Notulen Algemene Ledenvergadering 24 maart 2010

Transcriptie

1 VvE Diepenbrockrode te Zoetermeer Datum: Donderdag 24 maart 2010 aanvang uur Locatie: W ijkgebouw Chez Cesar, Cesar Franckrode 60 te Zoetermeer Complexcode: 141 W ebsite: Afkortingen: VZ Voorzitter ALV Algemene Leden Vergadering Atrium Atrium Vastgoedmanagement B.V. MJOP Meer Jaren Onderhouds Plan TC Technische Commissie KC Kascommissie AB Algemeen Bestuur Onderw erp: 1 Opening, mededelingen en ingekomen stukken Namens Atrium Vastgoedmanagement BV zijn aanwezig mevrouw Meijer en de heer Van Andel. De heer Bal is helaas verhinderd. Tevens is aanwezig de heer Van Soest, Manager Projecten van Beveta. Mevrouw Meijer opent de vergadering om uur. Van de 839 stemmen zijn er 701 in persoon, danwel per volmacht vertegenwoordigd. Dit zijn voldoende stemmen om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Vaststellen van de agenda Mevrouw Meijer stelt voor om agendapunt 6.1 afloop schilderwerk 2009, naar voren te halen en als eerste te behandelen zodat de heer Van Soest toelichting kan geven op eventuele vragen. Op 6 mei 2009 is in de Algemene Ledenvergadering het besluit genomen schilderwerk aan de voorzijde uit te voeren en daarbij het aanwezige houtrot te herstellen. De werkzaamheden zijn uitgevoerd op basis van het verftechnisch bestek nr d.d van Claasen Coatings. Na afloop van het schilderwerk is er een enquête onder de leden gehouden met en klachtenformulier waarop opleverpunten en/of klachten aangegeven konden worden. De opleverpunten zijn door Claasen Coatings beoordeeld en deze zullen op afspraak door Beveta hersteld worden. De heer Van Soest van Beveta heeft aangeboden aanwezig te zijn op deze ALV om onduidelijkheden toe te lichten. Een groot deel van de aanwezige leden geeft aan ontevreden te zijn met de door Beveta van 9

2 verrichte werkzaamheden. Met name de prijs/kwaliteitverhouding wordt onvoldoende geacht. De heer Van Soest licht de uitgevoerde werkzaamheden toe aan de leden. De leden betwijfelen of er volgens advies en bestek is gewerkt door Beveta. Er volgt een discussie. De inventarisatie van de opleverpunten met de reacties van Claasen Coatings en de te nemen acties van Beveta zullen met de notulen meegezonden worden ACTIE. Beveta zegt toe de opleverpunten op zeer korte termijn te verhelpen. ACTIE De leden zijn van mening dat er onvoldoende overleg heeft plaatsgevonden tussen Atrium en eigenaren met betrekking tot de kosten voor het herstel van houtrot. Het is voor de leden niet duidelijk wat er exact voor het bedrag van 8.902, aan houtrotherstel uitgevoerd is. Er wordt afgesproken dat er een specificatie met betrekking tot het uitgevoerde houtrotherstel aan met deze notulen aan de leden toegestuurd zal worden. ACTIE Er wordt gevraagd of er een garantiecertificaat afgegeven is. Mevrouw Meijer geeft aan dat dit gebeurd is. Het garantiecertificaat zal op de website van de vereniging geplaatst worden. ACTIE Ook het verftechnisch bestek van Claasen Coatings is terug te vinden op de website. Hierop is te zien op welke wijze de verschillende onderdelen behandeld zijn. De heer Van Soest wordt bedankt voor zijn komst en verlaat de vergadering. Ingekomen stukken Mevrouw Meijer geeft aan dat er 7 ingekomen stukken zijn. 1. De heer van Tintelen over de kascontrole en het schilderwerk aan de achterzijde. Dit punt wordt behandeld bij agendapunt Dhr Van der Aar over het RI&E dak en de lift keuringspunten. Dit stuk wordt behandeld bij agendapunt Dhr Wichers over de inhoud van het MJOP. Dit stuk wordt behandeld bij agendapunt Mw Rueck over het schilderwerk aan de achterzijde en het Huishoudelijk Reglement. Dit stuk wordt behandeld bij agendapunt Mw Van der Zijden over stankoverlast in de woning. Dit stuk wordt behandeld bij de rondvraag. 