Notulen van de Vergadering van eigenaars, gehouden dinsdag 12 juni 2018, aanvang 19:30 uur.

Transcriptie

1 Notulen Vereniging van eigenaars Griegplein 1 tot en met 290 (8354) Notulen van de Vergadering van eigenaars, gehouden dinsdag 12 juni 2018, aanvang 19:30 uur. 1. Opening en vaststellen aanwezige stemgerechtigden De voorzitter van de VvE, de heer Pauw, opent om uur de vergadering en heet de aanwezigen van harte welkom. Vanavond zijn ook mevrouw K. van der Aar (accountmanager, tijdelijk vervangster van mevrouw A. de Jong. Mevrouw De Jong hervat haar werkzaamheden weer op 5 juli a.s.) en de heer A. van der Toorn (technisch manager namens VHR voor deze VvE). Ook de bestuursleden de heren Ebbelinghaus, Maasland, Nettenbreijer en van Wijk zijn vanavond aanwezig. Mevrouw van den Steenhoven verzorgt de notulen. Er zij 6340 van de stemmen aanwezig: dit betekent dat er besluiten kunnen worden genomen waarvoor de helft + 1 stemmen aanwezig zijn. Er kunnen geen besluiten worden genomen waarvoor 2/3 van de stemmen aanwezig moet zijn, waarvan 2/3 dan akkoord moet gaan met het voorstel. 1.1 Vaststellen voorzitter van de vergadering De vergadering gaat akkoord met de heer Pauw als voorzitter van de vergadering. (Besluit) 2. Ingekomen stukken en mededelingen bestuur Ingekomen stukken: - een brief van de heer Sodenkamp (huisnr. 103) waarin hij 2 punten aan de orde stelt: 1. Waarom is op de MOP geen rekening gehouden met de energietransitie? De voorzitter antwoordt dat er op de MOP nog geen rekening kan worden gehouden met de energietransitie omdat de maatregelen die moeten worden genomen nog niet bekend zijn. Het bestuur van de VvE heeft echter al wel overleg met de gemeente Schiedam: de gemeente Schiedam is het project Schiedam van het gas af" gestart. Voor deze commissie worden nog leden gezocht. Punt wordt verder besproken bij agendapunt Wat is de stand van zaken van de nieuwe galerijbedekking? De voorzitter antwoordt dat dit wordt besproken bij agendapunt 7 (bespreking planmatig onderhoud 2018). Mededelingen voorzitter: Het schilderwerk van de achterzijde van het complex en van de garages is afgerond. De vervanging van de kozijnen gaat voort. Tijdens de vorige ALV is meegedeeld dat de groepenkasten van de elektriciteit vervangen zouden worden: deze werkzaamheden zijn afgerond. Er is veel tijd besteed aan de voorbereiding van de werkzaamheden aan de galerijen, de liften en de hallen. Liften: er is veel onrust ontstaan over de liften. Ook zijn er veel vragen en doen veel verhalen de ronde: men voelt zich onveilig in de liften. Er is nog steeds onmin over de wijze waarop het onderhoud wordt uitgevoerd door Otis (de VvE heeft een erg gunstig onderhoudscontract met Otis). Met behulp van deskundigen wordt nagegaan of Otis het onderhoud goed uitvoert. De motoren van de liften zijn vervangen: de liften werken echter nog niet feilloos. Aan Otis is gevraagd of de liften veilig zijn: Otis heeft niet laten weten dat de liften onveilig zijn. Alle bewoners hebben een warmwaterboiler. Op de boiler is een plaatje bevestigd met een jaartal (de leeftijd van de boiler): waar kunt u dit vinden, onder 120 liter staat type, daarnaast 2 cijfers, staat er 98 dan is deze boiler van 1998, 03 is 2003 bij deze datums is het aan te raden om aan een nieuwe boiler te denken, deze kosten zijn voor de eigenaren. Een onderhoudscontract voor een elektrische boiler is niet nodig. Het bestuur gaat de mogelijkheden onderzoeken om tegen een gunstige prijs een nieuwe boiler aan te schaffen. Als de oude boiler gaat lekken wordt de schade niet vergoed door de opstalverzekering van de VvE. De opstalverzekering van de VvE vergoed ook alleen schade aan een standaardkeuken. Omdat inmiddels alle eigenaren waarschijnlijk de keuken vervangen hebben, wordt blz. 1

