Notulen van algemene ledenvergadering, gehouden maandag 15 april 2013, aanvang 20:00 uur.

Transcriptie

1 Notulen Vereniging van Eigenaars Appartementengebouw: Pastorielaan Toren van Helena, gelegen aan de Pastorielaan 26 tot en met 128 te Hoogland, gevestigd te Hoogland Notulen van algemene ledenvergadering, gehouden maandag 15 april 2013, aanvang 20:00 uur. Totaal aantal stemmen: 4730; aantal stemmen vertegenwoordigd: 4190 (88,58 procent) Aanwezig Mevrouw A.C. van Asch, Mevrouw I.M. Bleuland van Oordt, De heer T.W. Gorter en/of Mevrouw M.J.M. Gorter-Hogenbirk, De heer J.F.P. Happe, Portaal Eemland, De heer W.H.J. Schiphorst, De heer R.A.P. van Wee Volmacht afgegeven Mevrouw M.A.M. Eijden, De heer H.T.L. Gringhuis, Mevrouw T. van IJken, De heer R. van Klaveren en Mevrouw L. van Klaveren-Knuttel, Mevrouw M. Looman en De heer M. Oosterom Afwezig Mevrouw S.M. Deenhart, De heer A. Eenkhoorn, De heer M.A. Hoogendoorn, De heer C. Karsdorp, De heer E.S. Makkreel, De heer S. van de Wal 1. Opening en vaststellen stemmen Inge Nijenhuis (VvE-beheerder a.i.) heet namens de Rendant de aanwezigen van harte welkom en opent de vergadering. Groot-eigenaar Portaal wordt tijdens de vergadering vertegenwoordigd door Jos ter Hoeven. Namens de Rendant is ook aanwezig Jan-Jeroen Kreuzen de nieuwe accountmanager. Bij aanvang van de vergadering wordt 88,58 van de 100% van de stemmen vertegenwoordigd (ofwel door aanwezigheid of door afgegeven volmacht), wat betekent dat er tijdens deze vergadering rechtsgeldige besluiten worden genomen. 2. Ingekomen stukken en mededelingen Mededeling vanuit de Rendant: - Accountmanager Toine Dikschei wordt met ingang van 1 juni 2013 opgevolgd door Jan-Jeroen Kreuzen. Jan- Jeroen stelt zich tijdens de vergadering voor aan de aanwezigen. Mededelingen vanuit het bestuur: - Er is een gemeenschappelijk adres voor leden van VvE Toren van Helena aangemaakt: vvepastorielaan@highlow.nl. Eigenaren kunnen dit mailadres gebruiken voor vragen, mededelingen en klachten. Advies aan de eigenaren om in het mailverkeer richting de Rendant genoemd Vv adres in de cc te plaatsen, zodat het bestuur op de hoogte is van de mail en voortgang van beantwoording kan bewaken. Notulen d.d. maandag 15 april

2 - Korte toelichting over het gesprek dat heeft plaatsgevonden tussen het bestuur en Thijs van der Linden (manager De Rendant): Jacques Happe geeft een korte toelichting op het gesprek met Thijs van der Linden. Het bestuur is met een positieve houding het gesprek aangegaan, maar heeft helaas nog niet het volste vertrouwen gekregen dat de beheervoering vanuit de Rendant naar een gewenst en aanvaardbaar niveau wordt getild. Afwachten. -Stukken voor de kascommissie graag eerder aanleveren. -Het bestuur zal een lijst met leefregels maken. Iedere bewoner krijgt deze lijst en zal ook worden opgehangen in het prikbord 3. Notulen inclusief openstaande actiepunten Voorafgaand aan de bespreking van de notulen merkt Inge Nijenhuis op dat de actiepuntenlijst van de vergadering nog niet is geactualiseerd. Alle acties zijn uitgezet, diverse acties zijn inmiddels afgerond en overige acties verdienen vervolgactie of liggen bij het bestuur ter goedkeuring. Jacques Happe merkt op dat de actiepunten m.b.t. Van Meerwijk en Wencop door het bestuur zelf zijn opgepakt. Notulen : Bestuurslid mevrouw Gorter (hsnr. 100) merkt op dat volgens afspraak de notulen van naar tevredenheid tekstueel door Inge Nijenhuis zijn aangepast en dat daarmee de notulen volgens afspraak zijn vastgesteld. Notulen : Vanuit de vergadering zijn er geen vragen en/of opmerkingen over de notulen van De vergadering stemt met algemene stem in met de gepresenteerde notulen, waarmee deze zijn goedgekeurd en worden vastgesteld. Opmerking Inge Nijenhuis: Actiepunten van vergadering worden nog in notulen verwerkt en zijn zichtbaar op de website. Uiteraard vindt ook terugkoppeling richting bestuur plaats. 4. Jaarrekening 2011 en bestemming exploitatieresultaat - kascommissie 2014 Jaarrekening 2011: De vergadering stemt met algemene stem in met de gepresenteerde jaarrekening 2011, en verleent met algemene stem decharge aan het bestuur en de Rendant. Exploitatieresultaat 2011: De vergadering besluit met algemene stem het exploitatieresultaat 2011 toe te voegen aan de Algemene reserve. Jaarrekening 2012: De vergadering besluit met algemene stem om vooralsnog niet akkoord te gaan de gepresenteerde jaarrekening Reden: - Er zijn nog een aantal onbeantwoorde vragen vanuit de kascommissie richting de Rendant. Afspraak: de vergadering geeft met algemene stem mandaat aan het bestuur om na beantwoording van de Notulen d.d. maandag 15 april

