Notulen van de Tweede vergadering, gehouden woensdag 25 april 2018, aanvang 17:30 uur.

Transcriptie

1 Notulen Notulen van de Tweede vergadering, gehouden woensdag 25 april 2018, aanvang 17:30 uur. Totaal aantal stemmen: 150; aantal stemmen vertegenwoordigd: 30 (20 procent) Aanwezig Zie presentielijst Overig aanwezig Mevrouw J. Hoogstraten - PandGarant 1. Opening en vaststellen vergaderquorum Dhr. Vriend heet de aanwezigen welkom en opent de vergadering. De beheerder is verlaat en sluit na punt 4 aan. Het bestuur kijkt volgend jaar of de vergadering niet weer naar de avond zou moeten worden verplaatst. 2. Vaststellen agenda Besluit: De agenda wordt goedgekeurd en vastgesteld. 3. Mededelingen en ingekomen stukken Wanneer een eigenaar een aanpassing wil doen aan het aanzicht of aan onderdelen die vallen onder het algemeen beheer, zoals bijvoorbeeld het plaatsen van een dakraam, dan is hiervoor toestemming van de beheervereniging nodig. Dit is zinvol voor de eigenaar als ook voor de vereniging omdat hiermee de afspraken over onderhoud en aansprakelijkheid vast worden gelegd. Het constructiewijzigingsformulier voor het aanvragen van wijzigingen is te vinden op het VvE portal onder "Mededelingen". 4. Vaststellen notulen vorige vergadering De notulen van 16 februari 2017 worden doorgenomen. Het punt dakramen is besproken. De vergadering heeft besloten deze niet op te nemen in het MJOP en dat schade/ onderhoud aan deze dakramen op kosten van de eigenaar zelf zijn. Besluit: De notulen van de vergadering van 16 februari 2017 worden goedgekeurd en vastgesteld. Besluit: Kosten voor onderhoud en vervanging van dakramen is voor de eigenaar zelf. 5. Vaststellen jaarrekening 2017 De kas is gecontroleerd en akkoord bevonden. De kascommissie heeft de kasverklaring ondertekend. De kascommissieleden zijn niet aanwezig. Dhr. Koffeman, penningmeester, geeft een korte toelichting op de jaarrekening. De beheerder geeft aan dat de algemene reserve een negatief resultaat laat zien. Ook in het boekjaar 2017 was de exploitatie weer negatief, zij het een stuk minder negatief dan in Het zit hierbij vooral in het onvoorzien klein bouwkundig onderhoud dat te laag is begroot. Hoewel het reservefonds planmatig onderhoud maakt dat de liquiditeit van de vereniging goed is, de vereniging is financieel gezond, zullen de leden toch moeten gaan kijken naar een aanzuivering. Dit wordt verder besproken bij het punt "Begroting 2019". Besluit: De jaarrekening 2017 wordt goedgekeurd en vastgesteld. Besluit: Het negatieve exploitatieresultaat wordt ten laste van de algemene reserve geboekt. Besluit: Het bestuur wordt decharge verleend over het boekjaar Besluit: Dhr. Reitsema en mw. Nederhoed worden benoemd tot kascommissie Vaststellen meerjarenplanning 2019 blz. 1