2 geadviseerd om zelf een extra opstalverzekering af te sluiten voor de keuken, anders wordt bij schade een klein deel vergoedt. Het bestuur wordt strenger wat betreft de zogenaamde huurdersverklaring: iedere verhuurder moet een huurdersverklaring overleggen omdat het bestuur op de hoogte wil zijn van wie in het complex woont. Dit is ook nodig voor de uitgifte van tags: alleen bewoners waarvan het bestuur op de hoogte is, zullen een tag ontvangen. Ook zijn de afgelopen periode meerdere tags geblokkeerd omdat de bewoner het complex heeft verlaten en heeft verzuimd de tag in te leveren bij vertrek. Op de 3e verdieping aan de korte zijde A-Kant zijn op de galerij 2 proefvlakken aangebracht (een donkergrijs en een blauw). De voorkeur van het bestuur gaat uit naar de donkergrijze bedekking. De kwaliteit van de huidige proefbedekking is niet de kwaliteit die uiteindelijk gelegd wordt: de kwaliteit van de nieuwe vloeren is beter. Als de werkzaamheden op de galerij plaatsvinden, dan kan er 1-3 uur geen gebruik worden gemaakt van de galerij. De nieuwe galerijvloer zal van het merk Triflex zijn. De voorzitter dankt de heren Bruijnzeels en Van der Toorn voor de vele werkzaamheden die zij voor de nieuwe vloer verricht hebben. Op de 4e verdieping op huisnummer 96 is een proefdeur geplaatst: het bestuur stelt voor deze deur te plaatsen bij alle woningen in het complex. Mededelingen K. van de Aar: In het kader van de AVG (de nieuwe privacywet) neemt VHR in samenwerking met de VvE maatregelen: zo zal er binnenkort een verwerkingsovereenkomst worden afgesloten tussen de VvE en VHR. Ook zullen sommige zaken op Twinq minder zichtbaar zijn voor bezoekers van Twinq. Vesteda heeft haar woningen verkocht aan de firma UCP: UCP heeft vanavond een volmacht afgegeven aan VHR. VHR verzorgt ook het beheer van de huurwoningen van UCP. De heer Van Herpen (huisnummer 29) informeert of UCP dezelfde regel aanhoudt als Vesteda, namelijk dat het meestemt met de meerderheid van de particuliere eigenaren. Mevrouw Van der Aar antwoordt dat dit nog niet bekend is: er moet nog een gesprek plaatsvinden tussen VHR en UCP. UCP heeft overigens van de stemmen: dit is geen meerderheid. Tijdens een ALV zijn echter vaak onvoldoende particuliere eigenaren aanwezig om een 2/3 meerderheid te vormen t.o.v. UCP. Mevrouw Groen (huisnummer 120) vraagt zich af waarom de huurders wel schriftelijk op de hoogte zijn gesteld door UCP en de eigenaren niet. De overgang van eigendom van Vesteda naar UCP kan namelijk consequenties hebben voor de particuliere eigenaren: UCP zou de woningen kunnen verhuren aan Polen. Dit komt de verkoopbaarheid van een appartement niet ten goede. Mevrouw De Jong (huisnummer 139) informeert waarom UCP de woningen niet verkoopt. Mevrouw Van der Aar antwoordt dat zij hiervan niet op de hoogte is: zij weet alleen dat UCP de woningen vooralsnog alleen verhuurt. Eén van de aanwezigen stelt voor om op de agenda voor de ALV te vermelden dat het ook mogelijk is om je als particuliere eigenaar middels een machtiging te laten vertegenwoordigen tijdens de ALV: op die manier zijn er dan waarschijnlijk meer stemmen namens de particuliere eigenaren aanwezigen tijdens de ALV. De voorzitter vult aan dat eigenaren ook zelf andere eigenaren kunnen overtuigen een machtiging af te geven. De heer Huijsen (huisnummer 61) merkt op dat hij recent een Poolse huurder heeft toegelaten tot het complex: deze huurder had geen tag omdat de verhuurder geen contact had met de VvE (het gaat hierbij om de eigenaar van een verhuurde woning, niet om UCP). De heer Huijsen vraagt zich af of hier iets aan gedaan kan worden. De voorzitter antwoordt dat het niet mogelijk is hier iets aan te doen. In het verleden heeft een uitzendbureau ook Polen in de woningen geplaatst: op verzoek van de overige eigenaren zijn toen gezinnen (i.p.v. vrijgezellen) in de appartementen geplaatst. De gemeente hanteert wel richtlijnen t.a.v. het aantal bewoners: er mogen bij voorbeeld tot 6 personen wonen in een 5-kamer appartement. Door het verplicht stellen van het overhandigen van een huurdersverklaring tracht het bestuur op de hoogte te zijn/te blijven van wie in het complex wonen. Het is echter niet altijd even gemakkelijk om in contact te komen met de eigenaar van een appartement. Advies aan alle eigenaren: laat geen personen het complex in die geen tag hebben: de verhuurder moet regelen dat zijn huurders wel over een tag kunnen beschikken. Eén der aanwezigen stelt voor de reglementen van de VvE zo te wijzigen dat verhuur voor een korte periode onmogelijk is. De voorzitter vermoedt dat dit niet mogelijk is. 3. Vaststellen notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 12 oktober 2017 Er zijn geen op- of aanmerkingen: de notulen van de Algemene Ledenvergadering van 12 oktober 2017 worden goedgekeurd en vastgesteld. (besluit) 4. Goedkeuring jaarrekening 2017 Mevrouw Van der Aar geeft een korte toelichting op de jaarrekening blz. 2

