Notulen van de Algemene ledenvergadering, gehouden donderdag 18 mei 2017, aanvang 18:30 uur.

Transcriptie

1 Notulen VvE Bos en Lommerweg / Kijkduin 1-15 (011) Notulen van de Algemene ledenvergadering, gehouden donderdag 18 mei 2017, aanvang 18:30 uur. Totaal aantal stemmen: 76; aantal stemmen vertegenwoordigd: 45 (59,21 procent) Aanwezig De heer R.I.V.F. Bertrams, Mevrouw A. Brooks, De Key, De heer J.A. Geel, Mevrouw S.L.E. Harren, Mevrouw M.P. Huging, De heer A. Kadric, De heer H.A.F. Speckmann en/of Mevrouw M.Y. Kos, Mevrouw T. van der Spek, Mevrouw A. Tangberg, Mevrouw B.E.L. van der Velden Volmacht afgegeven Mevrouw G.P. van Bakel, Biloxi Vastgoed B.V., De heer C.H.B.E. Ochu, De heer R. Oerlemans Afwezig Mevrouw P.E. Aarten, Mevrouw D. Althoff, De heer C.J.A. Bongers en Mevrouw S. Lienhard, De heer Y. Buyuktas, De heer D.A. Feistmantl, Mevrouw F.V. Felder, De heer R. Haring en Mevrouw S.J. van Dijk, Mevrouw A.J. Havenaar, De heer J.A. Ilsink, De heer T. Jurrema, Mevrouw P.M. Kager, Mevrouw K.V. van Keken, De heer R.M. van Kesteren, Mevrouw J. Kok, Mevrouw P.C. Leidsman, De heer S.R. Lim, De heer J.M. Miranda Saraiva Forjaz Triguei en Mevrouw K. Brook, De heer A. Naccarato, De heer J. de Oliveira, De heer C. Di Palma en Mevrouw S.E. Koornstra, De heer J.G. Pieters, Familie J.A. Reekers, De heer P.A. van Rijn en Mevrouw E.H.M. Keizer, De heer Mr. J.J. van der Schaaf, Mevrouw A.W. Schelhaas, Mevrouw C.J.N. Schiffeleers, De heer F.H.W. Schmetz, De heer R.C. Sitters, Mevrouw A.F.M. Sprangers, Mevrouw H.E. Sprengers, Mevrouw A.M.S. Valkenburg 1. OPENING Minou Westzaan, accountmanager bij VvE Beheer Amsterdam (hierna VBA), opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom. Namens de grooteigenaar De Key is mevrouw White, gebiedsbeheerder, aanwezig. Aanwezig en/of vertegenwoordigd zijn 45 van de 76 stemmen, zodat ten aanzien van de geagendeerde onderwerpen rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen. VBA heeft een ingekomen stuk ontvangen van mevrouw Brooks met betrekking tot de verbouwingsaanvraag voor een uitbouw. VBA geeft aan dat de stukken te laat zijn aangeleverd voor beoordeling door de leden, dit punt wordt verder besproken bij agendapunt NOTULEN VORIGE VERGADERING VBA neemt de notulen van de ledenvergadering van 13 juni 2016 paginagewijs door op inhoudelijke en/of tekstuele op- en/of aanmerkingen. Pagina 1: Toestemming tijdelijke verhuur, De Key ziet graag toegevoegd dat er toestemming is gevraagd voor tijdelijke verhuur i.v.m. verblijf in het buitenland. Pagina 2: 1e alinea Mariska White moet zijn De Key. Pagina 4: Rondvraag een huurwoning van De Key moet zijn een appartement van De Key. De notulen worden, onder vermelding van het voornoemde, unaniem door de ledenvergadering vastgesteld. Besluit: De notulen van de vorige vergadering d.d. 13 juni 2016 zijn vastgesteld. 3. JAARREKENING 2016 De jaarrekening 2016 wordt kort toegelicht. Het boekjaar sluit met een negatief exploitatieresultaat van 1.676,28. De kascommissie geeft dat de rekening van de stroom hoger is omdat er bij het plaatsen van de slimme meters een collectieve meter die nog op naam van De Key stond op naam van de VvE is gezet. Hierdoor zijn de werkelijke kosten hoger dan begroot. Een aantal eigenaren wist niet dat het vervangen van lampen voor rekening van de VvE zijn. Een eigenaar vraagt of het niet goedkoper is als eigenaren dit zelf doen. De Key geeft aan dat als de VvE een eigenaar aanwijst om de lampen te vervangen de VvE ook verantwoordelijk is als deze persoon valt. Eigenaren kunnen op eigen initiatief een lamp vervangen maar dit is niet op verzoek van de VvE. VBA geeft aan dat kapotte blz. 1