3 vragen door de Rendant de jaarrekening 2012 alsnog goed te keuren. De kascommissie zal na instemming van het bestuur de kascommissieverklaring ondertekenen en naar Inge Weijman van de Rendant sturen. Exploitatieresultaat 2012: De vergadering besluit met algemene stem het exploitatieresultaat 2012 toe te voegen aan de Algemene reserve. Kascommissie 2014: - Mevrouw van Asch (hsnr. 108) stelt zich herkiesbaar - De heer van Wee (hsnr. 78) stelt zich herkiesbaar -Mevrouw van IJken (hsnr. 82) is reserve De vergadering stemt met algemene stem in met de herbenoeming van de kascommissieleden. 5. Begroting 2013 en 2014 Begroting 2013: Vanuit de vergadering zijn er de volgende vragen en of opmerkingen over de gepresenteerde begroting 2013: - De beheervergoeding dient te worden aangepast volgens de afspraak die het bestuur met Thijs van der Linden gaat maken. - Nu worden wisselende indexeringscijfers gebruikt tussen de 2 en 5%, verzoek van de vergadering om CBSindexcijfers aan te houden. - Er staat een post met algemene kosten beheer benoemd met een reservering van 250,=. Verzoek van de vergadering om deze post te specificeren of anders van de begroting te verwijderen. - De omschrijving 2x vegen binnenring bij de post schoonmaakonderhoud is onjuist. Omschrijving moet zijn contractonderhoud. - Vraag om prestatiecontract van de lift aan te leveren, zodat de technische commissie een offerte bij Skylift kan opvragen. De vergadering besluit met algemene stem de begroting 2013, onder voorwaarden van aanpassing bovengenoemde punten goed te keuren en daarmee vast te stellen. Begroting 2014: Komt op agenda van volgende vergadering. 6. Onderhoud Korte toelichting op uitvoering onderhoud: In het jaar 2013 start de uitvoering van het binnen- en buitenschilderwerk. Vanuit de Rendant is één offerte aangeleverd van Rutges. Het bestuur heeft nog twee offertes opgevraagd ter vergelijking. Voorstel is om aan het bestuur mandaat te verlenen om in overleg met de technische commissie en Portaal een keus te maken voor het uitvoerend bedrijf onder voorwaarden dat de totaalkosten niet hoger uitvallen dan de offerte die Rutges heeft gepresenteerd. De vergadering besluit met algemene stem tot het verstrekken van een mandaat aan het bestuur voor besluitvorming omtrent het uitvoerend bedrijf. Belangrijk: in het kader van de kredietwaardigheid van het uitvoerend bedrijf zal een Graydon-check worden uitgevoerd. Notulen d.d. maandag 15 april

