Verslag algemene ledenvergadering gehouden op 30 mei 2013

Transcriptie

1 Verslag algemene ledenvergadering gehouden op 30 mei Opening van de vergadering en vaststellen aantal aanwezige stemmen De voorzitter, Bart Bouman, opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. 2 Vaststellen aanwezige aantal stemmen Er zijn in totaal 164 van de 421 stemmen aanwezig of bij volmacht vertegenwoordigd. 3 Ingekomen stukken/mededelingen Er zijn geen ingekomen stukken of mededelingen. 4 Verslag van de vergadering van 14 maart 2012 en bespreken actielijst Het verslag van 14 maart 2012 wordt zonder aanpassingen vastgesteld. 5 Groot onderhoud a. Uitgevoerde werkzaamheden De heer Swamborn somt kort de werkzaamheden die in 2012 zijn uitgevoerd op. Er is veel geschilderd en zeker de werkzaamheden aan de bergingen zullen niet aan de aandacht zijn ontgaan. Men is tevreden over de voortgang en verbetering van zowel het uiterlijk als de voorzieningen in het complex. b. Uit te voeren werkzaamheden De heer Swamborn spreekt verder over de werkzaamheden die voor dit jaar staan gepland. De gevels en de Trespa onderdelen zullen grondig worden gereinigd. Ook de trappenhuizen zullen met hogedrukreinigers worden schoongemaakt waarna er ook geschilderd wordt. De balkons zullen van een nieuwe coating worden voorzien en tevens geschilderd worden. Op de balkons zullen desgewenst ook de duivenpinnen worden hersteld/geplaatst. De bellentableaus hebben een hoge prioriteit. Later in deze vergadering zal er een presentatie worden gegevens rond het vernieuwen van de entrees waarbij de tableaus verder ter sprake komen. Maar de bellentableaus zullen snel worden vernieuwd. De werkzaamheden aan de standleidingen zullen ook aanvangen in Er zijn in elke kolom twee verschillende standleidingen, brede (110 mm) en smalle (70 mm). Op korte termijn is er een proef ingepland om de brede standleidingen van binnen te voorzien van een coating. Mocht deze proef succesvol zijn dan zullen alle standleidingen op deze manier behandeld worden. Deze methode verdient de voorkeur aangezien er niet gebroken of gesloopt hoeft te worden. De smalle leidingen zullen worden verbreid tot 110mm. De proef zal bij één streng (blok huizen) worden uitgevoerd. Te weten de streng op de hoek van de Plusmarkt. De bewoners zullen op de hoogte worden gehouden van de voortgang van deze werkzaamheden. Mede omdat er toegang tot de bergingen zal moeten zijn voor deze werkzaamheden. c. Ontwerp en voorstel uitvoering entrees.

