Notulen van vergadering van eigenaars, gehouden dinsdag 23 juni 2015, aanvang 19:30 uur.

Transcriptie

1 Notulen VvE Abel Tasman parkeerplaatsen (416) Notulen van vergadering van eigenaars, gehouden dinsdag 23 juni 2015, aanvang 19:30 uur. Totaal aantal stemmen: 126; aantal stemmen vertegenwoordigd: 97 (76,98 procent) Aanwezig De heer I.A. Akhtar en/of Mevrouw J. Tabassam, De heer B.S. van Breemen en/of Mevrouw S. Schippers, De heer R.R. Huisden en/of Mevrouw A.A. Mohaboe, De heer D.H.J. Jacobs en/of Mevrouw P. Jacobs-Rijnders, De heer R.J.T. Kok, De heer R. Linkens en/of Mevrouw M.D.L. Robalo-Cabral, De heer R. van Oostveen en/of De heer H. Landman, Mevrouw J. Pel, Mevrouw C. Pel en/of De heer J.M. van der Horst, Mevrouw A.L. Pel-Kroon, Stichting Stadgenoot, De heer R.P.M. van Veen en/of Mevrouw G.N. Petri Volmacht afgegeven Mevrouw S.P. van Ginkel, Mevrouw S.A. van Ommeren en De heer M.M. van Ommeren Afwezig Asiantrack Beheer B.V., Azor Stucadoors- en Bouwbedrijf bv, De heer A. Batou en Mevrouw O. El Aboussi, Mevrouw V. Bissessur, De heer M.A. Bosse en Mevrouw R.A. Forster, De heer M.Z. Boussaid en Mevrouw S. Ben Hamda, De heer H. Develi en Mevrouw G. Develi-Kucukpancar, De heer P.K. Dhondai en Mevrouw R.R. Dhondai-Kartaram, Mevrouw T.R.A.P. Doekhi / Doekhi-Bindraban, De heer H.K. Grit en Mevrouw S.D. Grit, De heer K. Günes en Mevrouw S. Günes-Gök, Mevrouw I.A. Hanenberg en De heer M.R. Koomdijk, Mevrouw S.L. Hundscheid, De heer F. Kaya en Mevrouw R. Kaya-Ekmen, De heer A. Kucukkaya en Mevrouw N. Kucukkaya-Cakici, De heer B.G. van Loon en Mevrouw E.R. Boldewijn, De heer M.R. Meijling en Mevrouw I. Mertoglu-Meijling, De heer R.J.P. Rommens, De heer M.A.H. Sordam, Mevrouw B. Tijarti en De heer F. Akkabi, De heer / mevrouw R.S. Timar, De heer A. de Vries en Mevrouw M. Glasius, De heer A.N.W. van Wijck Jurriaanse, De heer A. Yahiya-Ididi en Mevrouw D. Bechaine, De heer Y. Zor en Mevrouw H. Zor 1. OPENING Mevrouw Coenen-Verkaik (hierna te noemen: de beheerder), VvE Beheer Amsterdam, opent de vergadering en heet de leden van harte welkom. Namens Stadgenoot is mevrouw Lie A Tsoen, gebiedsbeheerder, aanwezig. Mevrouw M. Rodriguez de Leon (=huurder van Stadgenoot, tandartspraktijk, Meer en vaart 156) is aanwezig om toelichting te geven bij agendapunt 2. - quorum Aanwezig en/of vertegenwoordigd zijn 97 van de 126 stemmen, zodat ten aanzien van de geagendeerde onderwerpen rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen. - voorzitten van de vergadering De vergadering besluit unaniem de beheerder te machtigen de vergadering voor te zitten. Mededelingen: Graffiti: Op diverse plekken in het complex is recent grootschalig graffiti aangebracht o.a. bij de bergingen, parkeerplaatsen en liften. Namens het bestuur is spoedig opdracht verstrekt aan het Stadsdeel om de graffiti te verwijderen evenals het aanbrengen van een anti-graffiti systeem. Het anti-graffiti systeem zorgt ervoor dat de verf niet in de gevel trekt bij nieuwe vervuiling en met minder belastende middelen verwijderd kan worden. De vergadering wordt bij agendapunt 6 gevraagd om een graffiti contract af te sluiten bij het Stadsdeel, zodat graffiti in de toekomst snel verwijderd kan worden tegen een geringe jaarlijkse vergoeding. blz. 1