6. Dhr Lievaart inzake toestemming gevelwijziging. 7. Mw Klootwijk Scholten met een verzoek tot gevelwijziging op nr. 5. Mevrouw Klootwijk van 9

3 Scholten geeft direct aan dat dit niet meer nodig is. Dit punt vervalt. 2 Benoemen bestuursleden en overige commissieleden Bestuur De vereniging heeft momenteel geen officieel bestuur. Mevrouw Meijer geeft aan dat het hebben van een Bestuur van groot belang is. Naast het feit dat het de communicatie tussen Atrium en de VVE ten goede komt (aanspreekpunt) is het sinds 1 januari 2010 ook verplicht voor verenigingen om zich in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. Bij de inschrijving dient een bestuur opgegeven te worden. Om boetes voor de VvE te verkomen heeft Atrium zich tijdelijk ingeschreven als bestuurder van de VvE. Dit is geen wenselijke situatie. Mevrouw Meijer vraagt aan de leden wie bereid is toe te treden tot het bestuur. Bijvoorbeeld als Voorzitter of als Vicevoorzitter. De heer Van Kruijssen (nr. 16) is bereid de functie van Voorzitter in te nemen. Mevrouw Klootwijk Scholten is bereid toe te treden als Vice Voorzitter. Beide eigenaren worden met unanieme stemmen benoemd. BESLUIT Technische Commissie: De huidige TC bestaat uit de heer Radowski en de heer Van Aar. De heer Van Aar heeft aangegeven af te treden als Technisch Commissielid. De heer Van Tintelen is bereid hem te vervangen. De heer Radowski en Van Tintelen worden unaniem benoemd. BESLUIT De heer Wichers geeft aan geen officiële functie binnen de VvE te willen, maar is wel bereid de TC ter zijde te staan. Kascommissie: De heer Van Tintelen is bereid nog een jaar de kascontrole uit te voeren. Mevrouw De Groot is afwezig. Beide worden unaniem herbenoemd. BESLUI T Indien mevrouw De Groot af wenst te treden kan zij contact opnemen met Atrium. Derhalve is het wenselijk dat er een Reservelid zich aanmeld voor de KC. Mevrouw Rijnvis is hiertoe bereid en wordt met unanieme stemmen benoemd. BESLUI T 3 Vaststellen van de notulen van de ledenvergadering datum 6 mei Mevrouw Meijer stelt de notulen aan de orde. Er zijn verder geen opmerkingen, waarna de notulen worden vastgesteld. BESLUIT 4 Vaststellen van de Afrekening Exploitatiekosten 2009 en de Balans per 31 december 2009 De KC heeft de jaarstukken gecontroleerd. De KC had via een e mail al aangegeven de stukken in de huidige staat niet goed te keuren. In eerste instantie hebben zij helaas verkeerde grootboekoverzichten ontvangen hetgeen onduidelijkheden heeft geschapen. Mevrouw Meijer heeft inmiddels de juiste grootboekrekeningen aan de KC toegestuurd. De van 9