2 De presentatie vond pas plaats aan het eind van de vergadering maar zal in het verslag hier al besproken worden. Twee bewoners die beiden architect zijn hebben een ontwerp gemaakt voor de entrees. Het plan is om de entrees te moderniseren. Het ontwerp ziet er dan ook modern en strak uit. De bewoners lichten toe hoe een en ander zal functioneren. Men zal voorzien worden van elektronische sleutels en de deuren zullen automatisch openen. Ook de postvakken zullen vernieuwd worden en in de muur worden geplaatst. Er moet nog wel onderzocht worden op welke plek dit precies kan. Het bellentableau zal bestaan uit een display en toetsenbord waar men het huisnummer of de naam van de bewoner zal kunnen intoetsen. De bewoners worden bedankt voor hun inzet en hun mooie ontwerp. 6 Diversen a. Plaatsing paaltje bij ingang berging. Dit is nodig aangezien de vrachtwagens die de Plusmarkt bevoorraden soms zo dicht bij de ingang van de berging parkeren dat men er nauwelijks in of uit kan. Ook raken de vrachtwagens wel eens de muur bij het achteruit rijden. Er komt overleg met de Plus en de Gemeente om te zien hoe dit het beste op te lossen is. De bewoners zullen op de hoogte worden gehouden. b. Bijdrage reservering houten kozijnen woningen. Vorig jaar werden deze reserveringen bij bewoners in rekening gebracht. Wegens administratieve onduidelijkheden is dit niet altijd doorgevoerd. De bewoners worden op de hoogte gebracht door Behouden Huis dat de reserveringen weer in rekening worden gebracht bij de betreffende bewoners. Dit zal voor 1 juli gebeuren. Bewoners met die een machtiging hebben afgegeven zullen worden geïnformeerd dat deze bedragen weer zullen worden geïncasseerd. c. Duivenpinnen. Deze zullen worden geplaatst als meerwerk bij het Groot Onderhoud. d. Melding wateroverlast Plus. In de berging onder de Plus kwam meerdere malen een flinke hoeveelheid water te staan. Dit wordt veroorzaakt door de condens van de koelcellen van de Plus. Plus gaat eerdaags verbouwen en dan zal de vloer van de koeling worden geïsoleerd waarmee dit probleem verleden tijd zou moeten zijn. 7 Formele bestuurswisseling Dennis van t Ende zal het bestuur komen versterken. Hij zal algemeen bestuurslid zijn met de focus op het op orde brengen en houden van de financiën. Geen van de aanwezigen heeft bezwaar waarmee zijn benoeming wordt bevestigd. 8 Financieel verslag a. Verslag kascontrolecommissie. De heer Martien van Gelderen neemt het woord namens de kascontrolecommissie. Er is een inhaalslag geweest met betrekking tot de financiele administratie. Dit ten gevolge van de vorige beheerder. De kascontrolecommissie is tevreden met de gemaakte vorderingen. Sommige van deze aanpassingen zullen nog duidelijker zichtbaar worden in Pagina 2

3 het financieel verslag van Dit heeft met name betrekking op de VvE s waaruit de Coöperatieve Vereniging bestaat. In het volgende verslag zal alles opgesplitst worden in de 8 VvE s. De kascontrolecommissie heeft verder geen vreemde zaken ontdekt en geeft dan ook haar goedkeuring aan het verslag. b. Bespreken stukken. Op enkele facturen na is alles compleet en de stukken worden dan ook in orde bevonden. c. Decharge bestuur. Het bestuur wordt unaniem decharge verleend. 9 Financieel verslag 2012 a. Verslag kascontrolecommissie. Hiervoor geldt hetzelfde als bij het boekjaar De kascontrolecommissie heeft verder geen vreemde zaken ontdekt en geeft dan ook haar goedkeuring aan het verslag. b. Bespreken stukken. Alle stukken waren compleet en worden dan ook in orde bevonden. c. Decharge bestuur. Het bestuur wordt unaniem decharge verleend. 10 Kascommissie De heer van Gelderen blijft aan als Kascontrolecommissie. De heer Dennis van t Ende geeft aan vanuit het bestuur nauw betrokken te blijven, gezien zijn focus op de financiën, maar geeft aan dat hij door zijn bestuursrol formeel geen onderdeel uit kan blijven maken van de Kascontrolecommissie. Mevrouw Atie de Ruiter meldt zich ook aan. Mevrouw Atie de Ruiter meldt enkele dagen later aan Behouden Huis dat het voor haar niet mogelijk is om deel uit te maken van deze commissie in verband met het feit dat zij accountant is en de branche organisatie NBA het afraadt aangezien het de schijn zou kunnen wekken dat zij een accountantscontrole uitvoert terwijl dit niet het geval is. Op de website zal de vacature worden gepost. 11 Debiteuren Dit punt staat op de agenda vanwege het hoge debiteurensaldo op 31 december Dit wordt deels veroorzaakt door de toestand waarin de administratie werd doorgegeven aan Behouden Huis door de oude beheerder. Inmiddels is daarin veel duidelijkheid gekomen en zijn alle achterstanden te herleiden en daardoor ook daadwerkelijk in te vorderen. Een groot deel van deze achterstanden zijn daardoor begin 2013 ook daadwerkelijk betaald. Hetzij ineens of via een betalingsregeling. De verwachting is dan ook dat in het financieel verslag 2013 de achterstand in betalingen veel kleiner zal zijn. De totale achterstand was ,00 waarvan ,00 afkomstig was van Woodrow CV. De afspraak is met Woodrow dat zij op korte termijn ,00 zullen overmaken. Deels is het hoge saldo ook te danken aan afspraken die blijkbaar met de oude beheerder zijn gemaakt waarbij sommige debiteuren aan het eind van het jaar Pagina 3

