Verslag Extra Algemene Ledenvergadering VvE Obrechtstraat Zwolle

Transcriptie

1 Datum: Locatie: Afkortingen: VZ = ALV = Atrium = TC = KC = MJOP = Dinsdag 1 november 2011, uur Wijkcentrum Holtenbroek, Bachlaan 20, 8031 HL Zwolle Voorzitter Algemene Ledenvergadering Atrium Vastgoedmanagement B.V. Technische Commissie Kascommissie Meerjaren Onderhoudsplan Onderwerp: 1 Opening en vaststelling aantal stemgerechtigde aanwezigen De Voorzitter, Dhr. M.J. (Johan) de Velde opent om uur de vergadering en heet alle aanwezigen een hartelijk welkom. Hij constateert dat er van de 936 uit te brengen stemmen 511, in persoon dan wel bij volmacht, aanwezig zijn. De vergadering kan dus rechtsgeldige besluiten nemen. (BESLUIT) Namens Atrium Vastgoedmanagement B.V. is aanwezig Dhr. Geerlings. Stichting Woningmaatschap XXXII is vertegenwoordigd bij volmacht. 2 Mededelingen, ingekomen stukken, vaststellen agenda. De VZ is verheugd mede te kunnen delen dat Dhr. A. Van der Molen (Anko) bereid is bevonden om toe te treden tot het bestuur. De leden kiezen Dhr. Van der Molen als bestuurslid. Als binnengekomen stuk wordt opgevoerd een bezwaarschrift van de heer en mevrouw Modderkolk inzake de extra bijdrage. Het bestuur stelt voor om een wijziging in het Huishoudelijk Reglement op te nemen. Om dit te bespreken wordt een extra agendapunt (10) vastgesteld. De agenda wordt met deze aanvullingen vastgesteld. (BESLUIT) 3 Vaststelling notulen Ledenvergadering 28 juni 2011 De VZ bespreekt de notulen van de Algemene ledenvergadering van 28 juni 2011 zowel inhoudelijk als textueel. De notulen van 28 juni 2011 worden vervolgens vastgesteld. (BESLUIT) Noot van het bestuur: wist u dat u de notulen en andere zaken kunt nalezen op de website van de VvE? Zie: 4 Vaststellen vergaderdata 2012 Er worden voor 2012 alvast twee data besproken om de ALV s te houden en deze worden vastgesteld. Te zijner tijd zal de officiële uitnodiging aan de leden verstuurd worden. Datum Reguliere ALV : dinsdag 26 juni 2012 Datum Extra ALV : dinsdag 6 november 2012 (BESLUIT) van 5

2 5 Verslag van de huismeester over onderstaande punten De VZ brengt namens de huismeester die ziek is - Dhr. P. (Paul) Harmens verslag uit aan de Algemene Ledenvergadering over de stand van zaken van de afgelopen periode: Aanbrengen belijning De technische commissie heeft een verzoek ingediend voor materialen bij de Gemeente Zwolle. Tezamen met een groot aantal bewoners is er structuur aangebracht in de parkeerplaatsen aan de achterzijde door belijning te schilderen op de stenen. De VZ complimenteert de bewoners voor het resultaat en juicht het initiatief van harte toe. Ter hoogte van de garage van dhr. Pimmelaar zal in overleg met de gemeente en de technische commissie nog NP geschilderd worden. Papier bij Huisvuil Geconstateerd wordt dat er veel papier bij het huisvuil geplaatst wordt. Leden worden erop geattendeerd een blauwe container aan te kunnen vragen bij de gemeente. Fietsenstalling Hoofdingang Met de herinrichting van het gemeenschappelijk terrein voorgesteld een bordje te plaatsen dat fietsen geplaatst moeten worden in de stalling en dat foutief geplaatste fietsen zullen worden verwijderd. Handhaving lijkt lastig te worden. 6. Bespreken herinrichting gemeenschappelijk terrein De tuincommissie heeft inmiddels opdracht gegund aan de firma Boertien. Die zijn begonnen met het verplaatsen van de rozenstruiken. De hovenier die het reguliere onderhoud uitvoert zal worden geïnformeerd. Zij waren niet de gunstigste partij voor deze klus. De werkzaamheden zullen gefaseerd worden uitgevoerd in het najaar en het voorjaar. De rozenstruiken zullen dit najaar worden verplaatst. Vervolgens zal worden aangevangen met het verleggen van het voetgangerspad en het creëren van de fietsenstalling. In overleg met bewoners die zicht hebben op de fietsenstalling is de meest ideale plek gekozen. 7. Besluitvorming nieuwe naam gebouw Het afgelopen half jaar heeft er een inventarisatie plaatsgevonden voor de nieuwe naam van het gebouw. De huidige naam is Obrechtflat. De leden vonden de naam gedateerd en niet meer passen bij de onderhoudsambities. Er worden ter vergadering nog enkele opties aangedragen maar uiteindelijk is de keuze tussen a) de Obrechtveste; b) de Jacob Obrechtveste. Unaniem wordt gekozen voor optie b. De nieuwe naam van het gebouw zal zijn: Jacob Obrechtveste. (BESLUIT) Er zal ook een nieuw naambord boven de algemene entree aangeschaft worden. Eén van de leden, mevrouw M. (Minke) de Weerd wil zich bezighouden met een ontwerpvoorstel. Atrium zal offerte en ontwerp laten maken door een van 5