2 2. VERBOUWINGSVERZOEK Meerdere huurders van bedrijfsruimten van Stadgenoot hebben een verbouwingsverzoek ingediend bij Stadgenoot. Namens Stadgenoot wordt de vergadering gevraagd toestemming te verlenen voor het plaatsen van een buitenunit van de airco, te plaatsen aan de voorzijde van de bedrijfsruimte. Dit verzoek is ingediend door Meer en vaart 156 (Tandartspraktijk), Meer en vaart 160 (Advocatenkantoor) en Meer en vaart 162 (Rijschool). Omdat bovenstaand verbouwingsverzoek betrekking heeft op de gemeenschappelijke delen van hoofdsplitsing HVvE Abel Tasman, wordt dit agendapunt geagendeerd bij VvE Koopwoning Abel Tasman A-1, VvE Abel Tasman A-2 en VvE Abel Tasman parkeerplaatsen. Op de extra ledenvergadering op 9 februari 2015 is voor bovengenoemde bedrijfsruimten een aanvraag voor het plaatsen van een airco unit aan de achterzijde behandeld; een verzoek wat tijdens de vergadering bij de aanwezige leden voor veel weerstand en discussies heeft gezorgd. De leden merkten onder meer op dat de (wettelijke) geluidsnormen overschreden worden én het reeds zeer gehorig is/galmt vanaf het binnenterrein. Zij wensen een exemplaar met een lagere geluidsgrens. Hierbij heeft mevrouw M. Rodriguez de Leon aangegeven graag naar een oplossing te willen zoeken waar de leden wel goedkeuring aan geven: een geluidsarme airco installatie, bij voorkeur met een afvoer aan de voorzijde/straatkant. Mevrouw M. Rodriguez de Leon heeft een nieuw voorstel ingediend, als toegevoegd bij de vergaderstukken: de buitenunit van de airco wordt inpandig geplaatst boven de voordeur, waarbij de buitenunit zich binnen in het pand bevind. Het huidige glas in het bovenlicht wordt hierbij vervangen door een rooster. Er zal alleen lucht naar buiten komen via het rooster en het geluid blijft beperkt tot binnen in de praktijk. Tijdens de vergadering van VvE Abel Tasman parkeerplaatsen licht mevrouw M. Rodriguez de Leon haar voorstel verder toe en worden vragen beantwoordt. De leden reageren positief op het voorstel. De vergadering besluit unaniem om toestemming te verlenen aan Stadgenoot/de huurder van Meer en vaart 156,160 en 162 om een airco buitenunit inpandig te plaatsen boven de voordeur en het glas in het bovenlicht te vervangen door een rooster. Hierbij worden de volgende voorwaarden gesteld: - uitvoering conform de informatie als gepubliceerd bij de vergaderstukken (document van MB Klimaat Techniek); - het rooster dient van eenzelfde (RAL) kleur te zijn als het kozijn. De beheerder benadrukt dat de goedkeuring als in deze vergadering verstrekt, niet geldt voor andere verbouwingen en/of bedrijfsruimten. Eigenaren en gebruikers mogen zonder toestemming van de vergadering géén verandering aanbrengen in de gemeenschappelijke gedeelten en gemeenschappelijk zaken. 3. NOTULEN VORIGE VERGADERING De beheerder neemt de notulen van de ledenvergadering van 19 mei 2014 en 9 februari 2015 paginagewijs door. Er zijn geen op- en/of aanmerkingen op de notulen. De notulen worden unaniem door de ledenvergadering vastgesteld. 4. JAARREKENING verslag en advies van de kascommissie De kascommissie heeft de controle op de jaarrekening nog niet (volledig) verricht. De beheerder licht de jaarrekening toe. Het boekjaar sluit met een positief resultaat van 1.615,93. De beheerder adviseert de vergadering om het positieve resultaat toe te voegen aan de voorziening/het reservefonds. Mocht de jaarrekening over het huidige boekjaar 2015 een negatief resultaat weergeven (als gevolg van gedurende 2015 verrichte uitgaven om de graffiti te verwijderen, zie agendapunt 1), dan kan dit negatieve resultaat ten laste van de voorziening/het reservefonds worden gebracht. De vergadering besluit de kascommissie 3 maanden de tijd te geven om de kascontrole af te ronden. blz. 2