2 lampen gemeld kunnen worden via mijnvba, dit geldt ook voor verstoppingen. De VvE heeft een ontstoppingscontract bij de firma AORC, eigenaren kunnen 7 dagen per week bereikbaar voor klachten op telefoonnummer De kascommissie verklaart dat de jaarrekening een goed beeld geeft van de financiële situatie en het resultaat. De kascommissie adviseert de vergadering om de jaarrekening goed te keuren. De vergadering stelt de jaarrekening unaniem vast. De vergadering besluit het negatieve resultaat te laten aanzuiveren door de leden. De vergadering verleent het bestuur decharge voor het door haar in 2016 gevoerd financieel beleid. Besluit: De jaarrekening 2016 is vastgesteld. Het resultaat wordt verrekend. Er is decharge verleend. 4. EVALUATIE MARMOLEUM LEGGEN Het bestuur geeft een toelichting op het werk dat tot nu toe is uitgevoerd en nog te nemen stappen. Tamara van der Spek neemt het woord en vraagt wat de ervaringen van de leden zijn van de trappenhuizen waar het marmoleum is vervangen. Er wordt aangegeven dat de communicatie van de firma Knulst niet optimaal is. Het is niet altijd duidelijk op welke dag er gewerkt wordt en het afronden van een trappenhuis duurt ook vrij lang. Tamara van der Spek geeft aan de oorzaak het lage tempo ligt in het feit dat het werk door een medewerker wordt uitgevoerd. Wat betreft het aantal uitgevoerde trappenhuizen geeft Tamara van der Spek aan dat er minder trappenhuizen zijn uitgevoerd dan gepland omdat het BTW tarief gestegen is van 6% naar 21%. Er zijn in 2016 en 2017 in totaal 6 trappenhuizen opgepakt in plaatst van het per jaar geplande aantal van 10. Voor 2018 staat er ook nog 3 op de planning. Mevrouw Harren geeft aan dat haar ervaring is dat marmoleum veel onderhoud vraagt. Zij vraagt zich om deze reden af of het niet beter is om een ander type, goedkopere, bijvoorbeeld tapijt te kiezen dat minder onderhoudsgevoelig is. Het bestuur geeft aan dat er geen geld gereserveerd is voor het onderhoud en dat er verwacht wordt dat eigenaren zelf hun trappenhuis goed onderhouden en schoonmaken. De Key geeft aan dat zij in bijna al haar trappenhuizen marmoleum legt en geen slechte ervaring hebben met het onderhoud. Marmoleum is sterk en tapijt wordt nooit gelegd in trappenhuizen omdat dit snel vlekt en hierdoor moeilijk schoon te houden is. VBA geeft aan de naam van het juiste schoonmaakmiddel in de notulen op te nemen. Verder zal het bestuur onderhoudsadvies vragen of vragen of de trappenhuizen die gedaan zijn een flesje schoonmaakmiddel kunnen krijgen. (Noot: het schoonmaakmiddel voor marmoleum is Forbo Monel Floorcare ). Eigenaren in de trappenhuizen met nieuw marmoleum moeten zelf de verantwoordelijkheid nemen om het trappenhuis goed schoon te houden. Het bestuur geeft aan dat Bos en Lommerweg 140 en Kijkduinstraat 13 op te planning staan en dat het derde trappenhuis voor 2018 nog niet bekend is. 5. HERIJKEN MJOB Om te voorkomen dat de VvE geconfronteerd wordt met onvoorzien planmatig onderhoud wordt geadviseerd om regelmatig een herinspectie te laten uitvoeren, zodat de meerjaren onderhoudsbegroting actueel blijft. VBA geeft aan dat op dit moment in het MJOB zichtbaar is dat er in 2025 een negatief saldo ontstaat in het reservefonds algemeen. Het herijken van het MJOB is een goed moment om de bijdrage aan het reservefonds te verhogen. Een aantal eigenaren wil de bijdrage aan het reservefonds nu al meer verhogen. De Key kan op dit moment niet mee gaan met dit verzoek omdat een verhoging van de VvE bijdrage met meer dan 5% voorafgaand aan de vergadering intern bij De Key geaccordeerd moet worden. Afgesproken wordt dat in 2018 het nieuwe MJOB gereed is zodat de bijdragen aan de verschillende reservefondsen in de begroting 2018 kan worden gebaseerd op het herijkte MJOB. Uitgangspunt wordt daarbij dat er geen tekort in 2015 in het reservefonds is zodat er voldoende geld is om het planmatig onderhoud uit te voeren. De vergadering stemt unaniem in met het uitvoeren van een herinspectie van het MJOB vóór de ALV van Besluit: De vergadering stemt in met het uitvoeren van een herinspectie vóór de ALV van a PLANMATIG ONDERHOUD 2017 VBA vraagt de vergadering om het bestuur mandaat te geven voor: - het in uitvoering geven van de in de MJOB (in 2017) geplande werkzaamheden, te weten: schilderwerk met blz. 2