3 gespecialiseerd bedrijf. De ontwerpen zullen in de volgende ledenvergadering worden voorgelegd. (ACTIE) 8. Bespreken groot onderhoud gebouw Dhr. Geerlings bespreekt het MJOP en bespreekt het uit te voeren onderhoud in 2012 met de eigenaren. Enkele eigenaren vragen hoe het met de CV-ketel staat. Deze is aan vervanging toe. Dhr. Geerlings geeft aan dat Essent nog geen uitsluitsel heeft geboden voor de mogelijke stadsverwarmingseenheid in de wijk. Voorlopig lijkt de ketel zonder veel storingen door te kunnen. Dhr. Geerlings zegt toe de levensduur van de ketel blijvend in de gaten te houden. Onderhoudspartij Unica zal hier tevens op toe zien dat de ketel blijft functioneren. Investering wordt nooit uigesloten. De VZ komt terug op de toegezegde actie omtrent de opnames van ISTA. Enkele leden hadden op basis van hun afrekeningen twijfels bij de berekeningen van ISTA. De VZ geeft aan dat er een uitgebreid document beschikbaar is gesteld door ISTA waarin van iedere woning de omreken- en reductiefactoren staan. Enkele leden vermoedden dat identieke woningen afwijkende factoren van elkaar hadden. Dit lijkt niet het geval. De VZ geeft aan dat leden zich bij hem kunnen melden wanneer er vragen zijn over de wijze van berekenen. Zo kan e.e.a. nagezien en uitgelegd worden. Er wordt wel aan Atrium verzocht een overzichtje te maken van de kosten van de afgelopen jaren in s en m3 verbruik. Zo kan in ieder geval inzichtelijk gemaakt worden hoe verbruik en kosten zich ontwikkeld hebben in de afgelopen jaren. Dhr. Geerlings geeft daarnaast aan dat slechts een gedeelte van de totale verwarmingskosten variabel zijn en dat er ook een vast component is dat op basis van eenheden verrekend wordt. Voor 2012 staat het schilderwerk aan de balkonzijde op de planning en zal tevens de inpandige delen (voordeuren en keuken) aan de galerijzijde geschilderd worden. Tegelijkertijd zullen ook de kozijnen van de trappenhuizen geschilderd worden. Naast schilderwerk staat er ook groot onderhoud aan de liften op de planning. In overleg met de huismeester is tevens een post vervanging armaturen in de berging opgenomen. Om kosten te besparen zullen deze lampen worden voorzien van een bewegingssensor zodat ze uit zijn als er niemand in de gang loopt. 9. Vaststellen Extra Eigen Bijdrage 2012 Er wordt gesproken over het voorstel om evenals voorgaande jaren een extra eigen bijdrage vast te stellen. De voorgaande jaren bedroeg de eenmalige totale extra bijdrage Teneinde voldoende middelen in de reserve te houden is een extra bijdrage van voldoende. De huidige extra bijdrage is niet alleen noodzakelijk om voor de balkons te sparen, maar ook om het lopende groot onderhoud te kunnen blijven financieren. Stichting Woningmaatschap stelt voor een second opinion te laten uit voeren naar de noodzaak om de balkons te renoveren in plaats van te vervangen. De leden hebben de ambitie om de balkons te vervangen omdat dit op termijn goedkoper zal zijn en bovendien een verhoging van de waarde van de woning is mede gezien de voorstellen die hieromtrent zijn. Er zijn een aantal visualisaties beschikbaar, gemaakt door bewoner Dhr. H. (Hans) van Veen, die op de website van de VvE gezet zullen worden van 5

