Stemmen. De Duurzame VvE: quick guide Stap 4.1 / stap 6.1: Stemmen in de VvE

Transcriptie

1 : quick guide Stap 4.1 / stap 6.1: Stemmen in de VvE Esther van Bentum (Backhoom), Remko Cremers (Alliander), Nicole de Koning (TNO), Jeroen Kwant (VvE Metea), John van Winden (vb&t vve diensten), Christiaan Brester (LENS) Datum: Augustus 2017 Dit is een resultaat in het kader van: Topsector Energie - Samenwerking Topsector Energie en Maatschappij TESE115014

2 Introductie Zonder besluit geen duurzaamheidsmaatregelen. In de methode is stemmen, het formaliseren van het besluit tot uitvoering, als aparte stap benoemd. Stemmen komt meerdere keren terug in de methode (bij stap 4.1 en stap 6.1). Er is wel een wezenlijk onderscheid tussen beide soorten besluiten. Voorbereiden van de vergadering Maatregelen die een keer weggestemd zijn, zijn lastig later weer op de agenda te krijgen. Stemmen voor maatregelen zou daarom een formaliteit moeten zijn. Het neerleggen van een aanbieding bij een algemene ledenvergadering is dan ook niet altijd een goed idee omdat het leidt tot discussie die voorafgaande aan een vergadering gevoerd moet worden in plaats van tijdens een vergadering. Komt het bij stemming niet tot besluit dan vertraagt het hele proces tot de volgende vergadering, meestal een jaar later, en daarmee verliest het initiatief momentum. In de quick guide is daarom ook een tussenstap aangegeven: stemmen voor het haalbaarheidsonderzoek in stap 4.1. Het besluit voor het doen van een haalbaarheidsonderzoek is een laagdrempelig besluit dat genomen kan worden met een gewone meerderheid. Een investeringsbesluit zoals in stap 6.1 is een besluit waarvoor (voor bijna alle maatregelen) het verzwaarde regime geldt. Stemmen in vergadering Vooraf moet voor de te nemen besluiten nagegaan zijn in welk regime ze vallen: - Hoe er - door wie - in welke volgorde - met welk quorum en - in welke stemverhoudingen gestemd moet worden Hoe er moet worden gestemd is bepaald in de splitsingsakte. De splitsingsakten zijn gebaseerd op modelreglementen maar kunnen daarvan ook afwijken. Kijk dus naar de eigen splitsingsakte! Wie er moeten stemmen wordt ruim tevoren bepaald om deze personen in een vroeg stadium te betrekken bij de besluitvorming. De stemming moet een formaliteit zijn. De volgorde bepalen is van belang als er sprake is van hoofd- en ondersplitsingen. Ga na welk quorum is vereist voor het besluit en wat als deze niet gehaald is. De quorumvereiste vervalt bij een tweede vergadering, mits deze binnen een (statutair) bepaald aantal weken plaatsvindt. De stemverhouding blijft wel gelijk alleen het quorum hoeft dan niet meer gehaald te worden. Ga na welke Stemverhouding geldt voor het besluit in kwestie. In het onderstaande overzicht hebben we de belangrijkste artikelen uit de modelreglementen die over de besluitvorming gaan naast elkaar gezet.

3 Modelreglement Vergadering na boekjaar Art De VvE dient jaarlijks binnen 5 Art De VvE dient jaarlijks binnen 6 Art De VvE dient jaarlijks binnen 6 Art De VvE dient jaarlijks binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar de financiën in een ledenvergadering te behandelen en de definitieve bijdrage vast te stellen. Ook dient in het lopende of komende jaar te worden vastgesteld. Art De uitnodiging vindt plaats meteen termijn van ten minste 10dagen voor uitnodigingstaan plaats en tijdstip genoemden is een agenda Art De uitnodiging vindt plaats met een termijn van ten minste 10 dagen voor uitnodiging staan plaats en tijdstip genoemd en is een agenda Art De uitnodiging vindt plaats met een termijn van ten minste 17 dagen voor uitnodiging staan plaats en tijdstip genoemd en is een agenda Art De uitnodiging vindt plaats met een termijn van ten minste 17 dagen voor de dag van de vergadering. In de uitnodiging staan plaats en tijdstip genoemd en is een agenda De eigenaren kunnen tot 7 dagen voor de vergadering agendapunten toevoegen. Quorum reguliere besluiten (begroting en jaarrekening) Verzwaard quorum (HHR en uitgaven uit reservefonds of buiten het onderhoud vallende werkzaamheden stemmen (Quorum) bij reguliere besluiten Art besluiten zoals uitgave boven een in de akte bepaald bedrag en aanpassing huishoudelijk reglement stemmen (Quorum) bij reguliere besluiten Art besluiten zoals over buiten het onderhoud vallende werkzaamheden en aanpassing huishoudelijk reglement Quorum bij reguliere besluiten Art stemmen (Quorum): besluiten zoals over buiten het onderhoud vallende werkzaamheden en aanpassing huishoudelijk reglement stemmen (Quorum) bij reguliere besluiten Art Geen quorum vereiste. stemmen (Quorum) bij verzwaarde besluiten zoals uitgaven uit de reserves en aanpassing huishoudelijk reglement Art rechtsgeldig over worden besloten als ten minste 2/3 van de

4 Modelreglement zoals de meeste verduurzamingsmaatregelen) Art en 28.1(HR) aanwezig of Het voorstel wordt aangenomen als ¾ Art en 44.2 (HR) aanwezig of Het voorstel wordt aangenomen als ¾ Art en aanwezig of Het voorstel wordt aangenomen als 2/3 maximaal aanwezig of Het voorstel wordt aangenomen als 2/3 van het totaal aanwezige stemmen Stemverhouding reguliere besluiten Machtigingen besluiten Art Art. 35 besluiten Art Art. 36 besluiten Art Art. 36 besluiten Art geen afwijkende regeling voor geldt, worden genomen met volstrekte meerderheid van de ter vergadering uitgebrachte stemmen (helft +1) Art. 49 persoon, al dan niet lid, te machtigen om de vergadering bij te wonen en het woord te voeren en het stemrecht Bestuur kan niet gevolmachtigd worden. MOP Meerjaren onderhouds plan Art Het bestuur is verplicht een onderhoudsplan op te (laten) stellen. Deze behoort ten minst elke 5 jaar te worden herzien/ geactualiseerd.

5 2017. Dit document is een resultaat van het STEM-project, een samenwerking tussen TNO, Alliander, Hoom, VvE Metea, VB&T Groep en Lens Energie. Alle rechten worden voorbehouden. Hoewel dit document met zorg is samengesteld kunnen onjuistheden of onvolledigheden niet worden uitgesloten. De samenwerkende partijen aanvaarden derhalve geen aansprakelijkheid voor schade die voortvloeit uit het gebruik of de inhoud van dit document. Dit document mag ongewijzigd worden verspreid onder handhaving van deze copyright-notice. Bij verwijzingen in andere publicaties naar de samenwerkende partijen als auteurs van dit document mag geen gebruik worden gemaakt van de logo s van deze partijen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.