3 - vaststelling jaarrekening 2014 en besluit over het resultaat De vergadering stelt de jaarrekening unaniem vast, onder voorbehoud van een goedkeurende verklaring van de kascommissie. De vergadering besluit unaniem het positieve resultaat toe te voegen aan de voorziening/het reservefonds. Mocht er een reden zijn waarom de kascommissie geen goedkeurende verklaring afgeeft, dan zal dit besproken worden in de (eerstvolgende) ledenvergadering. - decharge bestuur De vergadering verleent het bestuur decharge voor het door haar in 2014 gevoerd financieel beleid, onder voorbehoud van een goedkeurende verklaring van de kascommissie. 5.1 HERIJKEN MJOB Om de meerjaren onderhoudsbegroting (MJOB) actueel te houden, adviseert de beheerder om deze regelmatig te herijken op basis van een zogeheten conditiemeting. Eenmaal per drie jaar herijken voorkomt dat de VvE geconfronteerd wordt met onvoorzien planmatig onderhoud. Wat is herijken? Tijdens het herijken van de MJOB worden de volgende werkzaamheden verricht: - Het houden van een visuele inspectie op locatie. Desgewenst in bijzijn van een bestuurslid of technische commissie; - Het controleren van de MJOB op volledigheid. Zijn alle essentiële bouwonderdelen die onderhoud behoeven incl. installaties benoemd en opgenomen? Ontbrekende bouwonderdelen worden toegevoegd; - Het controleren en aanpassen van de startjaren op basis van aanwezige gebreken; - Het controleren en aanpassen van de eenheidsprijzen (anders dan de jaarlijkse indexering) naar het prijspeil van huidige jaar. Daarnaast wordt een rapportage opgesteld met bevindingen van de herijking en wijzigingen in de MJOB. Gevraagd wordt het bestuur te mandateren om de meerjaren onderhoudsbegroting (MJOB) te herijken. De vergadering stemt unaniem in met het uitvoeren van een herijking op de MJOB, voor zowel VvE Abel Tasman parkeerplaatsen als de hoofdsplitsing HVvE Abel Tasman. De vergadering besluit unaniem om kosten voor de herijking in mindering te brengen op het reservefonds/de voorziening. De herijking zal niet eerder uitgevoerd worden, dan dat het buitenschilderwerk uitgevoerd is (zie agendapunt 5.2). 5.2 PLANMATIG ONDERHOUD - planmatig onderhoud 2016 Inzake de in 2016 geplande planmatig onderhoud werkzaamheden, als weergeven in de MJOB van VvE Abel Tasman parkeren: deze werkzaamheden worden (vooralsnog) niet uitgevoerd, de uitkomsten van de aankomende herijking worden eerst afgewacht, en de daaruit volgende nieuwe MJOB. - hoofdsplitsing: buitenschilderwerk De vergadering wordt gevraagd om het bestuur te mandateren om in 2015 buitenschilderwerk uit te laten voeren, alsmede de projectbegeleiding door VvE Beheer Amsterdam. Bij de vergaderstukken is hiertoe gepubliceerd: - offerte Schildersbedrijf Plat & Plat: 9.040,39 excl. btw; - offerte Wisman Schilders: ,00 excl. btw; - ter informatie: verf technisch advies. De beheerder adviseert opdracht te verstrekken