Notulen van vergadering van eigenaars, gehouden maandag 4 juli 2016, aanvang 19:00 uur.

Transcriptie

1 Notulen VvE Wachter 2 parkeerplaatsen (553) Notulen van vergadering van eigenaars, gehouden maandag 4 juli 2016, aanvang 19:00 uur. Totaal aantal stemmen: 77; aantal stemmen vertegenwoordigd: 65 (84,42 procent) Aanwezig De heer B. de Boer en/of De heer F. bin Mohamed, De heer M.S.R. Rampersad en/of Mevrouw M.R. Suliman, Stichting Stadgenoot Volmacht afgegeven Vesteda Afwezig Mevrouw N. Ahdach, De heer F.T. de Boer, Mevrouw A.C. Dijkhuis, De heer J.A. García Alejos, De heer J.R. Helstone en Mevrouw A.J. Helstone-Engels, De heer I. Isik, J.L. van de Graaf holding B.V., Mevrouw A.G.F. Langguth, De heer P.K. Meye, De heer S.M.A. Noeman, De heer Th.M. Prade 1. OPENING De voorzitter van de vergadering, de heer Haspels, opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Namens grooteigenaar Stadgenoot is mevrouw Verberne, gebiedsbeheerder, aanwezig. Aanwezig en/of vertegenwoordigd zijn 65 van de 81 stemmen, zodat ten aanzien van de geagendeerde onderwerpen rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen. Er zijn een aantal ingekomen stukken / mededelingen: - Stand van zaken lekkages parkeergarages. Na de laatste lekkages dit jaar heeft Stadgenoot weer een onderzoek gedaan naar de oorzaak en zij hebben de opdracht gegeven aan Hemubo om de buitenmuren te injecteren. Hiervoor heeft dit bedrijf een vergunning aangevraagd bij de gemeente en na het verkrijgen hiervan worden de werkzaamheden uitgevoerd. Op dit moment zijn de werkzaamheden aan de gang en deze duren naar verwachting nog 2 weken. De verwachting van Stadgenoot is dat de lekkages zich hierna niet meer voor zullen doen. Als na verloop van tijd blijkt dat de lekkages inderdaad zijn verholpen dan zal het schadeherstel in de bergingsruimte moeten gaan plaatsvinden. De leden besluiten om de garage nu nog geen extra schoonmaakbeurt te laten geven, maar pas als de lekkages definitief zijn verholpen. - Handhaven in de algemene ruimtes. De huismeester en het bestuur zijn hiermee bezig en er hangen nu posters waarbij bewoners gewezen wordt op de regels waaraan zij zich dienen te houden. Er wordt op bepaalde plekken geürineerd in de parkeergarage en de huismeester heeft urinevangers besteld die hij zal gebruiken als urineren is geconstateerd. Er is discussie of het huidige camera systeem ingezet kan worden tegen dit probleem of dat er (dummie) camera's opgehangen moeten worden op bepaalde plekken. De heer Echraifi zal over dit probleem contact opnemen met de huismeester om te bekijken wat hier een goede oplossing is. Volgens de huismeester kan er ook een rookmelder worden opgehangen voor ongeveer 120, die een dag later uitgelezen kan worden, maar deze heeft wel WIFI nodig. Actiepunt: De heer Echraifi neemt contact op met de huismeester om het probleem van urineren in de garage aan te pakken. Actiepunt: De leden besluiten om de garage pas een extra schoonmaakbeurt te geven als de lekkages definitief zijn verholpen. 2. NOTULEN VORIGE VERGADERING De voorzitter neemt de notulen van de ledenvergadering van 21 april 2015 paginagewijs door op inhoudelijke en/of tekstuele op- en/of aanmerkingen. Er zijn geen op- en/of aanmerkingen op de notulen. Bij de actiepunten worden de volgende opmerkingen gemaakt: - het beheer van de pasjes / tokens van de parkeergarage zal overgaan van de huismeester naar de heer Disbudak. De beheerder zal dit aan de huismeester doorgeven. - indien leden last hebben van overlast van huurders dan is de procedure dat men het eerst samen probeert op te lossen of dat men Beter Buren inschakelt. Als dat geen verbetering geeft dan kunnen eigenaars (via VBA) contact opnemen met Stadgenoot. Een overlastdossier dient schriftelijk te worden aangemeld anders kan het niet in behandeling worden genomen door de afdeling overlast van Stadgenoot. Zie De notulen worden door de ledenvergadering vastgesteld. blz. 1