3 4.1 Verslag kascommissie De kascommissie, bestaande uit de heren Vestergaard en Van der Kamp, hebben de jaarstukken 2017 gecontroleerd en geen onregelmatigheden geconstateerd. Zij adviseren de leden van de VvE om akkoord te gaan met de jaarrekening Decharge bestuurder De aanwezigen gaan akkoord met het verlenen van decharge aan de bestuurder voor het gevoerde financiële beheer over (besluit) 4.3 Toewijzing exploitatiesaldo De aanwezigen gaan ermee akkoord dat het positieve exploitatiesaldo ad ,20 wordt toegevoegd aan het reservefonds van de VvE. (besluit) 5. (Her)benoeming kascommissie De heren Vestergaard en de heer Van de Kamp zijn bereid te worden herbenoemd als lid van de kascommissie. De aanwezigen gaan hiermee akkoord. (besluit). De voorzitter merkt op dat de kascommissie ook een reserve lid zou moeten hebben Hij verzoekt kandidaat reserveleden zich bij het bestuur te melden. 6. Oproep commissieleden duurzaamheid De voorzitter merkt op dat de gemeente Schiedam een commissie duurzaamheid in het leven heeft geroepen: de commissie gaat zich buigen over de op handen zijnde energietransitie. De leden van de commissie vertegenwoordigen de bewoners van alle Z-flats. Er waren meerdere kandidaten voor het lidmaatschap van de commissie, het bestuur heeft de heer Weber verzocht zitting te nemen in de commissie. Er kan overigens door particuliere eigenaren subsidie worden aangevraagd en verkregen bij de gemeente voor het overgaan van koken op gas naar koken op inductie. Het is helaas niet mogelijk om subsidie aan te vragen voor het hele complex: subsidie is een individuele zaak. De heer Vogelaar (huisnummer 167) informeert of het bestuur na kan gaan hoeveel huishoudens over willen gaan op het koken op inductie: er kunnen dan gezamenlijk apparaten voor het koken op inductie worden gekocht en er kan dan gezamenlijk subsidie worden aangevraagd. De voorzitter antwoordt dat dit geen taak van het bestuur is. Bovendien zijn de budgetten voor gezamenlijke subsidies kleiner dan die voor individuen. De heer Van Herpen (huisnummer 29) merkt op dat enkele jaren geleden gesproken is over het aanbrengen van zonnepanelen: toen was het niet kostendekkend. Hij vraagt zich af of dit nu wel het geval is: er kunnen ook zonnepanelen worden gehuurd. De voorzitter antwoordt dat dit ter sprake is gebracht in de commissie duurzaamheid: het bestuur houdt de vinger aan de pols voor wat betreft dit onderwerp. 7. Bespreking MeerjarenOnderhoudsPlanning (MOP) en besluitvorming planmatig onderhoud 2018 conform MOP De voorzitter merkt op dat er 2 versies zijn van de MOP: in versie 1 is uitgegaan van het uitvoeren van de voorgestelde werkzaamheden (o.a. vervanging voordeuren en aanbrengen nieuwe bedekking galerijen) zonder lening, op versie 2 is uitgegaan van een lening van Deze lening wordt ter beschikking gesteld door de gemeente Schiedam. De rente op de lening is 2%, de lening moet in 20 jaar worden terugbetaald. Helaas heeft UCP aangegeven tegen de MOP versie 2 te zijn: aangezien er vanavond niet voldoende eigenaren aanwezig zijn om UCP te overstemmen, kan niets anders worden gedaan dan akkoord te gaan met versie 1. Het bestuur heeft echter nog geen gesprek met UCP gehad, het bestuur zal trachten UCP te overtuigen om alsnog voor versie 2 van de MOP te stemmen: het punt wordt in dat geval weer ter sprake gebracht tijdens de najaarsvergadering in Eén der aanwezigen stelt voor de stemming over versie 1 of 2 uit te stellen tot het najaar van De voorzitter antwoordt dat dit niet mogelijk is omdat de werkzaamheden aan de deuren en de galerijvloeren door moeten gaan. De heer Hoogerwerf (huisnummer 212) informeert of op de nieuwe voordeuren dezelfde sloten worden teruggeplaatst. De voorzitter antwoordt dat op de nieuwe deuren 3-puntssloten worden geplaatst. De heer Vogelaar (huisnummer 167) stelt voor om de VvE bijdrage zó te verhogen dat er geen lening nodig is: is dit al uitgezocht? De voorzitter antwoordt dat dit voorstel niet is uitgezocht. blz. 3

