worden. Firma Van der Ende heeft een uitgebreide inspectie gedaan en hiervoor een aanbieding gemaakt. Ook het schilderwerk van de goot en het lijstwerk zijn hierin meegenomen. De totale kosten zijn ,45 inclusief BTW. Firma Meerbouw heeft voor dezelfde werkzaamheden een offerte uitgebracht voor ,64 inclusief BTW. Meerbouw heeft ook extra onder andere het vervangen van de nokvorsten geoffreerd. Het totale bedrag komt dan uit op ,00 inclusief BTW. De VvE heeft voor de uitvoer van de werkzaamheden niet voldoende in kas, waardoor er een eenmalige extra bijdrage noodzakelijk is. De vergadering wordt gevraagd hierover een besluit te nemen. Op kosten van VVE-010 is er door PIT Beheer een offertevergelijk gemaakt. Meerbouw heeft extra werkzaamheden geoffreerd voor een meerprijs van 9.865,61 inclusief BTW. Deze werkzaamheden bestaan uit het vervangen van de nokvorsten van het hellende pannendak, vervangen van het dakraam en algemene kosten. De heer Deringöz heeft een bouwuitzendbureau, hij kan vakmensen/bedrijven inhuren om alle werkzaamheden inclusief het meerwerk van Meerbouw uit te laten voeren voor ,00 inclusief BTW. De heer Kreft vraagt of er dan wel garantie wordt gegeven op de werkzaamheden. De heer Deringöz zegt dat de wettelijke garanties van toepassing zijn. De eigenaren vinden de voorgestelde eenmalige bijdrage te hoog. Ze willen het graag in fases uit laten voeren. De VvE kan het dak bijvoorbeeld in 2 fases uit laten voeren, fase 1, achterzijde (indicatie 60% van de totale kosten) en fase 2, voorzijde (indicatie 40% van de totale kosten). Het nadeel van het uitvoeren in fases is dat er meer algemene kosten zoals steigerkosten zijn. Daarnaast is er bij eventuele toekomstige gebreken niet altijd goed te herleiden of het gebrek vanaf het nieuwe gedeelte of oude dakvlak komt, waardoor garantiebepaling lastig is. Indien de VvE de maandelijkse bijdrage voor 2017 gelijk houdt aan 2016 zit er eind 2020 voldoende geld in kas om het hele dak te herstellen/vervangen, exclusief de extra geoffreerde werkzaamheden. Mevrouw Spoel blz. 2

3 vraagt of het mogelijk is om een lening voor de VvE af te sluiten. De enige bank die dit doet is RIBANK en deze verstrekt alleen leningen aan VvE's met minimaal 10 appartementen. Er wordt ook gevraagd of het mogelijk is om de buur VvE erbij te voegen? Om de VvE's samen te voegen is een kostbaar en intensief traject, gezien dan de akte gewijzigd dient te worden. De VvE kan wel aan de buur VvE vragen of zij tegelijk het dak willen herstellen/vervangen, dit kan hierdoor voordeliger zijn. Er worden 3 opties besproken. Optie 1: een eenmalige bijdrage, Optie 2: de maandbijdrage verhogen zodat de VvE eind 2018 over genoeg geld beschikt, Optie 3: de maandbijdrage gelijk houden en doorsparen tot Bij de berekening is geen rekening gehouden met eventuele begeleidingskosten. De nieuwe beheerder kan eventueel de begeleiding verzorgen, dit kan volgend jaar tijdens de vergadering worden besloten. Indien een eigenaar de eenmalige bijdrage niet kan voldoen en incassomaatregelen niet tot resultaat leiden dan kan het zover komen dat een woning noodgedwongen geveild dient te worden. In dat geval bestaat er een reële kans dat de VvE een vastgestelde eenmalige bijdrage bij overdracht niet kan incasseren. Voor de maandelijkse bijdrage van het lopende en voorgaande boekjaar daarentegen zijn zowel de koper als verkoper hoofdelijk aansprakelijk. Deze kosten worden in de regel dan ook voldaan bij de overdracht. De vergadering besluit om de maandelijkse bijdrage per te verhogen naar respectievelijk 200,00 om 300,00. Hierdoor spaart de VvE jaarlijks ,00 voor het groot onderhoud en beschikt de VvE eind 2018 over voldoende financiële middelen om het hele dak te laten herstellen/vervangen (zonder bouwbegeleiding). Dit resulteert tot de volgende bijdrage: West Varkenoordseweg 365 A1 300,00 West Varkenoordseweg 365 A2 300,00 Elzendaal 3 A1 200,00 Elzendaal 3 A2 200,00 Elzendaal 3B 300,00 Elzendaal 5A 300,00 Elzendaal 5 B1 200,00 Elzendaal 5 B2 200,00 De VvE besluit het gespaarde bedrag te reserveren voor het dak. De offertes worden vooralsnog niet vastgesteld. De vergadering besluit om het vaststellen van een offerte voor het repareren van het dak, met eventueel bouwbegeleiding, te agenderen in De eigenaren kunnen eventueel ook zelf vergelijkbare offertes opvragen en indienen bij de bestuurder. Deze kan vervolgens tijdens een vergadering worden besproken. 8b Begeleiding uitvoer werkzaamheden dak Dit punt wordt in 2018 opnieuw geagendeerd door de bestuurder. 9. Offerte herstel scheuren in gevel Met het vervangen van een gevelkozijn bij nummer 365B is zichtbaar geworden dat de stalenbalk (boven het kozijn) maar met één flens minimaal oplegt op het metselwerk. Om de oplegging van de balk te vergroten stelt firma Van der Ende voor om een stalen kolom er onder te zetten. Tevens zal daarna de buitengevel gerepareerd moeten worden. Firma Van der Ende kan deze werkzaamheden uitvoeren voor een bedrag van 791,34 exclusief BTW. Tevens is op de hoek van de gevel een natuurlijke dilatatievoeg ontstaan. Firma Van der Ende kan dit herstellen voor een bedrag van 785,- exclusief BTW. Indien aan beide werkzaamheden tegelijk opdracht gegeven rekent Van der Ende voor het totaal 1.433,00 exclusief BTW. De heer Lopes wil de vergadering voorstellen de werkzaamheden uit te laten voeren bij zijn eigen aannemer. De heer Lopes heeft een offerte opgevraagd bij LBC Onderhoud voor het plaatsen van een stalen kolom en herstel van de binnenzijde. De kosten bedragen 484,00 inclusief BTW. De vergadering besluit dat de heer Lopes opdracht mag verstrekken aan LBC voor een bedrag van 484,00 inclusief BTW. blz. 3