4 Ter besluitvorming: - kleuradvies schilderwerk trappenhuis. Er kan tijdens de vergadering niet gestemd worden over de kleurkeus voor het trappenhuis. Het bestuur stelt voor om middels een enquête bij alle bewoners te inventariseren naar welke kleurstellingen de voorkeur uitgaat. De kleurcombinatie waar de meeste stemmen voor zijn zal worden gekozen. De vergadering stemt met algemene stem in met dit voorstel. 7. Ter besluitvorming - Voorstel tot herinrichting van de binnentuin door 't Wencop: De binnentuin vormt een doorn in het oog van diverse bewoners. Het bestuur vraagt aan de vergadering mandaat om tot een bedrag van 8.000,= opdracht te mogen verstrekken voor herinrichting van de binnentuin. De vergadering gaat met algemene stem akkoord met dit voorstel. Streven is om voor 1 juli 2013 te starten met de uitvoering. - Voorstel tot aanpassen schoonmaakprogramma Van Meerwijk: Het huidige schoonmaakprogramma is minimaal en zeker tot behoud van de goede staat en uitstraling van het gebouw verdient het schoonmaakprogramma enige opwaardering. Het bestuur vraagt aan de vergadering mandaat tot een opwaardering van het schoonmaakprogramma, waarbij uiteraard de hoogte van de kosten beperkt zullen worden gehouden. Jos ter Hoeven merkt namens Portaal op wel graag overleg te willen hebben over deze aanpassing omdat huurders bij aanpassing van het schoonmaakcontract ook een verhoging van de servicekosten krijgen doorberekend. De vergadering geeft mandaat aan het bestuur om in overleg met en goedkeuring van Portaal het schoonmaakcontract op te waarderen, waarbij belangrijk is dat er maar een geringe verhoging van contractkosten mag zijn. - Beheerovereenkomst de Rendant Met betrekking tot de uitvoering van het beheer zijn er diverse punten van kritiek geuit richting de Rendant. Dit heeft met name te maken met de communicatie, het reactief handelen, de hoge beheerkosten en het onvoldoende nakomen van afspraken. Het bestuur heeft inmiddels overleg gehad met Thijs van der Linden en afspraken gemaakt met betrekking tot het op aanvaardbaar niveau brengen van de beheervoering. Vooralsnog is er geen reden om een besluit te nemen over voortzetting van de overeenkomst. - Voorstel tot overboeken van ,= naar ASR-bank ivm bankgarantiestelsel overheid. De vergadering gaat met algemene stem akkoord met dit voorstel. Koppeling voorstellen: - plaatsing zonnepanelen voor algemeen elektraverbruik - algemene verlichting vervangen door LED-verlichting - vaste verlichting in bergingsgangen vervangen door bewegingssensoren De vergadering gaat met algemene stem akkoord tot advies inwinnen door het bestuur in overleg met Portaal over genoemde 3 voorstellen. Punten komen tijdens volgende vergadering opnieuw ter besluitvorming op de agenda. 8. Rondvraag Vanuit de vergadering zijn er de volgende vragen en / of opmerking voor de rondvraag: - Bij wie kunnen eigenaren terecht als er een verstopping is in een afvoer? Middels een mailtje aan het adres Notulen d.d. maandag 15 april

5 kan dit gemeld worden. De Rendant zal dan opdracht verstrekken aan een ontstoppingsbedrijf. - Verzoek om in het vervolg werkbonnen aan de technische commissie door te sturen ter ondertekening. Inge Nijenhuis zal mogelijkheden intern opnemen binnen de Rendant. - Verzoek om de verenigingsgegevens bij de KvK te actualiseren. - Constatering is dat de vloer van de portalen en trappen bij nat weer spekglad zijn. Mogelijk wordt dit verholpen als een coating wordt toegepast. Zal worden meegenomen in offerteaanvraag voor uitvoering van het binnen en buitenschilderwerk. - De bewoonster (huurder) van huisnummer 30 voedert vogels. Er is onenigheid over het schoonmaken van het balkon van de bovenburen. Deze meldingen mogen gestuurd worden naar info@derendant.nl, waarna Portaal gevraagd wordt de nodige actie te nemen. - Constatering is dat de algemene deuren strak zijn afgesteld, waardoor openen van deze deuren erg zwaar is. Verzoek is om de deuren wat losser af te stellen. De meldingen kunnen gestuurd worden naar info@derendant.nl, zodat reparatieverzoek wordt uitgezet. - VOC dient in het vervolg bij opdrachtverstrekking tot herstel van reparaties ook mee te krijgen dat ze verantwoordelijk zijn voor het opruimen van de rommel die ze maken. 9. Afsluiting Inge Nijenhuis merkt op dat streven is om de notulen zo spoedig mogelijk uit te werken, maar dat voor eind juli 2013 de notulen in ieder geval zijn uitgewerkt en verstuurd. Inge Nijenhuis dankt de aanwezigen voor de komst en inbreng en sluit om 22:30 uur de vergadering. Vastgesteld op de vergadering van voorzitter beheerder Notulen d.d. maandag 15 april