aan Schildersbedrijf Plat & Plat en een stelpost op te nemen ad 1.000,00 excl. btw voor eventuele houtrot herstel. Het buitenschilderwerk wordt gefinancierd vanuit hoofdsplitsing HVvE Abel Tasman en is als agendapunt geagendeerd bij VvE Koopwoning Abel Tasman A-1, VvE Abel Tasman A-2 en VvE Abel Tasman parkeerplaatsen. De vergadering besluit unaniem om het bestuur en/of de beheerder te mandateren opdracht te verstrekken aan Schildersbedrijf Plat & Plat, conform de gepresenteerde offerte. blz. 3

4 6. GRAFFITI CONTRACT De vergadering wordt gevraagd om het bestuur te mandateren om een anti-graffiti contract af te sluiten op naam van de hoofdsplitsing HVvE Abel Tasman, ter hoogte van 366,01 incl. btw (excl. jaarlijkse indexatie). Dit bedrag is opgenomen in de concept begroting 2015, als behandeld wordt bij agendapunt 6. Middels het afsluiten van een graffiti contract bij het Stadsdeel kan graffiti in de toekomst snel verwijderd worden tegen een geringe jaarlijkse vergoeding. Nieuwe vervuiling (graffiti, posters en stickers) wordt binnen 24 uur na melding verwijderd, en in het weekend binnen 48 uur, ongeacht het aantal meldingen per jaar. De vergadering besluit unaniem om het bestuur te mandateren een anti-graffiti contract af te sluiten op naam van de hoofdsplitsing HVvE Abel Tasman, ter hoogte van 366,01 incl. btw (excl. jaarlijkse indexatie). Het anti-graffiti contract wordt gefinancierd vanuit hoofdsplitsing HVvE Abel Tasman en is als agendapunt geagendeerd bij VvE Koopwoning Abel Tasman A-1, VvE Abel Tasman A-2 en VvE Abel Tasman parkeerplaatsen. 7. BEGROTING 2015 De beheerder licht de begroting 2015 toe. De vergadering stelt de begroting 2015 unaniem vast ( ). De VvE-bijdrage blijft op hetzelfde niveau als de huidige VvE-bijdrage. De begroting gaat in per 1 juli INCASSOPROCEDURE Gevraagd wordt de beheerder (opnieuw) te machtigen om in geval van achterstallige betaling van de VvE-bijdrage, een procedure te (laten) voeren waarbij de kosten verhaald worden op de in gebreke zijnde eigenaar. De procedure verloopt als volgt: nadat de eigenaar drie aanmaningen (met een tussenliggende periode van een maand) heeft ontvangen, wordt de vordering overgedragen aan een incassobureau. De incassoprocedure wordt unaniem vastgesteld. 9. VERKIEZING KASCOMMISSIE De kascommissie moet jaarlijks worden benoemd en bestaat uit tenminste twee leden. Zij heeft een belangrijke taak: zij controleert het financieel beleid en adviseert de vergadering over de jaarrekening. De kascommissie is een onafhankelijk orgaan: leden van het bestuur mogen geen zitting nemen in de kascommissie. De huidige kascommissie is vanavond niet aanwezig; het is niet bekend of zij herbenoemd wensen te worden. Er zijn verder geen vrijwilligers (aanwezig) voor een benoeming tot kascommissie lid. De huidige kascommissie wordt herbenoemd. Mochten één of beiden kascommissieleden de jaarstukken 2015 volgend jaar niet wensen te controleren, dan is er sprake van één kascommissielid of in het geheel geen kascommissie. De heer M.A.H. Sordam wordt herbenoemd als lid van de kascommissie. Mevrouw S.L. Hundscheid wordt herbenoemd als lid van de kascommissie. Alle aanwezige eigenaren zijn het unaniem eens met de benoeming van bovenstaande kascommissie. 