2 Besluit: De notulen van de vorige vergadering zijn vastgesteld. Actiepunt: De beheerder geeft aan de huismeester door dat hij contact op kan nemen met de heer Disbudak voor de overdracht van de pasjes van de parkeergarage. 3. JAARREKENING 2015 De jaarrekeningen van de HVvE, de Woningen en de Parkeerplaatsen worden kort toegelicht door de beheerder. De kascommissie heeft aangegeven het controleren te ingewikkeld te vinden en de jaarrekeningen niet te kunnen controleren. Het boekjaar van de VvE Woningen sluit af met een negatief exploitatieresultaat van 958,49 en het boekjaar van de VvE Parkeerplaatsen sluit af met een negatief exploitatieresultaat van 1.393,23. De vergadering stelt de jaarrekeningen vast. De vergadering besluit het negatieve resultaat van de VvE Woningen en van de VvE Parkeerplaatsen te verrekenen met de leden. De leden willen dat de beheerder nog 2 bankrekeningen bij andere banken opent zodat het risico bij het failliet gaan van banken wordt gespreid. De vergadering verleent het bestuur decharge voor het door haar in 2015 gevoerd financieel beleid. Eens in de zoveel jaar willen de leden een externe kascontrole door een accountant laten uitvoeren. Besluit: De jaarrekeningen 2015 voor de VvE Woningen en de VvE Parkeerplaatsen zijn vastgesteld. De negatieve resultaten worden verrekend met de leden. Er is decharge verleend. Actiepunt: De beheerder zal op verzoek van de leden nog 2 bankrekeningen openen bij andere banken zodat het risico bij het failliet gaan van banken wordt gespreid. Actiepunt: Eens in de zoveel jaar willen de leden een kascontrole laten uitvoeren door een accountant. 4. AKTE WIJZIGING De akte is gepasseerd bij de notaris per 1 juni Aan de leden wordt gevraagd een datum vast te stellen waarop de gewijzigde akte in werking treedt en de bijbehorende gewijzigde kostenverdeling. Hier volgt een stemming over. Er is recent overleg geweest op het kantoor van VBA over de ingangsdatum van de nieuwe akte en het voorstel is dat de nieuwe akte wordt ingevoerd per 1/1/2017. De beheerder zal de nodige veranderingen in haar financiële administratie moeten gaan doorvoeren om dit op orde te krijgen. Er zal een proefbegroting 2017 door de beheerder worden opgesteld en naar het bestuur worden gestuurd in augustus / september ter beoordeling. De leden gaan akkoord dat per ingang van 1/1/2017 de aktewijziging wordt doorgevoerd in de begroting. De jaarrekening 2016 zal al wel volgens de nieuwe kostenverdeling worden opgesteld en afgerekend. Actiepunt: De beheerder stuurt een proefbegroting 2017 door naar het bestuur in augustus / september. De beheerder zal de jaarrekening 2016 opstellen volgens de gewijzigde akte. 5. PLANMATIG ONDERHOUD De voorzitter vraagt de vergadering om het bestuur te mandateren om opdracht te verstrekken voor de voorbereiding van het planmatig onderhoud (inspecteren, opstellen werkomschrijving en zo nodig opvragen offertes) en om de in 2016/2017 geplande werkzaamheden te laten uitvoeren, onder begeleiding van de VvE-beheerder. Dit betreft tevens het mandaat voor onvoorziene meerkosten met een maximum van 10% van de aanneemsom. De in 2017 geplande vervanging