4 De heer Huizer (huisnummer 61) stelt dat de VvE bijdrage wellicht verhoogd kan worden, zodat geen lening hoeft te worden afgesloten aangezien ook rente moet worden betaald over de lening. Als het bedrag bereikt is, kan de VvE bijdrage weer worden verlaagd. De voorzitter antwoordt dat ieder jaar in de ALV wordt besproken/besloten hoe hoog de VvE bijdragen het komende jaar zal zijn. Het bestuur stelt een VvE bijdrage voor op basis van werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd. De aanwezigen gaan akkoord met versie 1 van de MOP. (besluit) 8. Rondvraag De heer Vogelaar (huisnummer 167) merkt op dat op de MOP het aanbrengen van warmtemeters staat: waarom staat dit op de MOP? De voorzitter antwoordt dat er nog geen definitief besluit is genomen maar dat er wel rekening mee gehouden moet worden. De heer Ebbelinghaus merkt op dat de actie om een bedrag te verloten onder bewoners die hun olie en vet in de gele Kliko doen, een succes is: er worden 4 cadeaubonnen verloot tijdens de ALV.(3 eigenaren en 1 huurder) 9. Sluiting De voorzitter sluit om uur de Algemene Ledenvergadering en dankt eenieder voor zijn/haar aanwezigheid en inbreng. Vastgesteld op de vergadering van voorzitter beheerder blz. 4

5 Besluitenlijst Vereniging van eigenaars Griegplein 1 tot en met 290 (8354) Notulen van de Vergadering van eigenaars, gehouden dinsdag 12 juni 2018, aanvang 19:30 uur. 1.1 Vaststellen voorzitter van de vergadering Met algemene stemmen gaat de vergadering akkoord met de heer Pauw als voorzitter van de vergadering. 3. Vaststellen notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 12 oktober Er zijn geen op- of aanmerkingen: de notulen van de Algemene Ledenvergadering van 12 oktober 2017 worden goedgekeurd en vastgesteld. 4. Goedkeuring jaarrekening Met algemene stemmen worden de jaarstukken 2017 goedgekeurd en vastgesteld. 4.2 Decharge bestuurder De aanwezigen gaan akkoord met het verlenen van decharge aan de bestuurder voor het gevoerde financiële beheer over Toewijzing exploitatiesaldo De aanwezigen gaan ermee akkoord dat het positieve exploitatiesaldo ad ,20 wordt toegevoegd aan het reservefonds van de VvE. 5. (Her)benoeming kascommissie 5.1 De heren Vestergaard en de heer Van de Kamp worden herbenoemd als lid van de kascommissie. 6. Oproep commissieleden duurzaamheid 6.1 Met algemene stemmen wordt de heer Weber benoemd als lid van de duurzaamheidscommissie 7. Bespreking MeerjarenOnderhoudsPlanning (MOP) en besluitvorming planmatig onderhoud 2018 conform MOP 7.1 De aanwezigen gaan akkoord met versie 1 van de MOP. blz. 5

6 Actiepuntenlijst Vereniging van eigenaars Griegplein 1 tot en met 290 (8354) Notulen van de Vergadering van eigenaars, gehouden dinsdag 12 juni 2018, aanvang 19:30 uur. Het bestuur zal in het algemeen met de verhuurder spreken over het verhuur beleid. Op 3 oktober heeft het bestuur een overleg met Van 't Hof Rijnland en UCP gehad. Status: Afgehandeld Afgehandeld op: 3 oktober 2018 Behandeld door: Bestuur / Bestuurslid Het positieve exploitatiesaldo ad ,20 toevoegen aan het reservefonds van de VvE. Status: Afgehandeld Afgehandeld op: 21 juni 2018 Behandeld door: Medewerker begrotingen (S. Tilmans) In ALV van november terugkomen op de lening Dit onderwerp zal besproken worden tijdens de ALV d.d Status: Afgehandeld Afgehandeld op: 4 december 2018 Behandeld door: Bestuur / Bestuurslid blz. 6