10. RONDVRAAG EN SLUITING - achterdeur rijschool Mevrouw J. Pel, voorzitter van het bestuur, benadrukt dat de Rijschool (Meer en vaart 162) zich niet heeft gehouden aan de voorwaarden, als gesteld op de extra ledenvergadering op 9 februari Zo is onder meer besloten dat de achterdeur niet bedrijfsmatig gebruikt mag worden, enkel ten behoeve van het personeel zelf en bij nood. De rijschool gebruikt de achterdeur om de motoren binnen te zetten (wat overigens ook een onderwerp van discussie geweest is de afgelopen vergadering); niet conform de afspraak. Tevens is de maatvoering én de kleur van de achterdeur niet identiek aan de achterdeur van Meer en Vaart 158. Het bestuur acht Stadgenoot, als eigenaar van de bedrijfsruimte, hiervoor verantwoordelijk en vindt dat Stadgenoot de huurder hierop aan dient te spreken. Het bestuur wil dat de rijschool alsnog gehouden wordt aan de gemaakte afspraken. blz. 4

5 Mevrouw Lie A Tsoen, gebiedsbeheerder Stadgenoot, geeft aan hiertoe contact op te nemen met haar collega N. Bruijninckx (Adviseur, afdeling Bedrijven en Parkeren), als ook aanwezig op de vergadering op 9 februari De beheerder sluit de vergadering om 21:15 en bedankt de aanwezigen voor hun komst en inbreng in de vergadering. Vastgesteld op de vergadering van voorzitter beheerder blz. 5

6 Besluitenlijst VvE Abel Tasman parkeerplaatsen (416) Notulen van vergadering van eigenaars, gehouden dinsdag 23 juni 2015, aanvang 19:30 uur. 1. OPENING 1.1 De beheerder is gemachtigd de vergadering voor te zitten. 2. VERBOUWINGSVERZOEK 2.1 De vergadering verleent toestemming aan Stadgenoot/de huurder van Meer en vaart 156,160 en 162 om een airco buitenunit inpandig te plaatsen boven de voordeur en het glas in het bovenlicht te vervangen door een rooster. Hierbij zijn de volgende voorwaarden gesteld: - uitvoering conform de informatie als gepubliceerd bij de vergaderstukken (document van MB Klimaat Techniek); - het rooster dient van eenzelfde (RAL) kleur te zijn als het kozijn. 3. NOTULEN VORIGE VERGADERING 3.1 De notulen van de vorige vergaderingen zijn vastgesteld: 19 mei 2014 en 9 februari JAARREKENING De vergadering besluit de kascommissie 3 maanden de tijd te geven om de kascontrole af te ronden. De jaarrekening 2014 is vastgesteld, onder voorbehoud van een goedkeurende verklaring van de kascommissie. Het resultaat wordt toegevoegd aan het reservefonds. Er is decharge verleend, onder voorbehoud van een goedkeurende verklaring van de kascommissie. 5.1 HERIJKEN MJOB De vergadering stemt in met het uitvoeren van een herijking op de MJOB, voor zowel VvE Abel Tasman parkeerplaatsen als de hoofdsplitsing HVvE Abel Tasman. De kosten voor de herijking komen ten laste van het reservefonds/de voorziening. 5.2 PLANMATIG ONDERHOUD De vergadering besluit unaniem om het bestuur en/of de beheerder te mandateren opdracht te verstrekken aan Schildersbedrijf Plat & Plat, conform de gepresenteerde offerte. 6. GRAFFITI CONTRACT 6.1 Het bestuur is gemandateerd om een anti-graffiti contract af te sluiten op naam van de hoofdsplitsing HVvE Abel Tasman. 7. BEGROTING De begroting is vastgesteld, ingaande per 1 juli INCASSOPROCEDURE 8.1 De incassoprocedure is vastgesteld. 9. VERKIEZING KASCOMMISSIE 9.1 De heer M.A.H. Sordam wordt herbenoemd als lid van de kascommissie. Mevrouw S.L. Hundscheid wordt herbenoemd als lid van de kascommissie. blz. 6