Notulen van de Extra (buitengewone) ledenvergadering, gehouden dinsdag 4 december 2018, aanvang 19:30 uur.

Transcriptie

1 Notulen Vereniging van eigenaars Griegplein 1 tot en met 290 (8354) Notulen van de Extra (buitengewone) ledenvergadering, gehouden dinsdag 4 december 2018, aanvang 19:30 uur. 1. Opening en vaststellen aanwezige stemgerechtigden De heer Pauw, voorzitter van VvE Griegplein, opent om uur de vergadering en heet de aanwezigen van harte welkom. De heer Pauw stelt de overige aanwezigen achter de bestuurstafel voor. Namens het bestuur zitten de heren Ebbelinghaus, Maasland, Nettenbreijer en Van Wijk achter de bestuurstafel. Namens VvE beheerder Van t Hof Rijnland zijn aanwezig mevrouw De Jong, accountmanager, en de heer Van der Toorn, technisch manager. De notulen worden verzorgd door mevrouw Van den Steenhoven. De heer Pauw deelt mede dat er vanavond van de stemmen vertegenwoordigd zijn (inclusief machtigingen) zodat er tijdens deze vergadering rechtsgeldige besluiten genomen kunnen worden. 1.1 Vaststellen voorzitter van de vergadering Met algemene stemmen gaat de vergadering akkoord met de heer Pauw als voorzitter van de vergadering. (be sluit) 2. Ingekomen stukken en mededelingen bestuur Mededelingen bestuur De voorzitter deelt het volgende mee: Een groot deel van de nieuwe voordeuren is inmiddels geplaatst. De laatste 70 deuren worden geplaatst vanaf 17 december. Advies: laat geen sleutel aan de binnenkant van de voordeur zitten, de deur is dan niet meer van buitenaf met een sleutel te openen. Het bestuur heeft inmiddels een gesprek gehad met de nieuwe eigenaar van de huurwoningen, UCP. Tijdens het gesprek zijn de punten communicatie en het verstrekken van gegevens van huurders aan het bestuur van de VvE behandeld. De peilen op het wegdek van het parkeerterrein zijn opnieuw wit gemaakt. Het bestuur verzoekt de bewoners om zich aan de aangegeven rijrichting te houden. De actie m.b.t. de cadeaubonnen die te winnen zijn door bewoners die hun vet inleveren bij de kliko s is wederom een succes; aan het eind van de vergadering worden opnieuw cadeaubonnen verloot. Er zijn zogenaamde slimme meters geplaatst. Er zijn echter problemen met de communicatie tussen de meters en de warmwater boilers. Het bestuur heeft Stedin een brief gestuurd waarin wordt gevraagd waarom Stedin niet heeft gecommuniceerd over de problemen en dat de monteurs geen oplossing voor dit probleem hebben. Er wordt gemeld dat de galerijvloeren opnieuw gecoat gaan worden met een zogenaamde Triflex vloer. De ventilatoren op het dak zijn allemaal vervangen. De liften zijn goedgekeurd, in 2019 worden de liftkooien aangepakt. In 2019 worden ook de vloeren van de lifthallen hersteld (de vloeren worden niet vernieuwd). Op de begroting is rekening gehouden met een vergoeding voor de vrijwilligers. De heer Valk is gestopt met zijn werkzaamheden als huismeester en ontvangt geen vergoeding meer. De heer Maasland (penningmeester van de VvE) heeft tot nu toe geen vrijwilligersvergoeding ontvangen. Nu heeft de heer Maasland aangegeven wel een vrijwilligersvergoeding te willen ontvangen. Het bestuur heeft dit goedgekeurd. De vrijwilligersvergoeding is budget neutraal omdat de heer Valk geen vrijwilligersvergoeding meer krijgt. De heer Nettenbreijer is de technische man in het bestuur. Ook vervult hij huismeesterstaken maar hij is vooral bewoner van het complex. Derhalve het vriendelijke verzoek om hier rekening mee te houden en geen klachten en kleine storingen aan hem door te geven. Klachten en storingen moeten doorgegeven worden aan Van t Hof-Rijnland. blz