van de armaturen heeft gedeeltelijk plaatsgevonden: de huismeester heeft in beide torens led lampen en armaturen vervangen op het moment dat deze stuk waren. De leden besluiten dat de huismeester hiermee door kan gaan. De collectieve CMV werkzaamheden en de CCV werkzaamheden die in 2016 en 2017 op de planning staan om uitgevoerd te worden, worden door de beheerder in kaart gebracht. Bij Feenstra en Comfort Services zijn hiervoor verschillende verzoeken gedaan. Het streven is om het bestuur hiervan voor 1 september hiervan op de hoogte te brengen, zodat duidelijk is of en wat hier uitgevoerd dient te worden in Als de beheerder niet voor 1 september kan geven dan wordt er mogelijk een onafhankelijk adviesbureau in de hand genomen om hier naar te laten kijken, omdat in het najaar duidelijk moet worden welke werkzaamheden in 2017 moeten worden uitgevoerd. De leden kunnen over de uitvoering van deze werkzaamheden dan in de volgende ledenvergadering een besluit nemen. De leden vragen zich af of de beheerder een goede vervanger van de heer Pigge heeft om de werkzaamheden voor de collectieve cv en de lift te begeleiden. Indien dit niet het geval is dan zal de VvE blz. 2

3 mogelijk zelf hier iemand voor in moeten huren. De vergadering stemt unaniem in met de mandatering. Besluit: Het bestuur is gemandateerd om opdracht te verstrekken voor de voorbereiding en uitvoering van het planmatig onderhoud en om de in 2016/2017 geplande werkzaamheden te laten uitvoeren, onder begeleiding van de VvE-beheerder. Actiepunt: De beheerder probeert MJOB van Feenstra voor de CCV en de CMV werkzaamheden in de garage voor 1 september bij het bestuur aan te leveren. Zie verder tekst bij agendapunt BEGROTING 2016 De begrotingen 2016 van de HVvE, de Woningen en de Parkeerplaatsen worden toegelicht. De begrotingen van de VvE Woningen en VvE Parkeerplaatsen laten zien dat de vve-bijdragen iets zullen stijgen. De leden gaan hiermee akkoord. Beide begrotingen worden unaniem, met terugwerkende kracht per 1 januari 2016, vastgesteld. De eigenaren worden hierover per brief door VBA geïnformeerd. Besluit: De begrotingen van de VvE Woningen en de VvE Parkeerplaatsen zijn met terugwerkende kracht per 1 januari 2016 vastgesteld. 7. INCASSOPROCEDURE De voorzitter vraagt om de beheerder (opnieuw) te machtigen om in geval van achterstallige betaling van de VvE-bijdrage, een procedure te (laten) voeren waarbij de kosten verhaald worden op de in gebreke zijnde eigenaar. De procedure verloopt als volgt: nadat de eigenaar drie aanmaningen (met een tussenliggende periode van een maand) heeft ontvangen, wordt de vordering overgedragen aan een incassobureau. De incassoprocedure wordt unaniem vastgesteld. Besluit: De incassoprocedure is vastgesteld. 8. VERKIEZING BESTUUR EN KASCOMMISSIE De voorzitter treedt af in deze vergadering en aan de leden wordt verzocht om zich beschikbaar te stellen voor een bestuursfunctie. Het bestuur vindt het wenselijk dat een derde bestuurslid wordt benoemd. Met deze werkzaamheden zijn gemiddeld 2 uur per maand gemoeid. De kascommissie heeft aangegeven te stoppen en er worden nieuwe kascommissieleden gezocht. De werkzaamheden bestaan uit 1x per jaar digitaal de jaarrekening controleren en hier wordt gemiddeld 3 uur aan besteed. Bestuurswijzigingen dienen doorgegeven te worden bij de Kamer van Koophandel. De voorzitter geeft aan wat zijn werkzaamheden zijn geweest de afgelopen jaren. Hij wordt bedankt voor zijn jarenlange inspanningen voor de VvE en nu hij binnenkort gaat verhuizen wordt er een nieuw