4 De VZ is verheugd dat mogelijk is gebleken de extra bijdrage te reduceren. De aanwezige leden beslissen unaniem dat de extra eigen bedrage van vastgesteld moet worden. Er zijn via de volmacht 248 stemmen tegen van de grooteigenaar. 263 stemmen zijn voor. De eenmalige extra bijdrage van wordt vastgesteld. (BESLUIT) De extra VVE bijdrage dient in twee termijnen te worden voldaan. De eerste termijn vervalt op 1 februari 2012 en de tweede termijn op 1 augustus In de tabel hieronder ziet u wat dit voor uw appartement met de daarbij behorende omrekenfactor betekent: Overzicht extra eigen bijdrage 2012: Te voldoen op of voor: aantal factor per jaar Woningen 108 0, ,50 211,50 Woningen 0, ,50 283,50 Woningen 0, ,00 387,00 Garages 23 0, ,00 117,00 Garages 0, ,50 85,50 Garages 0, ,00 90,00 Bergingen 92 0, ,50 40,50 Bergingen 0, ,00 45,00 Bergingen 0, ,00 36,00 Dhr. Geerlings benadrukt dat verzoeken om een betalingsregeling uitsluitend in behandeling worden genomen wanneer deze gemotiveerd en schriftelijk zijn aangevraagd en dat deze alleen gehonoreerd kunnen worden indien de laatste termijn vóór 1 augustus 2012 kan worden voldaan. 10. Vaststellen aanvulling Huishoudelijk Reglement In de praktijk blijkt dat één van de bepalingen van het Huishoudelijk Reglement in onvoldoende mate wordt nageleefd. Het betreft hier Artikel 7 (Verhuur van appartementen). Voor deze notulen kort samengevat komt het erop neer dat huurdersverklaringen niet of nauwelijks ingevuld en ondertekend aan de beheerder worden gezonden. Na overleg in de vergadering krijgt het bestuur het mandaat van de leden om de bedoelde wijziging door te voeren. Hiermee is een nieuwe versie van het Huishoudelijk Reglement per 1 november 2011 van kracht geworden. Het nieuwe Huishoudelijk Reglement is als bijlage bij deze notulen bijgesloten. (BESLUIT) 11. Rondvraag en sluiting De leden beginnen minder tevreden te worden over het schoonmaakbedrijf. Er zijn verder een aantal dingen voorgevallen waar de huismeester en het bestuur minder blij mee zijn. Zo zou de glasbewassing op de galerij plaatsvinden, maar is de rest van de galerij er niet schoner van geworden. De firma Dros krijgt een laatste waarschuwing. De leden geven het bestuur van 5

5 het mandaat om, indien de prestaties van het bedrijf niet verbeteren, over te stappen naar een andere schoonmaakfirma. (BESLUIT) Er worden regelmatig peuken in het trappenhuis gevonden. De VZ benadrukt enerzijds dat het wenselijk is om niet te roken in de gemeenschappelijke ruimten (hallen, bergingsgangen), maar anderzijds dat er (behalve in de liften) formeel geen rookverbod geldt en dat een eventueel rookverbod in de praktijk moeilijk te handhaven zal zijn. De VZ sluit om circa uur de vergadering onder dankzegging aan de aanwezigen voor hun inbreng en wenst een ieder een wel thuis. Besluiten: Agendapunt Omschrijving Besluit d.d. 1 Voldoende stemmen om te vergaderen Agenda vastgesteld Notulen vastgesteld Data ALV s 2012 vastgesteld Naam gebouw: Jacob Obrechtveste Extra bijdrage voor vastgesteld. 10 Wijziging Huishoudelijk Reglement Mandaat bestuur schoonmaker Actiepunten: Actiepunt Zie agendapunt Omschrijving Actie door: 1 7 Voorstel nieuw naambord op agenda Atrium Nieuwe versie Huishoudelijk Reglement Atrium Schoonmaakbedrijf Atrium + Bijlage: nieuwe versie Huishoudelijk Reglement van 5