4 heer Van Tintelen geeft aan dat de KC nog geen tijd heeft gehad deze te controleren. Mevrouw Meijer stelt derhalve voor de jaarstukken op deze ALV niet goed te keuren maar een mandaat af te geven aan de KC om de stukken in een later stadium goed te keuren. Atrium zal een afspraak maken met de KC leden om de stukken door te nemen, toe te lichten en vragen te beantwoorden. De leden gaat hiermee akkoord. BESLUIT Een van de leden stelt dat de toevoeging aan het Reservefonds in de jaarrekening niet klopt. Volgens de jaarrekening hebben zowel flat 1 als flat aan extra bijdrage ontvangen. Echter de bijdragen van flat 1 en 2 waren verschillend dus dit moet aangepast worden. Dit punt zal eveneens met de KC besproken en afgerond worden. BESLUIT Er is een positief exploitatiesaldo over Er wordt besloten dit toe te voegen aan het Algemene Reservefonds. BESLUI T 5 Vaststellen Huishoudelijk Reglement (HR) Mevrouw Meijer geeft aan dat Atrium na verzending van het concept HR van verschillende leden alsnog aanpassingen en opmerkingen heeft ontvangen. Op de vorige ALV is afgesproken dat de eigenaren hun punten naar mevrouw Klootwijk Scholten konden mailen en zij deze zou verwerken in het concept HR. Er zijn nu twee opties. Óf het HR wordt vastgesteld als voorliggend, óf dit punt wordt doorgeschoven naar de volgende vergadering. De meerderheid is tegen het nu vaststellen van het concept HR. BESLUIT Het verzoek aan alle leden is eventuele opmerkingen en toevoegingen per e mail aan mevrouw Klootwijk Scholten (monique72@online.nl) te doen toekomen zodat deze verwerkt kunnen worden. Voor de volgende ALV zal een nieuw concept HR aan de leden toegezonden worden. ACTI E 6 Bespreken (groot) onderhoud. Punt 1 is reeds besproken bij agendapunt 1 van deze vergadering. Uitkomsten liftrapportage en oplossen keuringspunten Risicograad 1 en 2. Balance Liftadvies heeft een liftrapportage opgesteld inzake de staat van onderhoud van de lift. Hieruit blijkt dat de besturing (erg) verouderd is en er zijn Arbopunten die opgelost dienen te worden. De lift is wel goedgekeurd. De genoemde Arbopunten dienen vóór de volgende keuring uitgevoerd te zijn, anders bestaat de kans dat de lift afgekeurd wordt om veiligheidsredenen. Voor het oplossen van de keuringspunten zijn twee offertes opgevraagd, namelijk een bij Kone en een bij Vebo. Vebo heeft de voordeligste offerte uitgebracht, deze kosten bedragen 4.100,= incl. BTW. De heer Van der Aar geeft aan dat er nog een aantal punten niet helemaal duidelijk zijn in de offerte, ook is de offerte verouderd. Mevrouw Meijer stelt voor een herziene offerte bij Vebo aan te vragen voor de keuringspunten. De TC krijgt mandaat de voordeligste offerte in opdracht te laten zetten. ACTIE + BESLUIT van 9

5 Met betrekking tot het vervangen van het besturingssysteem en de frequentieregeling wordt afgesproken dat er twee nieuwe offertes aangevraagd worden en in het MJOP verwerkt. Dit punt wordt doorgeschoven naar de volgende vergadering. BESLUIT Meerjaren Onderhoudplan: De leden tonen veel onvrede over het gepresenteerde MJOP. De kosten zijn te hoog en er is twijfel over de inhoud van het plan. Mevrouw Meijer heeft een e mail ontvangen van de heer Wichers met een voorstel tot inhoudelijke aanpassingen. Er wordt besloten het huidige MJOP niet goed te keuren. BESLUI T Met uitzondering van het oplossen van de lift keuringspunten worden daarom alle werkzaamheden doorgeschoven naar de volgende vergadering. BESLUIT Er wordt afgesproken dat de TC met Atrium om de tafel gaat zitten om het MJOP te bespreken en waar nodig aan te passen. ACTI E Er zal een najaarsvergadering gehouden worden in september/oktober om een besluit te nemen over het MJOP en het Huishoudelijk Reglement. BESLUIT + ACTI E Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E): De Veenman Groep heeft conform besluit op de ALV van 6 mei 2009 een RI&E rapport opgesteld. De heer Van der Aar (werkzaam bij de Veenman Groep) licht het rapport in het kort toe. De vraag is of permanente valbeveiliging nodig is aangezien het dak niet vaak betreden wordt. De heer Van der Aar vertelt dat het ook mogelijk is dat bedrijven die op het dak werken, tijdelijke valbeveiliging aanbrengen. Hiervoor dient wel een vergoeding betaald te worden. De heer Van der Aar geeft aan dat het dan wel verstandig is als er een instructie veilig werken op daken aanwezig is. De leden vragen of de Veenman Groep deze tegen een vergoeding kan maken. De heer Van der Aar zal hiervoor een offerte uit laten brengen. De TC krijgt mandaat deze in opdracht te zetten. BESLUIT Schilderwerk achterzijde: Het schilderwerk aan de achterzijde wordt doorgeschoven naar de volgende vergadering. De heer Van Tintelen en mevrouw Rueck hebben per e mail gevraagd of het mogelijk is het schilderwerk aan de achterzijde niet gemeenschappelijk uit te voeren maar ieder voor zich op eigen kosten. Mevrouw Meijer geeft aan dat uitgezocht moet worden of dit juridisch gezien mogelijk is. Het aanzicht van het gebouw mag niet veranderd worden dus het schilderwerk moet hoe dan ook op elkaar afgestemd worden, qua kleur maar ook qua tijdsbestek. Het zijn volgens de splitsingsakte gemeenschappelijke delen die behoorlijk onderhouden dienen te worden van 9

6 Afgesproken wordt dat Atrium samen met het Bestuur en de Technische Commissie onderzoekt wat de mogelijkheden zijn en uiteindelijk een voorstel uitbrengen richting de VvE. Dit punt zal geagendeerd worden op de volgende vergadering. BESLUIT + ACTI E 7 Begroting 2010 De begroting 2010 en de daaruit voortvloeiende maandelijkse bijdragen zijn dit jaar gelijk gehouden aan vorig jaar. De reden is dat in 2009 een positief exploitatiesaldo is ontstaan waardoor verhogen niet nodig lijkt. De leden hebben geen vragen of opmerkingen over de begroting Deze wordt goedgekeurd en vastgesteld. BESLUIT 8 Rondvraag en sluiting Mevrouw van der Zijden (nr. 41), heeft per e mail gemeld dat zij al lange tijd last van stankoverlast heeft, zowel rioollucht als kook en rooklucht van de buren. Mevrouw Rijnvis (nr. 37) heeft dezelfde klachten. De BRI Groep heeft in beide woningen een rookproef gedaan om te zien of er ergens lekkage is. Dit was niet het geval. Ook zijn de drie onlangs vervangen ventilatoren getest op juiste werking. Nu zullen de onderliggende woningen getest moeten worden. Atrium zal de telefoonnummers van de betreffende bewoners aan de BRI Groep doorgeven zodat er afspraken gemaakt kunnen worden. ACTIE De heer Wichers geeft aan dat het probleem ook veroorzaakt kan zijn omdat er nog een aantal andere ventilatoren op het dak niet werken. De kosten van vervanging voor de motor zijn vrij hoog. De heer Wichers geeft aan dat de heer De Groot in het bezit is van een aantal ventilatormotors. Hij zal deze in overleg met de TC uitproberen en plaatsen. ACTIE De heer en mevrouw Lievaart hebben afgelopen jaar een kunststof schuifpui met dubbelglas in de achtergevel laten plaatsen. Atrium heeft meerdere briefwisselingen met hen gevoerd omdat hiervoor toestemming gevraagd had moeten worden aan de VvE. Op de ALV wordt er alsnog toestemming gevraagd. De