Notulen van algemene ledenvergadering, gehouden dinsdag 16 april 2013, aanvang 15:00 uur.

Transcriptie

1 Notulen Totaal aantal stemmen: 663; aantal stemmen vertegenwoordigd: 663 (100 procent) Aanwezig Vestia Noord Nederland VvE Heuvelhof Parkeerlaag 0 VvE Heuvelhof Parkeerlaag 1 VvE Heuvelhof Woningen 1. Opening De heer Van Oosten opent om uur de vergadering en verwelkomt de aanwezigen. Hij stelt achtereenvolgens, de heer Spithoven (voorzitter), de heer Hageman (bestuurslid), de heer De Waal (bestuurslid), de heer Bakelaar (bestuurslid), de heer Barnhoorn (Vestia Noord Nederland) en als laatste mevrouw Peters-Verkuil (notulist ACM VvE Management) voor. 2. Vaststelling aantal stemmen Vastgesteld wordt dat 100% van de stemmen uitgebracht kunnen worden. Derhalve kunnen er rechtsgeldige besluiten genomen worden tijdens de vergadering. 3. Behandeling ingekomen stukken De heer Van Oosten brengt het onderwerp van de vergadervolgorde ter sprake. Er volgt een discussie. Besloten wordt de huidige vergadervolgorde te handhaven. De vraag wordt gesteld waarom niet kenbaar is gemaakt dat alle leden als toehoorder bij deze vergadering aanwezig mogen zijn. De heer Van Oosten moet het antwoord hierop schuldig blijven maar zal in het vervolg de leden op de mogelijkheid wijzen. 4. Vaststellen notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 8 mei 2012 De heer Van Oosten neemt in het kort de notulen van de Algemene Ledenvergadering d.d. 08 mei 2012 door. De Vergadering heeft geen op- en/of aanmerkingen. De notulen worden vastgesteld. 5. Toelichting op jaarrekening 2012 De heer Van Oosten geeft een korte toelichting op de jaarrekening Het saldo van de rekening-courant en de spaarrekening bedroeg op 31 december 2012 tezamen ,52. De stand van het reservefonds bedroeg per dezelfde datum ,67. Het boekjaar is afgesloten met een positief resultaat van 9.541,16. Hij stelt voor om dit positieve resultaat toe te voegen aan het reservefonds Groot Onderhoud. Er volgt een discussie over de kosten voor de verlichting in de parkeergarage. De heer Hageman stelt voor om een proef te doen met andere lampen. De kosten voor deze investering worden binnen een jaar terugverdiend. De Vergadering gaat met dit voorstel akkoord. De heer Bakelaar merkt op dat werknemers van Lidl en C1000 de lampen laten branden. De heer Van Oosten stelt voor om dit met de eigenaar te bespreken. In principe zijn de huurders geen partij. De heer Van Oosten zal in het vervolg een aanvulling op het jaarwerk maken met daarin de kosten uitgesplitst per Vereniging. 6. Verslag kascommissie De heer Van Oosten deelt mede dat hij contact heeft gehad met de heer Van der Sluiszen. Hij is niet in de gelegenheid geweest de kascontrole uit te voeren. Door vakantie was mevrouw Weijman niet aanwezig. De heer Van der Sluiszen is niet voornemens de verantwoordelijkheid alleen op zich te nemen. blz. 1

