Verslag Algemene Ledenvergadering VvE Obrechtstraat Zwolle

Transcriptie

1 Datum: Locatie: Afkortingen: VZ = ALV = Atrium = TC = MJOP = 24 juni 2008, uur Wijkcentrum Holtenbroek, Bachlaan 20, 8031 HL Zwolle Voorzitter Algemene Ledenvergadering Atrium Vastgoedmanagement B.V. Technische Commissie Meerjaren Onderhoudsplan Onderwerp: 1 Opening en vaststelling aantal stemgerechtigde aanwezigen De Voorzitter, Dhr. M.J. (Johan) de Velde opent om uur de vergadering en heet alle aanwezigen een hartelijk welkom. Hij constateert dat er van de 936 uit te brengen stemmen 483, al dan niet bij volmacht, aanwezig zijn. De vergadering kan dus rechtsgeldige besluiten nemen. (BESLUIT) Namens Atrium Vastgoedmanagement B.V. zijn aanwezig Dhr. Geerlings en Dhr. Bal. Namens de verhuurder Stichting Woningmaatschap XXXII zijn aanwezig mevrouw J. Vellema Pronk en de heer M. van Dam 2 Mededelingen, ingekomen stukken, vaststellen agenda Er zijn geen mededelingen Er zijn geen ingekomen stukken Er is een ingekomen bericht met een aanvullend agendapunt wat besproken zal worden onder agendapunt 12 3 Benoeming bestuursleden en commissieleden Er komen enkele functies vrij in de Technische Commissie aangezien Dhr. van den Berg inmiddels is verhuisd en Dhr. Zweekhorst en Mevr. Jeurink voornemens zijn op korte termijn te gaan verhuizen. Mevr. Tänzer en Mevr. Kamhorst geven aan de TC te willen aanvullen. Zij wordt door de leden benoemd (BESLUIT). Er zijn ook vacatures voor een bestuursfunctie. Een van de aanwezige leden geeft aan interesse te hebben maar twijfelt over haar kandidaatstelling. De VZ geeft haar zijn contactgegevens en nodigt haar uit voor een oriënterend gesprek. De zittende leden van het bestuur Dhr. De Velde (VZ) en Mevr. Rotmensen worden door de ALV bekrachtigd in hun bestuursfunctie. 4 Vaststelling notulen ledenvergadering van 11 december 2007 De VZ bespreekt de notulen van de extra algemene ledenvergadering van 11 december 2008 zowel inhoudelijk als contextueel. Met de aanvulling dat de genoemde t.b.v. de betonwerkzaamheden van 2008 zijn, worden de notulen zonder verdere wijzigingen vastgesteld. (BESLUIT) van 5

2 5 Financieel overzicht 2007 Vaststellen jaarrekening 2007: Dhr. Geerlings geeft een toelichting over de financiële jaarstukken De vertegenwoordiger van St. Woningmaatschap XXXII vraagt of het openstaande debiteurensaldo inmiddels is betaald. Het betreft de nog te betalen rekening van de BIM. Deze is ondertussen betaald. Er zijn verder geen vragen of opmerkingen over de jaarrekening waarna deze overeenkomstig worden vastgesteld (BESLUIT) Decharge beheerder voor de gevoerde financiële administratie 2007: De KC heeft de kasstukken bekeken. Zij heeft geen onregelmatigheden aangetroffen en een aantal vragen gesteld die naar tevredenheid zijn beantwoord. De leden besluiten Atrium Vastgoedmanagement decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid. (BESLUIT) Bestemming exploitatiesaldo: Vanwege de extra bijdrages is er in 2007 besloten om de begroting van 2007 ongewijzigd te laten. De laatste jaren is er een stijgende trend te zien in de uitgaven van klein dagelijks onderhoud. Daardoor is er een negatief exploitatiesaldo ontstaan van ,43. Er zijn twee opties wat te doen met dit resultaat. De eerste optie is om het saldo ten laste van het reservefonds te laten komen. De tweede optie is om het saldo door te berekenen aan de eigenaren die dit dan moeten bijbetalen. Met het oog op het volgende agendapunt, de begroting, stelt de vertegenwoordiger van St. Woningmaatschap XXXII vast dat als de bijdragen niet over de eigenaren wordt berekend dat dan de voorgestelde begroting bij agendapunt 6 wordt vastgesteld. Er is een stijgend tekort in de exploitatie en om te voorkomen dat het reservefonds structureel vermindert is het noodzakelijk dat er of bijbetaald word of dat de begroting van 2008 wordt aangenomen. Vooruitlopend op agendapunt 6 wordt besloten om de begroting 2008 met bijbehorende maandelijkse bijdragen vast te stellen en het negatieve resultaat niet door te berekenen aan de eigenaren. (BESLUIT) 6 Begroting 2008 vaststellen van de maandbijdragen In de loop van de jaren is gebleken dat er ten opzichte van de tot nu toe gemaakte begrotingen een structureel tekort in de exploitatie optreedt. Voor 2008 is daarom een zo realistisch mogelijke prognose/begroting opgesteld. Zoals in agendapunt 5 besloten worden onderstaande bijdragen per 1 juli van kracht. (BESLUIT) Reguliere maandelijkse VvE bijdragen vanaf 1 juli 2008 Object Aantal Factor Servicekosten Factor Stookkosten Totaal Woningen 108 0,47 52,19 0,60 31,12 83,31 Woningen 0,47 52,19 0,99 50,97 103,16 Woningen 0,63 69,96 0,99 50,97 120,93 Woningen 0,86 95,50 0,60 31,12 126,62 Woningen 0,86 95,50 0,73 37,51 133,01 Woningen 0,86 95,50 0,99 50,97 146,47 Garages 24 0,26 28, ,87 Garages 0,19 21, ,10 Garages 0,2 22, ,21 Bergingen 108 0,1 11, ,10 Bergingen 0,09 9,99 0 9,99 Bergingen 0,08 8,88 0 8, van 5