leden geven aan dat er vorig jaar afgesproken is het niet meer goed te keuren. Een besluit kan echter ieder jaar herroepen worden. Er ontstaat discussie hierover. Mevrouw Meijer geeft aan dat als het goedgekeurd wordt er in de toekomst duidelijke afspraken gemaakt moeten worden over kleurstelling en materiaal, zodat alle appartementen waar ramen of deuren door kunststof vervangen worden er hetzelfde uit komen te zien. Het is mogelijk de procedure hiervoor op te nemen in het Huishoudelijk Reglement. De TC en/of Bestuursleden zullen met Atrium een voorstel bespreken en dit inbrengen op de volgende ALV. ACTIE De heer Van Tintelen geeft aan dat de nieuwe schoonmaker duurder in plaats van goedkoper is geworden. De heer De Vreede geeft aan dat er voor ongeveer hetzelfde bedrag meer werkzaamheden uitgevoerd worden. De VvE is er hierdoor hoe dan ook inhoudelijk op vooruit gegaan. Ook geeft de heer Van Tintelen aan dat het te lang heeft geduurd voor Atrium actie heeft genomen op verzakkingen. Ook heeft de aannemer meer gerekend voor het van 9

7 herstel van de ene verzakking dan voor een andere. Mevrouw Meijer geeft aan dat het twee verschillende opdrachten waren en de aannemer de tweede keer een stuk langer bezig is geweest. Een andere bewoner vertelt dat bij haar een verzakking op kosten van de gemeente verholpen is. Afgesproken wordt dat bewoners een verzakking niet meer bij Atrium melden maar eerst contact opnemen met de gemeente. Dit scheelt mogelijk kosten voor de VvE. De heer Van Tintelen vertelt ook dat er 300 is betaald voor het vervangen van een putdeksel. Dit is erg duur, het bedrijf heeft de maat opgenomen, een nieuwe putdeksel besteld en op maat gemaakt, hierdoor zijn de kosten hoger uitgevallen. De TC geeft aan dat aannemer Van Rein ingeschakeld had moeten worden, zij hebben eerder in een keer alle putdeksels vervangen voor een betere prijs. De leden geven aan dat zij met Van Rijn als aannemer willen werken. Mevrouw Meijer zegt toe om Van Rijn als huisaannemer in te voeren voor de Diepenbrockrode. ACTI E Ook is er een rekening door de Diepenbrockrode betaald waar de heer Van Tintelen het vermoeden van heeft dat deze voor de Donizettirode bestemd was. Het betreft het herstel van een loopplank waarvan de schade gemeld is door een bewoner van de Diepenbrockrode. Mevrouw Meijer zal dit nagaan en indien juist de nota alsnog doorbelasten aan de VvE Donizettirode. ACTI E De heer Van der Aar zal de kadastrale splitsingstekening naar mevrouw Meijer sturen. De leden zijn niet tevreden met de manier van werken door Atrium. Zij vinden dat er niet voldoende gecommuniceerd wordt en te weinig terugkoppelingen plaatsvinden. Mevrouw Meijer geeft aan dat de communicatie makkelijker kan worden nu de VvE een bestuur gevormd heeft. De heer Van Tintelen stelt voor de klachten en verbeterpunten met Atrium te bespreken. Ook stelt hij voor dat wanneer de VvE en Atrium er niet uitkomen samen en de VvE ook volgend jaar nog ontevreden blijkt te zijn, de VvE een offertetraject voor een nieuwe beheerder opstart. De leden zijn het hiermee eens. Een van de leden stelt voor om voor de ALV in het najaar dezelfde vergaderruimte te reserveren. Atrium zal hiervoor zorgdragen. ACTI E De heer Wichers vraagt aan de ALV of het een idee is de borden wegsleepregeling te verplaatsen zodat deze goed zichtbaar zijn en er niet meer geparkeerd wordt op plaatsen waar dit niet toegestaan is. De ALV stemt hiermee in. De TC zal hier zorg voor dragen. ACTI E Mevrouw Rijnvis deelt mee veel overlast van vliegen te hebben op de galerij. Dit kan veroorzaakt worden door vervuiling op de dekken. Er wordt afgesproken dat er een gezamenlijke schoonmaakdag gehouden wordt. Mevrouw Rijnvis zal dit organiseren, tevens zal zij hiervoor subsidie aanvragen bij de wijkpost. A CTI E van 9