2 Afgelopen woensdag was het bestuur in vergadering bijeen toen werd gemeld dat er een konijn in een hok in de containerruimte was gestald. Een dergelijk gedrag is natuurlijk schandelijk. Op de video opnamen is helaas niet te zien wie dit heeft gedaan.. Het bestuur heeft de dierenambulance gevraagd het konijn op te komen halen. Ingekomen stukken Een brief van de heer Hoogerwerf (huisnummer 212) waarin twee vragen worden gesteld: er staan veel fietswrakken in de fietsenstalling: kunnen deze worden verwijderd. De voorzitter antwoordt dat de VvE ooit fiets- en brommerwrakken heeft verwijderd. Het resultaat was dat een aantal fiets- en brommerwrakken toch een eigenaar bleek te hebben die na de verwijdering claimde dat de fiets/brommer nog in goede staat was. Zij claimden een bedrag van de VvE. Er zullen nu waarschuwingsborden in de fietsenstalling worden geplaatst waarop staat vermeld dat de fietsen/brommers verwijderd kunnen worden. er zit een slot op de verwijderde oude deuren: wat gebeurt hiermee? De voorzitter antwoordt dat de schoonmaker Hassen in zijn eigen tijd de sloten heeft verwijderd en heeft verkocht als oud ijzer. De opbrengt ( 15,00) mocht hij zelf houden. Een brief van de heer Sodenkamp (huisnummer 103): kan er duidelijkheid worden verschaft tussen het verschil van het verhogen van de VvE bijdrage en het aangaan van een lening? De voorzitter antwoordt dat de VvE geen lening aangaat: dit punt komt terug bij agendapunt 6 (bespreking groot onderhoud). Een brief van de heer Van Herpen (huisnummer 29) over de hoogte van de in de deur aangebrachte spionnetjes. De voorzitter antwoordt dat de hoogte is vastgesteld op basis van een gemiddelde lengte. Er kan nu niets meer worden gewijzigd in de hoogte waarop de spionnetjes zijn aangebracht. Verder had de heer Van Herpen een vraag over beschadigingen aan de nieuwe deuren: als alle deuren zijn geplaatst kunnen schades worden gemeld, ook schades die zijn ontstaan door het verwijderen van de anti-inbraak strips. 3. Vaststellen notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 12 juni 2018 Er zijn geen op- of aanmerkingen op de notulen van de vorige vergadering. De notulen worden ongewijzigd goedgekeurd. (besluit) 4. Bespreking en besluitvorming beëindiging verstrekken vuilniszakken Voorgesteld wordt om te stoppen met het verstrekken van lege vuilniszakken aan de bewoners. Dit is financieel gezien gunstig voor de VvE, het bespaart de VvE jaarlijks 2.030,- en levert de schoonmaker jaarlijks 6 werkdagen op. De vergadering gaat met meerderheid van stemmen (3 stemmen tegen het voorstel) akkoord met het voorstel om per 1 januari 2019 geen lege vuilniszakken meer te verstrekken aan de bewoners. (besluit) 5. Besluitvorming toevoeging artikel verbod kamerverhuur in Huishoudelijk Reglement Er wordt voorgesteld om in het Huishoudelijk Reglement op te nemen dat het niet is toegestaan om privégedeelten van de woning te exploiteren als pension- of kamerverhuurbedrijf. In de splitsingsakte is reeds een artikel (artikel 17 lid 4) opgenomen waarin staat dat dit niet is toegestaan. De vergadering gaat met algemene stemmen akkoord met het voorstel om in het Huishoudelijk Reglement op te nemen dat het niet is toegestaan om privégedeelten van de woning te exploiteren als pension- of kamerverhuurbedrijf. (besluit) Het aangepaste Huishoudelijk Reglement wordt meegestuurd met de notulen en op het Internetportaal geplaatst. (actie) Mevrouw Hoogerwerf informeert wat de zin is van het opnemen van een dergelijk artikel als de bewoners het Huishoudelijk Reglement niet lezen of zich er niet aan houden. De voorzitter antwoordt dat de VvE er in ieder geval alles aan doet om de regels bij de bewoners kenbaar te maken. Er is aan makelaars gevraagd om potentiële kopers op de hoogte te stellen van het Huishoudelijk Reglement. De makelaars hebben laten weten mee te werken aan dit verzoek. Het bestuur kan (potentiële) kopers echter niet dwingen om het Huishoudelijk Reglement te lezen. blz