3 een projectbudget van 9.493, - - opdrachtverstrekking voor de projectbegeleiding - onvoorziene meerkosten met een maximum van 10% van het projectbudget - kleine extra werkzaamheden De kosten voor bovengenoemde werkzaamheden worden onttrokken uit het reservefonds. De voorzitter(tamara van der Spek) en een door de vergadering aan te wijzen eigenaar(maartje Huging) worden gemachtigd om hiervoor goedkeuring te geven. De vergadering stemt unaniem in met de mandatering. Besluit: Het bestuur is gemandateerd voor uitvoering van de in 2017 geplande werkzaamheden, alsmede de projectbegeleiding, onvoorziene meerkosten en kleine extra werkzaamheden. De kosten worden onttrokken uit het reservefonds. De vergadering heeft twee personen, Tamara van der Spek en Maartje Huging, gemachtigd om hiervoor goedkeuring te geven. 6b PLANMATIG ONDERHOUD 2018 VBA vraagt de vergadering om het bestuur mandaat te geven voor: - het in uitvoering geven van de in de MJOB (in 2018) geplande werkzaamheden, te weten: vervangen van marmoleum in 3 trappenhuizen met een projectbudget van , - inclusief BTW en VT. - opdrachtverstrekking voor de projectbegeleiding - onvoorziene meerkosten met een maximum van 10% van het projectbudget - kleine extra werkzaamheden De kosten voor bovengenoemde werkzaamheden worden onttrokken uit het reservefonds. De voorzitter van de VvE (Tamara van der Spek) en een door de vergadering aan te wijzen eigenaar(maartje Huging) worden gemachtigd om hiervoor goedkeuring te geven. De vergadering is akkoord dat het werk de opdracht eind 2017 wordt verstrekt onder voorwaarde dat de facturering in 2018 is. De vergadering stemt unaniem in met de mandatering. Besluit: Het bestuur is gemandateerd voor uitvoering van de in 2018 geplande werkzaamheden, alsmede de projectbegeleiding, onvoorziene meerkosten en kleine extra werkzaamheden. De kosten worden onttrokken uit het reservefonds. De vergadering heeft twee personen, Tamara van der Spek en Maartje Huging, gemachtigd om hiervoor goedkeuring te geven. 7. BEGROTING 2017 De begroting 2017 wordt toegelicht. Een van de eigenaren wil graag weten wat VBA allemaal doet voor , - aan beheervergoeding. VBA zegt toe de beheerovereenkomst op het prikbord van de VvE te publiceren. De begroting wordt, met terugwerkende kracht per 1 januari 2017vastgesteld. De eigenaren worden hierover per brief door VBA geïnformeerd. Besluit: De begroting is met terugwerkende kracht per 1 januari 2017 vastgesteld. Actiepunt: VBA zet de beheerovereenkomst op het prikbord van `mijnvba`. 8. VERBOUWINGSVERZOEK Gevraagd wordt om toestemming te verlenen aan de verbouwingsaanvraag van de eigenaar van Bos en Lommerweg 142 huis. De verbouwingsaanvraag (zie wordt nader toegelicht door de eigenaar tijdens de vergadering. Mevrouw Brooks licht toe dat zij graag een uitbouw wil realiseren en wil graag weten hoe de besluitvorming hierover gaat. VBA geeft aan dat een bestuur op basis van aangeleverde stukken buiten de vergadering een voorlopig besluit kan nemen over een verbouwingsaanvraag. Het definitieve akkoord wordt echter altijd in de vergadering genomen en de meerderheid van de aanwezige stemmen moet dan akkoord zijn. Echter de stukken zijn te laat aangeleverd om in de vergadering een definitief besluit te kunnen nemen. De Key geeft aan de aangeleverde stukken niet voldoende zijn om akkoord te geven op de verbouwing. Er is een heel rapport met berekening aangeleverd waar niet uit opgemaakt kan worden hoe de aanbouw eruit gaat zien en waar bijvoorbeeld rookgasafvoeren komen. Normaal gesproken worden alle stukken aangeleverd die ook naar de gemeente voor de aanvraag van een vergunning. Mevrouw Brooks geeft aan dat er tegenwoordig tot 4,5 meter uitgebouwd mag worden zonder gemeentelijke vergunning. VBA geeft aan dat op de site van VBA staat welke stukken er aangeleverd moeten worden om de uitbouw te blz. 3