bestuurslid gezocht. Er dient zich op dit moment geen belangstellende aan. De heer Echraifi treedt af. De heer De Boer treedt af als kascommissielid. De heer Ventura Morgado geeft aan te willen bekijken wat het werk inhoudt en de beheerder zal hem een handleiding en alle jaarrekeningen 2015 mailen. Achteraf zal hij aan de beheerder laten weten of hij dan de kascommissie wil gaan vormen voor dit jaar. De leden gaan hiermee akkoord. Besluit: De heer Echraifi treedt af als bestuurslid. Actiepunt: De beheerder stuurt aan de heer Ventura Morgado de stukken voor de kascontrole inclusief de handleiding naar hem op. Zo kan hij beoordelen of hij de kascommissie wil gaan vormen en hij laat dit nog aan de beheerder weten. Actiepunt: Het bestuur dient de wijziging van het bestuur door te geven aan de KvK. 9. MANDATERING BESTUUR Aan de leden wordt gevraagd het bestuur te machtigen zo nodig over te stappen naar een andere verzekeraar, tegen gangbare condities en naar beste inzicht en vermogen. Dit mandaat wordt verleend totdat in een vergadering anders wordt besloten. De leden gaan hiermee akkoord. Besluit: Het bestuur is gemachtigd over te stappen naar een andere verzekeraar, tegen gangbare condities en naar beste inzicht en vermogen. Dit mandaat wordt verleend totdat in een ALV anders wordt besloten. 10. RONDVRAAG EN SLUITING - nu elektrische auto's in opkomst zijn, is te verwachten dat de VvE hier ook binnenkort te maken mee gaat krijgen. Wat betekent dit voor ons? De heer De Boer gaat hier onderzoek naar doen en zal in de volgende ledenvergadering of eerder aan het bestuur verslag hierover uitbrengen. - er bestaat een vermoeden dat bewoners hun appartement via short stay of AirBnb verhuren. Indien leden dit vermoeden hebben dan kunnen zij dit melden bij de gemeente en vragen of zij willen handhaven. In de VvE zijn verhuur via Short Stay of AirBnB niet toegestaan. blz. 3

4 - wie betaalt de nota's voor het droogmaken van de garage vanwege de lekkages? De kosten worden door Stadgenoot betaald aangezien zij de garantieklacht van de BAM hebben overgenomen. - eigenaren geven aan dat er bewoner(s) zijn die aan de voorzijde aan de straatkant van toren 4 eten naar beneden gooien. Het is onduidelijk wie dit doen. Eigenaren die hier last van hebben worden verzocht contact op te nemen met de huismeester, zodat deze actie hierop kan ondernemen. - wat doet Stadgenoot met huurappartementen die vrij komen? Stadgenoot geeft aan dat huurders een aanbod hebben gekregen om hun appartement te kopen het afgelopen jaar en dat sommigen hier gebruik van hebben gemaakt. Het beleid van Stadgenoot is om de appartementen die nu vrij komen te blijven verkopen. - Eigenaar Stadgenoot meldt dat het Stadsdeel Nieuw-West gelden ter beschikking stelt om de leefbaarheid in de buurt te vergroten. Mogelijk dat het bestuur hier actie op wil ondernemen en hierbij wordt gedacht om zaken als het aanbrengen van anti-kerntrekbeslag voor de sloten op de deur, het tegen gaan van zwerfvuil of het bestrijden van ratten. In het geval van een anti-kerntrekbeslag kan dit voor de helft van de prijs geleverd worden bijvoorbeeld 40 i.p.v. 80 (prijs nog niet bekend). De vraag is wie dit wil gaan inventariseren met de huismeester. Hopelijk melden leden zich aan bij de huismeester. Naast het nummer is er nu ook een gemeente app ( ) om mee te communiceren. - Het lage dak is vies, hoe maken we dit schoon? De beheerder zal een opdracht verstrekken aan Van der Tol om dit schoon te laten maken. De voorzitter sluit de vergadering en bedankt de leden voor