3 7 Bespreken onderhoud gebouw De VZ bespreekt het Concept MJOP met de leden. Op de vorige ALV is aangegeven dat er meer inzicht diende te komen in het te verwachten onderhoud in de komende tien jaren. Er wordt benadrukt dat de het liggende plan een concept is waarin de bedragen nog niet geëgaliseerd zijn. Dhr. Bal geeft aan dat het plan een dynamisch, en geen statisch, plan is. Dat betekent dat er van jaar tot jaar bekeken wordt of bepaalde posten een andere spreiding kunnen krijgen. Momenteel worden er middels verschillende onderhoudscontracten voor o.a. het dak en de ketel levensduurverlengende maatregelen getroffen. Het kan daarom zijn dat bepaalde werkzaamheden uitgesteld kunnen worden. Dat neemt niet weg dat de kosten op een gegeven moment wel zullen komen. Dhr. Bal geeft daarnaast aan dat de genoemde werkzaamheden betrekking hebben op de constructieve aspecten die vooral veiligheid aangaan. Het zijn dus noodzakelijke onderhoudswerkzaamheden. Er gaan stemmen op om het totale onderhoud in één keer uit te voeren. Dat neemt een forse extra bijdrage (> , per appartementsrecht) met zich mee. Voorgesteld wordt om dat op de volgende ALV nogmaals te bespreken. Dat zou betekenen dat alle werkzaamheden in één keer worden uitgevoerd Voorlopig lijkt het erop dat, wanneer de VVE op deze manier doorgaat, de komende 10 jaar eenmalige bijdragen noodzakelijk blijven. (ACTIE) Een van de leden noemt het achterstallig onderhoud de verantwoordelijkheid van de vorige eigenaar. De VZ ontkracht dat er sprake is van achterstallig onderhoud. Dat zou het geval zijn wanneer je op de hoogte bent van het feit dat er onderhoud gepleegd moet worden, maar het vervolgens bewust niet doet. Het gaat hier om onderhoud wat nog uitgevoerd moet worden. Momenteel wordt er actief omgegaan met onderhoud. De BIM gaat in week 32 van start met het herstel van het betonschade aan de galerijzijde. Een van de aanwezige leden geeft aan dat er een console niet behoren hersteld is. Dit valt onder de garantie en zal gemeld worden aan de BIM. 8 Vorm van betaling extra bijdrages Op de vorige ALV is voorgesteld een alternatieve regeling anders dan twee betalingstermijnen te bespreken. Op verzoek van de leden is het voorstel aan de leden om toe te staan dat er maandelijkse betaling mogelijk is met dienverstanden dat de helft van de totale extra eigen bijdrage op 1 april 2008 betaald is en uiterlijk 1 augustus 2008 de totale extra bijdrage ontvangen is. Besloten wordt de huidige betalingsmethodiek te handhaven. Dat houdt in dat de extra bijdragen in de toekomst verschuldigd zijn per 1 februari en 1 augustus. Het blijft dus ongewijzigd. (Besluit) 9 Parkeerproblemen Er is enerzijds overlast van parkeerproblemen door de bouwplaats aan de overzijde. Mevrouw Jeurink heeft contact gehad met de gemeente. Die zegt er momenteel niets aan te kunnen doen. Anderzijds worden de parkeerproblemen veroorzaakt door parkeerders uit andere gebouwen. Het markeren met NP (Niet Parkeren) is van 5