6 Besluitenlijst Vereniging van Eigenaars Appartementengebouw: De Toren van Helena, gelegen aan de Pastorielaan 26 tot en met 128 te Hoogland, gevestigd te Hoogland Notulen van algemene ledenvergadering, gehouden maandag 15 april 2013, aanvang 20:00 uur. 01 Notulen vergadering d.d en zijn vastgesteld. 02 Jaarrekening 2011 vastgesteld - decharge verleend aan het bestuur en aan de Rendant 03 Exploitatieresultaat 2011 toevoegen aan de Algemene reserve 04 Jaarrekening 2012 vooralsnog afgekeurd. Bestuur krijgt mandaat om na beantwoording vragen door de Rendant aan de kascommissie alsnog in te stemmen met de jaarrekening Na goedkeuring jaarrekening 2012 door bestuur het exploitatieresultaat 2012 toevoegen aan de Algemene reserve 06 Begroting onder aanpassing van de diverse opmerkingen vastgesteld 07 Begroting 2014 komt ter goedkeuring op agenda volgende vergadering 08 Herbenoeming kascommissie 09 Vergadering geeft mandaat aan bestuur voor keuze uitvoerend bedrijf binnen/buitenschilderwerk 10 Vergadering stemt in met uitslag enquête voor bepaling kleurkeus trappenhuis 11 Bestuur krijgt mandaat om tot bedrag van 8.000,= de binnentuin te laten herinrichten. 12 Bestuur krijgt mandaat om tegen een geringe verhoging van de contractprijs en in overleg met en goedkeuring van Portaal het schoonmaakprogramma op te waarderen. 13 Bedrag van ,= overboeken naar ASR i.v.m. bankgarantiestelsel 14 Vergadering gaat akkoord met advies inwinnen over zonnepanelen, vervangen algemene verlichting en plaatsing bewegingssensoren in bergingsgangen Notulen d.d. maandag 15 april

7 Actiepuntenlijst Vereniging van Eigenaars Appartementengebouw: De Toren van Helena, gelegen aan de Pastorielaan 26 tot en met 128 te Hoogland, gevestigd te Hoogland Notulen van algemene ledenvergadering, gehouden maandag 15 april 2013, aanvang 20:00 uur. Actielijst notulen 2012 uitwerken Status: In behandeling Afhandeling voor: 24 juli 2013 status 25 oktober: nog niet gebeurd Behandeld door: Financieel / Administratief beheerder (I. Weijman) Prestatieovereenkomst en MJOP lift aanleveren richting technische commissie Status: In behandeling Afhandeling voor: 24 juli 2013 status 25 oktober: gebeurd Verzoek om werkbonnen te mailen naar technische commissie alvorens tot uitbetaling over te gaan. Status: In behandeling Afhandeling voor: 24 juli 2013 status 25 oktober: nog niet gebeurd Behandeld door: VvE-beheerder / Accountmanager (I.Nijenhuis) Bedrag van ,= overboeken naar ASR ivm bankgarantiestelsel Status: In behandeling Afhandeling voor: 1 september 2013 status 25 oktober: is gebeurd Behandeld door: Financieel / Administratief beheerder (I. Weijman) Exploitatieresultaat 2011 toevoegen aan Algemene reserve Status: In behandeling Afhandeling voor: 1 september 2013 status 25 oktober: niet bekend Na goedkeuring jaarrekening exploitatieresultaat 2012 toevoegen aan Algemene reserve Status: In behandeling Afhandeling voor: 1 september 2013 status 25 oktober: niet bekend Behandeld door: Financieel / Administratief beheerder (I. Weijman) Actualiseren gegevens KvK Status: In behandeling status 25 oktober: niet bekend Behandeld door: VvE-beheerder / Accountmanager (I.Nijenhuis) Besluitvorming uitvoerend bedrijf binnen/buitenschilderwerk Status: Afgehandeld Afgehandeld op: 1 juli 2013 status 25 oktober: is gebeurd Behandeld door: Bestuur / Bestuurslid Enquête kleurkeus schilderwerk trappenhuis Status: Afgehandeld Afgehandeld op: 1 juli 2013 status 25 oktober: is gebeurd Behandeld door: Bestuur / Bestuurslid In offerte-aanvraag binnen- en buitenschilderwerk de prijs voor coating portalen en trappen opnemen Status: In behandeling Afhandeling voor: 29 oktober 2013 Behandeld door: Bestuur / Bestuurslid status 25 oktober: nog niet gebeurd Notulen d.d. maandag 15 april