hun inbreng en aanwezigheid. Actiepunt: Aan de voorzijde aan de straatkant van toren 4 wordt eten naar beneden gooien. Eigenaren die hier last van hebben nemen contact op te nemen met de huismeester, zodat deze actie hierop kan ondernemen. Actiepunt: De beheerder zal een opdracht aan Van der Tol om het lage dak schoon te maken. Actiepunt: De heer De Boer gaat na wat de consequenties / mogelijkheden zijn voor de VvE indien elektrische auto's in de parkeergarage komen te staan. Vastgesteld op de vergadering van voorzitter beheerder blz. 4

5 Besluitenlijst VvE Wachter 2 parkeerplaatsen (553) Notulen van vergadering van eigenaars, gehouden maandag 4 juli 2016, aanvang 19:00 uur. 2. NOTULEN VORIGE VERGADERING 2.1 De notulen van de vorige vergadering zijn vastgesteld. 3. JAARREKENING De jaarrekeningen 2015 voor de VvE Woningen en de VvE Parkeerplaatsen zijn vastgesteld. De negatieve resultaten worden verrekend met de leden. Er is decharge verleend. 5. PLANMATIG ONDERHOUD 5.1 Het bestuur is gemandateerd om opdracht te verstrekken voor de voorbereiding en uitvoering van het planmatig onderhoud en om de in 2016/2017 geplande werkzaamheden te laten uitvoeren, onder begeleiding van de VvE-beheerder. 6. BEGROTING De begrotingen van de VvE Woningen en de VvE Parkeerplaatsen zijn met terugwerkende kracht per 1 januari 2016 vastgesteld. 7. INCASSOPROCEDURE 7.1 De incassoprocedure is vastgesteld. 8. VERKIEZING BESTUUR EN KASCOMMISSIE 8.1 De heer Echraifi treedt af als bestuurslid. 9. MANDATERING BESTUUR 9.1 Het bestuur is gemachtigd over te stappen naar een andere verzekeraar, tegen gangbare condities en naar beste inzicht en vermogen. Dit mandaat wordt verleend totdat in een ALV anders wordt besloten. blz. 5

6 Actiepuntenlijst VvE Wachter 2 parkeerplaatsen (553) Notulen van vergadering van eigenaars, gehouden maandag 4 juli 2016, aanvang 19:00 uur. Aan de voorzijde aan de straatkant van toren 4 wordt eten naar beneden gooien. Eigenaren die hier last van hebben nemen contact op te nemen met de huismeester, zodat deze actie hierop kan ondernemen. De beheerder geeft aan de huismeester door dat hij contact op kan nemen met de heer Disbudak voor de overdracht van de pasjes van de parkeergarage. De beheerder probeert MJOB van Feenstra voor de CCV en de CMV werkzaamheden in de garage voor 1 september bij het bestuur aan te leveren. Zie verder tekst bij agendapunt 4. De beheerder stuurt aan de heer Ventura Morgado de stukken voor de kascontrole inclusief de handleiding naar hem op. Zo kan hij beoordelen of hij de kascommissie wil gaan vormen en hij laat dit nog aan de beheerder weten. De beheerder stuurt een proefbegroting 2017 door naar het bestuur in augustus / september. De beheerder zal de jaarrekening 2016 opstellen volgens de gewijzigde akte. De beheerder zal een opdracht aan Van der Tol om het lage dak schoon te maken. De beheerder zal op verzoek van de leden nog 2 bankrekeningen openen bij andere banken zodat het risico bij het failliet gaan van banken wordt gespreid. De heer De Boer gaat na wat de consequenties / mogelijkheden zijn voor de VvE indien elektrische auto's in de parkeergarage komen te staan. De heer Echraifi neemt contact op met de huismeester om het probleem van urineren in de garage aan te pakken. De leden besluiten om de garage pas een extra schoonmaakbeurt te geven als de lekkages definitief zijn verholpen. Eens in de zoveel jaar willen de leden een kascontrole laten uitvoeren door een accountant. Het bestuur dient de wijziging van het bestuur door te geven aan de KvK. blz. 6