4 betalen. Ook dit wordt aangepast zodat alle eigenaren voor het begin van de maand de maandelijkse servicekosten moeten voldoen. 12 Mandaat administrateur tot het voeren van incassoprocedures Het mandaat wordt unaniem verleent aan de administrateur. In de praktijk betekent dit dat er tweemaal per maand betalingsherinneringen worden verstuurd. De 1 e rond de 15 e van de maand, mocht de achterstand niet zijn voldaan dan volgt er rond de 30 e van de maand een tweede herinnering. Mocht men twee weken later de achterstand nog niet hebben voldaan volgt er een aangetekende brief. In het geval men dan nog niet reageert noch betaald volgt er een aanzegging dat de vordering binnen 8 werkdagen uit handen zal worden gegeven met daarin vermeld de kosten die dit met zich meebrengt. 13 Rondvraag / WVTTK De glasbewassing wordt volgens sommige aanwezigen niet goed uitgevoerd. De firma Clean Force doet dit viermaal per jaar. Behouden Huis zal contact opnemen met Clean Force om te zorgen dat de kwaliteit verbetert. Het moet wel vermeld worden dat bijvoorbeeld vogelpoep lastig te verwijderen is met de telescoopbewassing. Het zou kunnen zijn dat om het echt goed schoon te krijgen er een hoogwerker gebruikt zou moeten worden en dit neemt wel hogere kosten met zich mee. Vuilnis. Het is een probleem in en om het complex. Het bestuur zou graag zien dat de Gemeente een ondergrondse vuilstortplaats laat installeren in de buurt maar totdat dat het geval is vraagt men de bewoners om het vuil op de juiste plekken te zetten. Dus niet in de gemeenschappelijke ruimten. Er wordt geopperd dat er in de berging containers kunnen komen. Er zou dan wel iemand moeten worden ingehuurd om deze containers buiten te zetten. Het bestuur gaat hierover in beraad. Liften. De liften zien er wat armoedig uit en tevens meldt men dat er ook binnen de liften wordt gerookt. Er zullen verboden te roken stickers komen. Het uiterlijk van de liften heeft ook nog geen prioriteit. Er zijn vooraleerst andere zaken die aangepakt dienen te worden. Er wordt gemeld dat de lampen op de 2 e verdieping buiten de lift niet meer werken. Er zal een klusjesbedrijf worden ingeschakeld om dit te verhelpen. Overlast. Sommige aanwezigen melden overlast veroorzaakt door andere bewoners (huurders) en men klaagt dan voornamelijk over geluidsoverlast. Dit kan altijd gemeld worden aan Behouden Huis. Behouden Huis kan dan contact opnemen met de eigenaren. Fietsen. Gemeld wordt dat de fietsenberging vol staat met oude wrakken. Dit komt wel vaker voor en er zal weer een wrakkenactie worden georganiseerd. De wrakken worden dan voorzien van een label en er zal een notitie op het mededelingenbord worden geplaatst. Mochten de eigenaren binnen een gestelde termijn dan niet reageren dan worden de wrakken verwijderd. Plantenbakken. Bij de ingangen staan plantenbakken. De planten zijn of weg of nogal dood. Voorstel is om dan maar nepplanten te plaatsen. Pagina 4

5 14 Sluiting van de vergadering/informeel naborrelen De voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun aanwezigheid en sluit de vergadering waarna er nog gelegenheid is om na te borrelen.. Pagina 5