4 kunnen beoordelen. Voor de leden moet duidelijk zijn hoe de uitbouw eruit gaat zien, voor welk materiaal er gekozen wordt, hoe de afwatering van het dak geregeld is, waar rookgasafvoeren zich bevinden en welke aannemer het werk gaat uitvoeren. Verder geeft De Key aan dat de huurder op de 1e etage die direct zicht heeft op de uitbouw akkoord moet gaan. Daarnaast is het verstandig ook directe buren, links en rechts van de uitbouw mee te nemen bij planvorming. Afgesproken wordt dat alle gevraagde gegevens door mevrouw Brooks worden aangeleverd bij VBA. VBA zorgt dat alle eigenaren de gegevens kunnen inzien via mijnvba. De Key zal als zij akkoord is met het plan via volmacht akkoord geven op het plan. Mevrouw Brooks zal zelf een vergadering in september bijeen roepen voor een definitief akkoord is het nodig dat het quorum aanwezig dan wel vertegenwoordigd is(50% +1). In deze vergadering kan dan met meerderheid van stemmen akkoord gegeven wordt voor de uitvoering van het verbouwingsplan. Actiepunt: Mevrouw Brooks levert gevraagde gegevens voor beoordeling plan aan bij VBA. VBA stuurt alles door naar De Key en het bestuurd. Actiepunt: Mevrouw Brooks roept zelf een vergadering bij een voor tioelichting en akkoord op het plan. VBA eigenaren voor deze bijeenkomst uitnodigen. 9. INCASSOPROCEDURE VBA vraagt de vergadering de beheerder (opnieuw) te machtigen om in geval van achterstallige betaling van de VvE bijdrage, een procedure te (laten) voeren waarbij de kosten verhaald worden op de in gebreke zijnde eigenaar. De procedure verloopt als volgt: nadat de eigenaar drie aanmaningen (met een tussenliggende periode van een maand) heeft ontvangen, wordt de vordering overgedragen aan een incassobureau. De incassoprocedure wordt unaniem vastgesteld. Besluit: De incassoprocedure is vastgesteld. 10. VERKIEZING BESTUUR EN KASCOMMISSIE Het bestuur bestaat uit Tamara van der Spek, Maartje Huging en Jasper van der Schaaf. Het bestuur is benoemd voor onbepaalde tijd en kan te allen tijde worden ontslagen. Het huidige bestuur wil aanblijven. De leden stemmen hier unaniem mee in. De kascommissie moet jaarlijks worden benoemd en bestaat uit ten minste twee leden. Zij heeft een belangrijke taak: zij controleert het financieel beleid en adviseert de vergadering over de jaarrekening. De kascommissie is een onafhankelijk orgaan: leden van het bestuur mogen geen zitting nemen in de kascommissie. De huidige kascommissie bestaande uit mevrouw Tangberg, geeft aan na 5 jaar te willen aftreden. Mevrouw Tangberg wordt bedankt door het bestuur en de overige leden voor haar inzet voor de kascommissie. Mevrouw Harren en mevrouw Brooks stellen zich beschikbaar voor de kascommissie en worden unaniem tot kascommissielid benoemd. Besluit: Het huidige bestuur bestaande uit: Tamara van der Spek, Maartje Huging en Jasper van der Schaaf, blijft aan. En de nieuwe kascommissie bestaande uit mevrouw Harren en mevrouw Brooks zijn benoemd tot nieuwe kascommissie. 11. RONDVRAAG EN SLUITING De heer Bertram wil weten of er binnen de VvE afspraken zijn over vakantieverhuur. Deze zijn er niet, er wordt onder te leden uiteenlopend gedacht over de vakantieverhuur. VBA geeft aan dat er een uitspraak van het Gerechtshof Amsterdam waarbij toeristische verhuur door de VvE verboden mag worden. Afgesproken wordt dat de heer Bertram voor de ALV een voorstel voor beperkte vakantieverhuur voorbereidt zodat dit punt geagendeerd kan worden voor de ALV van De heer Kadric wil graag weten of het toegestaan is een dakterras te maken. Een van de eigenaren geeft aan dat volgens de akte een dakterras verboden is. Jasper van der Schaaf beschikt over stukken hierover en zal deze aan de heer Kadric aanleveren. VBA kijkt de akte na.(noot: in de splitsingsakte staat op pagina 17 dat artikel 11 wordt aangevuld met het navolgende: Het is de eigenaren en gebruikers van de appartementsrechten verboden het dak te betreden casu quo een dakterras aan te leggen.) Er wordt gevraagd of er een Huishoudelijk Reglement is. Het bestuur geeft aan dat dit het ooit wel ter sprake is gekomen een reglement de maken maar dat dit punt nooit verder is opgepakt. VBA geeft aan de akte over het blz. 4