2 De technisch beheerder, dhr. Jos Drent, is afwezig in verband met een ziekenhuisopname. De voorzitter geeft een toelichting op het planmatig werk in De schoorstenen staan op de planning. De kosten voor de hoogwerker maken deze klus prijzig. Er is verleden jaar mandaat verstrekt door de vergadering en de werkzaamheden worden dit jaar, in ieder geval voor de herfst uitgevoerd. De leden vragen om tijdige communicatie over de planning. De beheerder geeft dit door aan dhr. Drent. In 2019 staan er geen grote werkzaamheden op de planning. Dit is een jaar waarin gespaard gaat worden. De beheerder laat zien dat met het bedrag dat nu gespaard wordt, zo de verwachte kosten voldaan kunnen worden. Het houdt echter niet over. Bij een calamiteit zal de vereniging naar de bijdrage moeten kijken. Dat is echter nu niet aan de orde. Besluit: Het planmatig onderhoud voor 2019 is conform MJOP goedgekeurd en vastgesteld. Actiepunt: De technisch beheerder verzorgt de opdracht voor de schoorstenen met uitvoering deze zomer (voor de herfst) en zorgt voor tijdige communicatie naar de leden over de planning. Siesling zal het werk in medio september uitvoeren. 7. Vaststellen begroting + maand bijdragen 2019 De voorzitter neemt de posten op de begroting 2019 door. Er zijn geen vragen. Besluit: De begroting 2019 en bijdragen worden goedgekeurd en vastgesteld. 8. Incassoprocedure De incassoprocedure is terug te vinden op het prikbord van het portal. Dit is de procedure die wordt gevolgd wanneer leden hun betalingsverplichting met betrekking tot de verplichte bijdrage niet tijdig nakomen. Een eigenaar geeft aan een achterstand te hebben en geen reactie te krijgen van de deurwaarder, noch PandGarant. Hij zou namelijk graag betalen. De beheerder spreekt af morgen contact met deze eigenaar te hebben om het af te stemmen. [NB: dit is gebeurd] Besluit: De incassoprocedure is goedgekeurd. 9. Voortgang bouwwerkzaamheden binnenterrein De voorzitter geeft kort aan wat het proces is geweest tot nu toe: 1 De gemeente heeft het bezwaar van omwonenden over de bouwvergunning verworpen 2. Tijdens een zitting heeft het kantongerecht het bouwbesluit vernietigd 3. Er is een bouwstop afgedwongen 4. De eigenaar van de bouwplaats is in beroep gegaan tegen het besluit van de rechter 5. Afgelopen maandag is er een zitting geweest bij de Raad van State, het is wachten op de uitspraak Bij deze zitting zijn onder andere dhr. Koffeman, mw. Nederhoed en dhr. Vriend aanwezig geweest. De basisvraag is of er 3 meter uit de erfgrens gebouwd moet worden. Er wordt vanuit de vergadering gevraagd of er wat moet worden gedaan aan de geluidsoverlast van loshangend materiaal en stankoverlast door het stilstaande water in de bouwput. Het bestuur zal het oppakken als er door hoge temperaturen overlast zou onststaan. 10. Rondvraag De eigenaar van Koninginnelaan 117 vraagt of ze advies kan krijgen over het vervangen van de voordeur (op eigen kosten), zodat het (monumentale) aangezicht van het pand niet schaadt. De beheerder vraagt dhr. Drent contact met haar op te nemen. Actiepunt: Dhr. Drent neemt contact op met de eigenaar van Koninginnelaan 117 over de voordeur. 11. Sluiting Dhr. Vriend bedankt de aanwezigen voor hun komst en sluit de vergadering. blz. 2

3 Vastgesteld op de vergadering van voorzitter beheerder blz. 3

4 Besluitenlijst 2. Vaststellen agenda 2.1 De agenda wordt goedgekeurd en vastgesteld. 4. Vaststellen notulen vorige vergadering 4.1 De notulen van de vergadering van 16 februari 2017 worden goedgekeurd en vastgesteld. 4.2 Kosten voor onderhoud en vervanging van dakramen is voor de eigenaar zelf. 5. Vaststellen jaarrekening De jaarrekening 2017 wordt goedgekeurd en vastgesteld. 5.2 Het negatieve exploitatieresultaat wordt ten laste van de algemene reserve geboekt. 5.3 Het bestuur wordt decharge verleend over het boekjaar Dhr. Reitsema en mw. Nederhoed worden benoemd tot kascommissie Vaststellen meerjarenplanning Het planmatig onderhoud voor 2019 is conform MJOP goedgekeurd en vastgesteld. 7. Vaststellen begroting + maand bijdragen De begroting 2019 en bijdragen worden goedgekeurd en vastgesteld. 8. Incassoprocedure 8.1 De incassoprocedure is goedgekeurd. blz. 4

5 Actiepuntenlijst Dhr. Drent neemt contact op met de eigenaar van Koninginnelaan 117 over de voordeur. Status: In behandeling Afhandeling voor: 15 februari 2019 Behandeld door: Technisch beheerder (Jos Drent) De technisch beheerder verzorgt de opdracht voor de schoorstenen met uitvoering deze zomer (voor de herfst) en zorgt voor tijdige communicatie naar de leden over de planning. Siesling zal het werk in medio september uitvoeren. Status: Afgehandeld Afgehandeld op: 26 juli 2018 Behandeld door: Technisch beheerder (Jos Drent) blz. 5