4 De vergadering besluit om de dilatatievoeg niet te herstellen. 10. Opstellen waardebepaling opstal De vergadering besluit nu geen waardebepaling op te laten stellen. Dit punt wordt volgend jaar opnieuw geagendeerd door de bestuurder. 11. Vaststellen begroting en VvE-bijdrage 2017 De conceptbegroting met bijbehorende incassoprocedure en VvE-bijdrage 2017 wordt besproken. De vergadering besluit de maandelijkse bijdrage te verhogen naar respectievelijk 200,00 om 300,00. West Varkenoordseweg 365 A1 300,00 West Varkenoordseweg 365 A2 300,00 Elzendaal 3 A1 200,00 Elzendaal 3 A2 200,00 Elzendaal 3B 300,00 Elzendaal 5A 300,00 Elzendaal 5 B1 200,00 Elzendaal 5 B2 200,00 De vergadering besluit de begroting met bijbehorende incassoprocedure en VvE-bijdrage met ingangsdatum 1 januari 2017 vast te stellen op een totaal bedrag van ,00. De aangepaste begroting wordt met deze notulen meegezonden. 12. Correspondentie per mail De volgende eigenaren geven aan het bestuur toestemming om de uitnodiging voor de vergadering en de agenda per mail te versturen: S. Deringöz, Elzendaal 5 B1 C.M. Gonzalez- Van Dongen, Elzendaal 5A P.J. Lopes, West Varkenoordseweg 365B A.C. Olieman, Elzendaal 3 A2 J.I. Spoel, West Varkenoordseweg 365 A2 13. Rondvraag Er zijn geen vragen voor de rondvraag. 14. Sluiting De heer Kreft bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering. Vastgesteld op de vergadering van voorzitter bestuurder blz. 4

5 Besluitenlijst Vereniging van Eigenaars flatgebouw West Varkenoordseweg 365/Elzendaal 3 tot en met 5 te Rotterdam (9026) Notulen van tweede vergadering, gehouden dinsdag 12 april 2016, aanvang 15:00 uur. 3. Vaststellen notulen van de Algemene Ledenvergadering d.d. 8 mei De notulen worden vastgesteld en goedgekeurd door de vergadering. 4. (Her)benoemen van kascontrolecommissie 4.1 De vergadering herbenoemt mevrouw C.M. Gonzalez- Van Dongen, Elzendaal 5A, met algemene stemmen als lid van de kascontrolecommissie voor één jaar. 5. Vaststellen jaarrekening 2015 en besluit over resultaat boekjaar 5.1 De vergadering stelt met algemene stemmen de jaarrekening ongewijzigd vast. De bestuurder VVE-010 wordt decharge verleend voor het gevoerde financieel beleid. 5.2 De vergadering besluit met algemene stemmen het negatieve exploitatieresultaat van 2.118,16 ten laste van het reservefonds te laten komen. 8a Offerte dak 8a.1 De vergadering besluit om de maandelijkse bijdrage per te verhogen naar respectievelijk 200,00 om 300,00. De VvE besluit het gespaarde bedrag te reserveren voor het dak. 9. Offerte herstel scheuren in gevel 9.1 De vergadering besluit dat de heer Lopes opdracht mag verstrekken aan LBC voor een bedrag van 484,00 inclusief BTW. 9.2 De vergadering besluit om de dilatatievoeg niet te herstellen. 10. Opstellen waardebepaling opstal 10.1 De vergadering besluit nu geen waardebepaling op te laten stellen. 11. Vaststellen begroting en VvE-bijdrage De vergadering besluit de begroting met bijbehorende incassoprocedure en VvE-bijdrage met ingangsdatum 1 januari 2017 vast te stellen op een totaal bedrag van ,00. blz. 5

6 Actiepuntenlijst Vereniging van Eigenaars flatgebouw West Varkenoordseweg 365/Elzendaal 3 tot en met 5 te Rotterdam (9026) Notulen van tweede vergadering, gehouden dinsdag 12 april 2016, aanvang 15:00 uur. Begroting aanpassen Status: Afgehandeld Afgehandeld op: 14 april 2016 Behandeld door: Martin Kreft (medewerker kantoor) Het tekort van 2.118,16 onttrekken Status: Afgehandeld Afgehandeld op: 14 april 2016 Behandeld door: Laura van Terheijden (medewerker kantoor) blz. 6