VvE Bloom IV De Rijpgracht te Amsterdam (1837), gevestigd te Amsterdam (1837)

Transcriptie

1 Notulen VvE Bloom IV De Rijpgracht te Amsterdam (1837), gevestigd te Amsterdam (1837) Notulen van de Vergadering van eigenaars, gehouden dinsdag 12 juni 2018, aanvang 14:00 uur. Totaal aantal stemmen: 1752; aantal stemmen vertegenwoordigd: 1752 (100 procent) Aanwezig Ymere Wonen West 1. Opening De heer D.Hoogeboom, accountmanager Yver, hierna te noemen "de beheerder", opent de vergadering om 14:00 uur en heet alle aanwezigen van harte welkom. Namens Ymere is de heer S. Savenije en mevrouw C. Blankert aanwezig. Op verzoek van enig eigenaar Ymere is bij het uitroepen van deze vergadering niet de uitnodigingstermijn in acht genomen zoals omschreven in art 45 lid Vaststellen aantal stemmen Van de in totaal 1752 uit te brengen stemmen zijn er 1752 aanwezig. Dit impliceert dat er besluiten genomen kunnen worden waarvoor een volstrekte meerderheid van stemmen benodigd is en dat er besluiten genomen kunnen worden waarvoor een gekwalificeerde meerderheid van stemmen benodigd is. 3. Mededelingen Dit is de eerste vergadering van bovengenoemde VvE. Er worden in deze vergadering met name punten behandeld die nodig zijn voor het correct kunnen opstarten van de VvE. Na deze vergadering en na het goedkeuren van de notulen door het bestuur, ontvangen alle leden een persoonlijke inlogcode voor de meekijkpagina van Twinq (ons administratiesysteem). Alle belangrijke informatie voor uw VvE is terug te vinden op deze pagina. U treft hier onder meer alle contracten en verzekeringspolissen, maar ook de begroting, de notulen en uw persoonlijke debiteurenstand. De stukken van de VvE worden zoveel mogelijk per naar de leden verzonden. Wijzigt uw adres? Dan verzoekt Ymere, afdeling VvE-beheer, u dit zo snel mogelijk door te geven via vve-info@ymere.nl. 4. Vaststellen agenda De Vergadering van Eigenaars wordt gevraagd de agenda vast te stellen. 5. SKW Keurmerk (Besluitvormend) In het kader van de interne controle voor het kwaliteitskeurmerk "Samen Kwaliteit Waarborgen" (SKW), kunnen de stukken van de Vereniging van Eigenaars (VvE) gecontroleerd worden. Daar het SKW een kwaliteitskeurmerk voor gedegen VvE beheer is, gaat Ymere ervan uit dat de Vergadering van Eigenaars geen bezwaar heeft tegen controle van de werkzaamheden zoals Ymere, afdeling VvE-beheer, deze voor uw VvE verricht. SKW garandeert vertrouwelijk om te gaan met alle gegevens. Aan de Vergadering van Eigenaars wordt gevraagd te besluiten akkoord te gaan met de controle door het SKW. 6. Toelichting op de VvE en splitsing in appartementsrechten De beheerder geeft een korte toelichting op de VvE en de splitsing in appartementsrechten. 7. Toelichting op de bestuursfuncties De beheerder geeft een korte toelichting op de verschillende organen binnen de VvE. De Vergadering van Eigenaars Dit is het hoogste orgaan in de vereniging. Tijdens een Vergadering van Eigenaars nemen de leden besluiten over punten die op de agenda staan. blz. 1