8 Een van de leden geeft aan dat de deur naar de bergingen niet goed open gaat. De TC zal hiernaar kijken. ACTIE Een van de leden geeft aan dat er in 2007 door makelaars met een hoge drukspuit gaten in de coating van het loopdek gespoten zijn. Dit is nog steeds niet hersteld. Mevrouw Meijer zal nakijken of hiervan iets bekend is en wie de opdrachtgever geweest is. Mevrouw Rijnvis geeft aan dat er in 2007/2008 werkzaamheden bij haar zijn uitgevoerd waarbij de aannemer een ladder heeft gebruikt maar een hoogwerker heeft gefactureerd. Mevrouw Meijer zal uitzoeken welke rekening het is en of hier nog actie op genomen kan worden. ACTI E Mevrouw Meijer sluit de vergadering om 22:20 uur. Besluiten en acties: agendapunt Omschrijving Besluit dd. 1 Inventarisatie opleverpunten wordt meegezonden met de notulen. 1 Opleverpunten worden op korte termijn door Beveta verholpen 1 Er wordt een specificatie van het houtrotherstel met de notulen aan de leden toegestuurd. 1 Het garantiecertificaat wordt op de website geplaatst. 2 De heer Kruijssen en mevrouw Klootwijk Scholten benoemd tot VZ en Vice VZ 2 De heer Radowski en Van Tintelen benoemd tot TC 2 De heer Van Tintelen en mevrouw de Groot herbenoemd tot KC. Mevrouw Rijnvis benoemd tot reservelid KC. 3 Notulen 2009 goedgekeurd en vastgesteld. 4 KC krijgt mandaat de stukken goed te keuren, vast te stellen en/of aan te passen. Hiervoor wordt een afspraak gemaakt met de KC. 4 Exploitatiesaldo wordt toegevoegd aan het Reservefonds Algemeen. 5 HR niet goedgekeurd 5 Leden kunnen punten voor het HR mailen naar mevrouw Klootwijk Scholten. Het van 9

9 concept HR wordt met de volgende ALV meegestuurd. 6 Er wordt een herziene offerte opgevraagd bij Vebo. De TC krijgt mandaat voor opdrachtverstrekking. 6 MJOP niet goedgekeurd. Er wordt een afspraak gemaakt met de TC om de inhoud van het MJOP aan te passen. 6 Werkzaamheden MJOP doorgeschoven naar volgende ALV 6 Er wordt een najaarsvergadering gehouden in september/oktober 6 Mandaat TC tot uitvoeren offerte instructie RI&E 6 Atrium/bestuur/TC onderzoekt mogelijkheden om schilderwerk achterzijde individueel uit te voeren. Voorstel naar de leden op volgende ALV. 7 Begroting goedgekeurd en vastgesteld 8 Doorgeven contactgegevens aan BRI GROEP 8 Ventilatormotors worden indien mogelijk vervangen door de heer de Groot/TC 8 De TC/Bestuur zal in overleg met Atrium en voorstel uitwerken en opnemen in het HR m.b.t. het plaatsen van kunststof aan de achterzijde. Agenderen voor volgende ALV. 8 Aannemer Van Rijn wordt ingevoerd als voorkeursleverancier voor de VvE. 8 Nota loopplank uitzoeken en mogelijk doorbelasten aan Donizettirode. 8 Volgende ALV in dezelfde vergaderruimte houden. 8 TC verplaatst borden wegsleepregeling 8 Mevrouw Rijnvis organiseert schoonmaakdag en subsidieaanvraag. 8 TC is bereid probleem bergingsdeur te bekijken en verhelpen. 8 Uitzoeken rekening mevrouw Rijnvis inzake hoogwerker van 9