3 6. Bespreking MeerjarenOnderhoudsPlanning (MOP) en besluitvorming planmatig onderhoud 2019 conform MOP De heer Van der Toorn dankt in de eerste plaats de technische heren voor de prettige samenwerking. Er hoeft door de VvE geen lening te worden afgesloten om het groot onderhoud uit te voeren, de MOP is herzien en er zijn diverse posten verschoven. 2018: 2019: De voordeuren zijn bijna allemaal geplaatst: aanstaande donderdag ontvangen de bewoners waar nog geen nieuwe voordeur is geplaatst informatie over de plaatsing. Het is de bedoeling dat alle deuren voor de kerstdagen zijn geplaatst. Alle ventilatoren op het dak zijn vervangen. Er is een sprinklerinstallatie in de containerruimte aangebracht. De droge blusleidingen zijn afgeperst. Voorgesteld wordt om in 2019 de galerijvloeren te coaten met Triflex in de kleur grijs. De voorzitter licht toe dat er twee proefvlakken zijn aangebracht, in grijs en in blauw. Het blauwe proefvlak werd helaas al na een korte periode ook grijs door het vuil dat erop achterbleef. Het bestuur stelt derhalve voor om een grijze dekvloer aan te brengen. Er is weer geld gereserveerd voor de vervanging van 10 kozijnen door kunststof kozijnen. De post warmtemeters wordt doorgeschoven omdat nog niet bekend is welke maatregelen moeten worden genomen voor het gasloze tijdperk. Wellicht verdwijnt de post over enkele jaren van de MOP. Vervangen drukverhogingsinstallatie (hydrofoor) is nog niet nodig. De vergadering gaat met algemene stemmen akkoord met de MOP en de uit te voeren werkzaamheden conform MOP in (besluit) Een aanwezige eigenaar merkt op dat hij niet in staat was de MOP op normaal formaat te printen. Mevrouw De Jong zegt toe maatregelen te nemen zodat dit de volgende keer wel kan. 7. Bespreking en besluitvorming begroting 2019 en de hieruitvoortvloeiende VvE-bijdragen Mevrouw De Jong geeft een korte toelichting op de begroting De VvE-bijdragen zullen licht stijgen op basis van de voorgestelde begroting 2019, de stijging is circa 0,3%. De nieuwe bijdragen per appartementsrecht staan op de bijlage van de begroting. De vergadering gaat akkoord met de begroting 2019 en met de hieruit voortvloeiende VvE bijdragen per 1 januari (besluit) 8. Vaststellen incassomandaat De vergadering van eigenaars machtigt het bestuur/de bestuurder om na verzending van twee vergeefse herinneringsbrieven/aanmaningen de vorderingen uit hoofde van niet betaalde (voorschot-)bijdragen ter incasso aan een door het bestuur daartoe aan te wijzen incassobureau over te dragen en die buitengerechtelijke en gerechtelijke stappen ter incasso van die vorderingen te zetten, die het bestuur/de bestuurder naar zijn oordeel nodig acht, voorts om namens de Vereniging van Eigenaars in rechte te verschijnen en tenslotte al datgene te doen, wat rechtens noodzakelijk is, waaronder het verstrekken van inlichtingen en het beproeven en het zonodig tot stand brengen van een minnelijke regeling. (besluit) 9. Rondvraag Mevrouw Groen (huisnummer 120) informeert wat gebeurd met de ijzeren plaat die uitsteekt van de nieuwe voordeur. De heeft Van der Toorn antwoordt dat met de aannemer zal worden afgesproken dat de plaat in het deurkozijn wordt platgeslagen. Mevrouw Verheij (huisnummer 234) informeert of de VvE een rol speelt bij het warmtenet van de gemeente. De voorzitter antwoordt dat de VvE s van de Z-flats een gesprek hebben gehad met de gemeente Schiedam over het warmtenet. De gemeente inventariseert de mogelijkheden. De voorzitter deelt mee dat vanavond een aantal cadeaubonnen wordt verloot voor het inleveren van vet in de container. blz

4 10. Sluiting De voorzitter sluit om uur de Algemene Ledenvergadering en dankt eenieder voor zijn/haar aanwezigheid en inbreng. Vastgesteld op de vergadering van voorzitter beheerder blz

5 Besluitenlijst Vereniging van eigenaars Griegplein 1 tot en met 290 (8354) 1.1 Vaststellen voorzitter van de vergadering Akkoord met de heer Pauw als voorzitter van de vergadering. 3. Vaststellen notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 12 juni Akkoord met het vaststellen van de notulen van de Algemene Ledenvergadering d.d. 12 juni Bespreking en besluitvorming beëindiging verstrekken vuilniszakken 4.1 Met meerderheid van stemmen (3 stemmen tegen het voorstel) akkoord met het voorstel om per 1 januari 2019 geen lege vuilniszakken meer te verstrekken aan de bewoners. 5. Besluitvorming toevoeging artikel verbod kamerverhuur in Huishoudelijk Reglement 5.1 Akkoord met het voorstel om in het Huishoudelijk Reglement op te nemen dat het niet is toegestaan om privégedeelten van de woning te exploiteren als pension- of kamerverhuurbedrijf, conform artikel 17 lid 4 van de splitsingsakte. 6. Bespreking MeerjarenOnderhoudsPlanning (MOP) en besluitvorming planmatig onderhoud 2019 conform MOP 6.1 Akkoord met de MOP en de uit te voeren werkzaamheden conform MOP in Bespreking en besluitvorming begroting 2019 en de hieruitvoortvloeiende VvE-bijdragen 7.1 Akkoord met de begroting 2019 en met de hieruit voortvloeiende VvE bijdragen per 1 januari Vaststellen incassomandaat 8.1 Akkoord met vaststelling van het incassomandaat. blz

6 Actiepuntenlijst Vereniging van eigenaars Griegplein 1 tot en met 290 (8354) Het aangepaste Huishoudelijk Reglement wordt meegestuurd met de notulen en op het Internetportaal geplaatst. Het artikel is toegevoegd als artikel 7.14 in het Huishoudelijk Reglement. Status: Afgehandeld Afgehandeld op: 4 januari 2019 Behandeld door: VvE-beheerder / Accountmanager (A.J.B. Bader - de Jong) blz