2 Het bestuur Het bestuur wordt benoemd uit de leden van de vereniging. Het bestuur voert de besluiten van de Vergadering van Eigenaars uit. De bestuursleden verdelen de taken in onderling overleg. Het bestuur moet bestaan uit een oneven aantal leden en bestaat indien mogelijk uit een voorzitter, penningmeester en een secretaris. Kascontrole-commissie Eén keer per jaar worden voorafgaand aan de vergadering de financiële stukken gecontroleerd door twee leden van de vereniging, de zogeheten kascontrole-commissie. 7a Verkiezing bestuur en kascontrole-commissie (Besluitvormend) Door de Vergadering van Eigenaars wordt invulling gegeven op de hierna omschreven rollen binnen de VvE. Bestuur Voorzitter: De heer S. Savenije, gebiedsconsulent van Ymere, eigenaar van alle indexen, geeft te kennen de rol van voorzitter binnen de VvE te willen bekleden. Kascontrole-commissie Eén keer per jaar worden voorafgaand aan de vergadering de financiële stukken gecontroleerd door twee leden van de vereniging, de zogeheten kascontrole-commissie. Eén keer per jaar worden voorafgaand aan de vergadering de financiële stukken gecontroleerd door twee leden van de vereniging, de zogeheten kascontrole-commissie. Er is op dit moment nog maar één eigenaar. Om deze reden wordt er geen kascontrole-commissie gekozen. 7b Verkiezing oplevercommissie bij nieuw- of renovatiebouw (Besluitvormend) In geval van nieuw- of renovatiebouw adviseert de beheerder om een oplevercommissie samen te stellen die aanwezig is bij de oplevering van de gemeenschappelijke ruimte(n). De Vergadering van Eigenaars wordt gevraagd uit de leden een oplevercommissie te benoemen. Omdat er nog geen eigenaren aanwezig zijn kan er geen oplevercommissie benoemd worden. De beheerder adviseert daarnaast een gespecialiseerd bedrijf uit te nodigen bij de oplevering van de gemeenschappelijke ruimte(n). Hiervoor kunt u onder andere denken aan een opleverkeuring door Vereniging Eigen Huis, waar een lidmaatschap voor vereist is. De Vergadering van Eigenaars wordt gevraagd een besluit te nemen over het afsluiten van een dergelijk lidmaatschap en het aanvragen van een opleverkeuring. Door de Vergadering van Eigenaars wordt invulling gegeven op de hierna omschreven rollen binnen de VvE. 8. Toelichting op de werkzaamheden van de beheerder De beheerder geeft een korte toelichting op de werkzaamheden van de beheerder. Het beheer bestaat uit financieel, administratief en technisch beheer. 8a Tekenen beheerovereenkomst (Besluitvormend) De taken die Ymere, afdeling VvE-beheer, voor uw VvE verricht zijn vastgelegd in de beheerovereenkomst. De beheerder geeft een korte toelichting op de inhoud van deze overeenkomst, waarna de voorzitter van de VvE gevraagd wordt de overeenkomst namens de VvE te ondertekenen. 9. Tekenen incassoprocedure (Besluitvormend) De Vergadering van Eigenaars wordt gevraagd de als concept meegezonden incassoprocedure voor akkoord te verklaren. 10a Meerjarenonderhoudsprognose (Besluitvormend) Ymere heeft, ten behoeve van opstart van de VvE, door een externe partij een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) op laten stellen. In het MJOP wordt op basis van deze gegevens een advies gegeven inzake de uitvoering van het (groot) onderhoud in de toekomst. De beheerder heeft aan de hand van dit plan een spaaradvies opgesteld om het onderhoud in de toekomst te kunnen financieren. De Vergadering van Eigenaars wordt gevraagd een besluit te nemen dit MJOP als uitgangspunt te gebruiken blz. 2

3 voor het planmatig onderhoud en akkoord te gaan met het daaraan gerelateerde spaaradvies. 11. Beschikking reservefonds (Besluitvormend) De Vergadering van Eigenaars wordt gevraagd een besluit te nemen de beheerder, tezamen met de voorzitter van het bestuur, te machtigen om te beschikken over de gelden van het reservefonds. Dit tot het moment dat de VvE een anders besluit neemt. 12. Verzekeringen (Besluitvormend) Volgens de splitsingsakte is de VvE verplicht tot het afsluiten van de basisverzekeringen zoals: - Brand (opstal) verzekering - Wettelijk Aansprakelijkheidsverzekering (WA) De Vergadering van Eigenaars dient een besluit te nemen over het afsluiten van extra verzekeringen zoals: - Glasverzekering; - Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering; - Rechtsbijstandsverzekering. Het afsluiten van de benodigde verzekeringen is in verband met het verscherpt toezicht van de AFM een taak van het bestuur van de VvE. Het is belangrijk dat na de oprichtingsvergadering een taxatierapport wordt aangevraagd, zodat de verzekeraar een definitieve dekking kan afgeven. 13. Financiële zaken en vaststellen begroting (Besluitvormend) De begroting wordt puntsgewijs doorgenomen en waar nodig toegelicht. De Vergadering van Eigenaars wordt gevraagd te besluiten de begroting en de bijbehorende maandelijkse bijdragen vast te stellen. Tevens wordt de Vergadering van Eigenaars gevraagd een besluit te nemen over de ingangsdatum van de begroting. De Vergadering van Eigenaars vindt ten minste één maal per jaar plaats. In deze vergadering worden eveneens de financiële stukken behandeld. 14. Vaststellen af te sluiten contracten en overeenkomsten (Besluitvormend) Ten behoeve van onderhoud aan het pand dienen er contracten afgesloten te worden. De Vergadering van Eigenaars dient wel of geen goedkeuring te verlenen aan het bestuur tot het mogen afsluiten van de benodigde contracten. De offertes worden opgevraagd door Ymere, afdeling VvE-beheer, waarna deze ondertekend worden door het bestuur. De volgende contracten zullen afgesloten worden: - Dakonderhoudscontract - Ontstoppingscontract riolering - Lidmaatschap Vereniging Eigen Huis 15. Huishoudelijk Reglement (Besluitvormend) De Vergadering van Eigenaars wordt gevraagd het meegezonden concept Huishoudelijk Reglement voor akkoord te verklaren. 16. Schadepenningen (Besluitvormend) De Vergadering van Eigenaars wordt gevraagd akkoord te gaan met het voorstel om schadepenningen (uitkeringen door de verzekeraar), ook indien deze meer bedragen dan 1% van de herbouwwaarde, op de bestaande betaalrekening van de VvE te laten storten, dit zolang Ymere of diens rechtsopvolger het beheer voor uw VvE verricht. 17. Rondvraag en sluiting Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag. De beheerder sluit de vergadering om 16:00 uur. CONTACTGEGEVENS Ymere blz. 3