2 De heer Van Oosten stelt voor om alle jaarrekeningen goed te keuren onder voorbehoud van goedkeuring door de kascommissie. De heer Van der Sluiszen heeft aangegeven met dit voorstel akkoord te gaan. De Vergadering sluit zich hierbij aan.de heer Barnhoorn stelt voor om Vestia Noord Nederland, ter ondersteuning van de huidige kascommissie, ook bij de controle te laten zijn. De Vergadering gaat met dit voorstel akkoord. Indien er na de controle wijzigingen moeten worden doorgevoerd in de jaarrekeningen dan zal er een Algemene Ledenvergadering moeten worden uitgeschreven. 7. Jaarrekening Wijze afrekening exploitatieresultaat Voorgesteld wordt het positieve resultaat over 2012 toe te voegen aan het reservefonds Groot Onderhoud. 7.2 Vaststelling en décharge verlening De Vergadering gaat, onder voorbehoud van goedkeuring door de kascommissie, over tot vaststelling van de jaarrekening De Vergadering verleent decharge aan de bestuurder over het boekjaar Meerjarenonderhoudsbegroting De heer Van Oosten deelt mede dat in de meerjarenonderhoudsbegroting geen werkzaamheden gepland staan voor De meerjarenonderhoudsbegroting zal opnieuw worden voorgelegd in de Algemene Ledenvergadering van Met betrekking tot het binnenschilderwerk deelt de heer Hageman mede dat de werkzaamheden zijn afgerond. Heeft nog wel wat kleine puntjes en zal dit met Den Breejen bespreken. Er volgt een discussie over het schilderwerk van nr. 66. Dit is niet uitgevoerd. Door de bewoner(s) is geen gelegenheid hiertoe gegeven. De Vereniging zal Vestia hierover informeren. 9. Begroting Toelichting begroting De heer Van Oosten deelt mede dat men formeel dient te belasten conform het breukdeel. De begroting is ten opzichte van 2012 niet gewijzigd. 9.2 Vaststelling begroting en bijdragen De overlegde begroting wordt vastgesteld onder voorbehoud van toebedeling. De heer Van Oosten deelt mede dat de VvE-bijdragen met ingang van 01 januari 2013 zijn berekend op basis van het breukdeel. 10. Bestuur-/ commissiebenoemingen 10.1 Benoeming bestuur(der) Het huidige bestuur, zijnde de heer Spithoven, de heer Hageman, de heer De Waal, de heer Bakelaar en de heer Barnhoorn, heeft te kennen gegeven hun functie te willen blijven vervullen. De Vergadering gaat met de herbenoeming akkoord Benoeming kascommissie De heer Van Oosten stelt voor de huidige kascommissieleden, zijnde mevrouw Weijman en de heer Van der Sluiszen te vragen ook het boekjaar 2013 te controleren. De heer Barnhoorn stelt voor om Vestia Noord Nederland ter ondersteuning van de huidige kascommissie ook bij de controle te laten zijn. De Vergadering gaat met deze voorstellen akkoord. 11. Volmacht "debiteurenbewaking" Het is belangrijk dat de Vergadering ACM VvE Management een volmacht verstrekt om alle toekomstige incassodebiteuren te betrekken in een gerechtelijke procedure die nodig is om vervolgstappen te nemen blz. 2

3 (beslaglegging e.d.). De kosten die door de deurwaarder e.d. worden gemaakt zullen in principe worden verhaald op deze debiteuren. De volmacht wordt door de Vergadering afgegeven. 12. Rondvraag Er zijn geen vragen die bij de rondvraag behandeld dienen te worden. De heer Bakelaar is van mening dat een duidelijke uitleg van de berekening van de contributie voor de beheervereniging noodzakelijk zal zijn. De heer Van Oosten deelt mede dat de begroting opgesteld is conform het breukdeel. In het verleden zijn er afwijkende afspraken gemaakt. Deze afwijkende afspraken dienen elk jaar als agendapunt opgenomen te worden en er dient in de Algemene Ledenvergadering een besluit over genomen te worden. Er volgt een discussie. De Vergadering besluit de akte te volgen en de contributie te berekenen conform het breukdeel. 13. Sluiting Niets meer ter tafel zijnd, sluit de heer Van Oosten om uur de vergadering en bedankt allen voor hun aanwezigheid. blz. 3

4 Besluitenlijst 3.1 Huidige vergadervolgorde handhaven. 4.1 Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 08 mei 2012 vastgesteld. 5.1 Proef met energiezuinige lampen in de parkeergarage. 6.1 Jaarrekeningen onder voorbehoud van goedkeuring door de kascommissie goedkeuren. 6.2 Vestia Noord Nederland neemt, ter ondersteuning, zitting in de kascommissie. 7.1 Het positieve resultaat wordt toegevoegd aan het reservefonds Groot Onderhoud. 7.2 De jaarrekening 2012 wordt, onder voorbehoud van goedkeuring door de kascommissie, vastgesteld. 7.2 De Vergadering verleent decharge aan de bestuurder over het boekjaar Begroting 2013 vastgesteld onder voorbehoud van toebedeling. 10.1Herbenoeming van het huidige bestuur. 10.2De Kascommissie eventueel ter ondersteuning aanvullen met Vestia Noord Nederland. 10.2Herbenoeming (onder voorbehoud) van mevrouw Weijman en de heer Van der Sluiszen. 10.2Kascommissie eventueel ter ondersteuning met Vestia Noord Nederland aanvullen. 10.2Onder voorbehoud herbenoeming van mevrouw Weijman en de heer Van der Suiszen. 11.1Volmacht debiteurenbewaking verleend. 12.1Contributie beheervereniging berekenen conform breukdeel. blz. 4

5 Actiepuntenlijst Aanvulling jaarwerk maken met splitsing kosten per Vereniging Afspraak nakomen om een half uur na sluitingstijd de verlichting uit te doen en de roldeuren te sluiten van parkeerlaag 0. Vestia informeren over schilderwerk nr. 66 blz. 5