5 algemeen voldoende aanknopingspunten heeft met leefregels. Het advies van VBA is om als het niet echt noodzakelijk is niet te kiezen voor een apart Huishoudelijk Reglement. Mevrouw Tangberg wil weten of het al bekend is wie de nieuwe huurder wordt van het leegstaande bedrijfspand aan de Bos en Lommerweg. In het verleden is er veel overlast van het café geweest dus de vraag van de leden is of De Key er voor kan zorgen dat er een goede huurder komt. Jasper van der Schaaf benadrukt dat dit deel van de Bos en Lommerweg kwetsbaar is dus de buurt is gebaat bij een ondernemer die meerwaarde heeft voor de buurt. De Key geeft aan intern navraag te doen en de nieuwe huurder door te geven aan het bestuur. VBA sluit de vergadering en bedankt de leden voor hun aanwezigheid. Actiepunt: De Key gaat intern na wie nieuwe huurder wordt van bedrijfsruimte Bos en Lommerweg en geeft dit door aan bestuur. Actiepunt: De heer Bertram levert voorstel voor vakantieverhuur bij bestuur aan voor de ALV van Vastgesteld op de vergadering van voorzitter beheerder blz. 5

6 Besluitenlijst VvE Bos en Lommerweg / Kijkduin 1-15 (011) Notulen van de Algemene ledenvergadering, gehouden donderdag 18 mei 2017, aanvang 18:30 uur. 2. NOTULEN VORIGE VERGADERING 2.1 De notulen van de vorige vergadering d.d. 13 juni 2016 zijn vastgesteld. 3. JAARREKENING De jaarrekening 2016 is vastgesteld. Het resultaat wordt verrekend. Er is decharge verleend. 5. HERIJKEN MJOB 5.1 De vergadering stemt in met het uitvoeren van een herinspectie vóór de ALV van a PLANMATIG ONDERHOUD a.1 Het bestuur is gemandateerd voor uitvoering van de in 2017 geplande werkzaamheden, alsmede de projectbegeleiding, onvoorziene meerkosten en kleine extra werkzaamheden. De kosten worden onttrokken uit het reservefonds. De vergadering heeft twee personen, Tamara van der Spek en Maartje Huging, gemachtigd om hiervoor goedkeuring te geven. 6b PLANMATIG ONDERHOUD b.1 Het bestuur is gemandateerd voor uitvoering van de in 2018 geplande werkzaamheden, alsmede de projectbegeleiding, onvoorziene meerkosten en kleine extra werkzaamheden. De kosten worden onttrokken uit het reservefonds. De vergadering heeft twee personen, Tamara van der Spek en Maartje Huging, gemachtigd om hiervoor goedkeuring te geven. 7. BEGROTING De begroting is met terugwerkende kracht per 1 januari 2017 vastgesteld. 9. INCASSOPROCEDURE 9.1 De incassoprocedure is vastgesteld. 10. VERKIEZING BESTUUR EN KASCOMMISSIE 10.1 Het huidige bestuur bestaande uit: Tamara van der Spek, Maartje Huging en Jasper van der Schaaf, blijft aan. En de nieuwe kascommissie bestaande uit mevrouw Harren en mevrouw Brooks zijn benoemd tot nieuwe kascommissie. blz. 6

7 Actiepuntenlijst VvE Bos en Lommerweg / Kijkduin 1-15 (011) Notulen van de Algemene ledenvergadering, gehouden donderdag 18 mei 2017, aanvang 18:30 uur. De Key gaat intern na wie nieuwe huurder wordt van bedrijfsruimte Bos en Lommerweg en geeft dit door aan bestuur. De heer Bertram levert voorstel voor vakantieverhuur bij bestuur aan voor de ALV van Mevrouw Brooks levert gevraagde gegevens voor beoordeling plan aan bij VBA. VBA stuurt alles door naar De Key en het bestuurd. Mevrouw Brooks roept zelf een vergadering bij een voor tioelichting en akkoord op het plan. VBA eigenaren voor deze bijeenkomst uitnodigen. VBA zet de beheerovereenkomst op het prikbord van `mijnvba`. blz. 7