4 Afdeling VvE-beheer Postbus EG Amsterdam-Zuidoost Tel: (088) Voor algemene vragen: Voor reparatieverzoeken en verzekeringszaken: Voor vragen omtrent betalingen en/of achterstanden: Overig R.R.S. (Riool Reinigings Service): (0800) Glasherstellijn (AON): (0800) Verwijderen graffiti (Gemeente Amsterdam): of (020) Vastgesteld op de vergadering van voorzitter bestuurder blz. 4

5 Besluitenlijst VvE Bloom IV De Rijpgracht te Amsterdam (1837), gevestigd te Amsterdam (1837) Notulen van de Vergadering van eigenaars, gehouden dinsdag 12 juni 2018, aanvang 14:00 uur. 4. Vaststellen agenda 4.1 De Vergadering van Eigenaars besluit de agenda vast te stellen. 5. SKW Keurmerk (Besluitvormend) 5.1 De Vergadering van Eigenaars besluit akkoord te gaan met een eventuele controle door het SKW. 7a Verkiezing bestuur en kascontrole-commissie (Besluitvormend) 7a.1 De Vergadering van Eigenaars besluit akkoord te gaan met de benoeming van de bestuursleden en de afwezigheid van een kascommissie. 7b Verkiezing oplevercommissie bij nieuw- of renovatiebouw (Besluitvormend) 7b.1 De Vergadering van Eigenaars besluit tot het aangaan van een lidmaatschap bij Vereniging Eigen Huis en het door hen laten opmaken van een keuringsrapport. 8a Tekenen beheerovereenkomst (Besluitvormend) 8a.1 De Vergadering van Eigenaars besluit akkoord te gaan met het ondertekenen van de beheerovereenkomst. 9. Tekenen incassoprocedure (Besluitvormend) 9.1 De Vergadering van Eigenaars besluit akkoord te gaan met de gepresenteerde incassoprocedure. 10a Meerjarenonderhoudsprognose (Besluitvormend) 10a.1 De Vergadering van Eigenaars besluit dit MJOP als uitgangspunt te gebruiken voor het planmatig onderhoud en besluit akkoord te gaan met het daaraan gerelateerde spaaradvies. 11. Beschikking reservefonds (Besluitvormend) 11.1 De Vergadering van Eigenaars besluit de beheerder, tezamen met de voorzitter van het bestuur, te machtigen om te beschikken over de gelden van het reservefonds. 12. Verzekeringen (Besluitvormend) 12.1 De Vergadering van Eigenaars besluit naast de verplichte verzekeringen een glas-, rechtsbijstand- en bestuursaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. De Vergadering van Eigenaars besluit het bestuur mandaat te verlenen tot het afsluiten van de benodigde verzekeringen. De Vergadering van Eigenaars besluit Ymere mandaat te verlenen tot het laten opstellen van een taxatierapport. 13. Financiële zaken en vaststellen begroting (Besluitvormend) 13.1 De Vergadering van Eigenaars besluit akkoord te gaan met (voorgestelde/aangepaste) begroting met een totaalbedrag van XX en de bijbehorende maandelijkse bijdrage. De Vergadering van Eigenaars besluit te starten met doteren van de maandelijkse bijdrage op De VvE heeft conform de akte van splitsing een boekjaar van 1 juli tot en met 30 juni. Het eerste boekjaar heeft in verband met de start dotatie een periode van XX maanden. Het totaalbedrag van de begroting is gebaseerd op een volledig boekjaar en zal naar XX maanden worden omgerekend. 14. Vaststellen af te sluiten contracten en overeenkomsten (Besluitvormend) 14.1 De Vergadering van Eigenaars besluit goedkeuring te verlenen aan het bestuur tot het mogen afsluiten van de benodigde contracten. 15. Huishoudelijk Reglement (Besluitvormend) 15.1 De Vergadering van Eigenaars besluit het Huishoudelijk Reglement vast te stellen waarmee het document definitief is. blz. 5

6 16. Schadepenningen (Besluitvormend) 16.1 De Vergadering van Eigenaars besluit akkoord te gaan met het voorstel om schadepenningen op de bestaande betaalrekening van de VvE te laten storten. blz. 6