4 niet toegestaan omdat het terrein een openbare weg is. Bestuurslid Karin Jeurink heeft contact met de Gemeente Zwolle voor het toegankelijk maken van de achterzijde/galerijzijde opgenomen om de mogelijkheden te bekijken. Een bewoner geeft aan dat hij in verband met parkeeroverlast soms niet zijn auto in of uit zijn garage kan plaatsen. Karin Jeurink heeft hierover contact gehad met de gemeente maar krijgt geen oplossing. Karin Jeurink geeft de gegevens van haar contactpersoon aan Dhr. Pimmelaar. (ACTIE) 10 Reguliere evaluatie Atrium Vastgoedmanagement B.V. De VZ geeft aan dat begin dit jaar het contact even wat stroef is verlopen vanwege personeelswisselingen. Nu loopt het contact echter weer zonder problemen. Los van een reparatie wat nog niet is verholpen zijn er geen vragen of opmerkingen. Een van de leden vraagt of het mogelijk is om tussentijds overzichten van de betaling op te vragen. Leden die dat wensen kunnen daarvoor een e mail sturen naar info@atrium vgm.nl. Zij ontvangen dan een overzicht met het saldo. Concluderend kan worden vastgesteld dat de leden over het algemeen zeer tevreden zijn over Atrium. 11 Huishoudelijk Reglement (n.a.v. bloembakken galerijen) Op de vorige ALV is de wens uitgesproken om dit punt te agenderen. Leden konden alternatieve ideeën inbrengen. Conform het HR zijn alle obstakels verwijderd. Er zijn geen ideeën ingebracht. De huidige regels worden gehandhaafd. (BESLUIT) 12 Aanvullende punten Het verzoek van een van de leden is om tuintjes te maken bij de begane grond woningen. De VZ geeft aan dat dit onderwerp al eerder de revue is gepasseerd. In een eerder stadium heeft een tuincommissie het plan uitgewerkt. Er is een behoorlijke investering mee gemoeid en toestemming van de VVE is noodzakelijk. Het tuintjesplan zal worden geagendeerd op de komende ALV, indien er mensen zijn die hiervoor een voorstel indienen. Dit voorstel kan dan met de uitnodiging worden meegestuurd. (ACTIE) 13 Rondvraag De VZ verzoekt de link naar de website op te nemen in de notulen: vgm.nl/personal/9314obrecht.html De VZ verzoekt ten behoeve van derden zijn contactgegevens te vermelden in de notulen: Dhr. M.J. de Velde Obrechtstraat AS Zwolle johanellen@home.nl Verzoek tot contact met ROVA voor het grofhuisvuil. Mevrouw Jeurink heeft gesproken met de Rova. In het verleden zal er waarschijnlijk een afspraak geweest zijn met de gemeente Zwolle, Rova en bewoners van de Obrechtflat over het zonder van te voren Rova bellen, plaatsen van grofvuil bij de verzamelcontainers. Verschillende mensen bij de Rova weten daar nu niet meer van af. De regel is als volgt, wanneer je grofvuil hebt en dit niet zelf naar het brengstation brengt wil Rova dit ophalen, hiervoor wordt dan een afspraak gemaakt via de klantenservice. Op de dag van de afspraak mag het grofvuil bij van 5

5 de verzamelcontainers neergezet worden. Wanneer je op andere dagen grofvuil aan de weg, in de berm, bij verzamelcontainers of waar dan ook plaatst, dan ben je in overtreding, dan is er sprake van een illegale dumping van afval. De milieupolitie, gemeentehandhavers, stadswachten letten daar allemaal op en zullen, wanneer dat in hun mogelijkheden ligt, proces verbaal opmaken. Een van de leden vraagt wanneer de stookkostenafrekening wordt ontvangen. Dhr. Geerlings licht toe afhankelijk te zijn van de ISTA. Zij beschikken over alle gegevens. De afrekening kan ieder moment binnen zijn. De vertegenwoordiger van St. Woningmaatschap XXXII spreekt zijn waardering uit voor de huismeester Dhr. Plattel, die door oplettendheid een opslag van 1000 liter brandstof uit een garage heeft ontdekt en laten ontruimen. 13 Sluiting De VZ sluit om precies uur de vergadering onder dankzegging aan de aanwezigen voor hun inbreng en wenst een ieder een wel thuis. Besluiten: agendapunt Omschrijving Besluit d.d. 1 Voldoende stemmen Bestuursleden benoemd Notulen vastgesteld met opmerking Jaarrekening 2007 vastgesteld Decharge Atrium Vastgoedmanagement Exploitatiesaldo t.l.v. reservefonds Begroting maandbijdragen vastgesteld Betalingstermijn blijft 1 februari en 1 augustus HR blijft ongewijzigd m.b.t. bloembakken Actiepunten: Actiepunt Zie Omschrijving Actie door: agendapunt 1 7 Totaaluitvoering onderhoud op agenda Bestuur + Atrium 2 9 Bestuurslid Karin Jeurink zal Bestuur parkeerproblematiek continueren met de Gemeente Zwolle 3 12 Tuintjesplan geagendeerd indien plan van bewoners Bewoners + Atrium van 5